সমাধান: Windows 10/11-এ Microsoft Outlook সার্চ কাজ না করলে কী করবেন

আপনি যদি Outlook-এর বিভিন্ন ভার্শনে ইমেইল আইটেম সার্চ করতে সমস্যায় পড়েন (কিছুই ফাঁদ না পাওয়া, সব ফলাফল দেখানো হচ্ছে না, সার্চের জন্য সব *.pst ফাইল ব্যবহার হচ্ছে না, সাম্প্রতিক ইমেইল দেখাচ্ছে না, ইত্যাদি), তবে এই আর্টিকেলের গাইডলাইন আপনাকে Outlook সার্চ সমস্যা সমাধান করতে সাহায্য করবে (এই পরামর্শগুলো Outlook 2021/2019/2016/2013 এবং Microsoft 365-এর জন্য Outlook-এ প্রযোজ্য)।

Outlook-এ সার্চ ইন্ডেক্সিং স্ট্যাটাস চেক করুন

Outlook Search Windows Indexing Service দ্বারা संচালিত হয়। সার্চ করতে হলে Windows Search মেইলবক্স এবং সংযুক্ত PST ফাইলগুলোর কন্টেন্ট স্ক্যান করে এবং সব উপলব্ধ Outlook আইটেমের একটি ইন্ডেক্স তৈরি করে। তাই প্রথম ধাপ হল Outlook ইন্ডেক্সের স্ট্যাটাস চেক করা।

এর জন্য Search ট্যাবে যান, এবং Search Tools সেকশনে Indexing Status সিলেক্ট করুন।

ইন্ডেক্সিং ঠিক থাকলে পরবর্তী উইন্ডোতে নিচের স্ট্যাটাস দেখাবে:

Outlook has finished indexing all of your items.
0 items remaining to be indexed.

তবে সার্চ সমস্যা থাকলে স্ট্যATUS ভিন্ন হবে:

Outlook is currently indexing your items.
23817 items remaining to be indexed

নতুন মেইলবক্স বা PST ফাইল যোগ করলে, ইমেইল ফোল্ডার মোড়ানোর সময় Outlook সার্চ ইন্ডেক্স রিবিল্ড হয়। আপনি যদি সম্প্রতি (৩-৪ ঘন্টার মধ্যে) এই অপারেশনগুলো করছেন, তবে ইন্ডেক্সিং কমপ্লিট হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। যদি দীর্ঘদিন কোনো বড় কনফিগারেশন চেঞ্জ না করলেও ইন্ডেক্সিং চলছে, তবে Outlook ইন্ডেক্সে সমস্যা আছে বলে বোঝা যাবে।

Windows Search Service দিয়ে Outlook ইন্ডেক্সিং এনাবল করুন

সমস্যা সমাধানের জন্য Windows Indexing Service-এ স্ক্যান করা আইটেম থেকে Outlook কে অস্থায়ীভাবে বাদ দিন। এর জন্য:

1. Outlook-এ File -> Settings খুলুন;
2. Search -> Indexing Options সিলেক্ট করুন;
3. Change ক্লিক করুন
4. Microsoft Outlook-এর জন্য ইন্ডেক্সিং ডিজেবল করুন;
5. Outlook বন্ধ করুন, এবং Process Manager দিয়ে নিশ্চিত করুন যে কম্পিউটারে outlook.exe প্রসেস চলছে না।

Outlook OST এবং PST ফাইলগুলোর প্রপার্টিতে চেক করুন যে তাদের ইন্ডেক্সিং অ্যালাউড আছে (Windows Search Service সেটিংসে ইতিমধ্যে এনাবল থাকলেও এটি করা উচিত)। এর জন্য:

1. File -> Account Settings -> Account Settings; খুলুন;
2. Data Files ট্যাবে যান;
3. ফাইলগুলো একটা একটা সিলেক্ট করে Open file location ক্লিক করুন;
4. OST বা PST ফাইলটিতে রাইট-ক্লিক করে প্রপার্টি খুলুন;
5. Other ক্লিক করুন;
6. Allow this file to have context indexed in addition to file properties বক্স চেক করুন -> OK ক্লিক করুন।

এলিভেটেড PowerShell কনসোল খুলুন এবং WSearch সার্ভিস রিস্টার্ট করুন:

Restart-Service -Name wsearch –verbose

এখন Search Settings-এ Outlook Indexing আবার এনাবল করুন যা আগে ডিজেবল করা হয়েছিল। Indexing Options-এ Microsoft Outlook চেক করে চেঞ্জ সেভ করুন।

Outlook-কে ফুল ইন্ডেক্সিং কমপ্লিট করার জন্য কিছু সময় দিন (মেইলবক্স এবং PST ফাইল সংখ্যা ও আকারের ওপর নির্ভর করে)। উপরে দেখানোভাবে Outlook ইন্ডেক্স স্ট্যাটাস চেক করুন এবং কিছু সার্চ করে দেখুন।

Outlook সার্চ ইন্ডেক্স রিবিল্ড/রিসেট কীভাবে করবেন?

