গুগল শীটস ব্যক্তিগত ও ব্যবসায়িক ব্যবহারের জন্য বর্তমানে সৃষ্ট সেরা টুলগুলির এক। এই সহজ সফ্টওয়্যার মেইল মার্জিং, জটিল সূত্র এবং আরও অনেক কিছু সহ সেবার একটি বিস্তৃত পরিসর অফার করে। শুধু প্রোগ্রামটির সব গুপ্ত তত্ব জানলেই আপনি এই টুলটি সর্বোচ্চ حدে ব্যবহার করতে পারবেন।
গুগল শীটস কেন সবচেয়ে বহুমুখী?
গুগল শীটস সর্বाधিক বহুমুখী প্রোগ্রামগুলির একটি। আপনি কেবল শীট তৈরি করার পাশাপাশি প্রায় সব কিছু করতে পারেন যা আপনি চান। গণনা ও রিপোর্ট তৈরি করা, শেয়ার করা এবং একাধিক ফাইল মালিক দ্বারা সম্পাদনা করা সম্ভব।
যদি আপনি বিশ্বের বিভিন্ন অঞ্চলে ছড়িয়ে থাকা একটি টিমের সাথে সহযোগিতা করেন, তবে গুগল স্প্রেডশিটস যেকোনো সময় সহজেই অ্যাক্সেস ও দেখা যাবে। আপনি যখন গুগল স্প্রেডশিটসের মতো একটি নতুন অ্যাপ পাবেন, তবে এই অভিজ্ঞতাটি সর্বোত্তমভাবে ব্যবহার করার জন্য যত posibil টিপস ও ট্রিকস জানতে চাবেন। আপনি যত দ্রুত এই ট্রিকস শিখবেন, আপনার অভিজ্ঞতা ততই দক্ষ হবে।
গুগল শীটসের ব্যাপক কার্যকারিতা রয়েছে এবং আপনি যেভাবেই ব্যবহার করতে চান, তার অতúl প্রযোজ্যতা রয়েছে। এটি শুরু করা সহজ, যাইহোক, আপনি যখন এই অসাধারণ অ্যাপ্লিকেশনের আরও বৈশিষ্ট্য ও ফাংশন শিখবেন, তখন ডেটার সাথে করার জন্য কাজের একটি ব্যাপক পরিসর পাবেন।
গুগল স্প্রেডশিটস যা সকল সুবিধা আনে, সেগুলো আপনার সুবিধার্থে কীভাবে ব্যবহার করবেন তা জানতে আপনার গভীর আগ্রহ থাকবে। অন্যথায়, আপনি আপনার এবং আপনার ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানের জন্য এটি যে সকল বড় সুবিধা আনে সেগুলো থেকে বঞ্চিত থাকবেন।
এখানে গুগল স্প্রেডশিটসের সেরা কিছু ট্রিক এবং হ্যাক রয়েছে যা আপনাকে জানা উচিত
১. কমেন্টের মাধ্যমে ইমেইল পাঠান
গুগল স্প্রেডশিটসে আপনি নির্দিষ্ট সেল হাইলাইট করে কমেন্ট যোগ করতে পারেন।不仅如此, আপনি এই কমেন্টের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইলও পাঠাতে পারেন।
গুগল স্প্রেডশিটস এই স্বয়ংক্রিয় ইমেইল বৈশিষ্ট্য দিয়ে আপনার পুরো টিমের সাথে সহযোগিতার জন্য সেরা ফিচারগুলো অফার করেছে। এর মাধ্যমে আপনি প্রাপ্তকর্তাকে রিয়েল-টাইমে আপডেট করতে পারবেন।
কমেন্টের মাধ্যমে ইমেইল পাঠানোর ধাপসমূহ:
- আপনি যে সেলে কমেন্ট যোগ করতে চান সেটি ক্লিক করুন এবং "কমেন্ট যোগ করুন" অপশনটি নির্বাচন করুন।
- কমেন্ট বক্স খুললে, প্লাস চিহ্ন (+) এবং তারপর প্রাপ্তকর্তার ইমেইল ঠিকানা যোগ করুন।
