কর্মক্ষেত্রগুলি অটোমেশন এবং দক্ষ বিকল্পগুলির মাধ্যমে ক্রমবর্ধমান ডিজিটালাইজড হচ্ছে। যদিও ইমেলগুলি দীর্ঘ সময়ের জন্য দরকারী, প্রযুক্তি আমাদের যোগাযোগ এবং সহযোগিতার জন্য আরও সরাসরি এবং কার্যকর সরঞ্জামের সাথে পরিচয় করিয়ে দিয়েছে৷
আপনি হয়তো এমন সরঞ্জামগুলি খুঁজছেন যা সহযোগিতার জন্য আরও উপযুক্ত। সম্ভবত, আপনি পেশাদার ভাষা ব্যবহার করার প্রত্যাশার কারণে বা আপনার ওভারলোড করা ইমেল ইনবক্স কীভাবে পরিচালনা করবেন তা জানেন না বলে আপনি ইমেলগুলি দেখে ক্লান্ত হয়ে পড়েছেন৷
ইমেলের চাপ থেকে আপনাকে বাঁচাতে আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন অসংখ্য সহযোগী সরঞ্জাম রয়েছে। এখানে কেন আপনার পরিবর্তে সেগুলি ব্যবহার করা উচিত!
1. সময় বাঁচান
সহযোগিতার সরঞ্জামগুলিতে একটি বার্তা থাকলে আপনাকে বা আপনার সহকর্মীদের সতর্ক করার জন্য বিজ্ঞপ্তির বিকল্প রয়েছে৷ যদিও আপনি আপনার ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলি চালু করতে পারেন, সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি ইমেলের পরিবর্তে দক্ষ চ্যাটের মাধ্যমে যোগাযোগ করা দলের সদস্যদের জন্য সহজ করে তোলে৷
স্ল্যাক দূরবর্তী কাজের জন্য জনপ্রিয়ভাবে ব্যবহৃত সহযোগিতা প্ল্যাটফর্মগুলির মধ্যে একটি। স্ল্যাক বিভিন্ন সুবিধা প্রদান করে যা দক্ষ যোগাযোগ সক্ষম করে। আপনার যোগাযোগ সংগঠিত করতে, আপনি প্রতিটি দল এবং বিষয়ের জন্য আলাদা চ্যানেল তৈরি করতে পারেন।
2. সরাসরি যোগাযোগ
সহযোগিতামূলক সরঞ্জামগুলি আপনাকে যোগাযোগের আরও দক্ষ ফর্ম উপভোগ করতে দেয়। একাধিক লোককে সিসি করার বা একটি সম্প্রচার ইমেল পাঠানোর পরিবর্তে, আপনি কেবল একটি চ্যাট প্ল্যাটফর্মে একটি বার্তা পাঠাতে পারেন। উপরন্তু, সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করা আপনাকে এবং আপনার সহকর্মীদের ইমেল পাঠানোর পরিবর্তে একটি খোলা প্ল্যাটফর্মে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে উত্সাহিত করবে৷
এই টুলগুলি ব্যবহার করার সবচেয়ে কার্যকর অংশ হল আপনি রিয়েল-টাইমে যোগাযোগ করতে পারেন। আপনি যদি একটি দ্রুত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে চান, একটি ইমেল পাঠানো সেরা বিকল্প নয় কারণ আপনার সতীর্থরা উত্তর দিতে বেশি সময় নিতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, স্ল্যাকের একটি উল্লেখ বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা কারও দৃষ্টি আকর্ষণ করতে পুশ বিজ্ঞপ্তি পাঠায়। টিম কমিউনিকেশনের জন্য একাধিক স্ল্যাক বিকল্প রয়েছে।
3. একটি ওভারলোডেড ইমেল ইনবক্স এড়িয়ে চলুন
আপনি যদি যোগাযোগ এবং সহযোগিতার জন্য সহযোগী অ্যাপ ব্যবহার করেন, তাহলে আপনাকে ওভারলোড করা ইমেল ইনবক্সের সাথে মোকাবিলা করতে হবে না বা আপনার ইমেলের গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলি হারাতে হবে না। যদিও সহযোগী সরঞ্জামগুলি ইমেলের প্রয়োজনীয়তা সম্পূর্ণরূপে মুছে ফেলতে পারে না, মাইক্রোসফ্ট টিমস বা স্ল্যাকের মতো কর্মক্ষেত্রের মেসেঞ্জার অ্যাপগুলি ব্যবহার করা কিছু ইমেল পাঠানোর প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে৷
4. রিয়েল-টাইম নথি সহযোগিতা
সহযোগিতা সফ্টওয়্যার আপনাকে এবং আপনার দলের সদস্যদের একই সময়ে একটি লাইভ প্রকল্পে কাজ করার অনুমতি দেয়। Google ডক্স হল সবচেয়ে জনপ্রিয় নথি সহযোগিতার সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি যা রিয়েল-টাইম সহযোগিতার অনুমতি দেয়৷
আপনি ড্রপবক্স পেপারের মতো সরঞ্জামগুলিও ব্যবহার করতে পারেন, যা একই উদ্দেশ্যে কাজ করে। আপনি ড্রপবক্স পেপারে লাইভ সম্পাদনা করার সময়, আপনার দল মন্তব্য যোগ করতে এবং পরিবর্তনের পরামর্শ দিতে পারে। এটি আপনার দলকে সম্পাদনা করার জন্য আপনার দস্তাবেজগুলিকে বারবার পাঠানোর পরিবর্তে একটি লাইভ সেশনের অভিজ্ঞতা নিতে দেয়৷
Google এমন অ্যাপ এবং বৈশিষ্ট্যগুলিও তৈরি করেছে যা দলগুলি তাদের যোগাযোগ এবং কাজের সহযোগিতার উন্নতি করতে ব্যবহার করতে পারে৷
5. সহজে তথ্য খুঁজুন
সহযোগিতা সফ্টওয়্যার তথ্য খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে কারণ গুরুত্বপূর্ণ নথি একটি শেয়ার্ড প্ল্যাটফর্মে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। অন্যদিকে, ইমেল তথ্য খোঁজার ক্ষেত্রে তেমন কার্যকর নয়।
ইমেল একটি বন্ধ প্ল্যাটফর্ম যা আপনাকে সরাসরি পাঠানো হয়নি এমন ডেটা অনুসন্ধান করার অনুমতি দেয় না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি স্ল্যাক ব্যবহার করেন এবং আপনি আপনার দলে নতুন সদস্যদের স্বাগত জানিয়ে থাকেন, তাহলে আপনার নতুন সদস্যরা টিমে যোগদানের আগে ভাগ করা তথ্য, লিঙ্ক এবং নথিগুলি অ্যাক্সেস করতে পারবেন৷
কিছু সহযোগিতার টুল এক্সপ্লোর করুন
সুতরাং, এই কিছু কারণ ইমেল যোগাযোগ থেকে রিয়েল-টাইম সহযোগিতার মতো আরও স্বজ্ঞাত কিছুতে স্যুইচ করা উপকারী হতে পারে। তাদের ব্যবহারের সহজলভ্যতা ছাড়াও, তারা দ্রুত এবং কার্যকর যোগাযোগের জন্য চমৎকার সরঞ্জাম সরবরাহ করে।
