Google Drive Desktop-এ ৫টি উপায় যা আপনাকে বেশি প্রোডাক্টিভ করবে

Google Drive নিজে এক একটি অত্যন্ত উপযোগী সার্ভিস, কিন্তু এর ডেস্কটপ কম্পোনেন্টের শক্তি যোগ করলে আপনি অনেক অধিক প্রোডাক্টিভ হবেন।

ডেস্কটপ কম্পিউটার ব্যবহার করলে Google Drive ডেস্কটপ কম্পোনেন্ট ইনস্টল না করার কোনো কারণ নেই। এখনো কনভিন্সড নন? আমাদের মতে Google Drive Desktop দিয়ে চান্স দিতে হবে সেই ৫টি কারণ।

Google Drive "Desktop" কী?

আসলে "Google Drive Desktop" নামে কোনো স্পেসিফিক প্রোডাক্ট নেই। বরং আপনার কম্পিউটারে Google Drive ইন্টারনেট ছাড়া কাজ করার چندটি পদ্ধতি রয়েছে।

প্রথম: Google Docs Offline Extension for Chrome। এই অফিসিয়াল Google এক্সটেনশন একবার এক্টিভেট করলে আপনি ইন্টারনেট থাকুক বা নাই—Google Drive ডকুমেন্টে কাজ করতে পারবেন। এটি অতি অপরিহার্য ফিচার, অবশ্যই এনাবল করুন।

দ্বিতীয় অংশ: Google Backup and Sync। এটি কieval ফোল্ডার (ফটো, ভিডিও ইত্যাদি) কপি করে অটোমেটিক্যালি Google Drive-এ সিঙ্ক করে। আপনার কম্পিউটারে Dropbox-স্টাইল একটি ফোল্ডার তৈরি করে যেখানে Google Drive কন্টেন্ট সিঙ্ক হয়। সেই ফোল্ডারে যেকোনো কিছু কপি করলে সেটা ক্লাউডে সিঙ্ক হয়ে যাবে!

এখন Google Drive ডেস্কটপে আনার পদ্ধতি জানলাম, দেখি কীভাবে এটি আপনাকে বেশি প্রোডাক্টিভ করবে।

ইন্টারনেট ডাউন থাকলেও কাজ চালু রাখুন

ক্লাউড-ভিত্তিক প্রোডাক্টিভিটি স্যুট একাধিক ডিভাইস থেকে এবং রিমোট কোলিগের সাথে কাজ করার এই বিশ্বে অত্যন্ত উপযোগী। কিন্তু ইন্টারনেট যেকোনো কারণে ডাউন হলে আপনার কাজে অ্যাক্সেস হারিয়ে যান! হোমে ইন্টারনেট লস কম হলে মোবাইল ইন্টারনেট ইউজারদের জন্য এটি ঘন ঘন সমস্যা।

যারা ঘুরে ফিরে কাজ করেন তাদের জন্য বড় ইস্যু। বিমানে WiFi ব্যবহার করা যায় না। ট্রেন বা সাবওয়েতে রিসেপশন নাও থাকতে পারে। বিদেশে কিছুদিন ইন্টারনেট নাও থাকতে পারে। সব সময় ওয়ার্ক ফাইল উপলব্ধ রাখা প্রোডাক্টিভ থাকতে অতिआবশ্যক।

বড় ফাইল শেয়ারিং সহজ

ব্রডব্যান্ড যুগেও অধিকাংশ ইমেইল সার্ভিসে ফাইল অ্যাটাচমেন্টের সাইজ লিমিট খুব সীমিত। হাই-কোয়ালিটি ইমেজ, অডিও, বা অন্যান্য বড় মিডিয়া শেয়ার করার সময় সমস্যা হয়।

সিঙ্কড Google Drive ফোল্ডার কম্পিউটারে থাকলে বড় ফাইল সহজে শেয়ার করা যায়—সिर्फ ডেজিগনেটেড ফোল্ডারে স্টোর করুন। যাদের পারমিশন দিয়েছেন তারা তাদের কম্পিউটারে সিঙ্ক করতে পারবে বা ক্লাউড থেকে এক্সেস করতে পারবে। বাকি Google Drive হ্যান্ডেল করবে।

ব্যাকআপ স্টোর করলে বিজনেসে থাকবেন

Backup and Sync ব্যবহার করলে আপনার লোকাল ফোল্ডারে যেকোনো কিছু সেভ করে সিঙ্ক করা যায় (স্টোরেজ যথেষ্ট থাকলে)। যেকোনো টাইপের ফাইলই হোক।

