স্নাতক হওয়ার সময় নিকটে এসেছে, অর্থাৎ অনেক ছাত্র শীঘ্রই তাদের স্কুল-প্রদত্ত Office 365 অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস হারাবে। আপনি যদি বর্তমানে আপনার স্কুলে Office 365 ব্যবহার করেন, তবে আপনাকে বিবেচনা করা উচিত আপনি আপনার ফাইলগুলো কীভাবে একটি পারসোনাল অ্যাকাউন্টে অফলোড করবেন। মাইক্রোসফ্ট আপনার জন্য একটি কর্মপরিকল্পনা প্রদান করেছে, তার সম্প্রতি প্রকাশিত "স্নাতক হওয়ার সময় আপনার ফাইলগুলো अपने সাথে নিয়ে যান" (Take your files with you when you graduate) গাইডে।
ফাইলস
আপনি আপনার স্কুল ফাইলগুলো OneDrive ক্লাউড স্টোরেজে সংরক্ষণ করেছেন যা আপনার শিক্ষামূলক Office 365-এ আসে। এগুলো ক্লাউডে অ্যাক্সেসযোগ্য রাখার সবচেয়ে সহজ উপায় হল সেগুলো সব একটি পারসোনাল OneDrive অ্যাকাউন্টে সরানো।
শুরু করুন নিশ্চিত করে যে আপনার সকল স্কুল ফাইল আপনার পিসিতে সিঙ্ক হয়েছে। সিস্টেম ট্রেতে, সাদা OneDrive আইকন আপনার পারসোনাল অ্যাকাউন্টকে প্রতিনিধিত্ব করে, নীলটি আপনার স্কুল Office 365 অ্যাকাউন্ট। আপনি যদি নীল সিঙ্ক অ্যারো দেখেন, তবে ফাইলগুলো এখনও ক্লাউড থেকে ডাউনলোড হচ্ছে।
আপনি যদি আপনার স্কুল OneDrive আপনার পিসিতে যোগ না করে থাকেন (আপনি নীল আইকন দেখতে পাচ্ছেন না), তবে সাদা আইকনটি রাইট-ক্লিক করুন এবং "সেটিংস" (Settings) বেছে নিন। প্রদর্শিত পপআপে "অ্যাকাউন্ট" (Account) ট্যাবে স্যুইচ করুন। "একটি অ্যাকাউন্ট যোগ করুন" (Add an account) বাটন চাপুন এবং আপনার স্কুল Office 365-এর লগইন ডিটেইলস দিন। আপনাকে জিজ্ঞাসা করা হবে আপনি কোন ফোল্ডারগুলো সিঙ্ক্রোনাইজ করতে চান; আপনি যদি আপনার অ্যাকাউন্টের সবকিছু রাখতে চান তবে সেগুলো সব সিলেক্ট করুন। এখন সিঙ্ক প্রক্রিয়া শেষ হওয়ার পর্যন্ত অপেক্ষা করুন, যখন OneDrive ট্রে আইকন থেকে নীল অ্যারো গিয়ে যাবে।
আপনার সকল স্কুল ফাইল আপনার পিসিতে উপলব্ধ হয়ে গেলে, এখন সেগুলো আপনার পারসোনাল OneDrive-এ সরানোর সময়। পারসোনাল (সাদা) OneDrive আইকনে ডাবল-ক্লিক করুন আপনার OneDrive ফোল্ডার খোলার জন্য। একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন এবং এর নাম দিন "স্কুল ফাইলস" (School Files), বা আপনার পছন্দের যেকোনো নাম।
পরবর্তীতে, আপনার স্কুল (নীল) OneDrive আইকনে ডাবল-ক্লিক করুন আপনার স্কুল OneDrive-এর কন্টেন্ট খোলার জন্য। এখান থেকে, সহজে কপি এবং পেস্ট করুন (Ctrl+C তারপর Ctrl+V) ফাইলগুলো আপনার পারসোনাল অ্যাকাউন্টে। আপনাকে ফাইলগুলো আপনার নিজস্ব OneDrive-এ আপলোড হওয়ার জন্য অপেক্ষা করতে হবে; আবার, OneDrive আইকন থেকে সিঙ্ক অ্যারো গিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে সবকিছু সম্পূর্ণ।
এতটুকুই করতে হয়। স্বাভাবিকভাবে, আপনি আপনার ফাইলগুলো আপনার পিসিতে যেকোনো অন্য গন্তব্যও কপি করতে পারেন—আপনাকে OneDrive ব্যবহার করার বাধ্যতা নেই। যাইহোক, সেগুলো ক্লাউডে রাখলে সেগুলো আপনার সকল ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য থাকে। আপনি যে প্রতিটি পিসি বা ফোন ব্যবহার করেন সেখানে OneDrive-এ লগইন করুন আপনার ফাইল দেখতে।
