এক্সেলে কাজ করার সময় আপনি এমন পরিস্থিতি মোকাবিলা করতে পারেন যেখানে এক্সটার্নাল রেফারেন্সের লিংক ব্রেক করতে পারছেন না। এটি কষ্টদায়ক, বিশেষ করে যদি আপনি আপনার ডেটা সোর্স আপডেট করতে চান বা সোর্স ফাইল শেয়ার না করেই ওয়ার্কবুক শেয়ার করতে চান।
চিন্তা করবেন না, সেই জিদ्दी লিংকগুলো ব্রেক করে আপনার এক্সেল ডেটা মুক্ত করতে এবং ওয়ার্কবুককে স্বাধীন बनाने কিছু ফিক্স আছে। আপনি যদি মাইক্রোসফট এক্সেলে লিংক ব্রেক করতে না পারেন, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
এক্সেলে লিংক ব্রেক করার উপায় (এবং কেন এটি কাজ করে না)
ফিক্সগুলোতে যাওয়ার আগে, বুঝে নিই কেন ব্রেক লিংক কাজ নাও করতে পারে। আপনি যখন অন্য ওয়ার্কবুক বা ওয়ার্কশিট থেকে ডেটা লিংক করেন, এক্সেল একটি কানেকশন তৈরি করে যা ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করতে দেয়। কিন্তু কখনো কখনো আপনি এই কানেকশন ভাঙতে চান এবং শুধু বর্তমান মানগুলো আপনার ওয়ার্কবুকে রাখতে চান।
এটি করতে Data ট্যাবে Edit Links অপশন ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনার ওয়ার্কবুকে লিংক করা এক্সটার্নাল রেফারেন্সের তালিকা দেখাবে। আপনি যে লিংকটি ব্রেক করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন এবং Break Link চাপুন। এটি লিংক ব্যবহার করা ফর্মুলাগুলো বর্তমান মানের সাথে রিপ্লেস করবে।
তবে, কখনো কখনো এই কমান্ড কাজ না করতে পারে বা সব লিংক দেখাতে পারে না। এর কারণ হতে পারে:
- লিংকটি একটি প্রোটেক্টেড শিট বা ওয়ার্কবুকে ব্যবহৃত।
- একটি নেমড রেঞ্জ বা ডিফাইনড নেম প্রোটেক্টেড এক্সটার্নাল লিংক ব্যবহার করছে।
- একটি চার্ট বা চার্ট এলিমেন্টে প্রোটেক্টেড এক্সটার্নাল লিংক আছে।
- লিংকটি একটি ডেটা ভ্যালিডেশন রুল বা কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুলে ব্যবহৃত।
- লিংকটি ভিন্ন ফাইল টাইপে তৈরি বা এক্সেলের পুরানো (বা নতুন) ভার্সনে তৈরি, যা কম্প্যাটিবিলিটি সমস্যা সৃষ্টি করছে।
যদি এই কোনো পরিস্থিতি আপনার ওয়ার্কবুকে প্রযোজ্য হয়, তবে নিচে বর্ণিত মেথডগুলো ট্রাই করে লিংক ব্রেক করার চেষ্টা করুন।
এক্সেল শিট আনপ্রোটেক্ট করার উপায়
সর্বসহজ ফিক্স হচ্ছে লিংক ধারণকারী শিট বা ওয়ার্কবুক আনপ্রোটেক্ট করা। এটি আপনাকে কোনো বাধা ছাড়া লিংক এডিট বা ডিলিট করতে দেবে।
শিট আনপ্রোটেক্ট করতে, শিট ট্যাবে রাইট-ক্লিক করুন এবং Unprotect Sheet নির্বাচন করুন। প্রম্পট হলে পাসওয়ার্ড দিন এবং OK চাপুন। এক্সটার্নাল লিংক ধারণকারী অন্যান্য শিটের জন্যও একই কাজ दुহরান।
পুরো ওয়ার্কবুক আনপ্রোটেক্ট করতে, File > Info-এ যান। তারপর Protect Workbook > Protect Workbook Structure, তারপর Protect Workbook > Encrypt with Password চাপুন। উভয় অপশনে পাসওয়ার্ড ডিলিট করুন (প্রম্পট হলে) এবং OK চাপুন।
শেষে Save চাপুন, তারপর ওয়ার্কবুক বন্ধ করে পুনরায় খুলুন (পাসওয়ার্ড রিমুভ হয়েছে কিনা চেক করার জন্য)।
শিট বা ওয়ার্কবুক আনপ্রোটেক্ট করার পর, Data > Edit Links মেনু আবার খুলুন দেখতে Break Link অপশন গ্রে-আউট আছে কিনা। যদি না থাকে, তবে বাকি এক্সটার্নাল লিংকগুলো সরাতে এটি ব্যবহার করুন।
নেমড রেঞ্জ ডিলিট করার উপায়
আরেকটি সম্ভাব্য ফিক্স হচ্ছে এক্সটার্নাল রেফারেন্স ব্যবহারকারী নেমড রেঞ্জ বা ডিফাইনড নেম ডিলিট করা। নেমড রেঞ্জ হচ্ছে একটি গ্রুপ সেল যাকে একটি নাম দেওয়া হয়েছে। ডিফাইনড নেম হচ্ছে একটি ফর্মুলা যাকে একটি নাম দেওয়া হয়েছে। আপনি সেল রেফারেন্সের বদলে এই নামগুলো ফর্মুলায় ব্যবহার করতে পারেন।
