জিমেইল থেকে অফিস ৩৬৫-এ মাইগ্রেশন: সম্পূর্ণ গাইড

নতুন কোম্পানিগুলো সাধারণত জিমেইলকে প্রাইমারি ইমেইল সিস্টেম হিসেবে ব্যবহার করে, যা 개인 ও সংস্থার বিভিন্ন আকারের চাহিদা পূরণ করে। ব্যবসা বৃদ্ধির সাথে সাথে চাহিদা জটিল হলে তারা অফিস ৩৬৫-এ মাইগ্রেট করে, কারণ এন্টারপ্রাইজ-স্তরের ব্যবহারের জন্য অফিস ৩৬৫ আরও উপযুক্ত। বিশেষত কর্পোরেট জগতে, ব্যবসায়িক উৎপাদনশীলতার জন্য অফিস ৩৬৫ পছন্দের পণ্য।

আইম্যাপ (IMAP) মেইলবক্স অফিস ৩৬৫-এ স্থানান্তর করার একাধিক পদ্ধতি রয়েছে। মেইলবক্স সংখ্যা কম হলে, আউটলുക്കে জিমেইল থেকে PST ফাইল এক্সপোর্ট করে অফিস ৩৬৫-এ ইম্পোর্ট করা যায়। এই কাজের জন্য অনেক টুল রয়েছে, অথবা অফিস ৩৬৫ মাইগ্রেশন সার্ভিস প্রোভাইডারের সাহায্য নেওয়া যায়। বড় পরিবেশের জন্য মাইক্রোসফটের ফাসট্র্যাক স্পেশালিস্টদের সহায়তা নেওয়া যায়। আপনার গুগল এনভায়রনমেন্টে APIs এবং অ্যাডমিন SDK সক্রিয় থাকতে হবে।

ম্যানুয়াল IMAP মাইগ্রেশনও সম্ভব, কিন্তু সেক্ষেস কন্ট্যাক্ট ও ক্যালেন্ডার তথ্য মাইগ্রেট হয় না।

পূর্ব-শর্তাবলী

মাইগ্রেশন শুরু করার আগে নিচের সীমাবদ্ধতাগুলো বিবেচনা করুন:

• শুধু ইউজারের ইনবক্স বা অন্যান্য মেইল ফোল্ডারের আইটেমগুলো মাইগ্রেট হবে। কন্ট্যাক্ট, ক্যালেন্ডার আইটেম বা টাস্ক মাইগ্রেট হবে না। পরে আউটলুক দিয়ে কন্ট্যাক্ট/ক্যালেন্ডার ইম্পোর্ট/এক্সপোর্ট করা সম্ভব।
• এক ইউজারের মেইলবক্সের জন্য সর্বোচ্চ ৫,০০,০০০ আইটেম মাইগ্রেট হবে। ইমেইলগুলো নতুন থেকে পুরনো ক্রমে মাইগ্রেট হবে।
• সর্বোচ্চ ৩৫ MB আকারের ইমেইল মাইগ্রেট করা সম্ভব।
• যদি জিমেইল কানেকশন লিমিটেড থাকে, তবে কানেকশন লিমিট বাড়ান মাইগ্রেশন পারফরম্যান্স বাড়াতে। কানেকশন লিমিটে সাধারণত ক্লায়েন্ট/সার্ভার টোটাল কানেকশন, IP অ্যাড্রেস কানেকশন এবং সার্ভার/ফায়ারওয়ালের প্রতি-ইউজার কানেকশন অন্তর্ভুক্ত থাকে।

জিমেইল থেকে অফিস ৩৬৫-এ মাইগ্রেশনের জন্য প্রয়োজনীয় ধাপগুলো

ধাপ-১: প্রস্তুতি

প্রথমে অফিস ৩৬৫-এ সাইন-আপ করুন (যদি ইতিমধ্যে না করে থাকেন)। কোন সাবস্ক্রিপশন বেছে নেবেন না জানলে, সবচেয়ে বেসিক ভার্সন নিন যা চাহিদা পূরণ করে; পরে আপগ্রেড করা যায়। বিস্তারিত জানতে অফিস ৩৬৫ প্ল্যানগুলো তুলনা করুন।