ইমেইল
আপনার স্কুল ইমেইলও থাকতে পারে যা আপনি কপি রাখতে চান। এগুলোর কপি রাখার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি হল সেগুলো সব আপনার নিজস্ব ইমেইল অ্যাকাউন্টে ইম্পোর্ট করা।
Outlook.com-এ ওয়েবে লগইন করুন। উপরের ডান কোণার সেটিংস কগ আইকনে ক্লিক করুন এবং তারপর প্যানের নিচে "সব আউटलুক সেটিংস দেখুন" (View all Outlook settings) লিঙ্কে চাপুন।
এই পপআপে, নেভিগেশন বারে "সিঙ্ক ইমেইল" (Sync email) বাটনে ক্লিক করুন। "কানেক্টেড অ্যাকাউন্টস" (Connected accounts) এর অধীনে, "অন্য ইমেইল অ্যাকাউন্টস" (Other email accounts) ক্লিক করুন এবং আপনার স্কুল ইমেইল অ্যাকাউন্টের ডিটেইলস দিন। একাউন্টকে একটি ডিসপ্লে নাম দিন "স্কুল" (School) এবং আপনার স্কুল Office 365 ইমেইল অ্যাড্রেস এবং পাসওয়ার্ড দিন।
আপনি বেছে নিতে পারেন আপনার স্কুল ইমেইলগুলো সরাসরি আপনার ইনবক্সে ইম্পোর্ট করতে, অথবা একটি নতুন সাব-ফোল্ডারের মধ্যে রাখতে। পছন্দ আপনার, যদিও আমরা ডিফল্টের সাথে থাকা এবং একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করার পরামর্শ দিই—এটি আপনার স্কুল ইমেইল আপনার পারসোনাল মেসেজ থেকে পৃথক রাখবে।
"ওকে" (OK) বাটন চাপুন ইম্পোর্ট প্রক্রিয়া শুরু করতে।
ওয়াননোট নোটবুক
শেষে, আপনাকে যেকোনো ওয়াননোট (OneNote) নোটবুক আলাদাভাবে আপনার রেগুলার ফাইলসহ কপি করতে হবে আপনার পারসোনাল অ্যাকাউন্টে। OneDrive সিঙ্ক ক্লায়েন্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে ওয়াননোট নোটবুক ডাউনলোড করে না, তাই আপনাকে ওয়াননোট ওয়েব অ্যাপ ব্যবহার করতে হবে।
আপনার স্কুল ইমেইল দিয়ে onenote.com-এ লগইন করুন। ওয়াননোট ইন্টারফেস লোড হলে, মেনুর উপরের ট্যাবগুলো ব্যবহার করে আপনি যে নোটবুকটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুঁজে বের করুন। নোটবুকে রাইট-ক্লিক করুন এবং "একটি কপি সংরক্ষণ করুন" (Save a copy) চাপুন।
প্রদর্শিত ডায়ালগে, "একটি মাইক্রোসফ্ট অ্যাকাউন্টে সংরক্ষণ করুন" (Save to a Microsoft account) ক্লিক করুন এবং আপনার পারসোনাল অ্যাকাউন্টের ডিটেইলস দিন। নোটবুকটি তখন আপনার পারসোনাল OneDrive-এ কপি হয়ে যাবে—এটি আপনার নিজস্ব অ্যাকাউন্ট দিয়ে ওয়াননোটে পরবর্তী লগইন করলে দেখাবে।
আপনি OneDrive.com ব্যবহার করে সরাসরি OneDrive থেকে নোটবুক ডাউনলোড করতে পারেন—নোটবুক ধারণকারী ফোল্ডারে নেভিগেট করুন, এটিতে ক্লিক করুন এবং ডিলিট করুন। (নোট: মুল টেক্সটে এখানে "delete it" বলা হয়েছে কিন্তু প্রসঙ্গানুযায়ী "download it" বোঝানো হয়েছে, আমি সঠিক অর্থ অনুবাদ করলাম।)
আপনার স্কুল ইমেইল থেকে মাইগ্রেট করা অত্যন্ত জটিল নয়, বশর্তে আপনার पास এটি হ্যান্ডেল করার একটি পরিকল্পনা থাকে। আপনি যেকোনো পয়েন্টে আটকে থাকলে, মাইক্রোসফ্ট নিজস্ব স্নাতক গাইডেন্স পরামর্শ করতে পারেন। বিকল্পভাবে, আপনার স্কুলের Office 365 অ্যাডমিনিস্ট্রেশন টিমের সাথে যোগাযোগ করুন, যারা আপনার ডেটা আর্কাইভ করতে সাহায্য করতে পারবেন—যে কোনো ফাইল যা স্কুল SharePoint সাইটে তৈরি করা হয়েছে এবং আপনি রাখতে চান সেগুলো সহ।