যদি Outlook সার্চ সমস্যা থাকে, তবে Windows Search সার্ভিসের ইন্ডেক্স পুরোপুরি রিসেট ও রিবিল্ড করার পরামর্শ দেওয়া হয়। এর জন্য:

1. Outlook-এ File -> Settings -> Search; যান;
2. Indexing Options -> Advanced; ক্লিক করুন;
3. Rebuild; ক্লিক করুন;
4. ইন্ডেক্স রিবিল্ড হতে কিছু সময় লাগতে পারে এবং কম্পিউটারের পারফরম্যান্স অস্থায়ীভাবে কমে যেতে পারে।

টিপ। কিছু কেসে Windows Search পারফরম্যান্স অপ্টিমাইজ করা ফলদায়ক হয়, বিস্তারিত: How to fix a very large Windows.edb file।

Outlook PST ফাইল চেক ও রিপেয়ার করুন

কিছু কেসে ইন্ডেক্সিং সার্ভিস Outlook পারসোনাল ফোল্ডার ফাইল (PST) ইন্ডেক্স করতে পারে না লজিক্যাল এরর বা কংস্ট্রাকশন করপশনের কারণে। scanpst.exe ব্যবহার করে করপ্ট PST ফাইল চেক ও রিপেয়ার করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

Outlook সার্চ এবং Cached Exchange Mode

এই সেকশনে দেখব আপনার মেইলবক্স যদি Exchange সার্ভার বা Exchange Online (Microsoft 365)-এ থাকে, তবে Outlook সার্চ কীভাবে কাজ করে। Outlook-এ Cached Exchange Mode এনাবল থাকলে আপনার কম্পিউটারের লোকাল ইন্ডেক্স ব্যবহার করে আইটেম সার্চ করা হয়। Cached Exchange Mode ডিজেবল থাকলে মেইলবক্স-সাইড ইন্ডেক্স (যেটি Microsoft Exchange Search Indexer মেইনটেইন করে) মেইলবক্স সার্চের জন্য ব্যবহৃত হয়।

MSExchangeSearch সার্ভিস ইমেইল মেসেজ মেইলবক্স ডাটাবেসে আসার সাথে সাথে ইন্ডেক্স করে। যদি আপনার Outlook Exchange Search Index ব্যবহার করে মেইলবক্স সার্চ না করে, তবে সমস্যা সম্ভবত Exchange সার্ভারের সাথে। Test-ExchangeSearch cmdlet Exchange Search সার্ভিসের সমস্যা ডায়াগনোজ করতে ব্যবহৃত হয়।

সর্বাধিক সাধারণ সমস্যা হল ডিস্ক ফুল হয়ে যাওয়া (সার্চ ইন্ডেক্স বাড়ানোর জন্য পর্যাপ্ত স্পেস নেই), বা করেন্ট ইন্ডেক্স ফাইল করপ্ট হয়ে রিবিল্ড দরকার। এক্সচেঞ্জে বিল্ট-ইন PowerShell স্ক্রিপ্ট দিয়ে সার্চ ইন্ডেক্স রিসেট করা যায়: %PROGRAMFILES%\Microsoft\Exchange Server\V14\Scripts\ResetSearchIndex.ps1।

নির্দিষ্ট মেইলবক্স ডাটাবেসের সার্চ ইন্ডেক্স রিসেট করতে কমান্ড:

.\ResetSearchIndex.ps1 mailboxdbname1

এছাড়া সমস্যাGrस्त মেইলবক্স ডাটাবেসের জন্য ইন্ডেক্সিং এনাবল আছে কিনা চেক করুন:

Get-MailboxDatabase mailboxdbname1 | Format-Table Name,IndexEnabled

Outlook: Exchange শেয়ার্ড মেইলবক্সে সার্চ কাজ না করলে

Fast Search ফিচার ডিফল্টভাবে সব অন-প্রিমিসেস Exchange Server ভার্শনে (Exchange 2016 থেকে) এনাবল থাকে। কিছু কেসে Exchange Fast Search শেয়ার্ড মেইলবক্সে (যেটি Outlook-এ কানেক্ট করা) ঠিকমতো কাজ করে না। এই কেসে শেয়ার্ড মেইলবক্সে ইমেইল সার্চ করলে Outlook ওয়ার্নিং দেখাবে:

We're having trouble fetching results from the server. Some items may not be included in your search results.

