অফিস 365 এ বাল্ক ইম্পোর্ট সহ একাধিক ব্যবহারকারীকে কীভাবে যুক্ত করবেন

আমার শেষ পোস্টে, আমি অফিস 365 অ্যাডমিন অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে কীভাবে একটি নতুন ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হয় সে সম্পর্কে কথা বলেছি। এই পদ্ধতিটি ভাল যদি আপনাকে 5-10টি ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হয়, কিন্তু আপনি যদি 10 জনের বেশি লোকের একটি বড় দলের সাথে সংযোগ স্থাপন করেন, তাহলে আপনাকে অবশ্যই Office 365 এর বাল্ক ইম্পোর্ট বৈশিষ্ট্যটি চেষ্টা করতে হবে৷

এই বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে একক ফাইল উত্স থেকে Office 365-এ একাধিক ব্যবহারকারীর তথ্য আমদানি করতে দেয়৷ ফাইলটি অবশ্যই একটিকমা-বিভাজিত মান (CSV) হতে হবে৷ ফাইল করুন এবং প্রয়োজনীয় বিন্যাস মেনে চলুন। এটি তখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য বাকি জিনিসগুলি করবে৷

সুতরাং, আমি আপনাকে বাল্ক ইম্পোর্ট ব্যবহার করার ধাপগুলি বলা শুরু করার আগে আপনাকে প্রথমে CSV ফাইল এবং কিভাবে একটি Office 365 সমর্থিত ফাইল তৈরি করতে হয় সে সম্পর্কে জানতে হবে৷

একটি CSV ফাইল প্রোগ্রামগুলির মধ্যে প্রচুর পরিমাণে ডেটা স্থানান্তর করার একটি সহজ উপায়। এটি একটি প্লেইন-টেক্সট ফাইল যা একটি বিশেষ বিন্যাসে ডাটাবেস-স্টাইল তথ্য সংরক্ষণ করে। বিন্যাসের জন্য প্রতিটি লাইনে একটি রেকর্ড প্রয়োজন। রেকর্ডের মধ্যে থাকা ক্ষেত্রগুলিকে কমা দ্বারা পৃথক করা আবশ্যক৷

আপনি একটি বিদ্যমান CSV ফাইল আপলোড করতে বাল্ক অ্যাড ইউজার উইজার্ড ব্যবহার করতে পারেন, অথবা আপনি প্রদত্ত ফাঁকা CSV টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন এবং নোটপ্যাডের মতো একটি পাঠ্য সম্পাদকে এটি সম্পাদনা করতে পারেন৷

টেমপ্লেটটিতে ব্যবহারকারীর ডেটা কলাম লেবেল রয়েছে যার অধীনে আপনি যে ব্যবহারকারীদের আমদানি করতে চান তাদের সম্পর্কে তথ্য প্রবেশ করান৷ উইজার্ডটিতে একটি নমুনা CSV ফাইলও রয়েছে যা নমুনা ব্যবহারকারী ডেটা সহ সঠিকভাবে বিন্যাসিত উদাহরণ প্রদান করে৷

আপনি যখন একটি CSV ফাইল তৈরি করেন, আপনি যেকোনো ভাষা বা অক্ষরে ব্যবহারকারীর ডেটা কলাম লেবেল লিখতে পারেন, কিন্তু নমুনায় দেখানো লেবেলের ক্রম সঠিক ক্ষেত্রের জন্য গুরুত্বপূর্ণ জনবহুল হতে তারপরে আপনি যেকোন ভাষা বা অক্ষর ব্যবহার করে ক্ষেত্রগুলিতে এন্ট্রি করতে পারেন এবং আপনার ফাইলকে ইউনিকোড বা UTF-8 ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করতে পারেন৷

সারির ন্যূনতম সংখ্যা দুটি, ব্যবহারকারীর ডেটা কলাম লেবেলের প্রথম সারি সহ (দ্বিতীয় সারিটি একজন ব্যবহারকারী)। ব্যবহারকারীর ডেটা কলাম লেবেলের প্রথম সারি সহ সারির সর্বাধিক সংখ্যা 251। শুধুমাত্র ব্যবহারকারীর নাম এবং প্রদর্শনের নাম প্রয়োজনীয় এন্ট্রি। আপনার যদি 250 জনের বেশি ব্যবহারকারী আমদানি করতে হয়, একাধিক CSV ফাইল তৈরি করুন৷

