Google পত্রক কৌশল এবং হ্যাক সম্পর্কে আপনার জানা উচিত

Google পত্রক ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক ব্যবহারের জন্য তৈরি করা সেরা টুলগুলির মধ্যে একটি৷ এই সাধারণ সফ্টওয়্যারটি মেল মার্জিং, জটিল সূত্র এবং আরও অনেক কিছুর মতো বিভিন্ন পরিষেবা সরবরাহ করে৷ যতক্ষণ না আপনি প্রোগ্রামটির সমস্ত ইনস এবং আউট সম্পর্কে জানেন ততক্ষণ আপনি এই টুলটিকে সম্পূর্ণ পরিমাণে ব্যবহার করতে পারেন৷

গুগল শীট সবচেয়ে বহুমুখী প্রোগ্রামগুলির মধ্যে একটি। আপনি শুধুমাত্র প্রতি শীট তৈরির বাইরে যা করতে চান তা প্রায় সব করতে পারেন। গণনা এবং প্রতিবেদনগুলি অসংখ্য ফাইল মালিকদের দ্বারা তৈরি, ভাগ করা এবং সম্পাদনা করা যেতে পারে।

আপনি যদি বিশ্বের বিভিন্ন অঞ্চল জুড়ে ছড়িয়ে থাকা একটি দলের সাথে সহযোগিতা করছেন, Google স্প্রেডশীটগুলি যে কোনো সময়ে, খুব সহজেই অ্যাক্সেস করা এবং দেখা যেতে পারে৷ আপনি যখন Google স্প্রেডশীটের মতো একটি আকর্ষণীয় নতুন অ্যাপের মুখোমুখি হন, তখন আপনি এই অভিজ্ঞতা থেকে সবচেয়ে বেশি সুবিধা পেতে যতগুলি টিপস এবং কৌশল জানতে চান৷ অতএব, আপনি যত দ্রুত এই কৌশল এবং হ্যাকগুলি শিখবেন, আপনার অভিজ্ঞতা তত বেশি কার্যকর হবে৷

Google পত্রকগুলির কার্যকারিতার একটি বিস্তৃত অ্যারে রয়েছে এবং আপনি সেগুলি যেভাবে ব্যবহার করতে চান তা বিবেচনা না করেই প্রচুর পরিমাণে প্রযোজ্যতা রয়েছে৷ এগুলি শুরু করা সহজ, তবে, এই আশ্চর্যজনক অ্যাপ্লিকেশনটির আরও বৈশিষ্ট্য এবং ফাংশনগুলি শিখতে চালিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে আপনি ডেটার সাথে কাজ করার বিস্তৃত পরিসর রয়েছে৷

Google স্প্রেডশীটগুলি যে সমস্ত সুবিধা আনতে পারে তার মধ্যে, আপনি কীভাবে এটি আপনার সুবিধার জন্য ব্যবহার করবেন তা জানতে আগ্রহী হবেন৷ অন্যথায়, এটি আপনাকে এবং সামগ্রিকভাবে আপনার ব্যবসার জন্য আনতে পারে এমন সমস্ত দুর্দান্ত সুবিধাগুলি আপনি হারিয়ে ফেলতে চলেছেন৷

এখানে কিছু সেরা Google স্প্রেডশীট কৌশল রয়েছে এবং হ্যাকস যা আপনার জানা উচিত

1. একটি মন্তব্যের মাধ্যমে একটি ইমেল পাঠান৷

Google স্প্রেডশীটে, আপনি নির্দিষ্ট কক্ষ হাইলাইট করতে পারেন এবং এতে আপনার মন্তব্য সন্নিবেশ করতে পারেন। উপরন্তু, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই মন্তব্যের মাধ্যমে একটি ইমেল পাঠাতে পারেন।

Google স্প্রেডশীট এইভাবে আপনার সম্পূর্ণ দলের সাথে সহযোগিতার জন্য সেরা বৈশিষ্ট্যগুলির একটি অফার করেছে৷ এই স্বয়ংক্রিয় ইমেল বৈশিষ্ট্যের সাহায্যে, আপনি রিয়েল-টাইমে প্রাপককে আপডেট করতে পারবেন।

একটি মন্তব্যের মাধ্যমে একটি ইমেল পাঠাতে আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:৷

• আপনি যে কক্ষে একটি মন্তব্য যোগ করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন এবং মন্তব্য যোগ করুন বিকল্পটি নির্বাচন করুন৷
• কমেন্ট বক্স পপ আপ হলে, একটি প্লাস চিহ্ন (+) যোগ করুন তারপর প্রাপকের ইমেল ঠিকানা৷
• আপনি যখন আপনার মন্তব্য যোগ করেন, তখন প্রাপকও অবিলম্বে ইমেল পাবেন৷

2. একটি বিশেষ ক্রমে কোষগুলিকে দলবদ্ধ করুন

আপনি অনেক উপায়ে আপনার Google স্প্রেডশীটে কক্ষগুলিকে গোষ্ঠীবদ্ধ করতে পারেন৷ সাধারণত, এটি তৈরি স্প্রেডশীটের নির্দিষ্ট ফাংশন বা আপনার ব্যক্তিগত পছন্দের উপর নির্ভর করতে পারে। এখানে, আপনি প্রয়োগ করতে পারেন এমন একটি সেরা কৌশল হল ARRAYFORMULA().

