মাইক্রোসফট আপনাকে তার সেবাগুলোর জুড়ে আপনার তৈরি সকল ডেটার একটি আর্কাইভ ডাউনলোড করার সুবিধা দেয়—যেমন সার্চ, ব্রাউজিং এবং লোকেশন ইতিহাস। এটি আপনাকে আপনার মাইক্রোসফট কার্যকলাপের ব্যাকআপ ও সংরক্ষণ করতে দেয়, বা ডেটা ব্যবহার করে আপনি কীভাবে মাইক্রোসফট সেবাগুলো ব্যবহার করেন সে সম্পর্কে অন্তর্দৃষ্টি পেতে পারেন। এটি আপনাকে অন্য প্রযুক্তি প্রদানকারীর দিকে স্থানান্তরিত হওয়ার সময়ও সাহায্য করতে পারে।
শুরু করতে, আপনার মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট পেজে যান: account.microsoft.com। আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টে লগইন করতে বলা হতে পারে; আপনার পাসওয়ার্ড দিন বা ফোনে মাইক্রোসফট অথেনটিকেটর কনফার্মেশন স্বীকার করুন।
আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট হোমপেজে যাবেন, যা আপনার মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্টের সাথে সম্পর্কিত সবকিছুর একটি ওভারভিউ দেয়। শীর্ষ নেভিগেশন মেনু থেকে "প্রাইভেসি" (Privacy) ক্লিক করুন। এই সেটিংসের সংবেদনশীলতা কারণে আপনাকে আবার পাসওয়ার্ড দিতে হবে—বা মাইক্রোসফট অথেনটিকেটর ব্যবহার করতে হবে।
মাইক্রোসফট প্রাইভেসি ড্যাশবোর্ড প্রদর্শিত হবে, যা আপনাকে নিয়ন্ত্রণ করতে দেয় মাইক্রোসফট কীভাবে আপনার ডেটা ব্যবহার করে। এখানে প্রাসঙ্গিক লিঙ্ক হল মূল ব্যানারের নিচে "আপনার ডেটা ডাউনলোড করুন" (Download your data) ট্যাব।
"আপনার ডেটা ডাউনলোড করুন" স্ক্রিনে, "নতুন আর্কাইভ তৈরি করুন" (Create new archive) বাটনে ক্লিক করুন। একটি পপ-আপ দেখাবে যা আপনাকে আর্কাইভে কোন ডেটা টাইপ অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা বেছে নেওয়া দেবে। উপলব্ধ ডেটা সোর্সগুলোর মধ্যে আপনার ব্রাউজিং ইতিহাস, সার্চ ইতিহাস, লোকেশন ইতিহাস এবং সকল বচন голос কমান্ড, সাথে সাথে মাইক্রোসফট স্টোরের মাধ্যমে সরবরাহকৃত অ্যাপ, সেবা, সিনেমা এবং সংগীতের ব্যবহার তথ্য রয়েছে।
আপনি যে প্রতিটি ডেটা টাইপ আর্কাইভ করতে চান তার চেকবক্সে টিক দিন এবং তারপর "আর্কাইভ তৈরি করুন" (Create archive) বাটনটি চাপুন। প্রক্রিয়াটি কিছু মিনিট লাগতে পারে, যতক্ষণ মাইক্রোসফট সকল প্রাসঙ্গিক তথ্য সংগ্রহ করে। তারপর আপনার ব্রাউজারে ডাউনলোড শুরু হবে।
যদি আপনি আর্কাইভ তৈরি হওয়ার আগে পেজটি ছেড়ে দেন, তবে আপনি পরে "আপনার ডেটা ডাউনলোড করুন" স্ক্রিনে ফিরে এসে সেটি অ্যাক্সেস করতে পারবেন। এটি "আর্কাইভস" (Archives) হেডিং-এর নিচে দেখাবে একবার প্রস্তুত হলে। আর্কাইভগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে "কয়েক দিন" পর মুছে ফেলা হয় আপনার গোপনীয়তা রক্ষার জন্য।
আপনার মনে রাখা উচিত যে ডেটা আর্কাইভটি সরাসরি ব্যবহার করার জন্য নয়। ডেটা JSON ফাইল হিসেবে দেয়া হয়, যা কি/ভ্যালু জোড়ার জন্য একটি স্ট্রাকচারড ফরম্যাট। যদিও ফাইলগুলো মূলত প্লেইন টেক্সট এবং যেকোনো টেক্সট এডিটরে খোলা যায়, কিছু মান অর্থহীন বা ব্যাখ্যা করা কঠিন মনে হতে পারে সেগুলো কী প্রতিনিধিত্ব করে এবং কীভাবে সংরক্ষিত হয় সেটি না জানা পর্যন্ত।
ডেটা আর্কাইভে মাইক্রোসফট অ্যাপ ও সেবার মধ্যে আপনার তৈরি ডেটা অন্তর্ভুক্ত নয়। এটিকে আপনার মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট-এর সাথে সরাসরি সম্পর্কিত সবকিছুর আর্কাইভ বলে ভাবুন, আপনার অ্যাকাউন্ট দিয়ে তৈরি করা ফাইলগুলো নয়। আপনি সাধারণত অ্যাপগুলোর মাধ্যমে অ্যাপের ডেটা এক্সপোর্ট করতে পারেন—উদাহরণস্বরূপ, আউटलুক ইমেইলের আর্কাইভ পেতে outlook.live.com/mail/options/general/export-এ যান এবং নীল "এক্সপোর্ট মেইलबক্স" বাটনে ক্লিক করুন।
অ্যাকাউন্ট ডেটা আর্কাইভ তৈরি করার ক্ষমতা মাইক্রোসফটের সেবাগুলোকে GDPR-অনুরূপ রাখে। এটি আপনাকে মাইক্রোসফটের ইকোসিস্টেম থেকে দূরে যাওয়া বা নিজের মাইক্রোসফট ডেটা স্ক্রেপ করে যে কোনো অন্তর্দৃষ্টি পাওয়া সম্ভব করে। ডেটাটি কাস্টম স্প্রেডশিট, ডেটাবেস বা অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে ব্যবহার করা যায় যা আপনার মাইক্রোসফট কার্যকলাপ ভিজুয়ালাইজ করতে সাহায্য করে, আপনাকে একটি রেকর্ড দিয়ে যা অ্যাপগুলো বিলুপ্ত হয়ে গেলেও দীর্ঘদিন থাকবে।
