কখনও কখনও আপনাকে তথ্য পাঠাতে হবে, বা টাস্ক আপডেটগুলি ইমেল করতে হবে, কিন্তু সময় সঠিক নয়৷ আপনার ওয়ার্কফ্লোকে এলোমেলো করার এবং এটি স্থগিত করার পরিবর্তে, আপনি Outlook এর বিলম্ব বিতরণ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন এবং আপনার আউটপুট সম্পর্কে স্মার্ট হতে পারেন৷
আউটলুকের বিলম্ব বিতরণ কি?
আউটলুকের বিলম্ব বিতরণ ফাংশন আপনাকে তাৎক্ষণিকভাবে পাঠানোর পরিবর্তে একটি নির্দিষ্ট ইমেল প্রাপকদের কাছে কখন প্রেরণ করতে চান তা সিদ্ধান্ত নিতে দেয়। এটি একটি দরকারী টুল যা আপনার সময়সূচীর সাথে আপস না করেই আপনাকে মানসিক শান্তি দিতে পারে।
বিলম্ব বিতরণ ব্যবহার করতে, শুধুমাত্র এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- নতুন ইমেল ক্লিক করুন .
- আপনি আপনার ইমেল লিখে এবং প্রাপকদের ইনপুট করার পরে, বিকল্পগুলিতে যান ট্যাব
- ডেলিভারি বিলম্ব ক্লিক করুন .
- ডেলিভারি বিকল্পের অধীনে , এর আগে ডেলিভারি করবেন না পাশের টিক বক্সে ক্লিক করুন৷ .
- একটি সময় নির্বাচন করুন এবং তারিখ যে আপনি আপনার ইমেল পাঠাতে চান.
- বন্ধ ক্লিক করুন .
- ইমেলে, পাঠান ক্লিক করুন .
পাঠান ক্লিক করা সত্ত্বেও , আপনার নির্দিষ্ট সময় এবং তারিখ পর্যন্ত আপনার ইমেল পাঠানো হবে না। এখন দেখা যাক কেন আপনি এটি ব্যবহার করতে চান।
দুই মিনিটের টাস্ক নিয়ম
দুই-মিনিটের টাস্ক নিয়মে বলা হয়েছে যে যদি আপনার এজেন্ডায় কোনো টাস্ক থাকে যা সম্পূর্ণ হতে আপনার মাত্র দুই মিনিট সময় লাগবে, তাহলে আপনার করণীয় তালিকায় না রেখে এখনই করা উচিত। এটি একটি দ্রুত এবং সহজ অগ্রাধিকারের টুল, কিন্তু এটি পরবর্তীতে কী ঘটবে তা বিবেচনা করে না৷
যদি দুই-মিনিটের টাস্কটি একটি ইমেল হয় যা আপনাকে পাঠাতে হবে, আপনি এটি থেকে প্রতিক্রিয়া পেতে পারেন যেটি অনুসরণ করার জন্য আপনার কাছে সময় নেই এবং এটি আপনার করণীয় তালিকায় শেষ হবে, যাইহোক। এটি এড়াতে, আপনি কাজটি সম্পূর্ণ করতে বিলম্ব বিতরণ ব্যবহার করতে পারেন এবং যখন আপনি জানেন যে আপনার কর্মদিবসে কোনও প্রতিক্রিয়ায় অংশ নেওয়ার জন্য আপনার কাছে জায়গা আছে তখন এটি পাঠাতে পারেন৷
এমনকি আপনি ভোটিং বোতাম ব্যবহার করুন এর পাশের টিক বক্সটিও নির্বাচন করতে পারেন৷ বিলম্বিত বিতরণ-এ সম্পত্তি আপনি যদি আপনার সহকর্মীদের কাছ থেকে সহজ প্রতিক্রিয়া চান, যেমন A হ্যাঁ, অসম্মত, হতে পারে .
ঘোষণা পাঠানো হচ্ছে
আপনাকে ইমেলের মাধ্যমে একটি ঘোষণা করতে হতে পারে যা একটি নির্দিষ্ট সময়ে পাঠানো প্রয়োজন। সম্ভবত আপনি একটি নির্দিষ্ট তারিখ বা একটি সময়সীমার জন্য অপেক্ষা করছেন এবং সেই সময়ে আপনি অফিসের বাইরে বা ছুটিতে থাকবেন৷
আপনার জন্য এটি পাঠানোর জন্য একজন সহকর্মীকে পাঠানোর জন্য বা প্রি-ম্যাচিউরলি পাঠানোর জন্য সময় নষ্ট করার পরিবর্তে, বিলম্ব ডেলিভারি লগ ইন না করেই আপনার জন্য এটি করতে পারে। তারপর, আপনি যখন অফিসে ফিরে আসবেন, সবাই ইতিমধ্যেই হয়ে যাবে। গতি বাড়াতে. ডিলে ডেলিভারি বৈশিষ্ট্য-এ , আপনি গুরুত্ব নির্বাচন করার বিকল্পও পাবেন ড্রপ-ডাউন তালিকা, উচ্চ, নিম্ন পছন্দের সাথে , এবং স্বাভাবিক .
আপনার প্রতিক্রিয়ার সময় পরিচালনা করা
জিনিসগুলি দ্রুত এবং কার্যকরভাবে সম্পন্ন করা আপনার দক্ষতার একটি প্রমাণ; দুর্ভাগ্যবশত, ম্যানেজার এবং সহকর্মীরা প্রায়শই আপনার পথে আরও কাজ পাঠিয়ে এর সুবিধা নেয়। আপনি যদি আপনার কাজের পদ্ধতি পরিবর্তন করতে না চান, তাহলে আপনি আপনার উপলব্ধতা সম্পর্কে অন্যের প্রত্যাশাগুলি পরিচালনা করতে আপনার ইমেলগুলিকে বিলম্বিত করতে পারেন৷
বিকল্পভাবে, যদি আপনি একটি প্রকল্প সম্পর্কে একাধিক আপডেট পাঠাতে চান, আপনি টিক বক্স ক্লিক করতে পারেন পরে মেয়াদ শেষ হবে, এর পাশে মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ পেরিয়ে গেলে যা বার্তার শিরোনামে স্ট্রাইক-থ্রু করবে। এটি আপনাকে এবং আপনার সহকর্মীদের বলবে যে এই ইমেলটি আর প্রাসঙ্গিক নয়, এবং আপনি প্রয়োজনে মুছে ফেলতে পারেন৷
আপনার সময় ভালোভাবে পরিচালনা করতে বিলম্ব
ভাল সময়-ব্যবস্থাপনা অনুশীলন করার অর্থ হল অনেক সময় তাড়াহুড়ো করার জন্য আপডেট এবং প্রতিক্রিয়া বিলম্বিত করা, এবং আপনাকে প্রতিক্রিয়াশীল কাজ থেকে সক্রিয়তার দিকে ঠেলে দিতে পারে।
মূলত, আউটলুকে বিলম্ব ডেলিভারি ব্যবহার করা আপনাকে আপনার প্রতিক্রিয়াশীলতার উপর নিয়ন্ত্রণ দেয় এবং আপনাকে শান্ত রাখে যে কাজটি সম্পন্ন হয়েছে।
