গত বছর, মাইক্রোসফট ঘোষণা করেছিল যে তারা Office 365 ব্যবহার করে ফাইল কপি করার অনুমতি দেবে। কিন্তু এখন থেকে, মাইক্রোসফট ব্যবহারকারীদের Office 365-এ ফাইল মুভ করতে দেয় ফুল ফিডেলিটি প্রটেকশনস ফর মেটাডেটা এবং ভার্সন ম্যানেজমেন্টের সাথে। তাই বড় চিত্রে নজর দিলে এটি সকল প্রসেস সহজ করে দেয়। এখন চলুন দেখি এই সব কীভাবে একসাথে আসে এবং জিনিসগুলো সহজ করে।
Office 365, SharePoint এবং OneDrive-এর মধ্যে ফাইল মুভ করুন
আপনি যদি SharePoint জুড়ে ফাইল মুভ করতে চান, এই টিউটোরিয়ালের এই অংশটি আপনার জন্য সবচেয়ে সহায়ক হবে। Move to কমান্ডটি কাজটি করার জন্য খুব সাহায্যকারী।
প্রথমে, আপনাকে SharePoint-এ আপনার ইচ্ছামত ফাইল বা ফাইল লিস্ট সিলেক্ট করতে হবে।
সিলেক্ট করার পর, আপনাকে স্ক্রিনশটে দেখানোর মত Command Bar-এ যেতে হবে।
সেই কমান্ড বারে, ফাইল মুভ করার জন্য Move সিলেক্ট করুন।
এরপর, আপনি নিচের ফিগারার মত একটি মেনু দেখবেন যা আপনাকে ডেস্টিনেশন সিলেক্ট করতে বলবে।
টার্গেটের এই লিস্টটি সেই টার্গেটগুলো দেখাবে যা আপনার কাজের সাথে প্রাসঙ্গিক। এটি তো Microsoft Graph-এর পাওয়ারড।
এখন, ফাইল মুভ করার জন্য একটি লোকেশন বেছে নিন এবং Move Here-এ ক্লিক করুন। এতে আপনার OneDrive লোকেশন, Office 365 লোকেশন এবং আরও থাকবে। আপনি কাস্টম লোকেশনও বেছে নিতে পারেন আপনার ইচ্ছামত টার্গেট যদি দেখানো না থাকে।
প্রাসঙ্গিক সিনেরিও
এই ক্যাপাবিলিটিها একজন ব্যক্তির জন্য অনেক সিনেরিওতে উপকারী হবে। কারণ মেটাডেটা এবং ভার্সন হিস্টরির মতো মাইনর ডিটেইল সংরক্ষণ করা অনেক মানুষের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
মাইগ্রেশন (Migration):
সময় পরিবর্তন হচ্ছে। কোম্পানিগুলো নেটিভ সার্ভার-বেসড সিস্টেম বা থার্ড পার্টি সার্ভিস থেকে আস্থাবান এবং ভালো সার্ভিস যেমন Office 365-এ মাইগ্রেট করছে। অনেক সময়, সব ফাইল প্রপারলি এই নতুন লোকেশনগুলো মাইগ্রেট হয় না, এবং কিছু পুরনো লোকেশনে অপ্রভাবিত রয়ে যায়। তাই, এইরকম প্রোভিশন ইউজারকে নতুন সমাধানগুলো মাইগ্রেট হওয়া ফাইলগুলোর সঠিক রেকর্ড মেইনটেইন করতে সাহায্য করে।
শেয়ারিং (Sharing):
এটি সিনেরিওতে উপকারী যখন আপনি একটি ফাইলের নতুন ড্রাফ্ট কমপ্লিট করেছেন, এবং আপনি আপনার টিমের সাথে শেয়ার করতে চান।
পাবলিশিং (Publishing):
আপনি চাইলে, এটিকে কোথাও সহজে হোস্ট করতে পারেন এবং আপনার অডিয়েন্সের সাথে শেয়ার করতে পারেন। এটি আপনার রিচ বাড়াতে সাহায্য করে এবং বিশ্বস্ত টুলসের সাথে বেশি রিচ, 그만큼 ভালো ইউজার এক্সপেরিয়েন্স।
মডার্নাইজেশন (Modernization):
আপনি যদি কিছু পুরনো ফাইল একটি নতুন সাইট প্রজেক্ট ওয়েবসাইটে আনার চান, আপনি এটিকে অ্যাট্রিবিউট কনজারভেশন সহ করতে পারেন। এছাড়া, আপনি ফাইলগুলো গ্রুপ করতে পারেন ইউজার গ্রুপের টাইপ অনুযায়ী।
Multigeo:
আপনার লিগ্যাসি কন্টেন্ট নতুন সাইটে নতুন জিয়োগ্রাফিতে মুভ করতে পারবে।
এছাড়া, মাইক্রোসফট টিম কিছু FAQ বা Frequently Asked Questions নিয়ে আলোচনা করেছে। এখানে 그중 কিছু:
Frequently Asked Questions (FAQs)
File copy was rolled out over a year ago – does the new feature change anything with copying files?
