ইমেল সেই জিনিসগুলির মধ্যে একটি যা একটি সুবিধার বৈশিষ্ট্য হিসাবে শুরু হয়েছিল কিন্তু দ্রুত ভয়ের কিছু হয়ে উঠেছে৷ আমি জানি যে যখন আমার শত শত অপঠিত ইমেল থাকে, তখন আমার অন্ত্র দ্রুত গভীর শূন্যতায় ডুবে যায় এবং আমি সেই ইমেলগুলিকে আরও বেশি সময়ের জন্য উপেক্ষা করি। কিন্তু আমরা যদি ইমেলের সুবিধাগুলির টিপস এবং কৌশলগুলি গ্রহণ করি, তাহলে আমরা আমাদের ইনবক্সকে বাধা হিসেবে দেখব না৷
ইমেল দক্ষতায় অনেক কারণ রয়েছে - শুধু লেখা নয় ইমেলগুলি, কিন্তু ইনবক্স সেট আপ করা, ইমেলগুলি পরিচালনা করা, কখন ইমেলগুলি পরীক্ষা করতে হবে তা জানা এবং আরও অনেক কিছু। ইমেলের দক্ষতা বাড়ানো মানে উৎপাদনশীলতা বাড়ানো, এবং এর অর্থ হল কম সময়ে সবকিছু করা। আমরা ঠিক এটাই চাই।
দ্রষ্টব্য:ইমেলে একজন পেশাদার হওয়ার একটি দিক হল নিরাপদ এবং সুরক্ষিত থাকা। এখানে শুরু করার আগে এই 7টি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল নিরাপত্তা টিপস পড়ুন। আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস হারানো অত্যন্ত ক্ষতিকর হতে পারে৷৷
"ইমেল চেকিং" সময় নির্ধারণ করুন
অত্যন্ত সক্রিয় ইনবক্স রয়েছে এমন ব্যবহারকারীদের সবচেয়ে বড় ভুলগুলির মধ্যে একটি হল যে তারা তাদের Gmail, থান্ডারবার্ড বা পোস্টবক্স 24/7 খোলা রেখে পটভূমিতে চলবে। আরেকটি ভুল হল নোটিফিকেশন অ্যাডঅন বা বৈশিষ্ট্যগুলির ব্যবহার যা আপনাকে ইমেল আসার সাথে সাথে সতর্ক করবে, ইমেলটি যত তুচ্ছই হোক না কেন।
অনস্বীকার্য সত্য:ঘন ঘন আপনার ইমেল চেক ইন করার অর্থ হল আপনি অন্য কাজে ফোকাস উৎসর্গ করতে পারবেন না। অনস্বীকার্য সত্য:আপনি যদি কখনও ফোকাস তৈরি করতে পরিচালনা করেন তবে বিজ্ঞপ্তিগুলি তাত্ক্ষণিকভাবে এটি ভেঙে দেবে।
অতএব, আপনার ইনবক্সকে অন্য যেকোনো একটি কার্যকলাপের মতো দেখতে হবে। এটিকে আপনার জীবনের একটি "সর্বদা চালু" দিক হতে দেবেন না। পরিবর্তে, সময়সূচী ব্লক করুন - হয়তো দিনে একবার, হয়তো দিনে তিনবার - যেখানে আপনি ইনবক্সে চেক করবেন, আপনার প্রয়োজনীয় সবকিছু করুন, তারপরে এটি বন্ধ করুন। অভ্যাস ভাঙতে একটু সময় লাগতে পারে কিন্তু বিশ্বাস করুন, আপনার উৎপাদনশীলতা আকাশচুম্বী হবে।
অতিরিক্ত নির্মূল করুন
আপনার ইনবক্স খোলার সময় আপনার যা করা উচিত তা হল দ্রুত এটিকে স্কিম করা এবং গুরুত্বপূর্ণ মনে হয় না এমন প্রতিটি ইমেল মুছে ফেলা। তাজা মার্বেল একটি বিশাল ব্লক সঙ্গে নিজেকে একজন ভাস্কর হিসাবে চিন্তা করুন. আপনি আসল কাজ শুরু করার আগে, আপনাকে বিস্তৃত স্ট্রোকে হ্যাক করতে হবে এবং অতিরিক্ত পরিত্রাণ পেতে হবে।
