অনেক গুগল শিটস ব্যবহারকারী সহজ কাজের জন্য অতিরিক্ত সময় ব্যয় করেন। এর মূল কারণ হলো তারা গুগল শিটসের সবচেয়ে কার্যকর কিছু ফর্মুলা সম্পর্কে জানেন না। ফর্মুলাগুলো আপনার জীবন সহজ করতে, প্রক্রিয়াটি দ্রুত করতে এবং মানব ত্রুটি দূর করতে সাহায্য করে।
ফর্মুলা সেট আপ করা
গুগল শিটসে ফর্মুলা ব্যবহার করা খুব সহজ। একটি টেক্সট বক্সে শুধু "=" টাইপ করুন এবং তারপর আপনি যে ফর্মুলাটি ব্যবহার করতে চান সেটি লিখুন। আপনি ফর্মুলা লিখার সাথে সাথে একটি ছোট প্রশ্নচিহ্ন বক্স পপ আপ হবে। সেই বক্সটি সিলেক্ট করলে আপনি সেটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তার বিস্তারিত জানতে পারবেন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আমরা "=add(" টাইপ করি, তবে আমরা এই ফাংশনটি কীভাবে ব্যবহার করবেন সেটি সম্পর্কে আরও জানতে পারি। শিটস আমাদের বলে যে এটি দুটি সংখ্যার যোগফল ফেরত দেয় এবং এটিকে ফরম্যাট করতে পারেন্টেসিসের ভিতরে ভ্যালু ১, একটি কমা, তারপর ভ্যালু ২ যোগ করে।
অর্থাৎ "=add(1,3)" টাইপ করলে ১+৩ এর উত্তর ফেরত দেবে।
"১" এবং "৩" টাইপ করার পরিবর্তে আমরা শিটসে সেলগুলোকে রেফার ও করতে পারি। সেলের নাম যোগ করে (কলাম এবং রো দ্বারা চিহ্নিত), শিটস স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই সেলগুলোর জন্য ফর্মুলাটি সম্পাদন করবে।
সেজন্য, যদি আমরা "=add(B3,C3)" টাইপ করি, তবে B3 এবং C3 সেলের মানগুলো যোগ হবে। একই উত্তর পাবো।
নিচের সেকশনগুলোর অধিকাংশ ফর্মুলার জন্য এই পদ্ধতিটি কাজ করে।
সময় বাঁচাতে গুগল শিটসে ১০ উপকারী ফর্মুলা
নিচে গুগল শিটসে সময় বাঁচাতে ১০টি সবচেয়ে উপকারী ফর্মুলা দেওয়া হলো। গুগল শিটসে আরও অনেক লুকানো ফর্মুলা আছে যা আপনাকে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু এগুলো হলো যেগুলো একজন সাধারণ ব্যবহারকারী ব্যবহার করতে পারে এবং লাভ उठাতে পারে।
১. TODAY() ফাংশন দিয়ে ক্যালেন্ডার ছাড়াও দিন জানুন
প্রায় প্রতিদিনই আমরা নিজেদের থেকে পুঁছি "আজ তারিখ কত?" শিটসে এটি আরও বড় সমস্যা হয়ে ওঠে — ডেডলাইন ট্র্যাক করা এবং তারিখ গুনতে গুনতে কমাতে হলে প্রতিদিন আপডেট করতে হয়। সেটি যদি TODAY() ফাংশন ব্যবহার না করা হয়।
এটি একটি সেলে দিলে আপনি আজকের তারিখ পাবেন। এটি প্রতিদিন আপডেট হয় এবং আপনার কোনো কিছু করতে হয় না।
এক্সেলে বিল্ট-ইন ডেট এবং টাইম ফর্মুলার একটি ব্যাপক রেঞ্জ রয়েছে। এটি দুটি তারিখের পার্থক্য খুঁজে বের করা সহজ করে দেয়। TODAY() ফাংশন দিয়ে আপনি একটি liên tục পরিবর্তনশীল দ্বিতীয় ভেরিয়েবল পেতে পারেন।
২. COUNTIF() দিয়ে শর্তসাপেক্ষ কাউন্টিং সহজ করুন
শিটস আপনাকে "কন্ডিশনাল কাউন্টিং" নামে একটি প্রোগ্রামিং করার সুযোগ দেয়। এটি হলো শুধু সেই আইটেমটি কাউন্ট করা যা নির্দিষ্ট কৃত্রিমের মধ্যে পড়ে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি জানতে চান আপনার সার্ভে পার্টিসিপ্যানদের মধ্যে কতজন দুই বা তার অধিক গাড়ির মালিক, তবে COUNTIF() স্টেটমেন্ট ব্যবহার করতে পারেন।
