মেইল মার্জ ব্যবহার করে ডকুমেন্ট তৈরি করার একটি বড় ড্রব্যাক হলো: প্রতিটি ডকুমেন্ট আলাদা করে তৈরি করার চেয়ে ভুল করার রিস্ক বেশি থাকে। ফাইনালাইজ করার আগে এবং প্রিন্টে পাঠানোর আগে এই সাধারণ মেইল মার্জ ভুলগুলো চেক করুন।
সম্পূর্ণতা (Comprehensiveness)
ডাবল চেক করুন যে সফল মেইল মার্জের জন্য প্রয়োজনীয় সকল তথ্য ইনসার্ট করা হয়েছে কিনা। ডকুমেন্ট তৈরি করার সময় একটি ফিল্ড সহজেই ছেড়ে যাওয়া সম্ভব। ঠিকানা এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ZIP কোড-এ বিশেষ মনোযোগ দিন। এছাড়া গ্রিটিং লাইন বা সিকুয়েনশিয়ালি ইনসার্ট করা একাধিক ফিল্ড সঠিকভাবে পূরিত হয়েছে কিনা নিশ্চিত করুন।
সঠিকতা (Accuracy)
এটি কমন সেন্স লাগতে পারে, কিন্তু আপনি বিস্মিত হবেন জানতে কতজন লোক সঠিকতা চেক না করেই মেইল মার্জ বিড়াল দেন। আপনার মেইল মার্জের সঠিকতা নিশ্চিত করতে, সঠিক ফিল্ডগুলো সঠিক লোকেশনে ইনসার্ট করা হয়েছে কিনা চেক করুন। মিলते-जুলতে ফিল্ড নেম থাকলে সহজে ভুল ফিল্ড ইনসার্ট হয়ে যায়। যদি এই ভুল বারবার হয়, তবে ফিল্ডের নামকরণ রি-ইভ্যালুয়েট করুন ভবিষ্যতে বিভ্রান্তি এড়াতে।
স্পেসিং (Spacing)
স্পেসিং একটি গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর। কখনো কখনো বোঝা কঠিন যে ডকুমেন্টে কতগুলো স্পেস আছে। মেইল মার্জ ফিল্ডস থাকলে এটি আরও কঠিন হয়, মূলত যখন সেগুলো নিকটস্থ থাকে। আপনি দেখতে পাবেন স্পেস সম্পূর্ণোই বাদ পড়েছে। ডকুমেন্ট চেক করুন যাতে সব ফিল্ডের মাঝপথে স্পেস থাকে। অন্যথায় ফাইনাল আউটপুটে বিশাল অপাঠযোগ্য রান-অন ওয়ার্ড থাকবে।
পাঙ্কচুয়েশন (Punctuation)
স্পেসিং-এর মতোই, মেইল মার্জের সাথে কাজ করার সময় অনেকের পাঙ্কচুয়েশনের গুরুত্ব অদৃশ্য থাকে। স্পেসিং-এর কারণে পাঙ্কচুয়েশন মিস প্লেস হয়, সম্পূর্ণ বাদ পড়ে, বা একাধিক মেইল মার্জ ফিল্ড সারলে ডাবল পাঙ্কচুয়েশন হয়ে যায়।
ফরম্যাটিং (Formatting)
আপনার টেক্সটের ফরম্যাটিং হলো "mail merge not working" গুগল সার্চের পেছনের একটি বড় কারণ। চেক করুন যে মেইল মার্জ ফিল্ডে প্রয়োগ করা ফরম্যাটিং সঠিক কিনা। আপনি নতুন হোক বা সैंकड़ো মেইল মার্জ করলে হোক, ফিল্ডগুলোর ইট্যালিক, আন্ডারলাইন, বোল্ড ফরম্যাটিং চেক করে ফাইনালাইজ করার আগে সংশোধন করুন।
শেষ কথা
এটি মেইল মার্জ প্রসেসে হতে পারে সকল ভুলের সম্পূর্ণ তালিকা নয়, কিন্তু একটি চমৎকার শুরুর পয়েন্ট। এর পাশাপাশি টাইপো, স্পেলিং মিস্টেকস প্রুফরিড করুন যেকোনো ডকুমেন্টে হতে পারে।
