ট্রেলোতে ইমেল ফরওয়ার্ড করার ক্ষমতা নতুন নয়, কিন্তু এটি খুব হ্যান্ডি নয়। ট্রেলো আপনাকে ইমেল ফরওয়ার্ড করতে দেয়, কিন্তু আপনি সেই ইমেলের সাথে কী করবেন? আপনি সেটির জবাব দিতে পারবেন না, এবং যদি সেই ব্যক্তি এই থ্রেডে আবার আপনাকে যোগাযোগ করে? তখন কোনো আপডেট থাকবে না।
SendBoard-এর সাথে ট্রেলোতে ইমেলিং টাস্ক একটি সম্পূর্ণ নতুন অভিজ্ঞতা। ট্রেলোর জন্য SendBoard তাদের জন্য পারফেক্ট যাদের টিমগুলোর দ্রুত ইনকামিং ইমেলকে অ্যাকশন আইটেমে রূপান্তর করতে হয়।
SendBoard কী?
SendBoard ট্রেলোর জন্য একটি ইমেলিং পাওয়ার-আপ। এটি আপনাকে আপনার ট্রেলো বোর্ডের ভিতরেই ইমেল রিপ্লাই, ভিউ, এবং ম্যানেজ করতে সাহায্য করে। SendBoard আপনার ট্রেলো বোর্ডে এটি ইनेবল করার পর টপ-রাইট কর্নারে দেখায়।
আপনি আপনার বোর্ডে SendBoard অপশনে ক্লিক করলে, আপনার প্রথম স্টপ হওয়া উচিত মেইলবক্স। Sign up করলে SendBoard আপনাকে অটোমেটিক্যালি একটি ঠিকানা তৈরি করে দেয়। এখানে নাম হবে আপনি আপনার একাউন্টের জন্য যে নামটি বেছে নিয়েছেন। তারপর, আপনি @ চিহ্নের সামনে যা ইচ্ছা তাই রাখতে পারেন।
আপনি যদি নতুন ইমেল ঠিকানা চান না, তবে তৈরি করতে হবে না। আপনার কাস্টম ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করতে পারেন যদি আপনার কাছে থাকে। তাহলে লোকজন আপনাকে সেই ঠিকানায় ইমেল করতে পারবে যেটি থেকে তারা সবসময় করত।
আপনি Board ট্যাবে ক্লিক করলে, ইমেলগুলো কোথায় আসবে সেটি সিলেক্ট করার অপশন আছে। একটি ড্রপডাউন ব্যবহার করে আপনি বেছে নিতে পারেন আপনি কোথায় সেই ইমেলগুলো পেতে চান।
আপনি Templates ট্যাব ব্যবহার করে একটি অটো-রিপ্লাই তৈরি করতে পারেন। আপনি যদি প্রচুর পরিমাণে ইমেল পান এবং চান সবাইকে জবাব দিতে, তবে এটি খুব উপযোগী।
SendBoard সম্পূর্ণ ফ্রি ব্যবহার করতে পারেন। কতজন লোক ব্যবহার করবে সেটির কোনো লিমিট নেই, কিন্তু আপনি এটি একটি সিঙ্গেল বোর্ডে ব্যবহার করতে পারবেন। আপনি যদি আরও ফিচার এবং ফাংশনালিটি চান, তবে তাদের এসেনশিয়াল প্ল্যান শুরু হয় $6/per user/per month এবং $10/per user/per month-এ। আপনি অফিশিয়াল সাইট থেকে SendBoard ডাউনলোড করতে পারেন।
SendBoard কীভাবে ব্যবহার করবেন
আপনি আপনার যেকোনো ইমেল আপনার ট্রেলো বোর্ডে ফরওয়ার্ড করতে পারেন, সেটি আপনার বোর্ডের জন্য দিয়ে যাওয়া SendBoard ঠিকানায় ইমেল করে। আপনি যখন একটি ইমেল ফরওয়ার্ড করবেন, সেটি অটোমেটিক্যালি একটি ট্রেলো কার্ড হিসেবে দেখাবে।
১. একটি ইমেলে রিপ্লাই দিন
একটি কার্ড খোলার সময়, উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রথমে লাগতে পারে কিছুই অসম্ভব নেই। কিন্তু আপনি নিচে স্ক্রোল করলে, আপনি একটি সম্পূর্ণ ইমেল থ্রেড দেখতে পাবেন। সম্পূর্ণ ইমেল কনভারসেশন এক্টিভিটি এরিয়াতে দেখায়। সেগুলো শুধু এখানে অ্যাক্সেসযোগ্য নয়, বরং আপনি সেগুলোর রিপ্লাই ও দিতে পারবেন। SendBoard পাওয়ার-আপ ইনাবল করার ফলে, আপনার ইনকামিং ইমেল মেসেজগুলোর সাথে দুটি বাটন থাকবে যেকোনো View Emails & Reply এবং SendBoard।
SendBoard-এর মাধ্যমে ইমেল রিপ্লাই করতে:
- View Emails & Reply বাটনে ক্লিক করুন।
- এটি SendBoard ডায়ালগ খুলবে, এবং আপনি সম্পূর্ণ ইমেল থ্রেড দেখবেন।
- Write a reply বক্সে ক্লিক করুন। আপনার রিপ্লাই টাইপ করুন এবং Send-এ হিট করুন।
অথবা
- ট্রেলো কার্ডে SendBoard বাটনে ক্লিক করুন। Reply অপশন সিলেক্ট করুন।
