আপনার Outlook Rules কাজ না করতে পারে আউটডেটেড আউটলুক ক্লায়েন্ট ব্যবহার করলে। এছাড়া করাপ্ট আউটলুক প্রোফাইল বা করাপ্ট OST ফাইলও এই ত্রুটির কারণ হতে পারে।
সমস্যা: ব্যবহারকারী আউটলুক প্রোফাইলে রুল সেটআপ করেছেন কিন্তু রুলের কন্ডিশন মিট করলেও রুল এক্সিকিউট হয় না। Windows এবং Mac-এ রিপোর্টেড (অন-প্রেমাইস এক্সচেঞ্জ বা অনলাইন এক্সচেঞ্জ সার্ভার হোক), সাধারণত OS/Outlook আপডেট বা মেইলবক্স মাইগ্রেশনের পর।
সমাধানের আগে নিশ্চিত করুন কোনো কনফ্লিক্টিং রুল নেই। মনে রাখবেন রুল অনুযায়ী ইমেল ১০ এর বেশি এক্সটার্নাল ইউজারে ফরওয়ার্ড করা যাবে না। Outlook Rules Connected Accounts-এ (Gmail, Yahoo ইত্যাদি) কাজ করে না, শুধু Outlook.com অ্যাকাউন্ট সাপোর্ট করে। Junk হিসেবে ফ্ল্যাগ করা মেইল-এ কোনো রুল অ্যাপ্লাই হয় না (Junk ফিল্টার, ব্লকড/হোয়াইটলিস্ট সেটিংস চেঞ্জ করুন)। ১০০ এর বেশি রুল অ্যাপ্লাই করলে রুল কাজ নাও করতে পারে। Client-side রুল (আউটলুক ক্লায়েন্টে) Server-side-এ (Outlook Web App) কাজ করে না। কিছু রুল শুধু নতুন ইমেলে কাজ করে (এক্সিস্টিং ইমেলে নয়)। IMAP ফোল্ডার ইনভলভ থাকলে রুল কাজ নাও করতে পারে। @ চিহ্ন "With Specific Words in the Sender's Address" রুলে ব্যবহার করবেন না (কাম করবে না)। শেয়ার্ড মেইলবক্সে আউটলুক রুল কাজ করে না। Journal Report NDR ডিসেবল আছে কিনা নিশ্চিত করুন (এটি সব রুল ডিসেবল করে দেয়)। Cache Exchange Mode অন/অফ করে টেম্পোরারি গ্লিচ রুল আউট করুন।
সমাধান ১: Outlook লেটেস্ট বিল্ডে আপডেট করুন
Outlook নিয়মিত আপডেট হয় নতুন ফিচার এবং বাগ ফিক্সের জন্য। আউটডেটেড ভার্সন ব্যবহার করলে এই সমস্যা হয়। আপডেট করলে সমাধান হতে পারে।
- Outlook চালু করুন > File মেনু খুলুন
- বাম পার্টে Office Account সিলেক্ট করুন > ডান পার্টে Update Options বাটনে ক্লিক করুন
- সাব-মেনুতে Update Now ক্লিক করুন > আউটলুক আপডেট সম্পূর্ণ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন
- Windows লেটেস্ট বিল্ডে আপডেট করুন। অপশনাল আপডেট বাকি নেই নিশ্চিত করুন
- সিস্টেম রিস্টার্ট করুন > রিস্টার্ট পর চেক করুন Outlook Rules কাজ করছে কিনা
সমাধান ২: Offline Settings-এ Download Email পরিবর্তন করুন All-এ
Outlook ক্লায়েন্টের অফলাইন সেটিংস লিমিটেড টাইম (যেমন ৩ দিন বা ১ বছর) সিঙ্ক করার জন্য সেট থাকলে সকল মেসেজে (ক্লায়েন্ট-সাইড রুল) রুল রান নাও করতে পারে। Offline Settings All-এ সেট করলে সমাধান হতে পারে।
- Outlook চালু করুন > File মেনু
- Info ট্যাবে Account Settings > আবার Account Settings সিলেক্ট করুন
- সমস্যায়োগ্য অ্যাকাউন্ট সিলেক্ট করুন > Change বাটন ক্লিক করুন
- Offline Settings-এ Download Email for the Past স্লাইডার সম্পূর্ণ ডান দিকেও টেনে আনা All time-এ সেট করুন
- Next > Done ক্লিক করুন
- Outlook রিলঞ্চ করুন > চেক করুন Rules কাজ করছে কিনা
