যদিও ট্রেলোতে একটি ইমেল ফরওয়ার্ড করার ক্ষমতা নতুন নয়, এটি খুব সহজ নয়। ট্রেলো আপনাকে ইমেল ফরোয়ার্ড করতে দেয়, কিন্তু আপনি এখন সেই ইমেলটি দিয়ে কী করতে যাচ্ছেন? আপনি এটির প্রতিক্রিয়া জানাতে পারবেন না, এবং যদি এই ব্যক্তিটি এই থ্রেডে আবার আপনার সাথে যোগাযোগ করে তবে কী হবে? কোন আপডেট থাকবে না।
SendBoard এর মাধ্যমে ট্রেলোতে ইমেল করার কাজগুলি সম্পূর্ণ নতুন অভিজ্ঞতা। Trello-এর জন্য SendBoard হল সেই দলগুলির জন্য উপযুক্ত যেগুলিকে দ্রুত আগত ইমেলগুলিকে অ্যাকশন আইটেমে পরিণত করতে হবে৷
সেন্ডবোর্ড কি?
SendBoard হল ট্রেলোর জন্য একটি ইমেল পাওয়ার-আপ। এটি আপনাকে আপনার ট্রেলো বোর্ডের মধ্যে আপনার ইমেলগুলির উত্তর দিতে, দেখতে এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করে৷ SendBoard আপনার Trello বোর্ডে সক্রিয় করার পরে উপরের-ডান কোণায় উপস্থিত হয়৷
আপনি যখন আপনার বোর্ডে SendBoard বিকল্পে ক্লিক করেন, আপনার প্রথম স্টপটি মেইলবক্স হওয়া উচিত। আপনি সাইন আপ করার সময় SendBoard স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য একটি ঠিকানা তৈরি করে। এখানে নামটি হবে আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য যে নামটি বেছে নিন। তারপর, আপনি @ এর সামনে যা চান তা চয়ন করতে পারেন৷ প্রতীক।
আপনি যদি একটি নতুন ইমেল ঠিকানা না চান তবে আপনাকে একটি তৈরি করতে হবে না৷ আপনার কাছে থাকলে আপনি আপনার কাস্টম ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করতে পারেন৷ তাই লোকেরা আপনাকে একই ঠিকানায় ইমেল করতে পারে যেভাবে তারা সবসময় করেছে।
আপনি যদি বোর্ডে ক্লিক করেন ট্যাবে, ইমেলগুলি কোথায় প্রদর্শিত হবে তা নির্বাচন করার জন্য এই বিকল্পটি রয়েছে। একটি ড্রপডাউন ব্যবহার করে, আপনি সেই ইমেলগুলি কোথায় পৌঁছাতে চান তা চয়ন করতে পারেন৷
৷
আপনি টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর তৈরি করতে ট্যাব। আপনি যদি যথেষ্ট পরিমাণ ইমেল পান এবং নিশ্চিত করতে চান যে সবাই একটি উত্তর পেয়েছে, এটি খুবই উপযোগী৷
SendBoard ব্যবহার করার জন্য একেবারে বিনামূল্যে. কতজন লোক এটি ব্যবহার করতে পারে তার কোন বিধিনিষেধ নেই, তবে আপনি এটি শুধুমাত্র একটি একক বোর্ডে ব্যবহার করতে পারেন। আপনার যদি আরও বৈশিষ্ট্য এবং কার্যকারিতার প্রয়োজন হয়, তাদের প্রয়োজনীয় প্ল্যান শুরু হয় $6/প্রতি ব্যবহারকারী/প্রতি মাসে এবং $10/প্রতি ব্যবহারকারী/প্রতি মাসে। আপনি অফিসিয়াল সাইট থেকে SendBoard ডাউনলোড করতে পারেন।
কিভাবে SendBoard ব্যবহার করবেন
আপনি আপনার বোর্ডের জন্য প্রদত্ত SendBoard ঠিকানায় ইমেল করে আপনার ট্রেলো বোর্ডে আপনার যেকোনো ইমেল ফরোয়ার্ড করতে পারেন। আপনি যখন একটি ইমেল ফরোয়ার্ড করেন, তখন এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ট্রেলো কার্ডের আকারে নিজেকে দেখাবে৷