নেমড রেঞ্জ বা ডিফাইনড নেম ডিলিট করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- রিবন থেকে Formulas > Name Manager চাপুন।
- Name Manager মেনু বক্সে, যেকোনো এক্সটার্নাল রেফারেন্স সিলেক্ট করুন।
- Delete চাপুন এবং কনফর্ম করুন।
এक्सটার্নাল রেফারেন্স ব্যবহারকারী অন্যান্য নামগুলোর জন্যও একই কাজ दुহরান। xog করা হলে, Data > Edit Links চাপুন এবং চেক করুন বাকি এক্সটার্নাল লিংকগুলো ব্রেক করা যাচ্ছে কিনা।
এক্সেল চার্ট থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরানো
আপনার তৈরি এক্সেল চার্ট থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরানো আরেকটি সম্ভাব্য ফিক্স। একটি চার্ট বা চার্ট এলিমেন্ট এক্সটার্নাল রেফারেন্সকে তার সোর্স ডেটা বা ফরম্যাটিং অপশন হিসেবে ব্যবহার করতে পারে।
আপনাকে প্রথমে ডেটা সেট আপ করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি অন্য শিট থেকে এক্সটার্নাল ডেটা ব্যবহার করছেন, তবে লিংক ব্রেক করতে হলে ডেটা আপনার বর্তমান শিটে সরিয়ে বা কপি করে আনতে হবে।
এক্সেল চার্ট বা চার্ট এলিমেন্ট থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরাতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- এক্সটার্নাল রেফারেন্স ব্যবহারকারী চার্ট বা চার্ট এলিমেন্ট সিলেক্ট করুন।
- Chart Design > Select Data চাপুন।
- Select Data Source মেনুতে, Legend Entries (Series) বা Horizontal (Category) Axis Labels-এর অধীনে Edit চাপুন।
- Edit Series বা Axis Labels বক্সে, Series name বা Axis label range কে আপনার ওয়ার্কবুকের ভিতরের একটি সেল রেফারেন্সে পরিবর্তন করুন যা এক্সটার্নাল নয়।
- OK চাপুন এবং ডায়লগ বক্সগুলো বন্ধ করুন।
এক্সটার্নাল রেফারেন্স ব্যবহারকারী অন্যান্য চার্ট বা চার্ট এলিমেন্টের জন্যও একই ধাপগুলো दुহরান। চার্ট থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরানোর পর, Data > Edit Links চাপুন দেখতে পাবেন বাকি লিংকগুলো ব্রেক করা যাচ্ছে কিনা।
এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন রুল থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরানো
আপনাকে ডেটা ভ্যালিডেশন রুল চেক করে এক্সটার্নাল লিংক সরাতে হতে পারে। একটি ডেটা ভ্যালিডেশন রুল এক্সটার্নাল রেফারেন্সকে তার সোর্স ডেটা বা κριটেরিয়া হিসেবে ব্যবহার করতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট হতে পারে যা অন্য ওয়ার্কবুকের একটি নেমড রেঞ্জের ওপর নির্ভরশীল, বা একটি রুল যা অন্য ওয়ার্কশিটের মান অনুযায়ী মান রস্ট্রিক্ট করে। ডেটা ভ্যালিডেশন রুল থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরাতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- এক্সটার্নাল রেফারেন্সযুক্ত ডেটা ভ্যালিডেশন রুল ব্যবহারকারী সেল বা সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
- Data > Data Validation চাপুন।
- Data Validation মেনুতে Settings সিলেক্ট করুন।
- Allow বক্সে Any value নির্বাচন করুন।
- OK চাপুন পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে।
অন্যান্য এক্সটার্নাল লিংকগুলো জন্যও একই কাজ করুন, তারপর Data > Edit Links > Break Link চাপুন চেক করুন যে আপনি সেগুলো রিমুভ করতে পারছেন কিনা।
এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরানো
