আপনি যদি "Your Mailbox is full" বা "Mailbox Size Limit Exceeded" এররগুলো দিয়ে ইমেল পাঠাতে বা পাওয়া না পারেন Outlook 2019, 2016, 2013 বা 2010-এ, তবে নিচে পড়ুন সমস্যা সমাধান করতে।
Microsoft Outlook শায়দ সবচেয়ে জনপ্রিয় ইমেল ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ্লিকেশন কারণ এটি একটি विश्वস্ত এবং দক্ষ মেইল অ্যাপ্লিকেশন যা ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক উভয় কাজে ব্যবহার করা যায়। কিন্তু কিছু সময় এমন সমস্যা হয় যা Outlook-এর ফাংশনিংকে প্রভাবিত করে।
সবচেয়ে সাধারণ সমস্যাগুলোর একটি হলো Outlook ইনবক্সে ইমেল পায় না কারণ মেইলবক্স ফুল বা মেইলবক্স সাইজ লিমিট এক্সিড করেছে। আপনি যদি এই সমস্যা সম্মুখীন হন, তবে এই গাইডে আপনি এটিকে সমাধান করার কয়েকটি পদ্ধতি পাবেন।
নোট: এই নির্দেশাবলী Outlook 2019, 2016, 2013, এবং 2010 উইন্ডোজের জন্য এবং Outlook for Mac 2019, 2016, এবং 2011-এ প্রযোজ্য। যদিও আপনি কিছু μικ বদলাব লক্ষ্য করতে পারেন।
কিভাবে ফিক্স করবেন: Outlook Mailbox Size Limit Exceeded বা Mailbox is Full
- পদ্ধতি ১: Junk email এবং Deleted items ফোল্ডার খালি করুন।
- পদ্ধতি ২: পুরানো আইটেম আর্কাইভ করুন।
- পদ্ধতি ৩: বড় আট্যাচমেন্ট ডিলিট করুন।
- পদ্ধতি ৪: Outlook Clean-up Tools ফিচার ব্যবহার করুন।
- পদ্ধতি ৫: Outlook PST ফাইল কমপ্রেস করুন।
- পদ্ধতি ৬: Outlook ফাইল সাইজ লিমিট বাড়ান।
- পদ্ধতি ৭: Outlook ক্যাশে ক্লিয়ার করুন।
পদ্ধতি ১: Deleted এবং Junk ইমেইল মেসেজ খালি করুন
Outlook মেইলবক্সের আকার কমাতে একটি উপায় হলো Junk email ফোল্ডার এবং Deleted items ফোল্ডার খালি করা।
অতিরিক্তভাবে, আপনি আপনার ডিলিটেড মেসেজগুলো থেকে মুক্তি পেতে পারেন আউটলুক বন্ধ করার সময় Deleted items ফোল্ডার অটোমেটিক্যালি খালি করে। এটি করতে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন:
১. Outlook-এ, File ট্যাবে যান এবং Options সিলেক্ট করুন।
২. Outlook options-এ Advanced সিলেক্ট করুন এবং Outlook start and exit অপশন अन्तর্গত, Empty Deleted Items folder when exiting Outlook চেকবক্সে টিক দিন। Ok বাটনে ক্লিক করুন প্রয়োগ করার জন্য।
৩. Close এবং relaunch করুন Outlook।
পদ্ধতি ২: পুরানো আইটেম আর্কাইভ করুন
Outlook মেইলবক্সের আকার কমাতে আরেকটি পদ্ধতি হলো আপনার পুরানো আইটেমগুলো আর্কাইভ করা। এটি করতে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
১. Outlook 2016, 2019-এর জন্য, File ট্যাব সিলেক্ট করুন, তারপর Info > Tools > Clean Up Old Items…* বেছে নিন।
* নোট: Outlook 2010, 2013-এ, File > Info > Cleanup Tools > Archive-এ যান।
২. Archive settings-এ:
ক. Archive this folder and all subfolders অপশন সিলেক্ট করুন এবং সেই ফোল্ডারটি বেছে নিন যেটি আপনি আর্কাইভ করতে চান। এই কেসে, আমরা Inbox সিলেক্ট করছি।
খ. Archive items older than অপশনে একটি তারিখ বেছে নিন।
গ. Include items with "Do not AutoArchive" checked চেকবক্সে টিক দিন যেন পৃথক ফোল্ডার আর্কাইভ হয়।
ঘ. OK বাটনে ক্লিক করুন।
পদ্ধতি ৩: বড় ইমেইল (আট্যাচমেন্টসহ) ডিলিট করুন
আপনি সহজে "Mailbox is FULL" এরর থেকে মুক্তি পেতে পারেন বড় ইমেইল ফাইল এবং আট্যাচমেন্ট ডিলিট করে। এটি করতে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
১. Search folders-এ ক্লিক করুন এবং তারপর New Search folder বেছে নিন।
২. New Search folder উইন্ডোতে:
ক. নিচে স্ক্রোল করুন এবং Organizing Mail अन्तর্গত Large mail বেছে নিন।
খ. তারপর, Customize Search Folder अन्तর্গত Choose ক্লিক করুন মেইল সাইজ সেট করার জন্য।
