জিমেইলের ফিচারগুলোর ক্ষেত্রে বড় আপডেটগুলো খুব কম দেখায়। এক রকমে এটি বছরের পর বছর আরামদায়কভাবে অপরিবর্তিত থাকছে, যেখানে আউटलুক (Outlook) এর মতো প্রতিদ্বন্দ্বীরা মনে হয় যেন একজন সহজে বিচলিত ডিজাইনারের কামনাকে মেনে চলছে। এই আর্টিকেলে আমরা দেখাবো কিভাবে কিছু কম পরিচিত জিমেইল ফিচার ব্যবহার করে আপনার ইমেল কার্যক্রমে উৎপাদনশীলতা বাড়াতে পারেন।
১. স্নুজ (Snooze)
আমরা আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলের জবাব পরবর্তীতে দিতে উদ্বুদ্ধ করছি না, কিন্তু কখনো কখনো আপনার दूसरा কোনো বিকল্প নেই! স্নুজ ফাংশন একটি ইমেল লুকিয়ে দেয় এবং আপনার নির্দিষ্ট দিন ও সময়ে সেটিকে আবার ইনবক্সের শীর্ষে ফিরিয়ে আনে।
একটি ইমেল স্নুজ করতে, সেটিতে রাইট-ক্লিক করুন, "Snooze" এ ক্লিক করুন, তারপর যে সময় পর্যন্ত স্নুজ রাখতে চান সেটি বেছে নিন। যদি তালিকাভুক্ত সময়গুলো আপনারroutine-এ ফিট না হয়, তবে গুগল কিপ (Google Keep)-এ স্নুজ ডিফল্ট পরিবর্তন করতে পারেন। (এটাও জিমেইলে প্রয়োগ হবে।)
গুগল কিপ-এ যান, কগ আইকনে ক্লিক করুন → সেটিংস (Settings), তারপর রিমাইন্ডার ডিফল্টস (Reminder Defaults) আপনার সুবিধামতো পরিবর্তন করুন।
২. সহজ ইমেল ফরম্যাটিং (Easy Email Formatting)
এটা অনেক সময় উপেক্ষিত থাকে—আপনি ফোন থেকে ইমেল লিখতে গিয়ে সহজে টেক্সট ফরম্যাট করতে পারেন।
সহজে একটি নতুন ইমেল খুলুন, খালি জায়গায় লং-প্রেস (long-press) করুন এবং "Format" এ ট্যাপ করুন। এতে টেক্সট ফরম্যাটিং অপশনগুলোর একটি মেনু আসবে যাতে টেক্সট রং বদলানো, আন্ডারলাইন করা এবং আরও অনেক কিছু করা যায়।
৩. স্মার্ট রিপ্লাই (Smart Replies)
স্মার্টফোনের "স্মার্ট রিপ্লাই" বিপ্লবটা আমি বাদ দিয়ে যেতে চেয়েছিলাম, কিন্তু এটা настবর জনপ্রিয় হয়েছে যে ডেস্কটপ ভার্সনেও এসে পৌঁছেছে।
জিনিসটা না জানা লোকদের জন্য: স্মার্ট রিপ্লাই হলো প্রাপ্ত ইমেলের সাথে সম্পর্কিত প্রস্তুত দ্রুত জবাব। এটা সময় বাঁচায়, যদিও এতে এক種 ডিসটোপিয়ান এবং "ভাষার মৃত্যু"র আভাস রয়েছে।
৪. কনফিডেনশিয়াল মোড (Confidential Mode)
গোপনীয়তা অনেকের জন্য বড় বিষয়, তাই গুগল জিমেইল অ্যাপে "কনফিডেনশিয়াল মোড" যোগ করেছে যাতে সংবেদনশীল বা ব্যক্তিগত তথ্য থাকা ইমেলের ওপর ব্যবহারকারীর নিয়ন্ত্রণ থাকে।
আপনার ডিভাইসে কনফিডেনশিয়াল মোড অ্যাক্সেস করতে, জিমেইল অ্যাপ খুলুন, তারপর স্ক্রিনের নিচের ডানদিকে কম্পোজ (Compose) বাটনে ট্যাপ করুন। এখন উপরের ডানদিকে থ্রি-ডট মেনু (three-dot menu) খুঁজে বের করুন, সেখানে ট্যাপ করুন এবং সেখান থেকে "Confidential Mode" সিলেক্ট করুন।
এখন আপনার মেসেজের জন্য একটি এক্সপায়ারেশন তারিখ (expiration date) সেট করতে পারবেন যা এক দিন থেকে পাঁচ বছর পর্যন্ত হতে পারে, তারপর মেসেজটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডিলিট হয়ে যাবে। আপনি যদি আরও সংবেদনশীল ইমেল পাঠাতে চান, তবে পাসকোড/এসএমএস পাসকোড সেট করা ভালো আইডিয়া। এই পাসকোডগুলো গুগল দ্বারা যাদুকরি জেনারেট হয় এবং প্রাপকদের নিরাপদে পাঠানো হয়।
৫. স্প্যাম ম্যানেজমেন্ট (Spam Management)
গুগল দাবি করে তাদের অন্টার-দ-বনেট (under-the-bonnet) টেকনোলজি ৯৯.৯% স্ক্যাম এবং অবিশ্বস্ত ইমেলের মুকাবিলা করতে পারে। (এটা টেস্ট করার কোনো উপায় নেই, কিন্তু চলে।)
আরো স্পষ্টভাবে, যখন আপনি ইমেলগুলো স্প্যাম ফোল্ডারে ফেলবেন, জিমেইল আপনাকে জিজ্ঞেস করবে কি আপনি পাঠকর মেইলিং লিস্ট থেকে আনসাবস্ক্রাইব (unsubscribe) হতে চান, যা খুবই চিন্তাশীল। আরো, যদি জিমেইল শোনা যায় যে আপনি কখনো কখনো নির্দিষ্ট নিয়মিত পাঠকদের ইমেল খুলেন না, তবে এখন সেটি আপনাকে জিজ্ঞেস করবে কি আপনি সেই পাঠককে ব্লক (block) করতে চান।