৷1. একটি ইমেলের উত্তর দিন
উদাহরণস্বরূপ, একটি কার্ড খোলার পরে, আপনি প্রথমে লক্ষ্য করতে পারেন যে কিছুই ভুল হচ্ছে না। কিন্তু আপনি নীচে স্ক্রোল করার সাথে সাথে আপনি একটি সম্পূর্ণ ইমেল থ্রেডের সম্পূর্ণতা দেখতে পাবেন। সমস্ত ইমেল কথোপকথন কার্যকলাপ এলাকায় উপস্থিত হয়. সেগুলি শুধুমাত্র এখানে অ্যাক্সেসযোগ্য নয়, আপনি তাদের উত্তরও দিতে পারেন৷ সেন্ডবোর্ড পাওয়ার-আপ সক্ষম করার ফলে, আপনার আগত ইমেল বার্তাগুলিতে ইমেলগুলি দেখুন এবং উত্তর দিন নামে দুটি বোতাম অন্তর্ভুক্ত থাকবে। এবং SendBoard .
সেন্ডবোর্ডের মাধ্যমে একটি ইমেলের উত্তর দিতে:
- ইমেল দেখুন এবং উত্তর দিন ক্লিক করুন বোতাম
- এটি SendBoard ডায়ালগ খুলতে যাচ্ছে, এবং আপনি সম্পূর্ণ ইমেল থ্রেড দেখতে পাবেন।
- একটি উত্তর লিখুন ক্লিক করুন বাক্স আপনার উত্তর টাইপ করুন এবং পাঠান টিপুন .
অথবা
- SendBoard-এ ক্লিক করুন Trello কার্ডের বোতাম। উত্তর নির্বাচন করুন বিকল্প
- রিপ্লাই বক্স আসবে। আপনার উত্তর টাইপ করুন এবং পাঠান টিপুন .
আপনার দলের সদস্যরা যাদের এই বোর্ডে অ্যাক্সেস আছে তারাও এটি দেখতে পাবেন। যখন এই ব্যক্তি আপনাকে উত্তর দেয়, আপনি Trello এর মধ্যে থেকে উত্তর দিতে পারেন। আপনার ইমেল ক্লায়েন্টে যে সমস্ত ফাংশন এবং বৈশিষ্ট্যগুলি আপনি পেতে চান, যেমন ফরওয়ার্ড করা, উত্তর দেওয়া এবং এমনকি একটি নতুন ইমেল শুরু করা, এই পাওয়ার-আপের সাথে উপলব্ধ৷
2. একসাথে কার্ড মার্জ করুন
SendBoard-এর আরেকটি দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য হল একক ব্যবহারকারীর সমস্ত বার্তা দেখতে সক্ষম হওয়া এবং বিভিন্ন কার্ড একসাথে একত্রিত করার ক্ষমতা। কখনও কখনও, আপনার কাছে একই ব্যক্তির কাছ থেকে এবং একই জিনিস সম্পর্কে দুটি ভিন্ন ইমেল রয়েছে। এর অর্থ হল যে ব্যক্তি একই থ্রেড চালিয়ে যাননি, তবে একটি নতুন শুরু করেছেন৷
৷
আপনি যখন একটি কার্ড খুলবেন এবং ইমেলগুলি দেখুন এবং উত্তর দিন ক্লিক করুন৷ বোতাম, বাম দিকে, আপনি একই ব্যক্তির অন্যান্য কথোপকথন দেখতে পাবেন। তার মানে একই ব্যক্তির থেকে দুটি কথোপকথনের জন্য দুটি ভিন্ন কার্ড রয়েছে৷
৷এই কার্ডগুলিকে একত্রিত করতে, আপনাকে যা করতে হবে তা হল:
- এই কার্ডগুলির একটি খুলুন এবং SendBoard-এ ক্লিক করুন৷ বোতাম
- কার্ড মার্জ নির্বাচন করুন বিকল্প আপনি এই কার্ডটি রাখতে চান নাকি অন্যের সাথে মার্জ করতে চান তা জিজ্ঞাসা করবে৷
- এই কার্ডটিকে অন্যের সাথে মার্জ করতে বেছে নিন এবং পরবর্তী নির্বাচন করুন . অবিলম্বে, এটি আপনাকে একই প্রেরকের থেকে অন্য কার্ডের সাথে কার্ডটি মার্জ করার পরামর্শ দেবে। এছাড়াও আপনি অন্য কোন কার্ড নির্বাচন করতে পারেন.