গ. Show mail greater than বক্সে সাইজ স্পেসিফাই করুন (যেমন: "3000" KB), তারপর OK ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।
* নোট: এই উদাহরণে আমি 3000KB স্পেসিফাই করেছি যা প্রায় 3MB-এর সমান।
ঘ. একবার আবার OK ক্লিক করুন।
৩. "Larger Than xxx KB" নামে একটি নতুন ফোল্ডার Search Folders-এর নিচে তৈরি হবে। এই ফোল্ডারটি আপনার স্পেসিফাই করা সাইজ থেকে বড় মেসেজ দিয়ে অটোমেটিক্যালি আপডেট হবে।
৪. এই ফোল্ডারের মেসেজগুলো এক্সপ্লোর করুন এবং পিরিয়ডিক্যালি সব অপ্রয়োজনীয় ইমেইল ডিলিট করুন, অথবা বড় ইমেইলগুলো Archive folder-এর নিচে move করুন।
পদ্ধতি ৪: Outlook Clean-up Tool ফিচার ব্যবহার করুন
Outlook-এ "Mailbox is full" মেসেজ থেকে মুক্তি পাওয়ার আরেকটি উপায় হলো Mailbox Cleanup টুলস ব্যবহার করে মেইলবক্স সাইজ কমানো।
১. File ক্লিক করুন এবং তারপর Info ট্যাবে, Tools -> Mailbox Cleanup… ক্লিক করুন।
২. এই Mailbox cleanup অপশনগুলোতে, আপনি মেইলবক্স সাইজ কমাতে নিচের যেকোনো একটি ক্রিয়া করতে পারেন:
ক. Find items older than “x” days বা find items larger than “x” kilobytes সিলেক্ট করুন এবং তারপর সেগুলো ডিলিট করুন। *
উদাহরণ: আপনি ৯০ দিনের পুরনো মেসেজ খুঁজে বের করতে পারেন এবং তারপর সেগুলো সব ডিলিট করতে পারেন অথবা অপ্রয়োজনীয় ইমেইলগুলো ডিলিট করতে পারেন।
* কুইক টিপ: ২-৪ মাসের পিরিয়ড স্পেসিফাই করা আইডিয়াল। এছাড়া, ফাইল সাইজ ২০০০ কিলোবাইট বা তার বেশি স্পেসিফাই করা যেতে পারে।
খ. আপনার AutoArchive সেটিংসে কাস্টম আর্কাইভ রুলস থাকলে (File -> Options -> Advanced -> AutoArchive अन्तর্গত > AutoArchive Settings), AutoArchive বাটনে ক্লিক করুন পুরানো আইটেমগুলো আর্কাইভ ফাইলে মুভ করার জন্য।
গ. Deleted Items ফোল্ডার পার্মানেন্টলি Empty করার জন্য।
পদ্ধতি ৫: Outlook PST ফাইল কমপ্রেস করুন
১. Outlook চালু করুন এবং File ট্যাবে ক্লিক করুন।
২. এখন Account Settings-এ যান এবং তারপর Account Settings… ক্লিক করুন।
৩. Account Settings উইন্ডোতে, Data files ট্যাবে ক্লিক করুন।
৪. এখন যদি একাধিক Outlook ডেটা ফাইল (ইমেইল অ্যাড্রেস) থাকে, তবে আপনি যে টি কমপ্রেস করতে চান সেটি বেছে নিন এবং Settings ক্লিক করুন।
৫. Compact Now বাটনে ক্লিক করুন Outlook ডেটা ফাইলের আকার কমাতে।
পদ্ধতি ৬: Outlook Data File Limit বাড়ান
ডিফল্টভাবে, Outlook Personal Data file (.pst) এবং Offline Outlook Data File (.ost)-র একটি প্রিকনফিগার্ড লিমিট রয়েছে: Outlook 2019, 2016, 2013 & 2010 ভার্সনে 50GB এবং Outlook 2007 ভার্সনে 20GB।
এটার অর্থ হলো যদি লোকাল Outlook ডেটা ফাইল 50GB লিমিটে পৌঁছায়, তবে Outlook নতুন মেসেজ সংরক্ষণ করতে পারবে না এবং "Outlook Mailbox is Full" মেসেজ দেখাবে। এই কেসে, আপনি রেজিস্ট্রিতে লোকাল Outlook ডেটা ফাইলের সাইজ লিমিট বাড়িয়ে সমস্যা সমাধান করতে পারেন, নিচে বর্ণনা করা অনুযায়ী:
১. Outlook বন্ধ করুন।
২. Registry editor খুলুন। এটি করার জন্য:
১. Windows
+ R কী একসাথে চাপে run command box খুলুন।
২. Run command box-এ টাইপ করুন: regedit এবং Enter চাপুন।
৩. Registry Editor-এ আপনার Outlook ভার্সন অনুযায়ী নিচের লোকেশনতে নেভিগেট করুন:*
- Outlook 2019, 2016: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
- Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST
- Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
- Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST
* নোট: যদি "PST" কী Outlook কী-এর অধীনে না থাকে, তবে আপনাকে ম্যানুয়ালি তৈরি করতে হবে। এটি করতে:
ক. Right-click করুন Outlook কীতে এবং যে মেনু আসবে সেখান থেকে বেছে নিন: New > Key.
