এই আর্টিকেলে আমি ১০টি এক্সেল টিপস কভার করব যা আপনার প্রোডাক্টিভিটি বেড়াতে এবং কাজের জীবন সহজ করতে সাহায্য করবে। পুরো লিস্ট পড়ুন যাতে আপনার জন্য সবচেয়ে উপযোগী টিপসগুলো খুঁজে পाয়েন।
আমি নিচে সরাসরি শুরু করছি। এই পেজটি বুকমার্ক করুন যাতে কোনো টিপ ভুলে গেলে এখানে ফিরে আসতে পারেন।
স্ট্যাটাসবার ব্যবহার করুন
যখন আপনি নম্বরের একটি রেঞ্জ হাইলাইট করেন, এক্সেলের নিচে স্ট্যাটাসবার আপনাকে কিছু উপযোগী ইনফরমেশন দেবে। আপনি সম, গড়, এবং নম্বর들의 মোট কাউন্ট সম্পর্কে ইনফরমেশন পাবেন।
অনেকেই স্ট্যাটাসবার সম্পর্কে জানেন, কিন্তু কি আপনি জানেন আপনি রাইট-ক্লিক করে আরও ফিচার যোগ করতে পারেন? উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি রেঞ্জের মিনিমাম এবং ম্যাক্সিমাম ভ্যালু যোগ করতে পারেন।
দ্রুত নেভিগেশনের জন্য শর্টকাট ব্যবহার করুন
আপনি যদি একটি শিট দ্রুত নেভিগেট করতে চান, তবে নিচের কীবোর্ড শর্টকাটগুলো ব্যবহার করতে পারেন।
- Ctrl+End — আপনি যেসব সেলে ডেটা ইনপুট করেছেন স 그중 সবচেয়ে ডান সেলে নেভিগেট করুন।
- Ctrl+Home — শুরুতে নেভিগেট করুন।
- Ctrl+Right Arrow — এক্সেল শিটের সবচেয়ে ডান দিক নেভিগেট করুন।
- Ctrl+Left Arrow — এক্সেল শিটের সবচেয়ে বাম দিক নেভিগেট করুন।
- Ctrl+Up Arrow — এক্সেল শিটের শীর্ষে নেভিগেট করুন।
- Ctrl+Down Arrow — এক্সেল শিটের তলদেশে নেভিগেট করুন।
স্টিকি সারি (Sticky Rows)
আপনি যদি চান কিছু সারি এক্সেল শিট স্ক্রোল করার সময় শীর্ষে আটকে থাকে, তবে সারিটি বাম পাশের এর লেটারে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন, তারপর শীর্ষে View ক্লিক করুন। এরপর Freeze Panes ক্লিক করুন নিচের অপশনগুলো পাওয়ার জন্য:
- Freeze Panes — বর্তমান ভিউ অনুযায়ী সব আটকে রাখুন।
- Freeze Top Row — শুধু শীর্ষ সারি আটকে রাখুন।
- Freeze First Column — শুধু প্রথম কলাম আটকে রাখুন।
কুইক সিলেক্ট ফর্মুলা
আপনি যদি বারবার ফর্মুলা ইনপুট করেন, তবে এই টিপ আপনাকে অনেক সময় বাঁচাবে। আপনি যখন ফর্মুলা টাইপ करना শুরু করেন, আপনি আপ/ডাউন অ্যারো কী ব্যবহার করে সাজেস্টেড ফর্মুলা গুলোতে ঘুরে যেতে পারেন এবং ট্যাব কী চাপলে সেটি অটোম্যাটিক্যালি সিলেক্ট হয়ে যাবে। এই মেথড প্রায়শই ফর্মুলা পুরোপুরি টাইপ করার চেয়ে দ্রুত।
অটো ফিল ইনফরমেশন
আপনি যদি একটি ডেটা রেঞ্জ ফিল আপ করেন, তবে সেই রেঞ্জ হাইলাইট করে নিচে ড্র্যাগ করলে নিচের তথ্য দিয়ে আরও সেল অটোফিল হয়ে যাবে। এটি ব্যবহার করে আরও প্রোডাক্টিভ হতে পারেন অনেকভাবে। উদাহরণস্বরূপ, এটি ধারাবাহিক তারিখ আটোম্যাটিক্যালি ইনপুট করতে ব্যবহার করা যায়।
এক্সেল আপনি কী অটো ফিল করতে চান সেটি অনুমান করার 데 খুব স্মার্ট। উদাহরণস্বরূপ, আপনার একটি কলামে প্রতিটি তৃতীয় দিন দেখাচ্ছে, তবে অটো ফিল ফিচার সেই প্যাটার্ন অনুসরণ করতে পারে।
একটি টাস্ক অটোমেট করতে ম্যাক্রো তৈরি করুন
আপনার এক্সেলে যেকোনো টাস্ক বারবার করতে হলে, আপনি একটি ম্যাক্রো তৈরি করে প্রসেস অটোমেট করতে পারেন। এর জন্য নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
- File-এ ক্লিক করুন।
- Options-এ ক্লিক করুন।
- Customize Ribbon-এ ক্লিক করুন।
- Main ট্যাবে, Developer বক্স সিলেক্ট করে সক্রিয় করুন।