- কোনো মন্তব্য, সংযুক্তি, বা আর্কাইভ করা কার্ড রাখবেন কি রাখবেন না তাও আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
- সবশেষে, মার্জ করুন এ ক্লিক করুন .
আপনি একটি মন্তব্যও দেখতে পাবেন যা আপনি সম্পাদনা করতে পারেন, যাতে আপনি জানেন কিভাবে এই সব শুরু হয়েছে৷ মার্জ করুন এ ক্লিক করার পর , আপনি আপনার প্রাথমিক কার্ড দেখতে পাবেন।
3. সংরক্ষিত উত্তর ব্যবহার করুন
আপনার ব্যবসার মধ্যে আপনার ইমেল পরিচালনা করার সময়, আপনি এমন প্রশ্নগুলি পাবেন যেগুলির উত্তর একটি টেমপ্লেট-এড উত্তর দিতে পারে৷ SendBoard সম্পর্কে একটি দুর্দান্ত জিনিস হল যে আপনি যতগুলি প্রয়োজন ততগুলি ইমেল প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে পারেন৷ তাই ধরা যাক আপনার ক্লায়েন্ট একটি খুব সাধারণ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে, এবং আপনি একই জিনিস টাইপ করে আপনার সময় নষ্ট করতে চান না। এর জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে:
- ইমেল দেখুন এবং উত্তর দিন ক্লিক করুন বোতাম তারপর আপনার উত্তর লিখুন ক্লিক করুন৷ বাক্স একটি উত্তর বক্স প্রদর্শিত হবে.
- সংরক্ষিত উত্তর ক্লিক করুন আপনার ডানদিকে বিকল্প। এবং তারপর তৈরি করুন ক্লিক করুন৷ বিকল্প
- আপনি এখানে আপনার উত্তর তৈরি করতে পারেন।
- এবং তারপর সংরক্ষিত উত্তর ক্লিক করে সেগুলি ব্যবহার করুন৷ একটি বার্তার উত্তর দেওয়ার সময় বিকল্প।
এছাড়াও আপনি ক্ষেত্র সন্নিবেশ ব্যবহার করতে পারেন৷ প্রাপককে নাম দিয়ে সম্বোধন করতে, আপনার নিজের স্বাক্ষর সংযুক্ত করুন, অথবা আপনি SendBoard কে আপনার জন্য কাজ করার অনুমতি দিতে পারেন৷
আপনার ট্রেলো বোর্ডগুলিতে স্ট্যান্ডার্ড ইমেল বৈশিষ্ট্যগুলি আনুন
আপনি বা আপনার কোম্পানী যদি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল হিসাবে ট্রেলো ব্যবহার করেন, সেন্ডবোর্ড একটি পরম বর হয়ে ওঠে। এমনকি যদি আপনি ট্রেলোকে একটি করণীয় তালিকা হিসাবে ব্যবহার করেন, সেন্ডবোর্ড দরকারী হয়ে ওঠে। সামগ্রিকভাবে, SendBoard হল প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের সাথে ইমেলের একটি দুর্দান্ত একীকরণ।
কিন্তু, SendBoard ব্যবহার করার আগে Trello শেখার প্রয়োজন হলে এটা সময় নষ্ট। SendBoard এর আরো অনেক বৈশিষ্ট্য আছে; আমরা শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ তালিকাভুক্ত করেছি।