সাইন-আপ করলে একটি অ্যাডমিন অ্যাকাউন্ট তৈরি হবে। পরে চাইলে এটি রেগুলার অ্যাকাউন্ট বানিয়ে অন্য অ্যাকাউন্টকে অ্যাডমিন করা যায়। মাইগ্রেশন অপারেশন সম্পন্ন করতে অফিস ৩৬৫-এর একটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট প্রয়োজন।

জিমেইল আউটলুককে কম নিরাপদ অ্যাপ হিসেবে বিবেচনা করে, তাই G Suite ব্যবহারকারীদের অ্যাপকে অফিস ৩৬৫-এ কানেক্ট করার জন্য পাসওয়ার্ড ও ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন ব্যবহার করতে হয়। যদি মাইগ্রেশন শেষ হওয়া পর্যন্ত আউটলук দিয়ে ইউজারের মেইলবক্স ব্যবহার না করা হয়, তবে পাসওয়ার্ড ও ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন প্রয়োজন নেই।

মাইগ্রেশনের জন্য ইউজারদের মেইলবক্স প্রথমে অফিস ৩৬৫-এ তৈরি করা হবে, তারপর সংশ্লিষ্ট জিমেইল মেইলবক্সের সাথে সংযুক্ত হবে। ফাইনাল কাট-ওভার হওয়া পর্যন্ত ইমেইলগুলো চলমান ভাবে সিঙ্ক হবে। ফাইনাল কাট-ওভার করার পর ইউজাররা জিমেইল দিয়ে ইমেইল পাঠানো/প্রাপ্ত করতে পারবে, এবং পृष्ठভাগে সিঙ্ক চলতে থাকবে।

ধাপ-২: অফিস ৩৬৫-এ আপনার ডোমেন ভেরিফাই করুন

প্রথমে অফিস ৩৬৫-কে প্রমাণ করতে হবে যে জিমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য ব্যবহৃত ডোমেনের মালিক আপনি। আপনার ডোমেন রেজিস্ট্রার অ্যাকাউন্টে লগইন করতে পারলে, আপনার ডোমেনের জন্য DNS রেকর্ড তৈরি করতে পারবেন। এটি অফিস ৩৬৫-এর জন্য যথেষ্ট যে ডোমেনের মালিক আপনি। লগইন করতে সমস্যা হলে companyname.onmicrosoft.com ডোমেন ব্যবহার করুন (অফিস ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশনের অংশ) এবং ইউজার যোগ করুন।

ডোমেন ভেরিফিকেশন বেছে নিলে, অফিস ৩৬৫ সেটআপের время সেটআপ উইজার্ডের দেওয়া TXT রেকর্ড কোম্পানির ডোমেন হোস্ট প্রোভাইডারে যোগ করে ভেরিফিকেশন সম্পন্ন করতে হবে।

1. অফিস ৩৬৫ পোর্টালে লগইন করুন।
2. হোম পেজ থেকে "অ্যাডমিন" টাইলটি ক্লিক করুন, "অ্যাডমিন সেন্টার"-এ রিডাইরেক্ট হবে।
3. "আপনার অফিস ৩৬৫ সেটআপ অসম্পূর্ণ" মেসেজ দেখাবে। "সেটআপে যান"-এ ক্লিক করুন।
4. অপশন থেকে "একটি ডোমেন যোগ করুন" বেছে নিন।
5. "আমার ইতিমধ্যে একটি ডোমেন আছে" রেডিও বাটন চেক করুন, ডোমেন নাম টাইপ করে Next-এ ক্লিক করুন।
6. ডোমেন ভেরিফাই: অফিস ৩৬৫ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডোমেন প্রোভাইডার খুঁজে বের করবে এবং ২টি অপশন দেখাবে:
   