উদাহরণ: হার্ড ড্রাইভ ব্যাকআপ ইমেজ সিঙ্ক করা যায়—ব্যাকআপ সফটওয়্যারকে সিঙ্কড ফোল্ডার টার্গেট করাতে হবে। প্রতিটি Windows বা macOS কম্পিউটারে কোন ফোল্ডার সিঙ্ক হবে সেটা স্পেসিফাই করা যায়, তাই অপ্রাসঙ্গিক ফাইল প্রতিটি মেশিনে থাকবে না। কম্পিউটার চুরি হলে বা হার্ড ড্রাইভ 와ইপ হলে আপনার ডেটা ফিরে পাওয়া যাবে।

কলাবোরেশন ডেড ইজি

কেউ দ্বীপ নয়, আজকাল অধিকাংশ কাজ (রিমোট বা অন্যথা) টিম হিসেবে হয়। Google Drive এবং সাব-কম্পোনেন্ট Google Docs দলিলে ডকুমেন্টে একসাথে কাজ করা সিমলেস। ডকুমেন্টে কমেন্ট করা, সিঙ্ক বা কানেক্ট হলে লেটেস্ট ভার্সন দেখা, টাস্ক অসাইন করা—সব সম্ভব।

Google Drive-র রবাস্ট শেয়ারিং সেটিংস রয়েছে—আপনি এবং কো-ওয়ার্কাররা শুধু যাদের অ্যাক্সেস দরকার সেটাই শেয়ার করতে পারেন।

ডকুমেন্ট স্ক্যান ও আর্কাইভ টিম হিসেবে

পেপারলেস অফিস এখনো স্বপ্ন—অর্থাৎ পেপার ডকুমেন্ট ডিজিটাইজ করতে হয়। Google টেকনোলজি দিয়ে টিমে পেপার ডকুমেন্ট ডিজিটাইজ করার কুল উপায় রয়েছে।

Google Drive মোবাইল অ্যাপে বিল্ট-ইন ডকুমেন্ট স্ক্যানার রয়েছে। টিমের প্রতিটি মেম্বারের কাছে স্মার্টফোন, Google Drive অ্যাপ, এবং একটি শেয়ার্ড Google Drive ফোল্ডার অ্যাক্সেস থাকলেই হবে। তারা ফিল্ডে ডকুমেন্ট স্ক্যান করে সেই ফোল্ডারে সেভ করবে।

যদি সেই ফোল্ডার কম্পিউটারে সিঙ্কড থাকে, তবে সকল স্ক্যানড ডেটা অটোমেটিক্যালি সেই মেশিনে ডাউনলোড ও জমা হবে। আপনার যেকোনো উদ্দেশ্যে ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত।

Google One দিয়ে স্টোরেজ আপগ্রেড

উপরের সব প্রোডাক্টিভিটি ট্রিক ফ্রি ব্যবহার করা যায়, কিন্তু স্ট্যান্ডার্ড Google Drive একাউন্টে ১৫GB স্টোরেজ। স্টোরেজ পুল Google Drive এবং Gmail-এ শেয়ার্ড। তাই Google Drive ডেস্কটপ থেকে প্রোডাক্টিভিটি বাস্ট পাওয়ার সবচেয়ে ইম্প্যাক্টফুল উপায়: Google One দিয়ে টোটাল স্টোরেজ আপগ্রেড।

এটি কিছু টাকা খরচ করবে, কিন্তু আসলেই সবচেয়ে সাশ্রয়ী ক্লাউড স্টোরেজের একটি। $১.৯৯/মাসে ১০০GB অ্যাডিশনাল থেকে $২৯৯.৯৯/মাসে ৩০TB পর্যন্ত।

এটি অনেক সম্ভাবনার দরওয়াজা খুলে দেয়: ইজি লার্জ ব্যাকআপ, টিম-ভিত্তিক প্রজেক্ট যাদের ফাস্ট, রিলায়েবল ক্লাউড স্টোরেজ দরকার। Google Drive-র মতো ক্লাউড টুলে শিফট করা এবং ডেস্কটপ সিস্টেমের সাথে ইন্টিগ্রেট করা প্রোডাক্টিভিটি বোনানজা—আপনি যদি আউট-অফ-দ-বক্স চিন্তা করতে ইচ্ছুক হন।