নমুনা CSV ফাইলের প্রতিটির জন্য ব্যবহারকারীর ডেটা কলাম লেবেল এবং সর্বাধিক অক্ষর দৈর্ঘ্য হল:

• ব্যবহারকারীর নাম (প্রয়োজনীয়): ব্যবহারকারীর নামের সর্বাধিক মোট দৈর্ঘ্য 79টি অক্ষর (@ চিহ্ন সহ), বিন্যাসে [email protected] ব্যবহারকারীর উপনাম 30 অক্ষরের বেশি হতে পারে না এবং ডোমেন নাম 48 অক্ষরের বেশি হতে পারে না৷<
• প্রথম নাম:64
• শেষ নাম:64
• ডিসপ্লে নাম (প্রয়োজনীয়):256
• চাকরীর নাম:64
• বিভাগ:64
• অফিস নম্বর:128
• অফিস ফোন:64
• মোবাইল ফোন:64
• ফ্যাক্স:64
• ঠিকানা:1024
• শহর:128
• রাজ্য বা প্রদেশ:128
• জিপ বা পোস্টাল কোড:40
• দেশ বা অঞ্চল:128

Office 365 এর জন্য আপনার CSV ফাইল তৈরি করার সময়, আপনাকে অবশ্যই এই কয়েকটি বিষয় মাথায় রাখতে হবে, অন্যথায় আপনি একটি ত্রুটি পাবেন:

• আপনি যদি বিভিন্ন দেশ বা অঞ্চল থেকে ব্যবহারকারীদের আমদানি করেন, তাহলে আমরা প্রতিটি দেশ বা অঞ্চলের জন্য একটি পৃথক CSV ফাইল তৈরি করার এবং প্রতিটি CSV ফাইলের জন্য একটি বাল্ক ইম্পোর্ট অপারেশন করার পরামর্শ দিই৷ এর কারণ হল আপনি এই আমদানি প্রক্রিয়ার অংশ হিসাবে CSV ফাইলে ব্যবহারকারীদের অবস্থান নির্দেশ করবেন এবং বাল্ক আমদানি ক্রিয়াকলাপের জন্য শুধুমাত্র একটি অবস্থান নির্বাচন করা যেতে পারে৷
• নিশ্চিত করুন যে আপনার CSV ফাইলের ব্যবহারকারীর নাম কলামে আপনার প্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য সম্পূর্ণ ইমেল ঠিকানা (উদাহরণস্বরূপ, [ইমেল সুরক্ষিত]) রয়েছে, অথবা আপনি একটি ত্রুটি পাবেন যখন আপনি ফাইল আপলোড করেন।

Office 365-এ বাল্ক ইম্পোর্ট সহ ব্যবহারকারীদের যোগ করুন

1. হেডারে, প্রশাসন-এ ক্লিক করুন .

2. বাম ফলকে, ব্যবস্থাপনা-এর অধীনে , ব্যবহারকারীরা ক্লিক করুন .

3. ব্যবহারকারী পৃষ্ঠায়, নতুন-এর পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন৷ , এবং তারপর বাল্ক ব্যবহারকারী যোগ করুন ক্লিক করুন .

4. একটি CSV ফাইল নির্বাচন করুন-এ৷ পৃষ্ঠায়, নিম্নলিখিতগুলির একটি করুন এবং তারপরে পরবর্তী ক্লিক করুন৷ .