   • ডোমেন প্রোভাইডারে সাইন-ইন: ডোমেন প্রোভাইডারের পৃষ্ঠায় রিডাইরেক্ট হবে, ক্রেডেনশিয়াল দিয়ে সাইন-ইন করলে মাইক্রোসফ্ট বুঝবে ডোমেনটি আপনার।
   • TXT রেকর্ড ভেরিফাই: উপরের অপশন না চাইলে, মাইক্রোসফ্টের দেওয়া TXT ভ্যালু ম্যানুয়ালি ডোমেনে যোগ করুন। TXT নাম, TXT ভ্যালু ও TTL পাবেন।
   
7. এই মানগুলো আপনার ডোমেন রেকর্ডে যোগ করে আবার এই পৃষ্ঠায় এসে "Verify"-এ ক্লিক করুন। উদাহরণ TXT রেকর্ড:
   TXT name: @
   TXT Value: MS=ms1234567
   TTL: 3600

ধাপ-৩: ইউজার মেইলবক্স তৈরি করুন ও অফিস ৩৬৫ লাইসেন্স অ্যাসাইন করুন

ইউজার তৈরি করার আগে নিশ্চিত হন যে ইউজার সংখ্যা অনুযায়ী লাইসেন্স কেনা হয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, ২০ ইউজার যোগ করতে হলে ২০ লাইসেন্স কিনুন। পরে লাইসেন্স অ্যাসাইন করা যায়, কিন্তু বাল্ক অ্যাডশনের সময় এই স্টেজে লাইসেন্স দিলে সহজ হয়।

1. "অ্যাডমিন সেন্টার" > "বিলিং" > "সাবস্ক্রিপশন" > "Add/remove licenses"।
2. কতগুলো লাইসেন্স কিনবেন সেটি সিলেক্ট করুন।
3. "অ্যাডমিন সেন্টার" > "Users" > "Active Users" > "More" বাটন।
4. কম ইউজার থাকলে "Add a user" দিয়ে একে একে যোগ করুন।
5. "Import Multiple Users" অপশন দিয়ে CSV ফাইল দিয়ে বাল্ক যোগ করা যায়।
6. CSV ফাইল তৈরি করুন (এমএস এক্সেল) নিচের হেডিং রো সহ (এই ক্রমে):
   1. User Name (ফরম্যাট: xyz@example.com)
   2. First Name
   3. Last Name
   4. Display Name
   5. Job Title
   6. Department
   7. Office Number
   8. Office Phone
   9. Mobile Phone
   10. Fax
   11. Address
   12. City
   13. State or Province
   14. ZIP or Postal Code
   15. Country or Region
7. "Import Multiple Users"-এ ক্লিক করলে স্যাম্পল এক্সেল ফাইল ডাউনলোড করার অপশন मिलে।
8. ২য় লাইন থেকে প্রতিটি লাইনে ইউজার ডিটেইলস যোগ করুন। ২০ ইউজার থাকলে ২১ রো থাকবে (১ হেডার + ২০ ডেটা)।
9. CSV রেডি হলে "Create and upload file" > "Browse" > ফাইল সিলেক্ট > "Verify"। "File looks good" মেসেজ আসলে "Next"।
10. ইউজারদের জন্য অপশন কাস্টমাইজ করুন। এই স্টেজে প্রোডাক্ট লাইসেন্স অ্যাসাইন করা ভালো। "Create users without product license" বেছে নিলে পরে ম্যানুয়ালি লাইসেন্স দিতে হবে। "Next"-এ ক্লিক করে ইউজার তৈরি করুন।

ধাপ-৪: জিমেইল IMAP-এর সাথে মাইগ্রেশন এন্ডপয়েন্ট তৈরি করুন

অফিস ৩৬৫ জিমেইলের সাথে সরল কমিউনিকেশন চ্যানেল স্থাপন করে মাইগ্রেশন সম্পন্ন করে, এটিকে মাইগ্রেশন এন্ডপয়েন্ট বলা হয়। অফিস ৩৬৫-এ ইউজার তৈরি হলে "Migration Endpoints" তৈরি করে জিমেইল থেকে ৩৬৫-এ ইমেইল মাইগ্রেট করা হয়।