জিনিসগুলিকে আরও সহজ করার জন্য, একটি অ্যারে মানগুলির একটি টেবিলকে বোঝায়। যখন আপনার ডেটাতে ARRAYFORMULA প্রয়োগ করা হয়, তখন আপনার ডেটাও একটি একক ব্যাচে প্রক্রিয়া করা হয়। এই সূত্রটি ব্যবহার করে, আপনি অবিলম্বে শুধুমাত্র একটি জায়গায় পরিবর্তন করতে পারেন, তারপর এই পরিবর্তনগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমগ্র ডেটা পরিসরে প্রয়োগ করা হয়৷

3. হিটম্যাপ তৈরি করুন

হিটম্যাপ হল সেই বৈশিষ্ট্য যা আপনাকে আপনার টেবিলের কিছু গুরুত্বপূর্ণ অংশে মনোযোগ আকর্ষণ করতে দেয়। বিশেষ করে যখন আপনি বড় ডেটা, বড় শীট এবং একাধিক টেবিলে কাজ করছেন, তখন পাঠকের জন্য আগ্রহের প্রধান ক্ষেত্রগুলিকে অবিলম্বে নির্দেশ করা খুব বিভ্রান্তিকর হতে চলেছে। শুধু হাইলাইট করার বাইরে, একটি হিটম্যাপ হল আপনার শীটে গুরুত্বের স্তর তৈরি করার সর্বোত্তম উপায়৷

উদাহরণস্বরূপ, হালকা লাল হাইলাইটগুলি কম গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের জন্য, মাঝের লাল হাইলাইটগুলি বেশ গুরুত্বপূর্ণ ডেটা, তবে, তীব্র লালটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য গঠন করে যা সবচেয়ে বেশি মনোযোগের প্রয়োজন হতে পারে৷

হিটম্যাপ তৈরি করতে, আপনি নিম্নলিখিত ধাপগুলির মাধ্যমে Google পত্রকগুলিতে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন:

• আপনি যে কক্ষগুলিতে বিন্যাস নিয়ম প্রয়োগ করতে চান তা নির্বাচন করুন
• ফরম্যাট ক্লিক করুন, তারপর শর্তসাপেক্ষ ফর্ম্যাটিং
• কালার স্কেল বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে একটি নিয়ম তৈরি করুন

4. পিভট টেবিল ব্যবহার করুন

Google স্প্রেডশীটে পিভট টেবিলগুলি কাজে আসে, বিশেষ করে যখন আপনি ডেটার একটি বড় সেট নিয়ে কাজ করছেন যা আপনি সংক্ষিপ্ত করতে চান৷

পিভট টেবিল বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে, আপনার দ্বি-মাত্রিক টেবিলটি পিভট করা যেতে পারে, যা আপনাকে আপনার টেবিলের তৃতীয় মাত্রা নিয়ে আসতে দেয়। এই ধরনের বৈশিষ্ট্য আপনাকে নিম্নলিখিত প্রশ্নের উত্তর দিতে সাহায্য করে:

• 2019 সালের চতুর্থ ত্রৈমাসিকে প্রতিটি দোকান বা শাখায় কত রকার বিক্রি হয়েছিল?
• কোন বিক্রয় প্রতিনিধি মে মাসের রাজস্বের ক্ষেত্রে সবচেয়ে বেশি অবদান রেখেছে?

এখন থেকে, পিভট টেবিল তৈরি করতে, আপনি এই ধাপগুলি অনুসরণ করতে পারেন:

• আপনি আপনার ডেটার জন্য ব্যবহার করতে চান এমন সমস্ত সেল হাইলাইট করুন
• শীর্ষ মেনুতে, ডেটাতে ক্লিক করুন, তারপরে পিভট টেবিল বিকল্পটি নির্বাচন করুন
• আপনার ইচ্ছামত একটি কাস্টমাইজড পিভট টেবিল তৈরি করুন

5. বিভিন্ন ফিল্টার প্রয়োগ করুন

হ্যাঁ, ফিল্টারগুলি আপনার Google স্প্রেডশীট নথিতেও প্রয়োগ করা যেতে পারে, এবং এই ফিল্টারগুলি যথাস্থানে রয়েছে, যাতে আপনি আপনার শীট থেকে ডেটার নির্দিষ্ট গোষ্ঠীগুলিকে আরও ভালভাবে বুঝতে এবং বিশ্লেষণ করতে পারেন৷

