ইমেইল उन জিনিসপত্রের মধ্যে যেটা সুবিধা হিসেবে শুরু হয়েছিল কিন্তু দ্রুত একটি ভয়ের বিষয়ে পরিণত হয়ে গেছে। আমি জানি, যখন আমার সैकड़ো অনরিড ইমেইল থাকে, আমার পেটের ভেতর একটি গভীর শূন্যতা বোধ হয় এবং আমি সেই ইমেইলগুলো আরও বেশি সময় উপেক্ষা করি। কিন্তু হয়তো যদি আমরা প্রোফেশনালদের ইমেইল টিপস ও ট্রিকস অনুযায়ী হয়, তবে আমরা ইনবক্সকে একটি বাধা হিসেবে দেখব না।
ইমেইল দক্ষতার পেছনে অনেক ফ্যাক্টর কাজ করে—শুধু ইমেইল **লিখা** নয়, বরং ইনবক্স সেটআপ, ইমেইল ম্যানেজমেন্ট, কখন ইমেইল চেক করবেন, এবং আরও অনেক কিছু। ইমেইল দক্ষতা বাড়াতে মানে প্রোডাক্টিভিটি বাড়ানো, এবং সেটি অর্থে সব কাজ কম সময়ে করা। সেটিই আমরা চাই।
নোট: ইমেইলে প্রো হওয়ার একটি দিক হলো নিরাপদ ও সুরক্ষিত থাকা। এখানে শুরু করার আগে এই ৭টি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল সিকিউরিটি টিপস পড়ুন। ইমেইল একাউন্টে অ্যাক্সেস হারানো অত্যন্ত ক্ষতিকর হতে পারে।
"ইমেইল চেক করার সময়" শিডিউল করুন
অত্যন্ত সক্রিয় ইনবক্স যাদের আছে, তাদের সেরা ব্লান্ডারগুলো একটি হলো—তারা তাদের জিমেইল, থান্ডারবার্ড (Thunderbird) বা পোস্টবক্স (Postbox) ২৪/৭ খোলা রেখে দেয় ব্যাকগ্রাউন্ডে চলতে। আরেকটি ব্লান্ডার হলো নোটিফিকেশন অ্যড-অন বা ফিচার ব্যবহার করা যা প্রতিটি ইমেইল আসার সাথে সাথে আপনাকে সতর্ক করে, সেটি কতটুকু তুচ্ছ হোক না কেন।
অস্বীকার্য সত্য: বারবার ইমেইল চেক করলে আপনি অন্য কোনো কাজে ফোকাস করতে পারবেন না। অসম্ভাব্য সত্য: আপনি যদি কখনো ফোকাস বানাতে পারেন, নোটিফিকেশন তা এক ক্ষণে ভাঙিয়ে দেবে।
তাই, আপনার ইনবক্সকে অন্য কার্যকলাপের মতোই বিবেচনা করুন। এটাকে আপনার জীবনের "আলওয়েজ অন" (always on) দিক ন होने দিন। বরং, সময়ের ব্লক শিডিউল করুন—হয় দিনে একবার, হয় তিনবার—যেখানে আপনি ইনবক্স চেক করবেন, আপনার সব কাজ করবেন, তারপর বন্ধ করবেন। অভ্যাস ভাঙতে সময় লাগতে পারে, কিন্তু বিশ্বাস করুন, আপনার প্রোডাক্টিভিটি স্কাইরকেট (skyrocket) করবে।
অপ্রয়োজনীয় অংশগুলো দূর করুন
ইনবক্স খোলার সাথে সাথে আপনার প্রথম কাজ হওয়া উচিত—দ্রুত এক নজর দিয়ে প্রতিটি অগুরুত্বপূর্ণ ইমেইল ডিলিট করে দিন। নিজেকে একটি শিল্পী (sculptor) ভাবুন जिसके সামনে একটি বিশাল তাজা মার্বেল (marble) ব্লক। আসল কাজ শুরু করার আগে, আপনাকে ব্রড স্ট্রোক (broad strokes) দিয়ে অপ্রয়োজনীয় অংশগুলো কেটে ফেলতে হবে।
কল্পনা করুন, আপনি চেক করলেন এবং ৩৫০টি ইমেইল পেলেন যা রেসপন্স চায়। শুধু ৫ মিনিট—হ্যাঁ, সত্যি!—লাগে স্কিম (skim) করে যাওয়া এবং যেসব ইমেইল গুরুত্বহীন সেগুলোর চেকবক্সে ক্লিক করা। যখন বাল্কটি পার হয়ে যাবেন, ডিলিট বোতামে ক্লিক করুন সাব চেককৃত ইমেইলগুলো মুছে ফেলার জন্য। এখন আপনাকে শুধু ৫০টি রেসপন্স দিতে হবে এবং সেটা একটি বড় মনস্তাত্ত্বিক বूस্ট (psychological boost)।
তৎক্ষণাৎ পড়ুন এবং উত্তর দিন
আপনি কি często ইমেইল খুলেন, দেখেন কিছু করতে হবে, কিন্তু অন্য দিনের জন্য রেখে দেন? এটি একটি রিস্কি অভ্যাস। আপনি ভুলে যান তো? ইমেইল হারিয়ে যান তো? আপনি যা মনে করেন তার চেয়ে দ্রুত রেসপন্স দিতে হলে?
