নথি তৈরি করতে মেল মার্জ ব্যবহার করার একটি ত্রুটি হল যে আপনি প্রতিটি নথি পৃথকভাবে তৈরি করার চেয়ে বেশি ভুল করার ঝুঁকি চালান। এই ঘন ঘন মেল মার্জ ভুলগুলি চূড়ান্ত করার আগে এবং মুদ্রণের জন্য পাঠানোর আগে পরীক্ষা করুন৷
ব্যাপকতা
আপনি একটি সফল মেল মার্জ করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য সন্নিবেশ করেছেন কিনা তা দুবার পরীক্ষা করুন৷ আপনি যখন আপনার নথি তৈরি করছেন তখন একটি ক্ষেত্র উপেক্ষা করা তুলনামূলকভাবে সহজ। ঠিকানা এবং আরও গুরুত্বপূর্ণভাবে, জিপ কোডগুলিতে বিশেষ মনোযোগ দিন। আপনাকে এটাও নিশ্চিত করতে হবে যে অভিবাদন লাইন বা অন্যান্য ক্ষেত্র যেখানে আপনি পরপর বেশ কয়েকটি ক্ষেত্র সন্নিবেশ করেছেন সব সঠিকভাবে পূরণ করা হয়েছে।
নির্ভুলতা
যদিও এটি সাধারণ জ্ঞানের মতো মনে হতে পারে, আপনি কতজন লোক তাদের মেল মার্জগুলিকে এলোমেলো করে দেখে অবাক হবেন কারণ তারা সঠিকতা পরীক্ষা করেনি৷ আপনার মেল মার্জের নির্ভুলতা নিশ্চিত করতে, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনি সঠিক স্থানে সঠিক ক্ষেত্র সন্নিবেশ করেছেন। আপনার যদি অনুরূপ নামের ক্ষেত্র থাকে তবে ভুলটি সন্নিবেশ করা খুব সহজ। আপনি যদি দেখেন যে আপনি প্রায়শই এই ত্রুটিটি করছেন, তাহলে ভবিষ্যতে বিভ্রান্তি এড়াতে আপনি আপনার ক্ষেত্রগুলির নামগুলিকে পুনরায় মূল্যায়ন করা একটি ভাল ধারণা৷
ব্যবধান
ব্যবধান একটি উল্লেখযোগ্য ফ্যাক্টর। কখনও কখনও এটি বলা কঠিন যে আপনি একটি নথিতে কতটি স্থান প্রবেশ করেছেন। মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলির ব্যবহার এটি বলা আরও কঠিন করে তোলে, প্রধানত যখন তারা একসাথে থাকে। আপনি এমনকি খুঁজে পেতে পারেন যে আপনি সম্পূর্ণভাবে স্পেস বাদ দিয়েছেন। আপনার সমস্ত ক্ষেত্রের মধ্যে ফাঁকা জায়গা আছে তা নিশ্চিত করতে আপনার নথি পরীক্ষা করা অপরিহার্য। অন্যথায়, চূড়ান্ত পণ্যটিতে অনেকগুলি অপাঠ্য রান-অন শব্দ থাকবে৷
৷বিরাম চিহ্ন
একইভাবে স্পেসিংয়ের ক্ষেত্রে, অনেক লোক মেইল মার্জ নিয়ে কাজ করার সময় যতিচিহ্নের মান এবং গুরুত্ব উপেক্ষা করে। স্পেসিংয়ের কারণে মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলির সাথে কাজ করার সময় বিরামচিহ্ন মিস করা সহজ। আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনি প্রায়শই বিরাম চিহ্নের স্থান ভুল করেন, এটি সম্পূর্ণভাবে বাদ দেন, অথবা আপনার কাছে এক সারিতে একাধিক মেল মার্জ ক্ষেত্র থাকলে ডবল বিরাম চিহ্ন যোগ করুন।
ফরম্যাটিং
আপনার টেক্সট ফরম্যাটিং হল একটি গুরুতর ভুল যা "মেইল মার্জ কাজ করছে না" গুগল সার্চের দিকে নিয়ে যায়। আপনার মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলিতে প্রয়োগ করা ফর্ম্যাটিং সঠিক কিনা তা পরীক্ষা করুন৷ আপনি একজন নবাগত মেল মার্জার হন বা শত শত মেল একত্রীকরণ সম্পূর্ণ করেছেন, আপনার মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলিকে তির্যককরণ, আন্ডারলাইনিং এবং বোল্ড ফর্ম্যাট করার জন্য পরীক্ষা করা এবং মেল মার্জ চূড়ান্ত করার আগে সেগুলি সংশোধন করা অপরিহার্য৷
মোড়ানো
এটি কোনওভাবেই ত্রুটির একটি সম্পূর্ণ তালিকা নয় যা আপনি একটি মেল মার্জ প্রক্রিয়ায় প্রবর্তন করতে পারেন, তবে এটি শুরু করার জন্য একটি দুর্দান্ত জায়গা। এবং এটি সর্বোত্তম হবে যদি আপনি অন্য ভুলগুলির জন্য প্রমাণ করেন, যেমন টাইপো এবং ভুল বানান, যেগুলি যেকোনো নথিতে ঘটতে পারে৷