শর্ত হবে দুই বা তার বেশি মান।
এই ফর্মুলা ছাড়া আপনাকে ম্যানুয়ালি ডেটা স্ক্যান করে আপনার খুঁজে বের করতে হতো।
এছাড়া এই ছরণে আরও IF ফাংশন রয়েছে যেগুলো আপনি ব্যবহার করতে পারেন যেমন SUMIF, AVERAGEIF, ইত্যাদি।
৩. SUM() দিয়ে সেলগুলো যোগ করুন
আমাদের প্রিয় ফাংশনগুলোর একটি হলো SUM() ফাংশন। এটি নির্বাচিত রেঞ্জের সব পরিমাণ যোগ করে দেয়। যোগফল মানে কয়েকটি সংখ্যা একসাথে যোগ করা। উদাহরণস্বরূপ, ২, ৩, এবং ৪ এর যোগফল ৯।
আপনি SUM() ব্যবহার করে একটি পুরো কলাম যোগ করতে পারেন।
আপনি নতুন সারিগুলো যোগ করতে থাকলে, SUM() ফাংশনটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে এবং নতুন আইটেমটি যোগ করবে। এটি পজিটিভ, নেগেটিভ, বা শূন্য মানযুক্ত সংখ্যার জন্য ব্যবহার করা যায়।
দ্রুত বাজেট বানাতে চান? SUM() আপনার সেরা বন্ধু হবে।
৪. CONCATENATE() দিয়ে টেক্সট একসাথে যোগ করুন
আপনি যদি টেক্সটের স্ট্রিংগুলো একসাথে যোগ করতে চান, তবে সাধারণ যোগ ব্যবহার করে পারবেন না। আপনাকে কনক্যাটেনেশন নামক একটি প্রোগ্রামিং টার্ম ব্যবহার করতে হবে। এই টার্মটি টেক্সট একসাথে যোগ করার ধারণাকে বোঝায়।
আপনি একাধিক আলাদা সেল একসাথে কনক্যাটেনেট করে একটি সেল তৈরি করতে পারেন যাতে সকল টেক্সট থাকে। CONCATENATE() ব্যবহার করা এই প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পাদনের পদ্ধতি।
এই ফর্মুলা ছাড়া আপনাকে টেক্সট আলাদা আলাদা কপি-পেস্ট করে একটি সেলে আনা হতো। একাধিক সারিবদ্ধ ফাইল থাকলে এই প্রক্রিয়া অনেক সময় নেয়।
লোকদের প্রথম এবং শেষ নাম একসাথে যোগ করতে বা ব্যক্তিগত মেসেজ তৈরি করতে এই ফর্মুলাটি খুব উপকারী।
৫. TRIM() দিয়ে অপ্রয়োজনিয় অতিরিক্ত স্পেস সরান
যখন অন্য উৎস থেকে টেক্সট ব্লক কপি-পেস্ট করা হয়, ফরম্যাটিং একে নাইটমেयर হয়ে যায়। অনেক সময় অবাঞ্ছিত স্পেস থাকে যা সার্বিক ফরম্যাট বიგাড়ে দেয়।
আপনি বা তো প্রতিটি স্পেস ম্যানুয়ালি ডিলিট করতে পারেন, অথবা গুগল শিটসে TRIM() কমান্ড ব্যবহার করতে পারেন। এই কমান্ডটি একটি মেসেজের স্পেসের সংখ্যা কমানো এবং শব্দগুলোর মধ্যে শুধু একটি স্পেস রেখে দেয়।
এটি যেসব শিটস ব্যবহারকারীদের লেখা রেসপন্স গ্রহণের জন্য সেট আপ করা থাকে সেগুলোতেও সাহায্যকারী। এটি অকস্মাত ডবল-স্পেসিং-এর মানব ত্রুটি দূর করে এবং একটি খুব ক্লিন ডকুমেন্ট দেয়।
৬. TEXT() দিয়ে মানগুলো অন্যান্য ফরম্যাটে রূপান্তর করুন
গুগল শিটসে বড় সমস্যার একটি হলো সেলে ডালা মানগুলো রি-ফরম্যাট করা। শিটস অনুমান করে আপনি কোন ফরম্যাট চান, কিন্তু আপনাকে পুরো সেকশনের সেলগুলো পরিবর্তন করতে হতে পারে।
বিকল্পভাবে, আপনি TEXT() ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন। এই ফর্মুলাটি জেনারেল টেক্সট, শব্দের স্ট্রিং, মান, ডলার পরিমাণ, পারসেন্টেজ, তারিখ, এবং অন্যান্য অনেক অপশন থেকে ফরম্যাট পরিবর্তন করবে।