ফিল্টারগুলির সাহায্যে, এখন আপনি আপনার শীটগুলিতে শুধুমাত্র সারি বা কলামগুলি দেখতে সক্ষম হবেন যা বিশেষ আগ্রহের। এই কৌশলটি কাজে আসতে পারে, বিশেষ করে যখন আপনি এখন একটি প্রতিবেদনের সময় আপনার স্প্রেডশীটগুলি ব্যবহার করছেন।

আপনার স্প্রেডশীটে একটি ফিল্টার প্রয়োগ করতে, এখানে আপনার জন্য পদক্ষেপগুলি রয়েছে:

• ফিল্টার আইকন বা বোতাম নির্বাচন করুন
• আপনি আপনার ফিল্টারে যে মানগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা চয়ন করুন

6. ডেটা যাচাইকরণ ফাংশন ব্যবহার করুন

আরেকটি ফাংশন যা আপনার Google স্প্রেডশীটকে আরও দক্ষ করে তোলে তা হল ডেটা যাচাইকরণ ফাংশন। এই ফাংশনটি আপনাকে আপনার ওয়ার্কশীটে প্রবেশ করা সমস্ত মানগুলিকে সীমাবদ্ধ করতে দেয়৷

ডেটা যাচাইকরণ ফাংশন ব্যবহার করতে, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি মনে রাখবেন:

• শীর্ষ মেনু থেকে "ডেটা" বেছে নিন
• "ডেটা যাচাইকরণ" এ ক্লিক করুন
• পরে, আপনি "একটি পরিসর থেকে তালিকা" বা "আইটেমের তালিকা" বেছে নিতে পারেন

এর মাধ্যমে, যখন কেউ এমন ডেটা প্রবেশ করে যা আপনার তৈরি করা তালিকার কোনো আইটেমের সাথে মেলে না, তখন একটি সতর্কতা পপ আপ হবে। এই ফাংশনের সাহায্যে, আপনি এমনকি লোকেদের সীমাবদ্ধ করতে পারেন, যার ফলে যে কেউ আপনার শীটগুলি দেখে বা অ্যাক্সেস করতে পারে তারা এখন শুধুমাত্র আপনার তালিকা থেকে আসা আইটেমগুলি প্রবেশ করতে সক্ষম হবে৷

7. আপনার পত্রকগুলিতে ডেটা সুরক্ষিত করুন

একই Google স্প্রেডশীট নথির অনেক ব্যবহারকারী থাকলে এই কৌশলটি খুব কার্যকরভাবে কাজ করে। যখন এমন তথ্য থাকে যা চূড়ান্ত হতে হবে, বিশেষ করে সেই সমস্ত ডেটা যা খুবই গুরুত্বপূর্ণ, আপনি এই ঘরগুলি লক করতে চাইতে পারেন৷ এটি করার ফলে, আপনি যে কক্ষগুলি লক করেছেন তার মধ্যে থাকা ডেটা দুর্ঘটনাক্রমে পরিবর্তিত হয় না৷

এটি "রেঞ্জ এডিটিং অনুমতি" ট্যাবে অ্যাক্সেস করে করা যেতে পারে। তারপর, "শুধু আপনি" বিকল্পটি নির্বাচন করুন৷

শেষ কথা

এই Google শীট চিট শীট, আপনাকে Google স্প্রেডশীটের ইউটিলিটি এবং ফাংশনগুলিকে সর্বাধিক করতে সক্ষম করে৷ সাধারণভাবে, লক্ষ্য হল Google স্প্রেডশীট থেকে সর্বোত্তম উপায়ে উপকৃত হওয়া। হ্যাঁ, এই কৌশলগুলি আয়ত্ত করতে আপনার পক্ষ থেকে কিছু সময় এবং প্রচেষ্টা লাগতে পারে। কিন্তু, একবার আপনি এটিকে আটকে ফেললে, আপনি বুঝতে পারবেন যে আপনি আসলে এত কিছু মিস করছেন কারণ আপনি এখনও আপনার সুবিধার জন্য Google পত্রক ব্যবহার করেননি। এখন, এগিয়ে যান এবং এই কৌশলগুলি প্রয়োগ করা শুরু করুন৷

এই বিষয়ে কোন চিন্তা আছে? নীচের মন্তব্যে আমাদের জানতে দিন বা আলোচনাটি আমাদের টুইটার বা ফেসবুকে নিয়ে যান।

সম্পাদকদের সুপারিশ:

• কিভাবে Google পত্রকগুলিতে একটি পিভট টেবিল তৈরি করবেন৷
• Google Chrome-এর সেরা ৫টি বিকল্প
• গুগলের লুকআউট অ্যাপ দৃষ্টি প্রতিবন্ধীদের গাইড করতে AR এবং AI ব্যবহার করে