গুগল শিটসে ফিল্টার মাস্টার করুন: ভিউ ও ফাংশন ব্যাখ্যা

বড় ডেটাসেট নিয়ে কাজ করার সময়, গুগল শিটসে কীভাবে ফিল্টার করবেন সেটি জানা উপকারী।

এটি করার দুটি পদ্ধতি রয়েছে। আপনি গুগল শিটস মেনুর ফিল্টার ভিউ ব্যবহার করতে পারেন, যা আপনাকে শিটে ডেটা ফিল্টার করার নির্দিষ্ট পদ্ধতি কাস্টোমাইজ করতে দেয় যেগুলো আপনি পুনরাবৃত্তি ব্যবহার করতে পারেন। গুগল শিটসে ডেটা ফিল্টার করার একটি আরও ডাইনামিক পদ্ধতি হলো FILTER ফাংশন ব্যবহার করা।

এই আর্টিকেলে, আপনি দুটি পদ্ধতিই কীভাবে ব্যবহার করবেন সেটি শিখবেন।

গুগল শিটসে ফিল্টার ভিউ তৈরি করা

এই পদ্ধতিতে, আপনি শিখবেন কীভাবে একটি ফিল্টার প্রয়োগ করবেন যা আপনাকে একটি বড় ডেটাসেট থেকে শুধু আপনি যা দেখতে চান সেটি দেখাবে। এই ফিল্টার ভিউ অন্যান্য সকল ডেটা লুকিয়ে রাখবে। আপনি ফিল্টার প্যারামিটার কম্বাইন করেও আরও অ্যাডভান্সড ফিল্টার ভিউ তৈরি করতে পারেন।

ফিল্টার ভিউ তৈরির পদ্ধতি

উদাহরণস্বরূপ, কল্পনা করুন আপনার কাছে একটি ডেটা সেট আছে যাতে কাস্টমারদের কেনাকাটা রয়েছে। ডেটাতে নাম, ঠিকানা, ইমেইল, ফোন নম্বর, এবং আরও অনেক কিছু রয়েছে।

এই উদাহরণের জন্য, বলুন আপনি শুধু Playa Vista, CA-এর কাস্টমারদের দেখতে চান, এবং শুধু যেসব কাস্টমারের ".gov" ইমেইল অ্যাড্রেস রয়েছে।

১. এই ফিল্টার তৈরি করতে, মেনুতে Create a Filter আইকন সিলেক্ট করুন। এই আইকনটি ফানেলের আকারের।

২. আপনি প্রতিটি কলাম হেডারের ডানপাশে ছোট ফিল্টার আইকন দেখবেন। Customer Address ফিল্ডের শীর্ষে এই ফানেল আইকনে ক্লিক করুন এই ফিল্ডের জন্য ফিল্টার কাস্টোমাইজ করতে।

৩. এটি একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি ফিল্টার অপশন কাস্টোমাইজ করতে পারেন। Filter by values-এর বামপাশের তীর চাপুন। সকল এন্ট্রি ডিসিলেক্ট করার জন্য Clear চাপুন।

নোট: এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ ধাপ কারণ এটি ভিউকে সকল রেকর্ড দেখানো থেকে কোথাও দেখানো না অবস্থায় রিসেট করে। এটি এক্সেলকে পরবর্তী ধাপগুলোতে আপনি যে ফিল্টার তৈরি করবেন সেটি প্রয়োগ করার জন্য প্রস্তুত করে।

৪. নিচের ফিল্ডে আপনি যে টেক্সট দিয়ে ফিল্ডটি ফিল্টার করতে চান সেটি টাইপ করুন। এই উদাহরণে, আমরা "Playa Vista" ব্যবহার করব এবং সার্চ আইকনে ক্লিক করব শুধু সেই রেকর্ডগুলো দেখতে যেগুলো সেই টেক্সট ধারণ করে। রেজাল্ট লিস্টে আসা সকল রেকর্ড সিলেক্ট করুন। এটি আপনার ফিল্টার কাস্টোমাইজ করবে যাতে শুধু আপনি যেসব আইটেম সিলেক্ট করেছেন সেগুলো স্প্রেডশিটে ডিসপ্লে হবে।