আপনি Outlook-কে Exchange Fast Search ব্যবহার না করার নির্দেশ দিতে পারেন। এর জন্য HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search কী-এর অধীনে DWORD রেজিস্ট্রি প্যারামিটার DisableServerAssistedSearch = 1 তৈরি করুন (Outlook 2016 এবং 2019-এর জন্য)।

PowerShell দিয়ে রেজিস্ট্রি প্যারামিটার তৈরি করুন:

New-ItemProperty -path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search" -Name DisableServerAssistedSearch -PropertyType "DWORD" -Value "1"

Windows রিবুট করুন।

Exchange Online (Microsoft 365)-এ হোস্ট করা শেয়ার্ড মেইলবক্সের জন্য এই অপশন ব্যবহার করা যাবে না কারণ M365 FAST সার্চের বদলে Microsoft Search ব্যবহার করে।

Windows 10/11 আপডেট ইনস্টলেশনের পর Outlook সার্চ রেজাল্ট না দেখালে

ডিসেম্বর ২০২১-এ Windows 10 এবং 11-এ সিকিউরিটি আপডেট ইনস্টল করার পর Outlook-এ সাম্প্রতিক ইমেইল সার্চ কাজ বন্ধ করল। এই সমস্যা Exchange এবং Microsoft 365 উভয় মেইলবক্সেই হয়।

Search performance will be impacted because of a problem with how Outlook search is configured.

নিচের আপডেটগুলো ইনস্টল হওয়ার পর সমস্যাটি দেখা দিল:

• Windows 10 21H2 এবং 21H1 — KB5008212
• Windows 11 — KB5008215

Microsoft আংশিকভাবে এই বাগ জানুয়ারি ২০২২-এ KB5009543 আপডেট দিয়ে ফিক্স করেছেন (Windows 10-এর জন্য)। কিন্তু এই প্যাচ সবসময় সাহায্য করে না।

Outlook Search রিপেয়ার করতে আপনি সাম্প্রতিক Windows আপডেট টেম্পোরেরি আনইনস্টল করতে পারেন:

wusa /uninstall /kb:5008212

অথবা Microsoft-এর পরামর্শ অনুযায়ী Windows Desktop Search ইন্ডেক্সিং সার্ভিস Outlook-এ ব্যবহার না করার জন্য টেম্পোরেরি ডিজেবল করুন। এর জন্য রেজিস্ট্রি প্যারামিটার PreventIndexingOutlook মান ১ দিয়ে তৈরি করুন।

New-ItemProperty -path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search" -Name DisableServerAssistedSearch -PropertyType "DWORD" -Value "1"

কম্পিউটার রিস্টার্ট করলে Outlook নিজস্ব সার্চ ফিচার ব্যবহার করে মেইলবক্স এবং PST ফাইল সার্চ করবে। এই মোডে Outlook-এ সার্চ করলে ওয়ার্নিং আসবে:

Search performance will be impacted because a group policy has turned off the Windows Search service.

প্রধান ডিজাডভ্যান্টেজ হল Outlook সার্চ অনেক ধীর হবে। তাই Microsoft এই বাগ ভবিষ্যতের আপডেটে ফিক্স করলে আপনাকে এই রেজিস্ট্রি প্যারামিটার ডিলিট করতে হবে।

Outlook সার্চ ফিক্স করার অন্যান্য সমাধান

Outlook সার্চ কাজ না করলে বা আংশিক ফলাফল দিলে আরও কী কী চেক করতে পারেন?

1. Outlook মেনু থেকে Search Tools -> Locations to Search সিলেক্ট করুন। সব মেইলবক্স এবং PST ফাইল সার্চের জন্য সিলেক্টেড আছে কিনা নিশ্চিত হোন;
2. রেজিস্ট্রি কী “HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search”-এ PreventIndexingOutlook = 1 প্যারামিটার নেই নিশ্চিত হোন। এই প্যারামিটার Windows Search সার্ভিস দ্বারা Outlook ইন্ডেক্সিং ডিজেবল করে। এটি GPO Computer Configuration -> Administrative Templates -> Windows Components -> Search-এ “Prevent indexing Microsoft Office Outlook” পলিসির সাথে মিলে। যদি GPO-তে MS Office Administrative Templates ব্যবহার করেন, তবে সেটি ডিফল্ট Outlook সার্চ সেটিংস পরিবর্তন করছে কিনা চেক করুন।
3. Outlook সেটিংসে (File -> Options -> Search) Improve search speed by limiting the number of results shown অপশন ডিজেবল করুন;
4. থার্ড-পার্টি Outlook এক্সটেনশন ডিজেবল করুন (File -> Options -> Add-ins);
5. MS Office ইনস্টলেশন MSI প্যাকেজের Repair ফাংশন দিয়ে Outlook রি-ইনস্টল করুন (Office 365-এ সুবিধাজনক Quick Repair ফাংশন রয়েছে);
6. Windows 10 বিল্ট-ইন Search Troubleshooter ব্যবহার করুন। টুল চালু করতে কমান্ড: msdt.exe -ep SystemSettings_Troubleshoot_L2 -id SearchDiagnostic
7. সাদৃশ্য আর্টিকেল: “How to fix search problems in Windows 10?” কাজে লাগতে পারে।