চেক ইন করার কল্পনা করুন এবং একটি প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষারত 350টি ইমেল খুঁজে বের করুন৷ পাঁচ মিনিট সময় লাগে - হ্যাঁ, সত্যিই! - স্কিম করতে এবং ইমেলের পাশের চেকবক্সগুলিতে ক্লিক করুন যা কোন গুরুত্ব রাখে না। আপনি যখন এটির বেশির ভাগ অংশ পেয়ে যাবেন, তখন সেই সমস্ত চেক করা ইমেলগুলি মুছে ফেলতে মুছুন এ ক্লিক করুন৷ এখন আপনাকে শুধুমাত্র 50 তে সাড়া দিতে হবে এবং এটি একটি বড় মনস্তাত্ত্বিক উন্নতি।
পড়ুন এবং অবিলম্বে উত্তর দিন
আপনি প্রায়ই একটি ইমেল খুলুন, আপনি কিছু করতে হবে যে দেখুন, কিন্তু অন্য দিনের জন্য এটি ছেড়ে? এটি একটি ঝুঁকিপূর্ণ অভ্যাস হতে পারে। ভুলে গেলে কি হবে? আপনি যদি কোনোভাবে ইমেল হারিয়ে ফেলেন? আপনি যদি মনে করেন তার চেয়ে তাড়াতাড়ি সাড়া দেওয়ার প্রয়োজন হলে?
অবিলম্বে এটি সব করা ভাল. এটি "আমাকে এখনও সেই ইমেলের উত্তর দিতে হবে" এমন চিন্তাভাবনাগুলিকে বাধা দেয় যা আপনি শেষ পর্যন্ত এটির কাছাকাছি না যাওয়া পর্যন্ত আপনার দিকে তাকাবে৷ এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল সম্পর্কে ভুলে যাওয়ার সম্ভাবনা হ্রাস করে। এটি আপনার ক্লায়েন্ট, বন্ধু এবং ব্যবসায়িক পরিচিতিদের খুশি রাখে কারণ আপনি এই ধরনের সময়ানুবর্তিতা সহ উত্তর দেন। বোনাস হিসেবে, আপনার মন থেকে একটা বড় ভার থাকবে।
একটি পরিষ্কার এবং খালি ইনবক্সের সাহায্যে যা বার্তাগুলির সাথে বিশৃঙ্খল নয় যেখানে আপনাকে ফিরে যেতে হবে, আপনি নির্ধারিত সময়ে শুধুমাত্র ইমেল চেক করার আগের পয়েন্টটি আরও সহজে বাস্তবায়ন করতে পারেন। আপনি যদি সত্যিই পড়তে এবং অবিলম্বে উত্তর দিতে না চান, তাহলে অন্তত একটি ইমেল রিমাইন্ডার অ্যাডন দেখুন।
টিনজাত প্রতিক্রিয়া
টিনজাত প্রতিক্রিয়া একটি আশ্চর্যজনক বৈশিষ্ট্য যা সমস্ত শীর্ষ ইমেল পরিষেবা এবং ক্লায়েন্টদের মধ্যে একটি আদর্শ হয়ে উঠেছে। মূলত, একটি টিনজাত প্রতিক্রিয়া হল একটি টেমপ্লেট উত্তর যা আপনি সময়ের আগে তৈরি করতে এবং একটি একক ক্লিকে ব্যবহার করতে পারেন। আপনি যখন একই উত্তর বারবার টাইপ করতে দেখেন, যেমন লোকেরা প্রায়শই একটি নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কে প্রশ্ন পাঠায় তখন এটি দুর্দান্ত।
আপনি সেটিংসের ল্যাব বিভাগে টগল করে Gmail-এ ক্যানড প্রতিক্রিয়া সক্ষম করতে পারেন। Yaara কিভাবে Gmail-এ ক্যানড রেসপন্স দিয়ে শুরু করতে হয় সে বিষয়ে একটি নির্দেশমূলক পোস্ট লিখেছেন।
সংক্ষিপ্ত রাখুন
ইমেল আপনার কাছ থেকে দূরে থাকা সময় কমানোর সর্বোত্তম উপায়:উত্তর লিখতে কম সময় ব্যয় করুন। অবশ্যই, সংক্ষিপ্ত প্রতিক্রিয়া লিখে সঠিক ব্যবসা বা ব্যক্তিগত শিষ্টাচার ত্যাগ করবেন না, তবে আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেলের জন্য আপনাকে 5-10 অনুচ্ছেদ লিখতে হবে না। প্রথাগত অক্ষরের চেয়ে ইমেল কম আনুষ্ঠানিক!