৬. কাস্টম সোয়াইপ জেসচার সেট করুন (Set Custom Swipe Gestures)
অ্যান্ড্রয়েডের জন্য জিমেইল আপনাকে সোয়াইপ জেসচারের জন্য বিভিন্ন অ্যাকশন বরাদ্দ করতে দেয়। ডিফল্টভাবে বাম বা ডানে সোয়াইপ করলে মেসেজ আর্কাইভ (Archive) হয়, কিন্তু আপনি চাইলে এটা পরিবর্তন করতে পারেন।
আপনার জিমেইল অ্যাপে, উপরের বামদিকে হ্যামবার্গার মেনু (hamburger menu) এ ট্যাপ করুন, নিচে সেটিংস (Settings) খুঁজে পান, সেটাতে ট্যাপ করুন এবং "General Settings" সিলেক্ট করুন। সেখান থেকে "Swipe actions" বেছে নিন।
এখান থেকে আপনি আপনার সোয়াইপগুলো নিচের অ্যাকশনগুলোর সাথে জোড়া দিতে পারবেন: Archive, Delete, "Mark as read/unread", "Move to" এবং "Snooze"। আপনার দরকার অনুযায়ী যেকোনো অপশন সিলেক্ট করুন।
৭. অকস্মাত কর্ম প্রতিবন্ধক (Prevent Accidental Actions)
এটা প্রায় সবারই সাথে একটা সময় হয়—ইমেল পাঠানোর আগেই পাঠিয়ে দেওয়া বা невগানোে কোনো ইমেল ডিলিট করে ফেলা। خوشখবর হলো জিমেইল এই ছোট ছোট ভুলগুলো রোধ করার উপায় দিয়েছে। এটা তাদের জন্য অত্যন্ত সহায়ক যাদের মাথা প্রায়শই মেঘে থাকে।
উপরে বর্ণিত পথ অনুসরণ করে "General Settings"-এ যান, তারপর "Action Confirmation" অপশনটি খুঁজে বের করুন এবং তিনটি অপশন থেকে যেকোনো একটা বেছে নিন: "Confirm before deleting", "Confirm before archiving", অথবা "Confirm before sending"।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি কোনো মেসেজ ডিলিট করতে চাইলে জিমেইল আপনাকে কনফার্ম করতে বলবে। মনে রাখবেন এই ট্রিকটি শুধু তখন কাজ করে যখন আপনি ক্লাসিক পদ্ধতিতে ইমেল ডিলিট করেন—অর্থাৎ এক এক করে ইমেল খুলে উপরের ডানদিকে ট্র্যাশ আইকনে প্রেস করেন। আশ্চর্য, সোয়াইপ করে ডিলিট করলে এই কনফার্মেশন আসে না। যদিও অ্যাকশন আনডু (undo) করার অপশন স্ক্রিনের নিচে সেটাকেই ডিলিট করার পর অবিলম্বে আসে, আপনি দ্রুত করলে ফিরিয়ে আনতে পারেন।
৮. নাজ (Nudges) বন্ধ করুন (Forget Nudges)
জিমেইলের একটি ফিচার হলো এটি اخর Получен ইমেলগুলোর জন্য আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মনে করিয়ে দেয় "Reply and follow up" বলে। কিন্তু অনেক ব্যবহারকারী এটাকে কম সহায়ক ও বিরক্তিকর পায়। আপনি যদি সেই শ্রেণিতে পড়েন, তবে জানতে পারেন এটা বন্ধ করা যায়।
এটা করতে আপনাকে জিমেইলের "Settings → Select your Google account → Nudges → Reply and follow up"-এ যেতে হবে। ফিচারটিতে ট্যাপ করুন এবং উভয় অপশন আনটিক (untick) করুন। এখন আপনি নিশ্চিন্ত থাকতে পারেন যে জিমেইল এর হালকা ধাক্কা (nudges) আর আপনাকে বিরক্ত করবে না।
৯. দ্রুত আউট-অফ-অফিস মেসেজ সেট করুন (Quickly Set Out-of-Office Message)
কয়েক দিনের ছুটি নেওয়ার পরিকল্পনা? টেক সাপোর্টে ফোন না করে জিমেইলে নিজের আউট-অফ-অফিস মেসেজ সেট করুন। এটা খুব সহজ। উপরে বর্ণিত পথ অনুসরণ করুন, কিন্তু "Vacation responder" খুঁজে বের করুন General-এর অধীনে।
অপশনটিতে ট্যাপ করুন এবং আপনার বিবরণ যোগ করা শুরু করুন, শুরু করুন যেন দিনগুলো থেকে যখন আপনি অনুপস্থিত থাকবেন। এছাড়া, আপনি একটি দ্রুত মেসেজ যোগ করতে পারেন যাতে লোকজন জানেন আপনি উক্ত সময়ে উপলব্ধ থাকবেন না এবং জরুরি হলে কে সাথে যোগাযোগ করবে। এটা অত্যন্ত সহজ!
আরো জিমেইল ফিচার আনলক করতে চান? আপনি ডেস্কটপ থেকে জিমেইল অ্যাক্সেস করার পদ্ধতি বা জিমেইল অফলাইন এনাবল ও ব্যবহার করার পদ্ধতি জানতে আগ্রহী হতে পারেন।