- আপনার কমেন্ট যোগ करते ही প্রাপ্তকর্তা অবিলম্বে ইমেইল পাবে।
২. সেল গোষ্ঠী করুন নির্দিষ্ট ক্রমে
আপনি আপনার গুগল স্প্রেডশিটসে সেলগুলো অনেকভাবে গোষ্ঠী করতে পারেন। সাধারণত এটি তৈরি করা স্প্রেডশিটসের নির্দিষ্ট ফাংশন বা আপনার ব্যক্তিগত পছন্দের ওপর নির্ভর করে। এখানে আপনি প্রয়োগ করতে পারেন সেরা কৌশলগুলির একটি হল ARRAYFORMULA() ব্যবহার করা।
একটি অ্যারে বলতে মানের একটি টেবিল বোঝায়। আপনার ডেটার ওপর ARRAYFORMULA প্রয়োগ করলে, আপনার ডেটা একটি একক ব্যাচে প্রসেস হয়। এই সূত্র ব্যবহার করে, আপনি কেবল একটি জায়গায় পরিবর্তন আনতে পারেন, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পূর্ণ ডেটা পরিসরে প্রয়োগ হবে।
৩. হিটম্যাপ তৈরি করুন
হিটম্যাপ হল এমন একটি বৈশিষ্ট্য যা আপনার টেবিলের গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলোর দিকে পাঠকের লক্ষ্য আকর্ষণ করতে সাহায্য করে। বিশেষ করে বড় ডেটা, বিশাল শীট এবং একাধিক টেবিল নিয়ে কাজ করার সময়, পাঠকের জন্য মুখ্য আগ্রহের এলাকাগুলো তাৎক্ষণিক চিহ্নিত করা খুব কঠিন হয়ে যায়। সাধারণ হাইলাইটিংয়ের বাইরে, হিটম্যাপ আপনার শীটগুলোর ওপর গুরুত্বের স্তর তৈরি করার সেরা উপায়।
উদাহরণস্বরূপ, হালকা লাল হাইলাইট কম গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের জন্য, মাঝপথের লাল হাইলাইট বেসwię গুরুত্বপূর্ণ ডেটার জন্য, এবং গাঢ় লাল সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের জন্য যেটি সর্বোচ্চ মনোযোগ দরকার।
হিটম্যাপ তৈরির ধাপসমূহ (শর্তাধীন ফরম্যাটিং ব্যবহার করে):
- যে সেলগুলোতে ফরম্যাট নিয়ম প্রয়োগ করতে চান সেগুলো নির্বাচন করুন
- ফরম্যাট মেনুতে ক্লিক করুন, তারপর শর্তাধীন ফরম্যাটিং নির্বাচন করুন
- রঙের স্কেল বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে একটি নিয়ম তৈরি করুন
৪. পিভট টেবিল ব্যবহার করুন
পিভট টেবিল গুগল স্প্রেডশিটসে খুব কাজের, বিশেষ করে যখন আপনি বড় পরিমাণ ডেটার সাথে কাজ করছেন যেটি আপনি সারসংক্ষেপ করতে চান।
পিভট টেবিল বৈশিষ্ট্যের সাথে, আপনার দ্বি-মাত্রিক টেবিল পিভট করা যায়, যা আপনাকে আপনার টেবিলের একটি তৃতীয় মাত্রা তৈরি করতে দেয়। এই ফিচার নিচের প্রশ্নগুলোর উত্তর দিতে সাহায্য করে:
- ২০১৯ সালের চতুর্থ ত্রৈমাসিক প্রতিটি স্টোর বা শাখায় কতগুলো রকিং চেয়ার বিক্রি হয়েছিল?
- মে মাসে রাজস্বের দৃষ্টিকোণ থেকে কোন বিক্রয় প্রতিনিধি সবচেয়ে বেশি অবদান রেখেছিল?