আরেকটি সম্ভাব্য ফিক্স হচ্ছে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরানো। একটি কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল এক্সটার্নাল রেফারেন্সকে তার সোর্স ডেটা বা κριটেরিয়া হিসেবে ব্যবহার করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার একটি রুল হতে পারে যা অন্য ওয়ার্কবুক বা ওয়ার্কশিটের মান অনুযায়ী সেলের রঙ পরিবর্তন করে।
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরাতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- এক্সটার্নাল রেফারেন্সযুক্ত কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল ব্যবহারকারী সেল বা সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
- Home > Conditional Formatting > Manage Rules চাপুন।
- Conditional Formatting Rules Manager মেনুতে Edit চাপুন।
- Edit Formatting Rule বক্সে, Formula বা Source কে আপনার ওয়ার্কবুকের ভিতরের একটি ভ্যালু বা রেঞ্জে পরিবর্তন করুন।
- OK চাপুন এবং বক্সগুলো বন্ধ করুন, তারপর অন্যান্য সেল রেঞ্জের জন্যও একই কাজ করুন।
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরানোর পর, Data > Edit Links > Break Link চাপুন লিংকগুলো সম্পূর্ণরূপে সরাতে।
ম্যানুয়ালি এক্সেল থেকে এক্সটার্নাল লিংক সরানো
এখনও সমস্যা হচ্ছে? আপনার এক্সেল ফাইল থেকে এক্সটার্নাল লিংক ম্যানুয়ালি সরানোর একটি দ্রুত উপায় হচ্ছে আপনার এক্সেল ফাইলকে অস্থায়ীভাবে জিপ ফাইলে কনভার্ট করা। আপনি ফাইল এক্সপ্লোরারে ফাইল এক্সটেনশন রিনেম করে এটি করতে পারেন, কিন্তু শুধু যদি ফাইলটি এনক্রিপ্টেড না হয় যাতে এক্সেল ডেটা দেখা যায় কিন্তু এডিট করা যায় না।
এক্সটেনশন পরিবর্তন করার পর, আপনি কন্টেন্ট এক্সট্রাক্ট করতে পারেন এবং জিপ ফাইল থেকে একটি হিডেন ফোল্ডার (externalLinks নামে) ডিলিট করতে পারেন। এই ফোল্ডারটি আপনার ওয়ার্কবুকের এক্সটার্নাল রেফারেন্সের তথ্য সংরক্ষণ করে। xog হলে, আপনি আবার ফাইল কম্প্রেস করে আসল এক্সেল ফাইল টাইপে ফিরিয়ে আনতে পারেন।
শুরু করার আগে, আপনার এক্সেল ফাইলের একটি কপি বানাতে ভুলবেন না। আপনার মূল ফাইল দিয়ে এটি করবেন না, যেন ফাইল করাপ্ট হলেও সমস্যা না হয়।
- কপি করা ফাইলটি ফাইল এক্সপ্লোরারে file.xls বা file.xlsx থেকে file.zip-এ রিনেম করুন। xog হলে, জিপ ফাইলের কন্টেন্ট একটি নতুন ফোল্ডারে এক্সট্রাক্ট করুন।
- নতুন ফোল্ডার খুলুন এবং xl ফোল্ডারের ভিতরে externalLinks ফোল্ডারটি ডিলিট করুন। ফাইল এক্সপ্লোরারে কাজ না করলে, 7-Zip-এর মতো বিকল্প ব্যবহার করে দেখুন।
- অন্য সব ফাইল ও ফোল্ডার সিলেক্ট করুন (Ctrl+A), রাইট-ক্লিক করুন, এবং কন্টেক্সট মেনু থেকে Compress to Zip folder নির্বাচন করুন।
- জিপ ফাইলটি আপনার মূল .xls বা .xlsx এক্সটেনশন দিয়ে রিনেম করুন।
জিপ ফাইলটি রিনেম করার পর, এক্সেলে খুলুন এবং চেক করুন এটি এখনও কাজ করছে কিনা। Edit Links মেনু খুলে চেক করুন লিংকগুলো রিমুভ হয়েছে কিনা—যদি না হয়, তবে এখন আপনাকে সেগুলো রিমুভ করতে পারা উচিত।
আপনার এক্সেল ডেটা ম্যানেজ করা
উপরোক্ত ধাপগুলো ব্যবহার করে, আপনি দ্রুত আপনার মাইক্রোসফট এক্সেল ওয়ার্কবুকে এক্সটার্নাল লিংক ব্রেক করার উপায় খুঁজে পেতে পারেন। আপনি আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকের ডেটা মার্জ করে একটি নতুন ফাইলে নিয়ে আসতে পারেন যাতে এক্সটার্নাল লিংক নেই। অথবা, আপনি আপনার ফাইল ভিন্ন এক্সেল ফাইল টাইপে সেভ করতে পারেন, যেমন XLS থেকে XLSX (বা এর বিপরীতে)।
সমস্যা সৃষ্টিকারী ডেটা খুঁজে পেতে সমস্যা হচ্ছে? এক্সেলের সার্চ ফাংশনালিটি ব্যবহার করে আপনি সাহায্য পেতে পারেন।