সমাধান ৩: Stop Processing More Rules অপশন ডিসেবল করুন
Outlook Rules টপ টু বটম অর্ডারে অ্যাপ্লাই হয়। উপরের রুল মিট করলে এবং সেটি Stop Processing More Rules-এ কনফিগার থাকলে নিচের রুলগুলো এক্সিকিউট হয় না। এই অপশন ডিসেবল করলে সমাধান হতে পারে (তবে একই মেসেজ একাধিক ফোল্ডারে যেতে পারে)।
- Outlook > Home ট্যাবে Rules ক্লিক করুন
- ড্রপডাউন থেকে Manage Rules and Alerts সিলেক্ট করুন
- সমস্যায়োগ্য রুল সিলেক্ট করুন > Change Rule ক্লিক করুন
- ড্রপডাউন থেকে Edit Rule Settings > Next (Select Condition Window)
- Stop Processing More Rules আনচেক করুন > Next
- আবার Next (Exceptions Window) > Finish
- সকল রুলের জন্য একই প্রক্রিয়া রিপিট করুন > চেক করুন
- না হলে On This Computer Only রুল সক্রিয় করুন > চেক করুন
সমাধান ৪: OST ফাইল মুছে দিন
Outlook ডেটা স্টোরের জন্য OST ফাইল ব্যবহার করে। OST ফাইল করাপ্ট থাকলে এই সমস্যা হয়। OST ফাইল মুছে দিলে (নেক্সট লঞ্চে রিক্রিয়েট হয়) সমাধান হতে পারে।
- Outlook বন্ধ করুন > Task Manager-এ Outlook-রিলেটেড কোনো প্রসেস চলছে নেই নিশ্চিত করুন
- Windows Search Bar-এ Control Panel টাইপ > Control Panel ক্লিক করুন
- User Accounts > Mail (Microsoft Outlook)
- Email Accounts > Account Settings উইন্ডোতে Data Files ট্যাব
- সমস্যায়োগ্য অ্যাকাউন্ট সিলেক্ট > Open File Location
- Outlook ফোল্ডার উইন্ডো Minimize করুন > অন্য সব উইন্ডো বন্ধ করুন (Account Settings, Mail Setup)
- Outlook ফোল্ডার উইন্ডোতে স্যুইচ করুন > OST ফাইল ডিলিট করুন
- Outlook চালু করুন > সার্ভারের সাথে সিঙ্ক হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন > চেক করুন Rules কাজ করছে কিনা
সমাধান ৫: নতুন Outlook Profile তৈরি করুন
আউটলুক প্রোফাইল করাপ্ট থাকলে রুল কাজ নাও করতে পারে। নতুন প্রোফাইল তৈরি করলে সমাধান হতে পারে।
- Outlook বন্ধ করুন > Task Manager-এ Outlook-রিলেটেড প্রসেস নেই নিশ্চিত করুন
- Windows Search Box-এ Control Panel টাইপ > Control Panel সিলেক্ট করুন
- User Accounts > Mail (Microsoft Outlook)
- Show Profiles বাটন > Add বাটন ক্লিক করুন
- প্রোফাইলের নাম দিন > স্ক্রিনের প্রম্পট ফলো করে নতুন প্রোফাইল যোগ করুন
- Prompt for a Profile to be Used সিলেক্ট করুন > Apply/OK
- Outlook চালু করুন > নতুন প্রোফাইল সিলেক্ট করুন (প্রম্পট আসলে) > চেক করুন Rules নরমালি অপারেট করছে কিনা। Keep Client Rules সিলেক্ট করুন যদি প্রম্পট আসে।
- না হলে Outlook বন্ধ করুন > সব প্রোফাইল ডিলিট করুন (এসেনশিয়াল ব্যাকআপ নিন)
- একটি প্রোফাইল অ্যাড করুন > চেক করুন Rules কাজ করছে কিনা
সমাধান ৬: Outlook Web App দিয়ে রুল তৈরি করুন
Outlook সার্ভার-সাইড (Outlook Web App দিয়ে তৈরি) এবং ক্লায়েন্ট-সাইড (Outlook Client দিয়ে তৈরি) রুল দুটোই সাপোর্ট করে। ক্লায়েন্ট রুল কাজ না করলে ওয়েব অ্যাপ দিয়ে সার্ভার-সাইড রুল তৈরি করুন।
