২০২০ সালে Google Sheets-এ সবচেয়ে উপকারী ফিচারগুলো থেকে একটি যোগ করা হয়েছিল—রঙ অনুযায়ী সর্ট বা ফিল্টার করার ক্ষমতা।
Microsoft Excel-এ এই ফিচারটি অনেক দিন ধরে আছে। Google Sheets-এ এসে থাকায় এখন Excel শিটগুলো অনলাইন স্প্রেডশিটে মাইগ্রেট করা আরও সহজ হয়েছে।
আপনি যদি চিন্তা করেন কেন কখনো রঙ অনুযায়ী সর্ট বা ফিল্টার করার প্রয়োজন পড়তে পারে, তবে কন্ডিশন-ভিত্তিক ফরম্যাটিং সেটআপ করা পরিস্থিতি চিন্তা করুন। এইভাবে সর্ট করলে আপনি এলার্ম বা র্যাঙ্কিংকে ক্যাটাগরি বা প্রায়োরিটি অনুযায়ী সর্ট করতে পারবেন, ব্যক্তিগত নম্বরের বদলে।
Google Sheets-এ রঙ অনুযায়ী সর্ট করা
একটি স্প্রেডশিট দেখা যাক যেখানে ছাত্রদের গ্রেডের লিস্ট আছে যা বিভিন্ন রেঞ্জ কভার করে। এই শিটে আমরা কন্ডিশন-ভিত্তিক ফরম্যাটিং কনফিগার করেছি যাতে প্রতিটি গ্রেড রেঞ্জের জন্য উপযুক্ত রঙ কোড আসাইন হয়।
এইভাবে ফরম্যাট করা শিটে, কলাম B দিয়ে সর্ট করলে গ্রেডগুলো A থেকে B-তে সর্ট হয়ে যাবে, কিন্তু আপনি স্পষ্টভাবে দেখতে পারবেন না কোন ব্লকগুলো কোন লেটার গ্রেড গ্রুপ তৈরি করেছে।
এটি করার সেরা পথ হচ্ছে রঙ অনুযায়ী সর্ট করা।
পদ্ধতি:
- মেনু থেকে Data সিলেক্ট করুন, Filter views চুজ করুন, তারপর Create new filter view সিলেক্ট করুন।
- সব "A" গ্রেডগুলো উপরে আনতে হলে সবুজ রঙ দিয়ে সর্ট করুন। কলামের উপরের ফিল্টার আইকনে ক্লিক করুন, Sort by color সিলেক্ট করুন, Fill Color চুজ করুন, এবং তারপর যে রঙ দিয়ে সর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এই কেসে লাইট গ্রিন বেছে নিন।
- আপনি যে রঙটি সিলেক্ট করেছেন, সেটি গ্রুপ হয়ে লিস্টের টপে সর্ট হয়ে যাবে।
আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে সব রঙ দিয়ে সর্ট করা যায় না, এবং এটা স্বाभাবিক, কারণ রঙগুলোর কোনো আन्तরিক ক্রম নেই যাতে সর্ট করা যায়।
তবে, কলামটি নম্বর দিয়ে সর্ট করলে, রঙগুলোও তাদের न्यूमেরিক রেঞ্জ অনুযায়ী অর্গানাইজ হয়ে যাবে। Google Sheets-এ রঙ অনুযায়ী সর্ট করার মূল উদ্দেশ্য হচ্ছে একটি বড় লিস্টে সেল ফরম্যাটিং (যা সাধারণত কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ভিত্তিক) অনুযায়ী একটি নির্দিষ্ট গ্রুপের আইটেম দ্রুত চিহ্নিত করা।
Google Sheets-এ রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করা
রঙ অনুযায়ী আইটেম গ্রুপ করার আরেকটি পদ্ধতি হচ্ছে ফিল্টারিং ফিচার ব্যবহার করা। Google Sheets এখন আপনাকে আপনার আগ্রহের রঙ ছাড়া বাকি সব রঙ ফিল্টার আউট করার সুবিধা দেয়।
বড় লিস্টগুলোর ক্ষেত্রে, এটি খুব কাজে লাগে—আপনি যে ডেটাগুলোতে আগ্রহী, সেগুলো গ্রুপ করে বাকি ডেটার ঝামেলা দূর করে।
এটি করতে, কলামের উপরের ফিল্টার আইকনে ক্লিক করুন, Filter by color সিলেক্ট করুন, Fill Color চুজ করুন, এবং আপনার আগ্রহের রঙটি সিলেক্ট করুন। এই কেসে লাইট গ্রিন।
একটি রঙ দিয়ে ফিল্টার করলে, আপনি দেখবেন যে কলামটি যেখানে আপনি ফিল্টার করেছেন সেটি আপনার সিলেক্ট করা রঙের সকল রো দেখাচ্ছে। বাকি রঙের রোগুলো ভিউ থেকে ফিল্টার আউট হয়ে যাবে।
এটি ডেটা গ্রুপের ওপর ফোকাস করার, বাকি সব ডেটা যা অ্যানালিসিসে বাধা দিতে পারে সেগুলো হटানোর একটি উপকারী পদ্ধতি।