আপনি যে প্রধান বার্তাটি পেতে চান তা সনাক্ত করুন, তারপর সর্বাধিক এক থেকে তিনটি অনুচ্ছেদে প্রাপকের কাছে পৌঁছানোর চেষ্টা করুন। আপনি জানেন কিভাবে আপনি এত ইমেল মাধ্যমে এত কঠিন সময় কাটাচ্ছেন? ঠিক আছে, প্রাপক সম্ভবত একই সমস্যার সম্মুখীন হচ্ছে। আপনার ইমেলগুলিকে সংক্ষিপ্ত করাই কেবল আপনার সময় বাঁচায় না, এটি তাদের সময়ও বাঁচায় এবং তারা এর জন্য কৃতজ্ঞ হবে৷
সংগঠিত করতে ফিল্টার ব্যবহার করুন
ফিল্টারের শক্তি ব্যবহার করা আপনার ইমেল কর্মপ্রবাহে বিপ্লব ঘটাতে পারে। সারমর্মে, একটি ফিল্টার প্রতিটি আগত ইমেল দেখে এবং, যদি এটি ফিল্টারের মানদণ্ড পূরণ করে, এটিতে একটি ক্রিয়া সম্পাদন করে। এই ক্রিয়াটি ইমেলটিকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরানো বা একটি নির্দিষ্ট লেবেল সেট করতে পারে। ফিল্টারের মাপকাঠিতে প্রেরক কে, ইমেলের বিষয়, মূল বিষয়বস্তু ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
ফিল্টারগুলি আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত রাখার একটি দুর্দান্ত পদ্ধতি। আপনি কি রিটেইল চেইন, সোশ্যাল মিডিয়া বা ইলেকট্রনিক বিল থেকে প্রচুর নিউজলেটার আপডেট পান? ফিল্টারগুলি সেই ইমেলগুলিকে আপনার ইনবক্স থেকে আলাদা রাখতে পারে, আপনাকে যে পরিমাণ ইমেলগুলি স্লগ করতে হবে তা মারাত্মকভাবে হ্রাস করে৷ এছাড়াও, আপনি ভুলবশত সেগুলির একটিকে মুছে ফেলার সম্ভাবনা কম।
কিভাবে Gmail ফিল্টার সেট আপ এবং ব্যবহার করতে হয় সে সম্পর্কে ক্রেগের পোস্ট দেখুন।
উপসংহার
ইমেল একটি সহজ প্রযুক্তি কিন্তু এটি সম্পর্কে যেতে উন্নত উপায় আছে. একজন ইমেল প্রো হওয়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল আপনার বেশিরভাগ সময় কোথায় ব্যয় করা হচ্ছে তা সনাক্ত করা এবং সেই সময়টি কমানোর উপায়গুলি খুঁজে বের করা। আশা করি উপরে বর্ণিত টিপস এবং আরও কিছু ইমেল দক্ষতার টিপস যা আমরা আগে কভার করেছি তা আপনাকে দেখতে সাহায্য করবে যে আপনার সময় কোথায় ডুবে যাচ্ছে এবং কীভাবে সেই অদক্ষতা মোকাবেলা করা যায়৷
তোমার খবর কি? আপনার কি কোনো কৌশল বা রুটিন আছে যা আপনি আপনার ইমেল উৎপাদনশীলতা বাড়াতে ব্যবহার করেন? অনুগ্রহ করে সেগুলিকে মন্তব্যে শেয়ার করুন!
