জটিল, কুণ্ঠা, নীরস — আমার ম্যাকের Mail অ্যাপ খোলার সময় আমার মনে এগুলোই আসত। Airmail এবং Kiwi-এর মতো অ্যাপের সুবিধা জানা এবং থার্ড-পার্টি মেইল অ্যাপের সুবিধা জানায় এটা হতে পারে।
সাম্প্রতিকভাবে, আমি ডিফল্ট ম্যাক অ্যাপস ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিলাম অ্যাপ ক্লাটার কমানোর জন্য। সেই সווিচের অংশ হিসেবে, আমি Mac Mail সেট আপ করলাম এবং এক সপ্তাহ চেষ্টা করার সিদ্ধান্ত নিলাম। আমি নিশ্চিত ছিল দু দিনের মধ্যে ছেড়ে দেব।
দু মাস পর, আমি এখনও Mac Mail ব্যবহার করছি, এবং এটা পছন্দ করতে লাগলাম। মনে হয় এর কারণ হল আমি সেটা ঠিকভাবে সেট আপ করার জন্য সময় নিলাম। আমি ইমেইল প্রসেসিং যতটা সম্ভব পেইনলেস করে ফেললাম এই ছয় ধাপ দিয়ে। আপনিও পারেন!
টুলবার কাস্টমাইজ করুন
ইমেইল দ্রুত হ্যান্ডেল করতে চান? টুলবার আপনার পছন্দমতো সেট আপ করুন এবং এক-ক্লিক বাটন দিয়ে ইমেইলে অ্যাকশন নিন। এটা মেনু অপশন বা মনে না পড়া কীবোর্ড শর্টকাটের চেয়ে অনেক ভালো।
টুলবার কনফিগার করতে, টুলবারের ওপর রাইট-ক্লিক করুন এবং কন্টেক্সট মেনু থেকে Customize Toolbar... সিলেক্ট করুন। এখন একটি ডায়লগ বক্স দেখতে পাবেন যেখানে সকল আইকন আছে যেগুলো আপনি ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করে টুলবারে যেখানে চান সেখানে রাখতে পারেন। এই ডায়লগ বক্স একটিভ থাকলে, আপনি টুলবারের থেকে আইকন ড্র্যাগ করে বাদ দিতে বা সাজাতে পারেন।
আমার রিকমেন্ডেশন গুলো:
- Delete বাদ দিন — macOS Sierra-এ বামে স্বাইপ করলে বা delete কী চাপলে ইমেইল ডিলিট হয়, সেটা সহজ।
- Reply All বাদ দিন — Reply All বাটন সেখানে থাকলে অনিচ্ছাকৃত ক্লিক হয়ে দুর্যোগ হতে পারে।
- Unread / Read যোগ করুন — একসাথে অনেক ইমেইল রিড/আনরিড চিহ্নিত করার জন্য হ্যান্ডি।
- Move selected messages যোগ করুন — সাইডবার ফোল্ডার এক্সপ্যান্ড/কোল্যাপ্স করে ড্র্যাগ-ড্রপ করার বদলে, নেস্টেড মেনু থেকে ফোল্ডার সিলেক্ট করে ইমেইল সরানো অনেক সহজ।
- Sidebar যোগ করুন — সাইডবার নজর থেকে ওঝল কিন্তু সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য রাখতে এই টগল আইকন টুলবারে যোগ করুন।
নোট — কিছু টুলবার আইকন জোড়ায় আসে। Delete এবং Junk উদাহরণস্বরূপ। কিন্তু আপনি আলাদা আইকনও পাবেন যদি उनमे से একটি যোগ বা বাদ দিতে চান।
ভুলাব럭 দেয়া ভিজুয়াল এলিমেন্ট লুকান
নতুন অ্যাপ ইন্সটল করার পর আমি যা প্রথমে করি সেটা হল ইন্টারফেস পরিষ্কার করা। যা যা বাধা দেয় সেগুলো লুকিয়ে দিয়ে শুধু সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত জিনিসগুলো দেখি। Apple Mail-এ আমি নিচেরগুলো লুকিয়েছি:
- List Previews — মেসেজ কলামে ইমেইল টেক্সটের প্রথম দুটি লাইন। আমি এগুলো লুকিয়ে রাখি পছন্দ করি কারণ সাবজেক্ট লাইন থেকেই বুঝতে পারি ইমেইলটা কী বিষয়ে — সবো গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলের জন্য। সম্ভবত আপনিও পারেন। লিস্ট প্রিভিউ গায়েব করতে, Mail > Preferences... > Viewing-এ যান, List Preview ড্রপডাউন থেকে None সিলেক্ট করুন।
- Mailbox Folders — প্রতিটি ইমেইল একাউন্টের জন্য, Mac Mail একটি ডেডিকেটেড মেইলবক্স তৈরি করে। সাইডবারে মেইলবক্সের নামের ওপর হভার করলে যে Hide লিংক আসে সেটা ক্লিক করলে এগুলো কোল্যাপ্স হয়।
- Tab Bar — View মেনু থেকে Show Tab Bar আনচেক করলে ট্যাব বার লুকিয়ে যাবে। নতুন ট্যাব তৈরি করলে ট্যাব বার স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে, কিন্তু সিঙ্গেল ট্যাব থাকলে বাধা দেবে না।
- Favorites Bar — আমার মতো সাইডবার থেকে মেইলবক্স স্যুইচ করতে পছন্দ করলে, ফেভারিটস বার রিডান্ডান্ট লাগে। View > Hide Favorites Bar ক্লিক করে লুকিয়ে দিন।
- Sidebar — আমি আস্পased বললাম সাইডবার দিয়ে স্যুইচ করি, তাহলে কেন লুকাব? খুব সহজ: আমি শুধু Inbox মেইলবক্স বা ইউনিফাইড ইনবক্স অ্যাক্সেস করি। সেটা সিলেক্ট করে সাইডবার লুকিয়ে দিলে আমার কাজ চলে। অন্যান্য মেইলবক্সের জন্য, টুলবারে যোগ করা সাইডবার আইকন দিয়ে যেকোনো সময় টগল করা যায়।
পরিষ্কার করার পর Mac Mail কেমন দেখে:
ইমেইল সার্চ সহজ করুন
আপনি কোনো গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল খুঁজে বের করতে কঠিন পরিশ্রম করতে হবে না যদি আপনার पास একটি সিস্টেম থাকে যা ইমেইলগুলো সঠিক জায়গায় পাঠিয়ে দেয়। এখানে আমার সাজেশন:
ফ্ল্যাগ ব্যবহার করুন
ফ্ল্যাগ হল Mac Mail-এ স্টার/ফেভারিটের সমতুল্য। এগুলো ব্যবহার করুন সেই ইমেইলগুলো হাইলাইট করার জন্য যেগুলো আপনি বারবার রেফার করেন বা যেগুলোর ওপর শীঘ্র অ্যাকশন নিতে হবে। এই ইমেইলগুলো সাইডবারে Flagged মেইলবক্সে দেখাবে। আলাদা কালারের ফ্ল্যাগ ব্যবহার করুন আলাদা টাইপের গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল শনাক্ত করতে।
সত্যি বলতে, আমি ফ্ল্যাগ ব্যবহার করি না, কারণ সে রঙিন ফ্ল্যাগ সিম্বলগুলো আমাকে বিচিত্র লাগে। সেগুলো মনে হয় "তুমি কীভাবে এটা ভুলে গেলে?" বলে চিৎকার করছে, না হল "এখানে তোমার দরকারি জিনিস!" বলে যELLOW স্টার আইকন처럼।
স্মার্ট মেইলবক্স এবং মেইলবক্স রুলস সেট আপ করুন
এই দুটি Mac Mail ফিচার প্রায় Gmail-এ ফিল্টার মতো কাজ করে। স্মার্ট মেইলবক্স এবং মেইলবক্স রুলস উভয়েই আপনার স্পেসিফাই করা কৃতেরিয়া মেলা ইমেইল আলাদা করে। পার্থক্য হল রুলস ইমেইলের ওপর ফলো-আপ অ্যাকশন ও নেয়।
উদাহরণস্বরূপ, makeuseof.com থেকে সকল যোগাযোগ কুইক-অ্যাক্সেস সেকশনে রাখতে চান। এবং MakeUseOf Deals-এর ইনকামিং ইমেইল একটি ডেডিকেটেড ফোল্ডারে সরাতে চান। সেক্ষেত্রে আপনি:
- MakeUseOf-এর সকল ইমেইলের জন্য একটি স্মার্ট মেইলবক্স তৈরি করুন। Mailbox > New Smart Mailbox... ক্লিক করুন। নিচের ছবির মতো, স্পেসিফাই করুন যে আপনি সকল মেসেজ চান যাদের From ফিল্ডে @makeuseof.com থাকে। Ok ক্লিক করুন মেইলবক্স তৈরি করতে। এই নতুন স্মার্ট মেইলবক্স সাইডবারে Smart Mailboxes-এর নিচে দেখাবে। এই মেইলবক্স ডিলিট করলেও এর কন্টেন্ট ইনবক্স থেকে ডিলিট হবena।
- MakeUseOf Deals স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার পছন্দের ফোল্ডারে সরানোর জন্য একটি মেইলবক্স রুল তৈরি করুন। Mail > Preferences > Rules-এ যান, Add Rule বাটনে ক্লিক করুন। আপনি স্মার্ট মেইলবক্স তৈরি করার সময় যে পপআপ আসেছিল সেটার মতো একটি পপআপ আসবে। আপনি এখানে শুধু কোন ইমেইল চিহ্নিত করতে চান সেটা না, বরং Mail সেটাদের সাথে কী করবে সেটাও স্পেসিফাই করতে পারেন। নিচের স্ন্যাপশটের মতো রুল সেট আপ করুন। রুলস মাল্টিপল অ্যাকশন সাপোর্ট করে, তাই আপনি চাইলে এই ইমেইলগুলোর কালার কোডও করতে পারেন।
Apple Mail-এ এই এসেনশিয়াল স্মার্ট মেইলবক্স এবং সিম্পল মেইলবক্স রুলস সেট আপ করতে পারেন।
যখন আপনি এই মেইল ফিল্টারিং ফিচারগুলো সার্চ বক্সের সাথে টান্ডেমে ব্যবহার করবেন, তবে যেকোনো ইমেইল মাত্র কয়েক সেকেন্ডে খুঁজে বের করতে পারবেন। সার্চ বক্স ন্যাচারল ল্যাঙ্গুয়েজ সার্চ সাপোর্ট করে।
ইমেইল অ্যাডিকশন লড়াইতে সহজ করুন
অধিকাংশ ইমেইল অ্যাপ তাদের সেরা দিয়ে আপনাকে.Convince করতে চায় যে আপনি যদি এখনই ইমেইল চেক না করেন তবে বিশ্ব প্রলয় হয়ে যাবে। আপনি এবং আমি জানি সেটা সত্য নয়, এবং আমাদের দায়িত্ব সেটার বিরুদ্ধে দাঁড়ানো, যা আক্রমণাত্মক নোটিফিকেশনের রূপে আসে।
আমি নিচের পরিবর্তনগুলো করলাম যাতে ইমেইল একটি সুবিধা লাগে, দায়বোধ নয়। দেখুন আপনার কাজে লাগে কিনা:
- Dock আইকন নেই — হ্যাঁ, আমি Mail-এর ডক আইকোন বাদ দিলাম আনরিড কাউন্ট দেখতে না পাওয়ার জন্য, যা আমি কখনো উপেক্ষা করতে পারি না। তাই Mail অ্যাপ খোলা না থাকলে, আমি আনরিড কাউন্ট দেখি না, কতটুকু ইমেইল ইনবক্সে জমা হোক না কেন।
- নোটিফিকেশনের জন্য Banner style alerts — System Preferences > Notifications > Mail-এ যান, Mail Alert Style-এ Banners বেছে নিন। Alerts-এর মতো, Banner নোটিফিকেশন অটোমেটিক্যালি গায়েব হয়।
- Notification Center-এর Do Not Disturb মোডের জন্য কীবোর্ড শর্টকাট — System Preferences > Keyboard > Shortcuts > Mission Control-এ যান, Turn Do Not Disturb On/Off চেকবক্স টিক করুন। ডিফল্ট শর্টকাট মনে রাখুন বা নিজের পছন্দমতো যোগ করুন (আমি F10 ব্যবহার করি)। এখন কাজ করার সময় সব নোটিফিকেশন ব্যানিশ করুন এবং এক কী চাপলে ফিরিয়ে আনুন।
মেইলবক্স ম্যাপিং চেক করুন