- ব্রাউজার > Outlook Web App (যেমন: Outlook Live পারসোনাল অ্যাকাউন্টের জন্য)
- উপরের ডান কোণে Settings (গিয়ার) > View All Outlook Settings
- Rules (Mail > Rules) > Add a New Rule
- রুলের ডিটেইলস (নেম, কন্ডিশন, অ্যাকশন ইত্যাদি) দিন > Save (Stop Processing More Rules অন/অফ চেক করুন)
- নতুন রুলের সামনে Play বাটন ক্লিক করুন > চেক করুন সমাধান হয়েছে কিনা
সমাধান ৭: Outlook Rules ডিসেবল/ইনেবল এবং রি-অ্যাড করুন
Outlook Rules সার্ভার-ক্লায়েন্ট কমিউনিকেশন বা অ্যাপ্লিকেশন মডিউলের টেম্পোরারি গ্লিচের ফলাফল হতে পারে। রুল রি-ইনেবল করলে গ্লিচ ক্লিয়ার হয়।
- Outlook > Home ট্যাবে Rules ক্লিক করুন
- ড্রপডাউন থেকে Manage Rules & Alerts
- Options > Export Rules ক্লিক করুন রুল ব্যাকআপ নেওয়ার জন্য
- OK > Manage Rules & Alerts উইন্ডোতে সকল রুলের চেকমার্ক আনচেক করুন > Apply/OK
- Outlook রিলঞ্চ করুন > একটি রুল সক্রিয় করুন > চেক করুন কাজ করছে কিনা। কাজ করলে সব রুল একে একে সক্রিয় করুন
- না হলে প্রব্লেম্যাটিক রুল মুছে দিন > রি-অ্যাড করুন > চেক করুন
- না হলে সব রুল মুছে দিন (Outlook.exe /cleanrules কমান্ড লাইন সুইচও ব্যবহার করতে পারেন) > রুলগুলো আবার যোগ করুন
- না হলে ক্লায়েন্ট এবং সার্ভার দুটো থেকেই রুল মুছে দিন (সমাধান ৫ অনুযায়ী) > সিস্টেম রিস্টার্ট করুন
- রিস্টার্ট পর আউটলুক ক্লায়েন্টে একটি রুল অ্যাড করুন > চেক করুন। কাজ করলে Rules Import করুন (স্টেপ ৩-এ এক্সপোর্ট করা) > চেক করুন
- না হলে Rules মুছে দিন এবং Profile ফাইল ডিলিট করুন (সমাধান ৪) > সিস্টেম রিস্টার্ট করুন
- রিস্টার্ট পর প্রোফাইল রি-অ্যাড করুন (সমাধান ৪) > একটি রুল যোগ করুন > চেক করুন
- কাজ করলে Rules Import করুন > চেক করুন
সমাধান ৮: ফোল্ডার সাইজ কমানো
ডেটা ফাইলের ফোল্ডার সাইজ খুব বড় হলে Outlook Rules কাজ নাও করতে পারে। ফোল্ডার সাইজ কমানোর জন্য মেইল ক্লিয়ার করুন।
- Outlook > বাম প্যানেলে ইমেল অ্যাড্রেস-এ রাইট-ক্লিক করুন
- Data File Properties > Folder Size বাটন ক্লিক করুন
- ফোল্ডার সাইজ খুব বড় কিনা (GB-এ) চেক করুন। বড় হলে অপ্রয়োজনীয় ইমেল ডিলিট করুন। Conversation Clean Up (File > Options > Mail > Conversation Clean Up) ব্যবহার করুন কিন্তু এসেনশিয়াল ইমেল/অ্যাট্যাচমেন্ট ব্যাকআপ নিন।
- ফোল্ডার সাইজ কমানো (১০০MB-এর নিচে) > চেক করুন Outlook Rules কাজ করছে কিনা
কোনো সমাধান কাজ না করলে অন্য অ্যাকাউন্ট দিয়ে চেষ্টা করুন। সিস্টেম রিস্টোর করলে সমাধান হয় কিনা চেক করুন। ব্যবহারকারী-তैयার ফোল্ডারে ইমেল মুভ করা যায় কিনা রুল অনুযায়ী চেক করুন। সমস্যা থাকলে অন্য সিস্টেম থেকে (যেখানে Outlook Rules কাজ করছে) Outlook Rules Import করুন। চরম কেসে Rules ম্যানুয়ালি রান করুন (সমাধান না হওয়া পর্যন্ত)।