1. "Admin Center" > বাম প্যানের নিচে "Admin Centers" লিংক > "Exchange" (Exchange Admin Center খোলবে)।
2. বাম প্যানেল থেকে "recipients" > উপরের বার থেকে "migration" (শেষ অপশন)।
3. More (три ডট ...) > "Migration Endpoints"।
4. মাইগ্রেশন এন্ডপয়েন্টস উইন্ডোতে "+" আইকনে ক্লিক করে নতুন তৈরি করুন।
5. অপশনগুলো থেকে IMAP সিলেক্ট করুন।
6. IMAP সিলেক্ট করুন।
7. জিমেইলের জন্য নিচের মানগুলো দিন:

• IMAP server: imap.gmail.com
• Authentication: Basic
• Encryption: SSL
• Port: 993

Next-এ ক্লিক করুন।

9. কানেকশন সফল হলে "Enter general information page" খুলবে।
10. এখানে "Migration endpoint"-এর নাম দিন (যেমন RN-test-migration)। নিচের দুটি ফিল্ড খালি রাখুন:
    • Maximum concurrent migrations
    • Maximum concurrent incremental sync

ধাপ-৫: মাইগ্রেশন ব্যাচের জন্য ইউজার লিস্ট তৈরি করুন

মাইগ্রেশন শুরু করার আগে, মাইগ্রেট করার সব জিমেইল মেইলবক্সের তালিকা CSV (এমএস এক্সেল) ফাইলে তৈরি করুন। একব্যাচে সর্বোচ্চ ৫০,০০০ মেইলবক্স ইম্পোর্ট করা যায়। CSV ফাইল সাইজ ১০ MB-এর নিচে রাখুন এবং প্রতিটি ইউজারের ডেটা আলাদা রোতে রাখুন।

প্রতিটি জিমেইল আইডির পাসওয়ার্ড জানা প্রয়োজন। সবার পাসওয়ার্ড জানা অসম্ভব, তাই G Suite অ্যাডমিন জিমেইলে পাসওয়ার্ড রিসেট করে মাইগ্রেশন সময়ের জন্য টেম্পোরারি পাসওয়ার্ড অ্যাসাইন করতে পারেন।

এই CSV ফাইলটি আগের ইউজার তৈরির CSV-র থেকে ভিন্ন। এটি শুধু মাইগ্রেশনের জন্য। ১ম রো হেডার রো, ৩ কলাম:

• EmailAddress: অফিস ৩৬৫ ইমেইল আইডি
• UserName: জিমেইল আইডি
• Password: জিমেইল আইডির পাসওয়ার্ড

২য় রো থেকে মাইগ্রেট করার মেইলবক্সের তালিকা দিন। পাসওয়ার্ড ফিল্ডে সংশ্লিষ্ট মেইলবক্সের জিমেইল পাসওয়ার্ড/রিসেট করা টেম্পোরারি পাসওয়ার্ড থাকবে।

1. G Suite অ্যাডমিন কনসোলে সাইন-ইন করে 'Users' সিলেক্ট করুন।
2. G Suite কনসোল খোলা রেখে Office 365 Admin Center-এ সাইন-ইন করুন।
3. 'Users' > "Active users"।
4. Office 365 Admin Center খোলা রেখে Excel চালু করুন।
5. এক্সেলে লেবেল দিন:
   • A1: "EmailAddress" (Office 365 মেইলবক্স আইডি)
   • B1: "UserName" (Gmail মেইলবক্স আইডি)
   • C1: "Password" (Gmail মেইলবক্স অ্যাপ পাসওয়ার্ড/রিসেট করা টেম্পোরারি পাসওয়ার্ড)
6. পরবর্তী রোগুলোতে প্রতি রোতে এক মেইলবক্সের তথ্য দিন (G-Suite Admin Console ও Office 365 Admin Center থেকে)। Office 365 ও Gmail-এর ইমেইল অ্যাড্রেস একই হতে পারে, কিন্তু এনভায়রনমেন্ট ভিন্ন (G Suite থেকে Office 365)।
7. সব ইমেইল আইডি দিয়ে ফাইলটি CSV ফরম্যাটে সেভ করুন। পরবর্তী ধাপে এই ফাইলটি ব্যবহার হবে।