- রিপ্লাই বক্স আসবে। আপনার রিপ্লাই টাইপ করুন এবং Send-এ হিট করুন।
আপনার টিমের যেসব মেম্বারের এই বোর্ডে অ্যাক্সেস আছে, তারা ও এটা দেখতে পারবে। যখন এই ব্যক্তি আপনাকে রিপ্লাই করবে, আপনি ট্রেলোর ভিতর থেকেই রিপ্লাই দিতে পারবেন। আপনার ইমেল ক্লায়েন্টে আপনি যেসব ফাংশন এবং ফিচার আশা করেন, যেমন ফরওয়ার্ডিং, রিপ্লাইিং, এবং এমনকি নতুন ইমেল শুরু করা—এই পাওয়ার-আপের সাথে সব উপলব্ধ।
২. কার্ডগুলো মার্জ করুন
SendBoard-এর আরেকটি চমৎকার ফিচার হল একই ইউজারের সকল মেসেজ দেখা এবং বিভিন্ন কার্ড মার্জ করা। কখনও কখনও, একই ব্যক্তির কাছ থেকে একই বিষয়ে দুটি আলাদা ইমেল আসে। এর মানে সে একই থ্রেড চালিয়ে যায়নি, বরং একটি নতুন শুরু করল।
আপনি একটি কার্ড খুলে View Emails & Reply বাটনে ক্লিক করলে, বাম পাশে, আপনি একই ব্যক্তির অন্যান্য কনভারসেশন দেখবেন। অর্থাৎ, একই প্রেরকের দুটি কনভারসেশনের জন্য দুটি আলাদা কার্ড আছে।
এই কার্ডগুলো মার্জ করতে, আপনাকে শুধু করতে হবে:
- এই কার্ডগুলোর একটি খুলুন এবং SendBoard বাটনে ক্লিক করুন।
- Merge Card অপশন সিলেক্ট করুন। এটি জিজ্ঞেস করবে আপনি এই কার্ডটি রাখতে চান কিনা অথবা অন্য কার্ডের সাথে মার্জ করতে চান।
- এই কার্ডটি অন্য কার্ডের সাথে মার্জ করতে বেছে নিন এবং Next-এ ক্লিক করুন। তাৎক্ষণিক এটি একই প্রেরকের অন্য কার্ডের সাথে মার্জ করার সাজেশন দেবে। আপনি অন্য যেকোনো কার্ডও সিলেক্ট করতে পারেন।
- আপনি কোনো কমেন্ট, অ্যাটাচমেন্ট, বা আর্কাইভড কার্ড রাখবেন কিনা সেটিও ডিসাইড করতে পারেন।
- শেষে Merge-এ ক্লিক করুন।
আপনি একটি কমেন্টও দেখবেন যা আপনি এডিট করতে পারবেন, যাতে আপনি জানেন কীভাবে এটা শুরু হয়েছিল। Merge-এ ক্লিক করার পর, আপনি আপনার প্রাইমারি কার্ডটি দেখবেন।
৩. সেভড রিপ্লাই ব্যবহার করুন
আপনার বিজনেসের ইমেল ম্যানেজ করার সময়, আপনি এমন প্রশ্ন পাবেন যেগুলোর উত্তর একটি টেমপ্লেটেড জবাব দিয়ে দেওয়া যায়। SendBoard-এর একتا চমৎকার জিনিস হল আপনি যত ইচ্ছে তত ইমেল রেসপন্স তৈরি করতে পারবেন। মনে করুন আপনার ক্লায়েন্ট একটি খুব সাধারণ প্রশ্ন করল, এবং আপনি একই জিনিস বারবার টাইপ করে সময় বেঁচাতে চান না। এর জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে:
- View Emails & Reply বাটনে ক্লিক করুন। তারপর Write your reply বক্সে ক্লিক করুন। একটি রিপ্লাই বক্স আসবে।
- ডান পাশে Saved Reply অপশনে ক্লিক করুন। এবং Create অপশনে ক্লিক করুন।
- এখানে আপনার রিপ্লাইগুলো তৈরি করুন।
- এবং রিপ্লাই করার সময় Saved Reply অপশনে ক্লিক করে সেগুলো ব্যবহার করুন।
আপনি Insert fields ব্যবহার করতে পারেন প্রাপককে নাম लेकर ডাকতে, আপনার সিগনেচার অ্যাড করতে, বা আপনি শুধু SendBoard কে কাজটি করতে দিতে পারেন।
স্ট্যান্ডার্ড ইমেল ফিচার আপনার ট্রেলো বোর্ডে আনুন
আপনি বা আপনার কোম্পানি যদি ট্রেলো প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল হিসেবে ব্যবহার করেন, SendBoard একটি আশীর্বাদ। এমনকি আপনি যদি ট্রেলো টু-ডু লিস্ট হিসেবে ব্যবহার করেন, SendBoard উপযোগী। সমগ্রভাবে, SendBoard ইমেলকে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের সাথে ইন্টিগ্রেট করার একটি চমৎকার উদাহরণ।
তবে, এটি সময় বর্জন যদি আপনি SendBoard ব্যবহার করার আগে ট্রেলো শিখতে বাধ্য হন। SendBoard-এ আরও অনেক ফিচার আছে; আমরা শুধু গুরুত্বপূর্ণগুলো লিস্ট করেছি।