Mac Mail-এ নতুন একাউন্ট সেট আপ করলেন? Mail > Preferences > Accounts > Mailbox Behaviors-এ যান সেই একাউন্টের জন্য। সেখানে চেক করুন Mac Mail-এ মেইলবক্সগুলো আপনার ইমেইল একাউন্টের সঠিক মেইলবক্সের সাথে মিলে যাচ্ছে কিনা। সাধারণত মিলে যায়, কিন্তু চেক করতে ক্ষতিনেই। এবং যদি আপনার মেইলগুলো গুলিয়ে যাওয়া থাকে, তবে এখন আপনি জানেন সমস্যাটি কোথায়।
কম ব্যবহৃত ফোল্ডার থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন
Mac Mail ডিফল্টভাবে আপনার ইমেইল একাউন্টের সব ফোল্ডার/লেবেলে সাবস্ক্রাইব করে। যদি কোনো ফোল্ডার সংগঠনের জন্য দরকার হয় কিন্তু আপনি প্রায় চেক করেন না, তবে Mac Mail-এ সেটা থেকে আনসাবস্ক্রাইব করার কথা ভাবুন।
Mail অ্যাপে সাইডবারের ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক করে Get Account Info সিলেক্ট করুন। এটি আপনাকে Account Info > Subscription List-এ নিয়ে যাবে, যেখানে থেকে আপনি সিলেক্ট করা ফোল্ডার থেকে আনসাবস্ক্রাইব করতে পারবেন।
কোনো কারণে, আমি সাবস্ক্রিপশন লিস্টে আমার কোনো মেইল ফোল্ডার দেখতে পাইনি যদিও সাবস্ক্রাইবড ছিল। আমি আমার ওয়েবমেইল একাউন্ট (Gmail) থেকে আনসাবস্ক্রাইব করতে পারলাম। Gmail-এ Settings > Labels-এ যেনে প্রাসঙ্গিক ফোল্ডারের জন্য Show in IMAP চেকবক্স আনচেক করলাম।
কিছু Mac Mail প্লাগইন ইনস্টল করুন
Apple Mail প্লাগইন সাপোর্ট করে, তাই আপনি কয়েকটি ইনস্টল করুন যেসব ফিচার আপনি চান Mail-এ থাকা বা আপনার Mail অভিজ্ঞতা উন্নত করার জন্য। জনপ্রিয় MailButler প্লাগইন একটি ভালো শুরুর পয়েন্ট।
MailButler স্নুজিং, শিডিউলিং, এবং ট্র্যাকিং ইমেইলের মতো টাস্কের জন্য টুল যোগ করে। এর বেসিক ভার্সন ফ্রি, এবং Undo Send, অ্যাট্যাচমেন্ট রিমাইন্ডার, এবং ক্লাউড আপলোডের মতো ফিচার দেয়। আপনিও মাসে ৩০টি প্রফেশনাল অ্যাকশন ব্যবহার করতে পারেন — প্রো ফিচারের প্রতিটি ব্যবহার একটি অ্যাকশন হিসেবে গণনা হয়। প্রিমিয়াম প্ল্যান ৭.৯৫ ইউরো/মাস থেকে শুরু।
Herald ইনস্টল করুন যদি আপনি নোটিফিকেশন ব্যানার থেকে সরাসরি ইমেইল প্রসেস করতে চান।
যদি আপনি ইমেইল আরও ভালোভাবে সংগঠিত করতে এবং দ্রুত শনাক্ত করতে চান, MailTags পান। এটি আপনাকে ইমেইলে মেটাডেটা যেমন কীওয়ার্ড, নোট, এবং ডিউ ডেট যোগ করতে দেয়।
আরও কয়েকটি Mac Mail প্লাগইন আছে যেগুলো চেক আউট করতে পারেন।
Apple Mail ফিচার এবং সেটিংসে গভীরে যান
হ্যাঁ, Mac Mail-এ আরো অনেক কিছু করা যায়। ইমেজ অ্যানোটেট করুন, ইমেইল শিডিউল করুন, এবং Stationery টেমপ্লেট দিয়ে ইমেইল সুন্দর করুন — শুরুর কথা। এখন까지 আমি वन-টাইম চেঞ্জগুলো ওপর ফোকাস করেছি যা স্ট্রেস-ফ্রি ইমেইল ম্যানেজমেন্টের মঞ্চ বানাবে। এই পরিবর্তনগুলো করার পর, Mail > Preferences-এ যেনে সব ট্যাব ঘুরে Mail সেট আপ করুন just so। এটা Mac Mail-র প্রতি আপনার ধারণা ভালো দিকে বদলাতে পারে।
আপনার ম্যাকের বিল্ট-ইন মেইল ক্লায়েন্টে কী বাগ করে? সমাধান খুঁজে পেয়েছেন? আপনার Apple Mail টিপস এবং ট্রিকস আমাদের সাথে শেয়ার করুন!