ধাপ-৬: মেইলবক্স মাইগ্রেট করার জন্য মাইগ্রেশন ব্যাচ তৈরি করুন

এখন জিমেইল মেইলবক্সের একটি ব্যাচ অফিস ৩৬৫-এ মাইগ্রেট করুন। প্রথমে কম সংখ্যক মেইলবক্সের সাথে একটি টেস্ট ব্যাচ চালান। সব ঠিক থাকলে পুরো মাইগ্রেশন একসাথে বা একাধিক ব্যাচে করা যায় (বহু ব্যাচ রিকমেন্ডেড)। মাইগ্রেশনকে প্রভাবিত করে: ব্যাচ সাইজ, ইন্টারনেট ব্যান্ডউইডথ, স্পিড, জিমেইলের একসাথে অনুমোদিত কানেকশন সংখ্যা।

1. "Exchange Admin Center" > Recipients > শেষ অপশন "Migration" > "+" > "Migrate to Exchange Online"।
2. নতুন "Migration Batch" তৈরি করুন। ৪ অপশন আসবে:
   • Remote move migration
   • Staged migration
   • Cutover migration
   • IMAP migration (এটি বেছে নিন)
   
3. IMAP Migration সিলেক্ট করুন।
4. "Select the Users" উইন্ডোতে "browse" > আগের ধাপে তৈরি CSV ফাইল সিলেক্ট > "Next"।
5. ভ্যালিডেশন পর oblasti অফিস ৩৬৫ জিমেইল মেইলবক্সগুলো দেখাবে। ইউজার সংখ্যা ঠিক কিনা চেক করে "Next"।
6. আগে দেয়া IMAP কনফিগারেশন মানগুলো দেখাবে (imap.gmail.com, Basic, SSL, 993)।
7. "Next" > Migration Batch name দিন (স্পেস বা স্পেশাল ক্যারেক্টার ছাড়া) > "New" > বাটন। এক্সক্লুড করা ফোল্ডারগুলো (Junk Email, Deleted Items ইত্যাদি) "Add (+)" দিয়ে যোগ করুন।
8. ออটোমেটিক্যালি ইমেইল মাইগ্রেশন শুরু করুন।
9. স্ট্যাটাস: "Queued" > "Syncing" > "Synced"। "View details"-এ ক্লিক করে প্রতিটি মেইলবক্সের মাইগ্রেট করা ইমেইল সংখ্যা দেখুন।
10. এরর হলে সংশ্লিষ্ট মেইলবক্স স্ট্যাটাস রিপোর্টে বিস্তারিত থাকবে।
11. সব ঠিক থাকলে ইউজাররা ইউজারনেম ও টেম্পোরারি পাসওয়ার্ড দিয়ে লগইন করতে পারবে। নতুন পাসওয়ার্ড তৈরি করুন, সঠিক টাইম জোন সেট করুন, এবং একটি টেস্ট ইমেইল পাঠিয়ে নিশ্চিত হন যে মেইলবক্সে সঠিক ইমেইল ও ফোল্ডার আছে।
12. DNS সার্ভারের time-to-live সেটিং কম করুন (৩,৬০০ সেকেন্ড বা কম) যাতে মেইল ডেলিভারিতে দেরি না হয়। এটি কম্পানির পাব্লিক-ফেসিং DNS-এ MX রেকর্ডে করা যায়। সিঙ্ক্রোনাইজেশন শেষ হলে আবার বড় করে দিন।