৪. OK বাটন চাপলে, আপনি আপনার শিটের ডেটা ফিল্টার হয়ে শুধু Playa Vista-এর কাস্টমারদের দেখাবে।

৫. দ্বিতীয় ফিল্ডে ফিল্টার করার জন্য, সেই ফিল্ডের শীর্ষে ফিল্টার আইকন সিলেক্ট করুন। উপরের প্রক্রিয়া दुহরান দ্বিতীয় ফিল্টার তৈরি করতে। সকল এন্ট্রি ক্লিয়ার করুন, "gov" টেক্সট টাইপ করুন যেসব ইমেইল অ্যাড্রেসে "gov" নেই সেগুলো ফিল্টার আউট করার জন্য, সেগুলো সিলেক্ট করুন, এবং OK চাপুন।

এখন আপনি আপনার ফিল্টার কাস্টোমাইজ করেছেন যাতে ডেটাসেটে আপনি যে রেকর্ডগুলোর გ 모를 চান শুধু সেগুলো ডিসপ্লে হয়। প্রতিবার স্প্রেডশিট খোলার সময় এই প্রক্রিয়া दुহরাতে না হয় সেজন্য ফিল্টারটি সংরক্ষণ করার সময়।

ফিল্টার ভিউ সংরক্ষণ ও ভিউ করা

আপনি যখন ফিল্টার সেট আপ শেষ করবেন, তবে আপনি এটিকে একটি ফিল্টার ভিউ হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন যেটি আপনি যেকোনো সময় ইনেবল করতে পারবেন।

ফিল্টার ভিউ সংরক্ষণ করতে, ফিল্টার আইকনের পাশের ড্রপডাউন আরো সিলেক্ট করুন এবং Save as filter view বেছে নিন।

আপনি স্প্রেডশিটের উপরে একটি গাড়ো স্লেটি ফিল্ড খুলবে দেখবেন। এটি আপনাকে ফিল্টার যে রেঞ্জে প্রয়োগ হচ্ছে এবং ফিল্ডের নাম দেখাবে। Name-এর পাশের ফিল্ডে ক্লিক করুন এবং আপনি যে নামটি সেই ফিল্টারে দিতে চান সেটি টাইপ করুন।

শুধু নামটি টাইপ করুন এবং Enter চাপুন।

আপনি স্লেটি বারের ডানপাশে একটি গিয়ার আইকন দেখবেন। সেটি সিলেক্ট করুন ফিল্টার অপশন देखने জন্য।

উপলব্ধ অপশনগুলো:

• ফিল্টার রিনেম করা
• ফিল्टर যে রেঞ্জে প্রয়োগ হচ্ছে সেটি আপডেট করা
• ফিল্টার ডুপ্লিকেট করা যাতে আপনি আপডেট করতে পারেন মূল ফিল্টারকে প্রভাবিত ছাড়া
• ফিল্টার ডিলিট করা

আপনি যেকোনো মুহূর্তে আপনার ইনেবল করা ফিল্টার বন্ধ করতে পারেন শুধু ফিল্টার আইকন আবার সিলেক্ট করলে।

নোট করুন যে যখন যেকোনো ফিল্টার ইনেবল থাকে, ফিল্টার আইকন গ্রিন হয়ে যায়। যখন আপনি ফিল্টারগুলো ডিজেবল করেন, এই আইকন আবার ব্ল্যাক হয়ে যায়। এটি একটি দ্রুত উপায় পুরো ডেটাসেট দেখতে বা কোনো ফিল্টার কি ভিউ থেকে ডেটা রিমুভ করেছে সেটি জানতে।

পরে, আপনি যদি আপনার তৈরি করা যেকোনো ফিল্টার পুনরায় ইনেবল করতে চান, তবে ফিল্টার আইকনের পাশের ড্রপডাউন আরো সিলেক্ট করুন। আপনি আপনার সংরক্ষিত ফিল্টারগুলো মেনুতে দেখতে পাবেন। শুধু সেই ফিল্টারটি সিলেক্ট করুন যেকোনো সময় ইনেবল করার জন্য।

এটি আপনার কনফিগার করা ফিল্টার সেটিংস ব্যবহার করে আবার ভিউ ফিল্টার করবে।

FILTER ফাংশন ব্যবহার করা

গুগল শিটসে ফিল্টার করার আরেকটি অপশন হলো FILTER ফাংশন ব্যবহার করা।

FILTER ফাংশন আপনাকে একটি ডেটাসেট ফিল্টার করতে দেয় আপনি যে যেকোনো শর্ত বেছে নিবেন তার ভিত্তিতে।