দীর্ঘদিন থেকে cross-site Copy ফিচার ফলো করে আসা যারা, তাদের জানা ভালো যে cross-site move একই API-তে বিল্ট যা মাইগ্রেশন, পাবলিশিং এবং পয়েন্ট-ইন-টাইম রিস্টোরের মতো সিনেরিও পাওয়ার করে। Move রোল আউট করার সাথে সাথে, আমরা ফাইল সাইজ এবং প্যাকেজ সাইজের লিমিট সরিয়ে দিব যেগুলো আপনি Move বা Copy করতে পারেন।
Copy-এর মত, আপনাকে আপনার SharePoint টেনান্টের যেকোনো জায়গায় ফাইল মুভ বা কপি করতে পারবেন যেখানে আপনার রাইট পারমিশন আছে যার মধ্যে অন্যান্য জিয়োগ্রাফিতে অবস্থিত সাইটও থাকে। উল্লেখযোগ্য এক্সসেপশন হলো আপনি Information Rights Management (IRM) ইনএবলড লাইব্রেরি থেকে ফাইল মুভ বা কপি করতে পারবেন না।
How is the new feature different from Copy?
Copy এবং Move-এর মধ্যে পার্থক্যগুলো:
- ফাইল মুভ হলে, সেগুলো সোর্স থেকে তাদের সব অরিজিনাল ভার্সন রিটেইন করে যখন Copy কেবল ফাইলের ফাইনাল ভার্সন ডেলিভার করে।
- ফাইল মুভ হলে, সেটি সোর্স ডিরেক্টরিতে দেখা যাবে যতক্ষণ না সেটি ফুলি মুভ হয় ডেস্টিনেশনে এবং তারপর ডিলিট হয়বে। ফাইল সোর্স সাইটের রিসাইকেল বিনে থাকবে Move কমপ্লিট হওয়ার পর এবং নরম্যাল রিসাইকেল শিডিউল অনুযায়ী থাকবে যদি না কোনো ইউজার রিসাইকেল বিন থেকে রিকভার করে।
What happens if the target location doesn’t support metadata?
লাইব্রেরি বা সাইটের মাঝপথে ফাইল মুভ করা মেটাডেটা প্রিজার্ভ করে কলাম নাম ম్యাচ করে। যদি ডেস্টিনেশনে ম্যাচিং কলাম না থাকে, সোর্স কলামের মেটাডেটা হারাবেন। এই কেসে, আপনাকে ইনফর্ম করা হবে এবং মুভ এবং অunmatched মেটাডেটা ডিলিট করার জন্য কনফার্মেশন চায়। এটি অনলাইকেলি হবে যখন আপনি পერსোনাল ফাইল থেকে (যা বর্তমানে মেটাডেটা সাপোর্ট করে না) SharePoint সাইটে ফাইল মুভ করবেন, কিন্তু হয়েতে পারে SharePoint লাইব্রেরি বা সাইটের মাঝপথে মিসম্যাচড কলামের সাথে ফাইল মুভ করার সময়।
অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা এই এরর এর ঘটনা কমানোর জন্য টিম সাইটের কলামগুলো কনসিস্টেন্ট রাখতে পারেন তাদের টিম সাইট জুড়ে। সেই কেসে যেখানে এটা পসিবল নয়, অ্যাডমিনরা ইউজারদের গাইডেন্স দিতে পারেন মুভ কীভাবে মেটাডেটা ইমপ্যাক্ট করবে।
How does this work with Retention and Records Management?
আপনি যদি ডেটা গভর্নেন্স লেবেল ব্যবহার করেন ইনফরমেশন পলিসি কন্ট্রোল করতে রিটেনশন বা রেকর্ডস ম্যানেজমেন্টের জন্য, সোর্স লোকেশনে অ্যাপ্লাইড পলিসি লেবেলগুলো ডেস্টিনেশন লোকেশনে এক্সিস্ট করতে হবে। যদি ডেস্টিনেশন সোর্সের ফাইলে অ্যাপ্লাইড পলিসিগুলো সাপোর্ট না করে, আপনাকে ফাইল মুভ করতে ব্লক করা হবে, কারণ এটা করলে রিটেনশন বা রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট বাইপাস হবে।
শেষে, Records Center লাইব্রেরিতে ইতিমধ্যে থাকা ফাইল মুভ করার চেষ্টা করলে সোর্স ফাইল জায়গায় থাকবে, যার ফলাফল দুটি কপি ফাইল।
Can I move a OneNote notebook?
OneNote নোটবুকে অনেক ফাইলের গ্রুপিং থাকে। OneNote নোটবুক মুভ করলে নোটবুক সাবসেকশনে ভাঙে যাবে এবং এই পয়েন্টে রিকমেন্ডেড নয়।
আপনি মাইক্রোসফটের অফিসিয়াল ঘোষণা পোস্টে আরও পড়তে পারেন।
