কখনও কখনও আপনাকে তথ্য পাঠাতে হয় বা ইমেল টাস্ক আপডেট দিতে হয়, কিন্তু টাইমিং সঠিক নয়। আপনার ওয়ার্কফ্লো গুলিয়ে ফেলে স্থগিত করার বদলে, আপনি আউटलুকের Delay Delivery ফিচার ব্যবহার করে আপনার আউটপুটে স্মার্ট হয়ে উঠতে পারেন।
আউटलুকের Delay Delivery কী?
আউटलুকের Delay Delivery ফাংশন আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে দেয় আপনি কোনো নির্দিষ্ট ইমেল কখন প্রাপকের কাছে পাঠাতে চান, তাৎক্ষণিক পাঠানোর বদলে। এটি একটি উপযোগী টুল যা আপনার শিডিউল কমপ্রোমাইজ ছাড়া মানসিক শান্তি দেয়।
Delay Delivery ব্যবহার করতে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- New Email-এ ক্লিক করুন।
- ইমেলটি লিখে প্রাপকদের ইনপুট দেওয়ার পর, Options ট্যাবে যান।
- Delay Delivery-এ ক্লিক করুন।
- Delivery options-এর নিচে, Do not deliver before-এর পাশের টিক বক্সে ক্লিক করুন।
- যে Time এবং Date-এ আপনি ইমেলটি পাঠাতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
- Close-এ ক্লিক করুন।
- ইমেলে, Send-এ ক্লিক করুন।
Send-এ ক্লিক করলেও, আপনার ইমেল আপনি যেটি টাইম ও ডেট নির্দিষ্ট করেছেন সেটি না হওয়া পর্যন্ত পাঠানো হবে না। এখন দেখি কেন আপনি এটি ব্যবহার করতে চাইতে পারেন।
দুই-মিনিট টাস্ক নিয়ম
দুই-মিনিট টাস্ক নিয়ম বলে, আপনার এজেন্ডায় যদি এমন কোনো টাস্ক থাকে যা সম্পন্ন করতে কেবল দুই মিনিট লাগবে, তবে সেটি আপনার টু-ডু লিস্টে রাখার বদলে এখনই করুন। এটি একটি দ্রুত এবং সহজ প্রায়োরিটাইজেশন টুল, কিন্তু এর পর যা হয় সেটি হিসাবে নেয় না।
যদি দুই মিনিটের টাস্কটি এমন একটি ইমেল হয় যা আপনাকে পাঠাতে হয়, তবে আপনি এর جواب পেতে পারেন যেগুলোর ফলো-আপ করার সময় আপনার নেই, এবং এটা আপনার টু-ডু লিস্টে যেইভাবে যায়। এটা এড়াতে, আপনি Delay Delivery ব্যবহার করে টাস্কটি সম্পন্ন করতে পারেন এবং সেটি তখন পাঠাতে পারেন যখন আপনি জানেন আপনার ওয়ার্কডে جواب দিতে স্পেস আছে।
আপনি Delay delivery properties উইন্ডোতে Use voting buttons-এর পাশের টিক বক্স সিলেক্ট করতে পারেন যদি আপনি আপনার সহকর্মীদের কাছ থেকে সহজ جواب চান, যেমন Agree, Disagree, Maybe।
ঘোষণা পাঠানো
আপনাকে ইমেল দিয়ে এমন একটি ঘোষণা করতে হতে পারে যেটি নির্দিষ্ট সময়ে পাঠাতে হবে। সম্ভবত আপনি একটি নির্দিষ্ট তারিখ বা ডেডলাইন এর জন্য অপেক্ষা করছেন, এবং সেই সময় আপনি অফিসে ন থাকবেন বা ছুটির মধ্যে থাকবেন।
এটি অপরিচিত একজন সহকর্মীর কাছে পাঠাতে বলার জন্য বা পূর্বকালীনভাবে পাঠানোর বদলে, Delay Delivery আপনার জন্য এটি করবে লগইন থাকা ছাড়া। তারপর, আপনি যখন অফিসে ফিরে আসবেন, সবাই ইতিমধ্যে আপ-টু-ডেট থাকবে। Delay delivery properties-এ, আপনি Importance ড্রপডাউন লিস্ট সিলেক্ট করতে পারেন, যেখানে High, Low, এবং Normal অপশন থাকে।
রেসপন্স টাইম ব্যবস্থাপনা
দ্রুত এবং কার্যকরভাবে কাজ করা আপনার দক্ষতার প্রমাণ; দুর্ভাগ্যবশত, ম্যানেজার এবং সহকর্মীরা প্রায়শই এর সুযোগ নেন আপনার দিকে আরও কাজ পাঠিয়ে। আপনি যদি আপনার কাজ করার পদ্ধতি বদলাতে না চান, তবে আপনার ইমেলগুলো ডিলে করুন অন্যদের আপনার উপলব্ধতার আশা নিয়ন্ত্রণ করতে।
বিকল্পভাবে, আপনি যদি একটি প্রজেক্টের बाबতে একাধিক আপডেট পাঠাতে হয়, তবে Expires after-এর পাশের tick box-এ ক্লিক করুন, যা এক্সপায়ারশন ডেট পাস হলে মেসেজ টাইটলে স্ট্রাইক-থ্রু দেবে। এটি আপনাকে এবং আপনার সহকর্মীদের বুঝাবে যে এই ইমেল আর প্রাসঙ্গিক নয়, এবং আপনি সেটি ডিলিট করতে পারেন।
ডিলে করে আপনার সময় ভালো ব্যবস্থাপনা
ভালো টাইম-ম্যানেজমেন্ট অনুশীলন কখনও কখনও আপডেট এবং রেসপন্স ডিলে করা মানে রাশ হওয়ার আগে আগে যাওয়া, এবং এটি আপনাকে রিয়েক্টিভ ওয়ার্কিং থেকে প্রোएक্টিভिटির দিকে ধাক্কা দেয়।
মৌলিকভাবে, আউटलুকে Delay Delivery ব্যবহার করা আপনাকে আপনার রেসপন্সিভনেসের ওপর কন্ট্রোল দেয় যখন আপনি শান্ত থাকেন জানলে যে টাস্কটি সম্পন্ন হয়েছে।