ধাপ-৭: DNS আপডেট করুন ও MX রেকর্ড অফিস ৩৬৫-এ রিপয়েন্ট করুন

ইমেইল সিস্টেম DNS রেকর্ড (MX রেকর্ড) ব্যবহার করে ইমেইল ডেলিভারির ঠিকানা খুঁজে বের করে। এখনও MX রেকর্ড জিমেইল तरफ পয়েন্ট করছে। এখন এটি অফিস ৩৬৫-এ পরিবর্তন করুন। MX রেকর্ড পরিবর্তন করার পর আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে পাঠানো ইমেইল অফিস ৩৬৫ মেইলবক্সে আসবে।

DNS রেকর্ড দিয়ে প্রমাণ করতে হবে যে ডোমেনটি গুগল থেকে অফিস ৩৬৫-এ চলে গেছে। ভিন্ন DNS সিস্টেমের জন্য MX রেকর্ড পরিবর্তনের নির্দেশনা আলাদা। Gmail-এর সাথে সিঙ্ক্রোনাইজেশন বন্ধ করার আগে ন্যূনতম ৭২ ঘণ্টা অপেক্ষা করুন (অন্য ইমেইল সিস্টেমগুলোর MX রেকর্ড পরিবর্তন স্বীকৃত হতে ততকাল লাগে)। ৭২ ঘণ্টা পর সিঙ্ক্রোনাইজেশন বন্ধ করুন।

1. "Admin Center" > "Settings" > "Domains"।
2. আপনার ডোমেন নামে ক্লিক করুন। এখানে "Setup in progress" লেখা থাকবে। অন্য লাইন হতে পারে "Setup completed"। উদাহরণ: example.com

• example.com (Default) – Setup in progress
• onmicrosoft.com – Setup completed

ডিফল্ট example.com-এ ক্লিক করুন।

4. "Setup your online services" স্ক্রিনে ২ অপশন:
   • Add records for me: DNS ডোমেন (যেমন GoDaddy) সাথে কানেক্ট করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে MX রেকর্ড আপডেট করে।
   • I'll manage my DNS records: আপনাকে ম্যানুয়ালি ডোমেন রেজিস্ট্রার অ্যাকাউন্টে যোগ করার জন্য DNS এন্ট্রি (MX রেকর্ড ভ্যালু) দেবে।
5. ২য় অপশন বেছে নিন, MX রেকর্ডগুলো দেখতে পাবেন (MX, TXT, CNAME)। আপনার ডোমেনের জন্য MX রেকর্ড ভ্যালু ভিন্ন হবে।
6. উপরের মানগুলো DNS-এ আপডেট করলে নতুন ইমেইল অফিস ৩৬৫-এ আসতে শুরু করবে।
7. মাইগ্রেশন ব্যাচ ডিলিট করে সিঙ্ক বন্ধ করার আগে নিশ্চিত হন যে সব ইমেইল অফিস ৩৬৫-এ রাউট হচ্ছে। এক্সচেঞ্জ অ্যাডমিন সেন্টার > 'Recipients' > 'Migration'।
8. ব্যাচ সিলেক্ট করুন > 'Delete'। মাইগ্রেশন ড্যাশবোর্ডে ব্যাচ না দেখালে মাইগ্রেশন সফল।

ধাপ-৮: কন্ট্যাক্ট ও ক্যালেন্ডার ইম্পোর্ট করুন

মাইগ্রেশন 완র্য jälkeen, গুগল কন্ট্যাক্ট ও ক্যালেন্ডার আলাদাভাবে অফিস ৩৬৫-এ ইম্পোর্ট করতে পারেন। আউটলুক ডেস্কটপ ভার্সন থাকলে, জিমেইল কন্ট্যাক্টের CSV ফাইল তৈরি করে আউটলুকের ইম্পোর্ট/এক্সপোর্ট উইজার্ড দিয়ে ইম্পোর্ট করুন। আউটলুক গুগল ক্যালেন্ডার ইম্পোর্ট করার উইজারও দিয়ে থাকে।

আশা করি আপনি সফলভাবে জিমেইল থেকে অফিস ৩৬৫-এ মাইগ্রেট করতে পেরেছেন।