Google Sheets-এ রঙ অনুযায়ী সর্ট বা ফিল্টার করা শুধু নম্বর দিয়ে সর্ট করার চেয়ে কম গ্রানুলার পদ্ধতি, কিন্তু কখনো কখনো ডেটাকে ক্যাটাগরি বা গ্রুপ হিসেবে ভিজ্যুয়ালাইজ করা আরও মূল্যবান।
Google Sheets-এ টেক্সট রঙ অনুযায়ী সর্ট করা
যে ভাবে আপনি Google Sheets-এ সেল রঙ দিয়ে সর্ট বা ফিল্টার করতে পারেন, সেভাবেই টেক্সট রঙ দিয়েও করতে পারেন। এটি উপরের সকল কারণে কাজে লাগে, কিন্তু আপনি সেল রঙের বদলে টেক্সট রঙের জন্য কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং তৈরি করেছেন।
টেক্সট রঙ অনুযায়ী সর্ট করার পদ্ধতি:
- মেনু থেকে Data সিলেক্ট করুন, Filter views চুজ করুন, তারপর Create new filter view সিলেক্ট করুন।
- সব "A" গ্রেডগুলো উপরে আনতে হলে সবুজ টেক্সট রঙ দিয়ে সর্ট করুন। কলামের উপরের ফিল্টার আইকনে ক্লিক করুন, Sort by color সিলেক্ট করুন, Text Color চুজ করুন, এবং আপনার সর্ট করতে চাওয়া রঙটি সিলেক্ট করুন। এই কেসে ডার্ক গ্রিন।
- আপনি যে রঙটি সিলেক্ট করেছেন, সেটি গ্রুপ হয়ে লিস্টের টপে সর্ট হয়ে যাবে।
ফিল সর্টের মতোই, আপনার সিলেক্ট করা টেক্সট রঙ সব আইটেমকে লিস্টের টপে গ্রুপ করবে। সেই গ্রুপের নিচের আইটেমগুলো অনসর্টেড থাকবে।
আবার বলি, নির্দিষ্ট গ্রুপ বা ক্যাটাগরিের ডেটার ওপর ফোকাস করার জন্য এটি ভালো পদ্ধতি। কিন্তু আপনি যদি আসলে न्यুমেরিক্যালি সর্ট করতে চান, তবে সেল কন্টেন্ট (নম্বর) দিয়ে সর্ট করতে হবে সাধারণভাবে।
Google Sheets-এ টেক্সট রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করা
আপনি অন্য রঙের রেকর্ডগুলো ফিল্টার আউট করে শুধু আপনার পছন্দের রঙের গ্রুপটি দেখাতে পারেন। এটি খুব দীর্ঘ লিস্টের জন্য খুবই উপকারী যেখানে আপনি যে রেঞ্জ বা ক্যাটাগরিতে আগ্রহী, সেটি ছাড়া বাকি সব "নয়েজ" ফিল্টার আউট করতে চান।
টেক্সট রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করার পদ্ধতি:
- মেনু থেকে Data সিলেক্ট করুন, Filter views চুজ করুন, তারপর Create new filter view সিলেক্ট করুন।
- শুধু "A" গ্রেডগুলো টপে লিস্ট করতে হলে সবুজ টেক্সট রঙ দিয়ে ফিল্টার করুন। কলামের উপরের ফিল্টার আইকনে ক্লিক করুন, Filter by color সিলেক্ট করুন, Text Color চুজ করুন, এবং আপনার ফিল্টার করতে চাওয়া রঙটি সিলেক্ট করুন। এই কেসে ডার্ক গ্রিন বেছে নিন।
- আপনি যে রঙটি সিলেক্ট করেছেন, সেটি গ্রুপ হয়ে লিস্টের টপে লিস্ট হবে, অন্য কোনো টেক্সট রঙ দেখাবে না।
এটি বিশেষভাবে খুব দীর্ঘ লিস্টের জন্য উপকারী যেখানে আপনাকে বাকি সব ডেটা (নয়েজ) ফিল্টার আউট করে শুধু আপনার কাঙ্ক্ষিত ডেটার ওপর ফোকাস করতে হয়।
Google Sheets-এ রঙ অনুযায়ী সর্ট বা ফিল্টার করা
Google Sheets-এ রঙ ভিত্তিক সর্ট বা ফিল্টার ফাংশন ব্যবহার করে আপনি ডেটা গ্রুপ এবং অর্গানাইজ করতে পারেন। এটি সাধারণ সর্ট বা ফিল্টার जैसा নয় কারণ এটি প্রতিটি রো দিয়ে ডেটা অর্গানাইজ করে না, বরং রো ব্লক দিয়ে করে। এটি ব্লকে ক্যাটাগরাইজ এবং অর্গানাইজ করার চমৎকার পদ্ধতি।
যখন আপনার কন্ডিশনালি ফরম্যাট করা ডেটা থাকে, তবে এটি সঠিকভাবে ব্যবহার করলে খুব কাজে লাগে।
