আমার গত পোস্টে, আমি Office 365 অ্যাডমিন অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে কীভাবে একটি নতুন ইউজার অ্যাকাউন্ট তৈরি করবেন সেটি নিয়ে আলোচনা করেছিলাম। সেটি ভালো পদ্ধতি যদি আপনাকে ৫-১০ ইউজার অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হয়, কিন্তু আপনি যদি ১০-ও বেশি লোকের একটি বড় টিমের সাথে জড়িত হন, তবে আপনাকে অবশ্যই Office 365-এর bulk import ফিচারটি চেষ্টা করতে হবে।
এই ফিচারটি আপনাকে একাধিক ইউজারের ইনফরমেশন Office 365-এ একটি একক ফাইল সোর্স থেকে ইম্পোর্ট করতে দেয়। ফাইলটি অবশ্যই একটি comma-separated values (CSV) ফাইল হতে হবে এবং প্রয়োজনীয় ফরম্যাটে থাকতে হবে। এটি তারপর বাকি সব কাজ আটোমেটিক্যালি করে দেবে।
তাই, bulk import ব্যবহার করার ধাপগুলো বলার আগে আপনাকে প্রথমে CSV ফাইল এবং কীভাবে Office 365 সাপোর্টেড ফাইল তৈরি করবেন সেটি জানতে হবে।
একটি CSV file প্রোগ্রামের মধ্যে বড় পরিমাণ ডেটা ট্রান্সফার করার একটি সহজ উপায়। এটি একটি plain-text ফাইল যা ডেটাবেস-স্টাইল ইনফরমেশন একটি স্পেশাল ফরম্যাটে স্টোর করে। ফরম্যাটে প্রতিটি লাইনে একটি রেকর্ড থাকতে হবে। রেকর্ডের মধ্যে ফিল্ডগুলো কমা দিয়ে আলাদা থাকতে হবে।
আপনি Bulk add users wizard ব্যবহার করে একটি বিদ্যমান CSV ফাইল আপলোড করতে পারেন, অথবা প্রদত্ত ব্ল্যাঙ্ক CSV টেমপ্লেট ব্যবহার করে নোটপ্যাডের মতো একটি টেক্সট এডিটরে এডিট করতে পারেন।
টেমপ্লেটে ইউজার ডেটা কলাম লেবেল থাকে যেগুলোর নিচে আপনি যেসব ইউজার ইম্পোর্ট করতে চান তাদের তথ্য লিখবেন। উইজার্ডটিতে একটি স্যাম্পল CSV ফাইলও থাকে যা সঠিক ফরম্যাটে স্যাম্পল ইউজার ডেটা সহ একটি উদাহরণ দেয়।
CSV ফাইল তৈরি করার সময়, আপনি যেকোনো ভাষা বা ক্যারেক্টারে ইউজার ডেটা কলাম লেবেল লিখতে পারেন, কিন্তু স্যাম্পলে দেখানো লেবেলগুলোর ক্রম সঠিক ফিল্ড পপুলেট করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যেকোনো ভাষা বা ক্যারেক্টারে এন্ট্রি করতে পারেন, এবং আপনার ফাইলটি Unicode বা UTF-8 ফরম্যাটে সেভ করুন।
ন্যূনতম সারি সংখ্যা দুইটি, যাতে প্রথম সারি ইউজার ডেটা কলাম লেবেল (দ্বিতীয় সারি হলো একটি ইউজার)। সর্বোচ্চ সারি সংখ্যা ২৫১, যাতে প্রথম সারি ইউজার ডেটা কলাম লেবেল। আপনি যদি ২৫০-ও বেশি ইউজার ইম্পোর্ট করতে চান, একাধিক CSV ফাইল তৈরি করুন।
স্যাম্পল CSV ফাইলে ইউজার ডেটা কলাম লেবেল এবং প্রতিটির সর্বোচ্চ ক্যারেক্টার দৈর্ঘ্য:
- User Name (Required): ইউজার নামের সর্বোচ্চ মোট দৈর্ঘ্য ৭৯ ক্যারেক্টার (@ সিম্বল সহ), ফরম্যাট [email protected]। ইউজারের আলিয়াস ৩০ ক্যারেক্টার অতিক্রম করতে পারবে না এবং ডোমেন নাম ৪৮ ক্যারেক্টার অতিক্রম করতে পারবে না।
- First Name: 64
- Last Name: 64
- Display Name (Required): 256
- Job Title: 64
- Department: 64
- Office Number: 128
- Office Phone: 64
- Mobile Phone: 64
- Fax: 64
- Address: 1024
- City: 128
- State or Province: 128
- ZIP or Postal Code: 40
- Country or Region: 128
Office 365-র জন্য আপনার CSV ফাইল তৈরি করার সময় এই কিছু বিষয় মনে রাখবেন, অন্যথায় আপনি এরর পাবেন:
- আপনি যদি ভিন্ন দেশ বা রিজন থেকে ইউজার ইম্পোর্ট করেন, আমরা সুপারিশ করি প্রতিটি দেশ বা রিজনের জন্য আলাদা CSV ফাইল তৈরি করুন এবং প্রতিটি CSV ফাইলের জন্য আলাদা bulk import অপারেশন করুন। কারণ CSV ফাইলে ইউজারদের লোকেশন ইন্ডিকেট করবেন এই ইম্পোর্ট প্রসেসের অংশ হিসেবে, এবং প্রতি bulk import অপারেশনে শুধু একটি লোকেশন সিলেক্ট করা যায়।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার CSV ফাইলের User Name কলামে প্রতিটি ইউজারের জন্য ফুল ইমেইল ঠিকানা আছে (উদাহরণস্বরূপ, [email protected])، অন্যথায় ফাইল আপলোড করার সময় আপনি এরর পাবেন।
Office 365-এ Bulk Import দিয়ে ইউজার যোগ করুন
একবার আপনার CSV ফাইল প্রস্তুত হলে, আপনি এখন একাধিক ইউজার যোগ করার জন্য প্রস্তুত। নিচের ধাপগুলো ফলো করুন অ্যাকশনটি পারফর্ম করতে।
১. হেডারে, Admin-এ ক্লিক করুন।
২. বাম প্যানে, Management-এর অধীনে, Users-এ ক্লিক করুন।
৩. Users পেজে, New-এর পাশের অ্যারোতে ক্লিক করুন, এবং তারপর Bulk add users-এ ক্লিক করুন।
৪. Select a CSV file পেজে, নিচের কাজগুলোর যেকোনো একটি করুন, এবং তারপর Next-এ ক্লিক করুন।
- Browse-এ ক্লিক করুন আপনার কম্পিউটারে বিদ্যমান একটি CSV ফাইল সপেসিফাই করতে।
- Download a blank CSV file-এ ক্লিক করুন প্রদত্ত টেমপ্লেট ব্যবহার করে একটি CSV ফাইল তৈরি করতে।
- Download a sample CSV file-এ ক্লিক করুন সঠিক ফরম্যাটে স্যাম্পল ইউজার ডেটা সহ একটি উদাহরণ খোলার জন্য।
CSV টেমপ্লেট বা স্যাম্পল ফাইলে কলাম লেবেল যোগ, পরিবর্তন, বা ডিলিট করবেন না, এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি .csv এক্সটেনশনে ফাইলটি সেভ করেছেন, অন্যথায় ফাইলটি সঠিকভাবে আপলোড নাও হতে পারে।
৫. Verification results page-এ, কনফার্ম করুন যে আপনার CSV ফাইলে কোনো এরর নেই এবং ইম্পোর্ট করার ইউজার সংখ্যা সঠিক। লগ ফাইলে এরর রিভিউ করতে, View-এ ক্লিক করুন। আপনার CSV ফাইলে এরর থাকলে, Back-এ ক্লিক করুন। আপনার CSV ফাইল খুলুন এবং সংশোধন করুন, এবং তারপর ধাপ ৪ আবার করুন। একবার আপনার CSV ফাইল ভেরিফিকেশন পাস করলে, Next-এ ক্লিক করুন।
৬. Settings পেজে, Set sign-in status-এর অধীনে, Allowed সিলেক্ট করুন ইউজারদের Office 365-এ সাইন ইন করতে এবং লাইসেন্সড সার্ভিস অ্যাক্সেস করতে দিতে, বা Blocked সিলেক্ট করুন ইউজারদের সাইন ইন এবং লাইসেন্সড সার্ভিস অ্যাক্সেস থেকে ব্লক করতে। Set user location-এর অধীনে, ইউজারদের work location সিলেক্ট করুন, এবং তারপর Next-এ ক্লিক করুন।
৭. Assign licenses পেজে, ইম্পোর্ট করা সকল ইউজারদের জন্য আপনি যেসব লাইসেন্স অ্যাসাইন করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন, এবং তারপর Next-এ ক্লিক করুন।
৮. Send results in email পেজে, Send email সিলেক্ট করুন যোগ করা ইউজারদের ইউজার নাম এবং টেম্পরারি পাসওয়ার্ড নিজে এবং/অথবা আপনার পছন্দসই রেসিপিয়েন্টদের কাছে পাঠাতে। সেমিকোলন (;) দিয়ে আলাদা করে পছন্দসই ইমেইল ঠিকানাগুলো লিখুন, এবং তারপর Create-এ ক্লিক করুন।
৯. Results পেজে, সফলভাবে ইম্পোর্ট করা ইউজারদের লিস্ট এবং তাদের টেম্পরারি পাসওয়ার্ড প্রদর্শিত হবে, সেইসাথে ইম্পোর্ট প্রসেস চলাকালীন যেকোনো এরর থাকলে সেটিও।
যদি কোনো ইউজার ইম্পোর্ট না হয়, তবে আপনি একটি স্ট্যাটাস মেসেজ পাবেন কারণটি ইন্ডিকেট করে। আপনি যদি ইমেইল দিয়ে এই ইনফরমেশন পাঠাতে না চান, তবে View-এ ক্লিক করুন লগ ফাইল খোলার জন্য, এবং তারপর প্রিন্ট বা সেভ করুন ইনফরমেশনটি।
১০. রেজাল্ট রিভিউ কমপ্লিট হলে, Close-এ ক্লিক করুন।