খ. নতুন কীটির নাম দিন: PST এবং Enter চাপুন।
৪ক. PST কী সিলেক্ট করুন এবং ডান প্যানেলের খালি জায়গায় Right-click করুন।
৪খ. New > DWORD (32-bit) Value ক্লিক করুন।
৪গ. নতুন ভ্যালুর নাম দিন:
- MaxLargeFileSize
৫. ধাপ ৪ক ও ৪খ রিপিট করুন, এবং দ্বিতীয় DWORD ভ্যালু তৈরি করুন নাম দিয়ে:
- WarnLargeFileSize
৬. এখন, MaxLargeFileSize ভ্যালুতে ডাবল ক্লিক করুন, Decimal বেছে নিন এবং Value data-এ নতুন ফাইল সাইজ মেগাবাইট (MB)-এ টাইপ করুন। হলে Ok ক্লিক করুন। *
* নোট: MB-এ নতুন সাইজ ক্যালকুলেট করতে মনে রাখুন 1GB = 1024MB। *
উদাহরণ: আপনি যদি Outlook ডেটা ফাইলের সাইজ লিমিট 50GB থেকে 70GB (70 x 1024) বাড়াতে চান, Value data বক্সে "71680" টাইপ করুন।
৭. তারপর WarnLargeFileSize ভ্যালুতে ডাবল ক্লিক করুন, Decimal বেছে নিন এবং Value data-এ নতুন ওয়ার্নিং ফাইল সাইজ মেগাবাইট (MB)-এ টাইপ করুন, বিবেচনা করে যে ওয়ার্নিং ফাইল সাইজ অবশ্যই উপরে স্পেসিফাই করা MaxLargeFileSize ভ্যালুর 95% হতে হবে।
উদাহরণ: যদি MaxLargeFileSize-এর ভ্যালু 71680 হয়, তবে WarnLargeFileSize ভ্যালু হতে হবে: 71680 x 95% = "68096"
৮. Registry Editor বন্ধ করুন।
৯. Outlook খুলুন এবং Send/Receive চাপুন। সমস্যা সমাধান হওয়া উচিত।
পদ্ধতি ৭. Outlook ক্যাশে ক্লিয়ার করুন
Outlook আপনার লোকাল কম্পিউটারে ইমেইলের লোকাল কপি সংরক্ষণ করে পারফরম্যান্স উন্নত করার জন্য, এবং কখনো কখনো এই ফাইলগুলোই Outlook ইমেল রিসিভ করতে না পারার কারণ হতে পারে। Outlook ক্যাশে ডিলিট করতে:
* নোট: Outlook ক্যাশে রিমুভ করলে Outlook ডেটা (যেমন ইমেইল, কন্টাক্টস, ইত্যাদি) প্রভাবিত হয় না এবং আপনি এটি খুললে Outlook অটোমেটিক্যালি ক্যাশে ফাইলগুলো পুনরায় তৈরি করবে।
Outlook ক্যাশে ডিলিট করার পদ্ধতি:
১. Outlook বন্ধ করুন।
২. Windows + R কী একসাথে চাপে run command box খুলুন।
৩. নিচের কমান্ডটি টাইপ করুন এবং OK চাপুন।
- %localappdata%\Microsoft\Outlook
৪. RoamCache ফোল্ডার খুলুন।
৫. এই ফোল্ডারের সব ফাইল সিলেক্ট করুন Ctrl + A চাপে এবং তারপর কীবোর্ডের Delete কী চাপুন। *
* নোট: এই ফাইলগুলো Recycle Bin- থেকে ও ডিলিট করতে ভুলবেন না স্পেস বাঁচাতে।
৬. Outlook খুলুন।
এটি ছিল সব পদ্ধতি! কোন পদ্ধতিটি আপনার জন্য কাজ করেছে?
কমেন্টে আপনার অভিজ্ঞতা শেয়ার করুন। এই গাইডটি লাইক এবং শেয়ার করে অন্যদের সাহায্য করুন।