পিভট টেবিল তৈরির ধাপসমূহ:
- আপনার ডেটার জন্য যে সকল সেল ব্যবহার করতে চান সেগুলো হাইলাইট করুন
- শীর্ষ মেনু থেকে ডেটা ক্লিক করুন, তারপর পিভট টেবিল অপশনটি নির্বাচন করুন
- আপনার ইচ্ছামতো একটি কাস্টমাইজড পিভট টেবিল তৈরি করুন
৫. বিভিন্ন ফিল্টার প্রয়োগ করুন
হ্যাঁ, আপনার গুগল স্প্রেডশিটস ডকুমেন্টে ফিল্টারও প্রয়োগ করা যায়, যাতে আপনি আপনার শীট থেকে নির্দিষ্ট ডেটা গোষ্ঠী ভালোভাবে বুঝতে ও বিশ্লেষণ করতে পারেন।
ফিল্টার দিয়ে এখন আপনি শুধু আপনার শীটের সেই সারি বা কলামগুলো দেখতে পারেন যা আপনার জন্য বিশেষ আগ্রহের। এই ট্রিক রিপোর্টিংয়ের সময় খুব কাজে আসে।
ফিল্টার প্রয়োগের ধাপসমূহ:
- ফিল্টার আইকন বা বাটনটি নির্বাচন করুন
- আপনি যা ফিল্টারে অন্তর্ভুক্ত করতে চান সেই মানগুলো নির্বাচন করুন
৬. ডেটা যাচাই ফাংশন ব্যবহার করুন
আপনার গুগল স্প্রেডশিটসকে আরও দক্ষ করে তোলে এমন একটি ফাংশন হল ডেটা যাচাই (Data Validation)। এই ফাংশন আপনাকে আপনার वরকশিটে প্রবেশ করা সকল মান নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়।
ডেটা যাচাই ফাংশন ব্যবহারের ধাপসমূহ:
- শীর্ষ মেনু থেকে "ডেটা" নির্বাচন করুন
- "ডেটা যাচাই" এ ক্লিক করুন
- তারপর, "পরিসর থেকে তালিকা" বা "আইটেমের তালিকা" যেকোনো একটি নির্বাচন করুন
এই মাধ্যমে, কেউ যদি আপনার তৈরি তালিকার কোনো আইটেমের সাথে মেলে না এমন ডেটা দर्ज করে, তবে একটি সতর্কতা পপ আপ হবে। এই ফাংশনে আপনি লোকেদের محدودাও করতে পারেন, যাতে কেউ আপনার শীট দেখলে বা অ্যাক্সেস পেলে শুধু আপনার তালিকাতেই থাকা আইটেম দাখিল করতে পারে।
৭. আপনার শীটের ডেটা রক্ষা করুন
এই কৌশল খুব কাজের যখন একই গুগল স্প্রেডশিট ডকুমেন্টের অনেক ইউজার থাকে। যখন কিছু তথ্য চূড়ান্ত হয়, বিশেষ করে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ডেটা, তবে আপনি সেসেলগুলো লক করতে চাইতে পারেন যাতে ভুলবশত কোনো পরিবর্তন না হয়।
এটি করা যায় "পরিসর সম্পাদনা অনুমতি" ট্যাব অ্যাক্সেস করে। তারপর "শুধু আপনি" অপশনটি নির্বাচন করুন।
শেষ কথা
এই গুগল শীটস চিট শীট আপনাকে গুগল স্প্রেডশিটসের ব্যবহারিতা এবং ফাংশনগুলো সর্বোচ্চ حدে বাড়াতে সক্ষম করে। সাধারণত লক্ষ্য হল গুগল স্প্রেডশিটস থেকে সর্বোত্তম উপকর Перোহণ করা। হ্যাঁ, এই কৌশলগুলো আয়ত্ত করতে আপনার কিছু সময় ও পরিশ্রম লাগতে পারে। কিন্তু একবার আপনি হাত ধরে ফেললে, আপনি বুঝবেন যে আপনি এতদিন গুগল শীটস আপনার সুবিধানুসারে ব্যবহার না করাই অনেক কিছু মিস করেছেন। এখনই এই কৌশলগুলো প্রয়োগ করা শুরু করুন।
এ সম্পর্কে আপনার কী মতামত? নিচে কমেন্টে জানান অথবা আমাদের টুইটার বা ফেসবুকে আলোচনা চালিয়ে যান।
সম্পাদকদের পরামর্শ:
- গুগল শীটসে পিভট টেবিল তৈরির পদ্ধতি
- নতুন গুগল ডক্স, শীটস এবং স্লাইডস শর্টকাট আপনার প্রতিদিন ২ সেকেন্ড বাঁচাবে
- গুগল ক্রোমের শীর্ষ ৫ বিকল্প
- গুগলের লুকআউট অ্যাপ AR এবং AI ব্যবহার করে দৃষ্টিবাধিতদের গাইড করে