যদি আপনি ডলার ভ্যালুতে রূপান্তর করতে চান এমন ডেটার একটি চাঙ্ক কপি-পেস্ট করেন, তবে এই ফর্মুলা দিয়ে সেটি করতে পারেন। আপনি মানদণ্ডের দশমিকের সংখ্যাও পরিবর্তন করতে পারেন।
৭. GOOGLETRANSLATE() দিয়ে বিল্ট-ইন অনুবাদ
শিটস আপনার অনুবাদও দ্রুত করতে পারে। আপনার কাছে একটি কলামে যেসব ফ্রেজ আপনি জানেন সেগুলো থাকলে, আপনি একাধিক কলামে ভিন্ন ভিন্ন ভাষায় অনুবাদ করা ফ্রেজ তৈরি করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আমরা কমন ফ্রেজগুলো ইংরেজি থেকে স্পেনিশ, ফ্রেঞ্চ, এবং জাপানি ভাষায় একটি ডকুমেন্টে অনুবাদ করতে পারি। এটি একটি আন্তর্জাতিক টিমকে একই ডকুমেন্ট বুঝতে সাহায্য করে।
এই ফর্মুলাটি গুগলের অনুবাদ সেবার सौজন্যে। আপনি কোনো টেক্সট কী ভাষায় সেটি জানতে এই ফর্মুলা ব্যবহার করতে পারেন শিটসে কপি-পেস্ট করে।
সোর্স ল্যাঙ্গুয়েজ "auto" রেখে দিতে পারেন, এবং শিটস স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভাষা নির্ধারণ করবে, তারপর আপনার বোঝা ভাষায় অনুবাদ করবে।
৮. SORT() দিয়ে দ্রুত ডেটা সাজান
সাজানো ডেটার তালিকা রক্ষা করা একটি মাথাব্যাথা। নতুন ডেটা ইনপুট হলে বা ডেটা পরিবর্তন হলে আপনার হাত দিয়ে সাজানো তালিকা গুলো হাঝ Goes।
প্রতিবার ডেটা ইনসার্ট হলে ম্যানুয়ালি সাজানোর পরিবর্তে আপনি বিল্ট-ইন SORT() কমান্ড ব্যবহার করতে পারেন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে आरোহী বা অবরোহী মানগুলোর তালিকা তৈরি করে।
চালানোর পর এটি নিজস্ব সারি বা কলামে সাজানো তালিকা কম্পাইল করে। আপনি তারপর আপনার শিটে további ধাপ নেওয়ার জন্য এই রেঞ্জ ব্যবহার করতে পারেন।
৯. TRANSPOSE() দিয়ে সারি এবং কলাম বদলান
আপনি কি প্রথম শিট বানানোর সময় ভুলবশত সারি এবং কলাম বদলিয়ে ফেলেছেন? অথবা কোনো ক্লায়েন্ট আপনাকে ডেটা পাঠিয়েছে যা আপনি আপনার ডকুমেন্টে যোগ করতে চান, কিন্তু সারি এবং কলাম বদলাতে হবে।
যে কোনো কারণ হোক, আপনি TRANSPOSE() কমান্ড ব্যবহার করতে পারেন।
এটি কীভাবে কাজ করে: সারি এবং কলামগুলো উল্টে পल্টে দেওয়া হয়। টেবিলের সংশ্লিষ্ট ডেটা ও পরিবর্তন হয় যাতে ফ্লিপের পর সঠিক জায়গায় থাকে।
পুরানো ডেটা পরিবর্তন হলে, ট্রান্সপোজ করা টেবিলও আপডেট ও পরিবর্তন হয়।
১০. AVERAGE() দিয়ে দ্রুত গড় বের করুন
শিটসে AVERAGE() কমান্ড ব্যবহার করে আপনি একটি দেওয়া সংখ্যা সেটের গড় বের করতে পারেন। আপনি যদি মনে রাখতে না পারেন, গড় হলো সব সংখ্যা যোগ করে সংখ্যাগুলোর সংখ্যা দিয়ে ভাগ করা।
এটি একটি উপকারী ম্যাথ কমান্ড। AVERAGE() ফর্মুলা ছাড়া আপনাকে কাগজ ও ক্যালকুলেটর দিয়ে সমাধান করতে হতো।
শুধু আপনি যে সংখ্যাগুলোর গড় বের করতে চান সেই রেঞ্জটি সিলেক্ট করুন, বাকি শিটস করবে।
ফর্মুলা ব্যবহার করে গুগল শিটস দক্ষতা বাড়ান
এখন শিটস খুলুন এবং আপনি শিখে নেওয়া ১০টি উপকারী ফর্মুলা ট্রাই করুন। এগুলো আপনার সময় বাঁচাতে এবং জীবন সহজ করতে ডিজাইন করা হয়েছে। নিজে আপনার শিটসে চেষ্টা করুন এবং দেখুন কত সহজ।
আমাদের যেকোনো প্রিয় ফর্মুলা ছেড়ে দিয়েছি? কমেন্টে জানান।