আসুন গত সেকশনের মতো Customer Purchases উদাহরণ ব্যবহার করে FILTER ফাংশন ব্যবহার করা দেখি।

FILTER ফাংশনের সিনট্যাক্স নিম্নরূপ:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

শুধু রেঞ্জ এবং ফিল্টার করার জন্য একটি শর্ত আবশ্যক। আপনি যত চাই অতিরিক্ত শর্ত যোগ করতে পারেন, তবে সেগুলো আবশ্যক নয়।

FILTER ফাংশনের প্যারামিটারগুলো:

• range: সেলের যে রেঞ্জটি আপনি ফিল্টার করতে চান
• condition1: কলাম বা সারিগুলো যা আপনি রেজাল্ট ফিল্টার করতে ব্যবহার করতে চান
• conditionX: অন্যান্য কলাম বা সারিগুলো যেগুলো আপনি রেজাল্ট ফিল্টার করতে ব্যবহার করতে চান

মনে রাখবেন আপনি আপনার শর্তের জন্য যে রেঞ্জ ব্যবহার করবেন সেটিতে পুরো রেঞ্জের মতোই সারি সংখ্যা থাকতে হবে।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি এই আর্টিকেলের প্রথম অংশের মতো ফিল্টার তৈরি করতে চান, তবে আপনি নিচের FILTER ফাংশন ব্যবহার করবেন।

=FILTER(F1:J20,SEARCH("Playa Vista",H1:H20),SEARCH("gov",I1:I20))

এটি মূল ডেটা টেবিল থেকে সারি এবং কলাম গ্র্যাব করে (F1:J20) এবং তারপর একটি এমবেডেড SEARCH ফাংশন ব্যবহার করে অ্যাড্রেস এবং ইমেইল কলামে সার্চ করে যে টেক্সট সেগমেন্টগুলো আমরা খুঁজছি।

SEARCH ফাংশন শুধু তখনই দরকার যখন আপনি একটি টেক্সট সেগমেন্ট খুঁজতে চান। আপনি যদি একজাক্ট ম্যাচে আগ্রহী হন, তবে আপনি শর্ত স্টেটমেন্ট হিসেবে শুধু এটিই ব্যবহার করতে পারেন:

I1:I20="nmathou3@zimbio.com"

আপনি অন্যান্য কন্ডিশনাল অপারেটরও ব্যবহার করতে পারেন, যেমন > বা < আপনি যদি কোনো ফিক্সড লিমিটের চেয়ে বড় বা ছোট ভ্যালু ফিল্টার করতে চান।

একবার Enter চাপলে, আপনি FILTER ফাংশনের রেজাল্ট একটি রেজাল্ট টেবিল হিসেবে দেখবেন।

যোগ্য হলে, ফাংশনের প্রথম প্যারামিটারে আপনি যে রেঞ্জ সিলেক্ট করেছেন শুধু সেটির কলামগুলো রিটার্ন করা হয়েছে। তাই FILTER ফাংশনটি এমন একটি সেলে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যেখানে পর্যাপ্ত জায়গা (যথেষ্ট কলাম) রয়েছে সকল রেজাল্ট দেখানোর জন্য।

গুগল শিটসে ফিল্টার ব্যবহার করা

গুগল শিটসে ফিল্টার খুব শক্তিশালী পদ্ধতি খুব বড় ডেটা সেট খনন করার জন্য। FILTER ফাংশন আপনাকে মূল ডেটাসেট যেন থাকাকały রাখে কিন্তু রেজাল্ট অন্য জায়গায় আউটপুট করার ফ্লেক্সিবিলিটি দেয়।

গুগল শিটসে বিল্ট-ইন ফিল্টার ফিচার আপনাকে এক্টিভ ডেটাসেট ভিউ যেকোনোভাবে আপনি যে মুহূর্তে আগ্রহী সেটি মডিফাই করতে দেয়। আপনি ফিল্টার সংরক্ষণ, ইনেবল, ডিজেবল, বা ডিলিট করতে পারেন আপনার ইচ্ছামতো।

আপনার কাছে গুগল শিটসে ফিল্টার ব্যবহার করার জন্য কি কি আজানা টিপস রয়েছে? নিচে কমেন্ট সেকশনে সেগুলো শেয়ার করুন।