• ক্লিক করুন ব্রাউজ করুন আপনার কম্পিউটারে একটি বিদ্যমান CSV ফাইল নির্দিষ্ট করতে।
• ডাউনলোড করুন এ ক্লিক করুন একটি ফাঁকা CSV ফাইল প্রদত্ত টেমপ্লেট ব্যবহার করে একটি CSV ফাইল তৈরি করতে।
• ক্লিক করুন একটি নমুনা CSV ফাইল ডাউনলোড করুন নমুনা ব্যবহারকারী ডেটা সম্বলিত একটি সঠিকভাবে বিন্যাসিত উদাহরণ খুলতে।

কলাম লেবেল যোগ, পরিবর্তন বা মুছে ফেলবেন না CSV টেমপ্লেট বা নমুনা ফাইলে, এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি .csv এক্সটেনশন দিয়ে ফাইলটি সংরক্ষণ করেছেন, নতুবা ফাইলটি সঠিকভাবে আপলোড নাও হতে পারে।

5. যাচাই ফলাফল পৃষ্ঠাতে , নিশ্চিত করুন যে আপনার CSV ফাইলে কোনো ত্রুটি নেই এবং আমদানি করার জন্য ব্যবহারকারীর সংখ্যা সঠিক। লগ ফাইলে ত্রুটি পর্যালোচনা করতে, দেখুন ক্লিক করুন৷ . আপনার CSV ফাইলে ত্রুটি থাকলে, ফিরে ক্লিক করুন . আপনার CSV ফাইল খুলুন এবং সংশোধন করুন, এবং তারপর ধাপ 4 আবার সম্পাদন করুন। একবার আপনার CSV ফাইলটি যাচাইকরণে উত্তীর্ণ হয়ে গেলে, পরবর্তী ক্লিক করুন .

6. সেটিংস পৃষ্ঠায়, সাইন-ইন স্থিতি সেট করুন এর অধীনে৷ , অনুমতিপ্রাপ্ত নির্বাচন করুন ব্যবহারকারীদের অফিস 365-এ সাইন ইন করতে এবং লাইসেন্সপ্রাপ্ত পরিষেবাগুলি অ্যাক্সেস করার অনুমতি দিতে, অথবা অবরুদ্ধ ব্যবহারকারীদের অফিস 365-এ সাইন ইন করা এবং লাইসেন্সপ্রাপ্ত পরিষেবাগুলি অ্যাক্সেস করা থেকে ব্লক করতে। ব্যবহারকারীর অবস্থান সেট করুন এর অধীনে, ব্যবহারকারীদের কাজের অবস্থান নির্বাচন করুন , এবং তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন .

7. লাইসেন্স বরাদ্দ পৃষ্ঠাতে, লাইসেন্স নির্বাচন করুন৷ যা আপনি আমদানি করা সমস্ত ব্যবহারকারীকে বরাদ্দ করতে চান, এবং তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন৷ .

8. ইমেল পৃষ্ঠায় ফলাফল পাঠাতে, ইমেল পাঠান নির্বাচন করুন আপনার এবং/অথবা আপনার পছন্দের প্রাপকদের যোগ করা ব্যবহারকারীদের জন্য একটি ব্যবহারকারীর নাম এবং অস্থায়ী পাসওয়ার্ড পাঠাতে। সেমিকোলন (;) দ্বারা পৃথক করা পছন্দের ইমেল ঠিকানাগুলি লিখুন এবং তারপরে তৈরি করুন ক্লিক করুন .

9. ফলাফল পৃষ্ঠায়, সফলভাবে আমদানি করা ব্যবহারকারীদের একটি তালিকা এবং তাদের অস্থায়ী পাসওয়ার্ড, সেইসাথে আমদানি প্রক্রিয়া চলাকালীন যে কোনো ত্রুটি দেখা যায়৷

যদি একজন ব্যবহারকারী আমদানি করা না হয়, তাহলে আপনি কারণ নির্দেশ করে একটি স্থিতি বার্তা পাবেন৷ আপনি যদি নিজেকে ইমেলের মাধ্যমে এই তথ্য না পাঠানোর সিদ্ধান্ত নেন, আপনি লগ ফাইল খুলতে দেখুন ক্লিক করতে পারেন, এবং তারপর তথ্য মুদ্রণ বা সংরক্ষণ করতে পারেন৷

10. ফলাফল পর্যালোচনা করা শেষ হলে, বন্ধ করুন ক্লিক করুন .