তৎক্ষণাৎ সেটি করলেই ভালো। এটি "আমি এখনো সে ইমেইলের উত্তর দিয়েনি" চিন্তার জামা জমা থেকে বাঁচায় যা আপনাকে চিন্তিত করবে যতক্ষণ না আপনি উত্তর দেন। এটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল ভুলে যাওয়ার চান্স কমায়। এটি আপনার ক্লায়েন্ট, বন্ধু, এবং ব্যবসায়িক যোগাযোগীদের খুশি রাখে কারণ আপনি পাঙ্কচুয়ালিটি (punctuality) সহ উত্তর দেন। বোনাস হিসেবে, আপনার মস্তিষ্ক থেকে একটি বড় ভার হটে যাবে।
একটি পরিষ্কার ও খালি ইনবক্স যেটি রিটার্ন করার জন্য মেসেজ দিয়ে গুলিয়ে নেই, সেটি আপনাকে সহজ করে দেবে আগের পয়েন্টটি বাস্তবায়ন করতে—শুধু শিডিউল করা সময়ে ইমেইল চেক করা। আপনি যদি সত্যি তৎক্ষণাৎ পড়ে রিপ্লাই করতে না চান, তবে কমপক্ষে একটি ইমেইল রিমাইন্ডার অ্যাড-অন (addon) দেখুন।
ক্যানড রেসপন্স (Canned Responses)
ক্যানড রেসপন্স একটি **অভূতপূর্ব** ফিচার যা সকল টপ ইমেইল সার্ভিস ও ক্লায়েন্টে একটি স্ট্যান্ডার্ড হয়ে উঠেছে। মূলত, একটি ক্যানড রেসপন্স হলো একটি টেমপ্লেট রিপ্লাই যা আপনি আগে থেকে তৈরি করে রাখেন এবং একক ক্লিকে ব্যবহার করতে পারেন। এগুলো তখন খুব কাজে আসে যখন আপনি একই রিপ্লাই বারবার টাইপ করেন, যেমন যখন লোকেরা নির্দিষ্ট বিষয়ে বারবার প্রশ্ন করে।
জিমেইলে ক্যানড রেসপন্স এনেবল করতে সেটিংসের Labs সেকশনে গিয়ে টগল করুন। ইয়ারা (Yaara) ক্যানড রেসপন্স শুরু করার ইনস্ট্রাকশনাল পোস্ট লিখেছেন।
সংক্ষিপ্ত রাখুন
ইমেইল যা আপনার সময় নেয় তা কমানোর সেরা উপায়: রিপ্লাই লিখতে কম সময় খরচ করুন। অবশ্যযে, সঠিক ব্যবসায়িক বা ব্যক্তিগত শিষ্টাচার রক্ষা করুন সংক্ষিপ্ত রিপ্লাই দিয়ে, কিন্তু আপনাকে প্রতিটি ইমেইলে ৫-১০ প্যারাগ্রাফ লিখতে হয় না। ইমেইল পারম্পরাগত চিঠির চেয়ে কম ফরম্যাল!
আপনি যে মূল বার্তাটি পৌঁছাতে চান সেটি চিহ্নিত করুন, তারপর চেষ্টা করুন প্রাপ্টির কাছে এক থেকে তিন প্যারাগ্রাফের মধ্যে পৌঁছানোর। আপনি যেভাবে অনেক ইমেইল পড়তে কষ্ট পাচ্ছেন, প্রাপ্টিও সম्भবত একই সমস্যায় পড়েছে। আপনার ইমেইল ছোট রাখা শুধু আপনার সময় বাঁচায় না, তাদের সময়ও বাঁচায়, এবং তারা আপনার প্রতি কৃতজ্ঞ হবে।
ফিল্টার ব্যবহার করে সংগঠিত করুন
ফিল্টারের শক্তি ব্যবহার করে আপনার ইমেইল ওয়ার্কফ্লো বিপ্লবী করতে পারেন। সारतঃ, একটি ফিল্টার প্রতিটি ইনকামিং ইমেইল দেখে, এবং যদি সেটি ফিল্টারের κριটেরিয়া পূরণ করে, তবে সেটি একটি অ্যাকশন নেয়। এই অ্যাকশন হতে পারে ইমেইলকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরানো বা একটি নির্দিষ্ট লেবেল সেট করা। ফিল্টারের κριটেরিয়া হতে পারে প্রেরক কে, ইমেইলের সাবজেক্ট, বডি কন্টেন্ট, ইত্যাদি।
ফিল্টার আপনার ইনবক্স সংগঠিত রাখার একটি ফ্যান্টাস্টিক পদ্ধতি। আপনি কি রিটেল চেইন থেকে প্রচুর নিউজলেটার আপডেট, সোশ্যাল মিডিয়া নোটিফিকেশন, বা ইলেকট্রনিক বিল পান? ফিল্টার সেগুলো আপনার ইনবক্স থেকে আলাদা রাখতে পারে, যা আপনার পড়তে হয় ইমেইলের পরিমাণ 劇적으로 কমানো। প্লাস, সেগুলো ভুলে ডিলিট করার চান্সও কম।
ক্রেইগের (Craig) পোস্ট পড়ুন কিভাবে জিমেইল ফিল্টার সেটআপ ও ব্যবহার করতে হয়।
উপসংহার
ইমেইল একটি সহজ প্রযুক্তি কিন্তু এর সাথে ডিল করার উন্নত পদ্ধতিগুলো আছে। ইমেইলে প্রো হওয়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো—আপনার অধিকাংশ সময় কোথায় যাচ্ছে সেটি চিহ্নিত করুন এবং সেটি কমানোর উপায় খুঁজুন। আশা করি উপরের টিপসগুলো এবং আগে কভার করা আরও কিছু ইমেইল এফিশিয়েন্সি টিপস আপনাকে দেখাবে আপনার সময় কোথায় সিংক হচ্ছে এবং কীভাবে সেই অদক্ষতা থেকে মুক্তি পেতে হয়।
আপনার কি কোনো ট্রিক বা রুটিন আছে যা আপনি আপনার ইমেইল প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে ব্যবহার করেন? কমেন্টে শেয়ার করুন!