- OK চাপুন।
- এখন, শীর্ষে এক্সেল রিবনে নতুন Developer ট্যাবে ক্লিক করুন।
- তারপর Record Macro বাটনে ক্লিক করুন।
- এখন, ম্যাক্রোকে নাম দিন এবং একটি শর্টকাট বেছে নিন।
- আপনি ভবিষ্যতে সুবিধার জন্য একটি ডেসক্রিপশনও যোগ করতে পারেন।
- এরপর, এক্সেলে যেভাবে নরমালি কাজ করেন সেভাবে যেকোনো টাস্ক করুন।
- শেষ হলে, Stop Recording চাপুন।
- আপনি আপনার তৈরি করা শর্টকাট ব্যবহার করে রেকর্ড করা টাস্ক ইনস্ট্যান্টলি পারফর্ম করতে পারেন।
কয়েক সেকেন্ডে সুন্দর টেবিল তৈরি করুন
নিচের ধাপগুলো ফলো করে আপনি কয়েক সেকেন্ডে ভিজুয়ালি আকর্ষণীয় টেবিল তৈরি করতে পারেন।
- প্রথমে, আপনি টেবিলে যে ডেটা চান সেটি হাইলাইট করুন।
- Insert ট্যাবে যান।
- Table-এ ক্লিক করুন।
- হাইলাইটেড এরিয়ারএখন এর চারদিকে বর্ডার পাবে।
- OK চাপুন টেবিল তৈরি করতে।
শীর্ষে ডান পাশের টেবিল আইকনগুলো ব্যবহার করে রঙ পরিবর্তন করুন, এবং ডিজাইন ট্যাবের চেকবক্সগুলো ব্যবহার করে লে আউট পরিবর্তন করুন।
আপনি টেবিলের নিচে ছোট আইকনে ক্লিক করুন যখন আপনার কার্সর টেবিলের ওপর হোভার করছে। এটি চাটর्, টেবিল, ফরম্যাটিং রুল, এবং আরও অনেক কিছু তৈরির একটি ছোট মেনু খুলবে।
নির্দিষ্ট সেল খুঁজতে Go To ব্যবহার করুন
আপনার এক্সেল শিটে অতিরিক্ত পরিমাণ ডেটা থাকলে, সব কিছু ট্র্যাক করা কঠিন হয়ে যায়। আপনি নির্দিষ্ট সেল সহজে খুঁজে পেতে Go To টুল ব্যবহার করতে পারেন। এটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের Find টুলের মত কাজ করে।
- প্রথমে, আপনি যে ডেটা রেঞ্জে ইনফরমেশন খুঁজতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
- বা বিকল্পভাবে, শুধু Ctrl+A চাপুন সকল কিছু সিলেক্ট করতে।
- হোম ট্যাবের টপ রাইটে Edit সেকশন খুঁজুন।
- Go To ক্লিক করুন।
- তারপর আপনি একটি ভ্যালু, ওয়ার্ড, বা 'special' ট্যাব ব্যবহার করে আরও স্পেসিফিক এলিমেন্ট খুঁজতে পারেন।
Quick tip: আপনি যেসব সেলে সহজে খুঁজে পেতে চান সেসবতে একটি কমেন্ট তৈরি করুন এবং Go To ব্যবহার করার সময় Special ট্যাবে Comment সিলেকশন ব্যবহার করুন।
'Enter' কী কীভাবে কাজ করে সেটি পরিবর্তন করুন
ডিফল্টভাবে, Enter চাপলে আপনি এক সেল নিচে যাবেন, কিন্তু এক্সেলে Enter কী কীভাবে কাজ করে সেটি পরিবর্তন করার একটি মেথড রয়েছে। এজন্য File-এ যান, তারপর Options, তারপর Advanced ট্যাব ক্লিক করুন।
এখান থেকে আপনি বেছে নিতে পারেন Enter কী আপনাকে আপ, ডাউন, রাইট, বা লেফট যাবে। বিকল্পভাবে, আপনি এই ফাংশনালিটি সম্পূর্ণ বন্ধও করতে পারেন। এটি উপযোগী যদি আপনি Enter কীকে ডেটা কনফার্ম করার একটি সিম্পল উপায় হিসেবে রাখতে চান এবং সেল ম্যানুয়ালি নেভিগেট করতে পছন্দ করেন।
একই ডেটা একসাথে একাধিক সেলে কপি করুন
আপনি একটি সেলের ডেটা যতটুকু ইচ্ছা ততটুকু সেলে দ্রুত কপি করতে পারেন। এর জন্য প্রথম Ctrl+C চাপুন কপি করতে চাওয়া সেলে। এরপর, কপি করার জন্য যেসব সেল চান সেগুলো হাইলাইট করুন, তারপর Ctrl+V চাপুন।
সারসংক্ষেপ
এই এক্সেল টিপসগুলো কি উপযোগী লাগলো? আশা করি হ্যাঁ। আপনার এই আর্টিকেলের টিপস সম্পর্কে কোনো প্রশ্ন থাকলে টوییটারে আমার সাথে কানেক্ট করুন, আমি যত দ্রুত সম্ভব রিপ্লাই দেব। এনজয় করুন!
