লেবেল হলো কাগজের একটি টুকরো যা প্রোডাক্ট বা আইটেম সম্পর্কিত ইনফরমেশন দেয় যার সাথে সেটা আটাচ করা থাকে। লেবেল বিভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হয় সেই ব্যক্তি/সংস্থার উপর নির্ভর করে কে এটি ব্যবহার করতে চায়। অধিকাংশ কেসে লেবেল Microsoft Word-এ তৈরি ও প্রিন্ট করা হয়। কিন্তু অনেক ব্যবহারকারীর কম নলেজ আছে Microsoft Word-এ লেবেল কীভাবে তৈরি ও প্রিন্ট করতে হয়। এই আর্টিকেলে Microsoft Word-এ লেবেল তৈরি ও প্রিন্ট করার কিছু মেথড দেখানো হয়েছে।
Microsoft Word-এ লেবেল তৈরি ও প্রিন্ট করা
লেবেল তৈরি করার অনেক উপায় আছে আপনার চাহিদা অনুযায়ী। লেবেল সবার জন্য আলাদা আলাদা ব্যবহার হয়। লেবেল প্রিন্ট করা অন্য ডকুমেন্ট প্রিন্ট করার মতোই, তবে ব্যবহারকারীরা জানতে হবে প্রিন্ট করার আগে পেজে লেবেলগুলো কীভাবে অ্যাডজাস্ট করতে হয়। আমরা আপনাকে কিছু বেসিক মেথড দেখাবো যেখানে আপনি সহজে লেবেল তৈরি ও প্রিন্ট করতে পারবেন।
মেথড ১: একক নাম এবং অ্যাড্রেসের জন্য লেবেল তৈরি ও প্রিন্ট করা
আপনি একটি সিঙ্গেল লেবেল বা একই টাইপের লেবেল রিপিটেড নাম্বারে এক পেজে তৈরি করতে পারেন। এটি লেবেল তৈরি ও প্রিন্ট করার সবচেয়ে সহজ মেথড। আপনি প্রিন্টিংয়ের জন্য যে ভেন্ডর ব্যবহার করছেন সেটা সঠিকভাবে সিলেক্ট করুন। নিচের ধাপগুলো ফলো করুন:
- ডেস্কটপ শর্টকাট ডাবল-ক্লিক করে বা উইন্ডোজ সার্চ ফিচার দিয়ে Microsoft Word খুলুন।
- Word-এ নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করুন। Mailings ট্যাবে যান এবং Labels-এ ক্লিক করুন।
- লেবেলের সব উপলব্ধ অপশনসহ একটি নতুন উইন্ডো খুলবে। নিচে Options-এ ক্লিক করুন।
নোট: আপনি সিঙ্গেল লেবেল অপশন সিলেক্ট করতে পারেন বা একই লেবেলের ফুল পেজ বেছে নিতে পারেন।
- লেবেল ভেন্ডর অপশন সিলেক্ট করুন এবং আপনি যে ভেন্ডর থেকে লেবেল কিনেছেন সেটা বেছে নিন। প্রোডাক্ট নাম্বার লিস্ট থেকে সাইজ সিলেক্ট করুন। যদি সাইজ লিস্টে না থাকে, তবে New Label বাটনে ক্লিক করে ম্যানুয়ালি সাইজ অ্যাড করতে পারেন।
- Ok বাটনে চাপুন লেবেল অপশনসহ। এখন লেবেলস উইন্ডোর টেক্সট বক্সে আপনার অ্যাড্রেস ইনফরমেশন অ্যাড করুন। আপনি ফুল পেজ অপশন বেছে নিতে পারেন যা একই লেবেল রিপিট করবে বা একটি নির্দিষ্ট রো এবং কলামে সিঙ্গেল লেবেল বেছে নিতে পারেন।
- New Document বাটনে ক্লিক করুন। এটি আপনার অ্যাড্রেস পেজে উপলব্ধ করে একটি নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করবে।
- Ctrl ধরে P চাপুন প্রিন্ট পেজে যেতে। Print বাটনে ক্লিক করুন এবং প্রিন্ট হবে।
মেথড ২: বিভিন্ন নাম এবং অ্যাড্রেসের জন্য লেবেল তৈরি ও প্রিন্ট করা
এই মেথডে আমরা এক্সেল ফাইল ব্যবহার করব ইনফরমেশন ইমপোর্ট করার জন্য লেবেলের। এটি একাধিক লেবেল তৈরি করতে ব্যবহার করা যায় বিভিন্ন নাম এবং অ্যাড্রেসের সাথে। এক্সেল ফাইলের টেবিলের সব রোয়ের জন্য লেবেল তৈরি হবে। ট্রাই করার জন্য নিচের ধাপগুলো ফলো করুন:
- Microsoft Excel-এ একটি স্প্রেডশিট তৈরি করুন বিভিন্ন কলামে ভিন্ন ইনফরমেশনের জন্য যেমন নিচে দেখানো হয়েছে এবং ফাইলটি save করুন:
- এখন Microsoft Word খুলুন ডেস্কটপ শর্টকাট ডাবল-ক্লিক করে বা উইন্ডোজ সার্চ ফিচার দিয়ে। Mailings ট্যাব সিলেক্ট করুন, Start Mail Merge-এ ক্লিক করুন এবং Labels অপশন বেছে নিন।
- আপনার Label vendor এবং product number সিলেক্ট করুন যা আপনি ব্যবহার করছেন। অপশন সিলেক্ট করার পর Ok বাটনে ক্লিক করুন।
- Select Recipients-এ ক্লিক করুন এবং Use an Existing List অপশন বেছে নিন। step 1-এ সেভ করা excel spreadsheet লোকেট ও সিলেক্ট করুন এবং Open বাটনে ক্লিক করুন।
- Table সিলেক্ট করুন, নিশ্চিত করুন First row of data contains column headers অপশন চেক করা আছে এবং Ok বাটনে ক্লিক করুন।
- Insert Merge Field-এ ক্লিক করুন এবং আপনি যেসব কলামের ইনফরমেশন লেবেলে অ্যাড করতে চান সেগুলো বেছে নিন।
নোট: Name, address এবং City কলামের মাঝপথে স্পেস এবং নেক্সট লাইন অ্যাড করতে পারেন।
- মেনুতে Update Labels বাটনে ক্লিক করুন, এটি সব রেকর্ডকে একই প্যাটার্নে পরিবর্তন করবে যা আপনি তৈরি করেছেন।
- মেনুতে Preview Results-এ ক্লিক করুন। এটি এক্সেলে তৈরি করা টেবিলের ইনফরমেশন সব রেকর্ডে অ্যাপ্লাই করবে।
- অবশেষে মেনুতে Finish & Merge-এ ক্লিক করুন এবং Edit Individual Document অপশন বেছে নিন। এটি সব রেকর্ড মার্জ করে একটি নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করবে।
- Ctrl কী ধরে P চাপুন আপনি যেটা তৈরি করেছেন সেই লেবেলগুলো প্রিন্ট করার জন্য।
