ওয়ার্কপ্লেসগুলো অটোমেশন এবং দক্ষ বিকল্পের মাধ্যমে ক্রমশ ডিজিটাইজড হচ্ছে। যদিও ইমেল দীর্ঘদিন ধরে উপযোগী ছিল, টেকনোলজি আমাদের কমিউনিকেশন এবং কোলাবরেশনের জন্য আরও ডায়রেক্ট এবং ইফেক্টিভ টুলস থেকে পরিচয় করিয়েছে।
আপনি কোলাবরেশনের জন্য আরও অ্যাকোমোডেটিং টুলস খুঁজছেন হতে পারে। সম্ভবত, আপনি ইমেল থেকে বিরক্ত আছেন কারণ পেশাদার ভাষা ব্যবহার করার এক্সপেক্টেশন বা শুধু इसलिये কারণ আপনি আপনার ওভারলোডেড ইমেল ইনবক্স কীভাবে ম্যানেজ করবেন সেটি নাও জানতে পারেন।
অনেক কোলাবরেটিভ টুল আছে যা আপনাকে ইমেলের স্ট্রেস থেকে বাঁচাতে পারে। এখানে কেন আপনাকে তাদের ব্যবহার করা উচিত সেটি দেওয়া হলো!
১. সময় বাঁচান
কোলাবরেশন টুলগুলোর নোটিফিকেশন অপশন থাকে যা আপনাকে বা আপনার সহকর্মীদের আলার্ট করবে যখন কোনো মেসেজ আসবে। আপনি ইমেল নোটিফিকেশন অন করলেও, কোলাবরেশন টুলস টিম মেম্বারদের ইমেলের বদলে দক্ষ চ্যাটের মাধ্যমে কমিউনিকেশন করতে সহজ করে দেয়।
Slack রিমোট ওয়ার্কের জন্য জনপ্রিয়ভাবে ব্যবহৃত কোলাবরেশন প্ল্যাটফর্মের একটি। Slack দক্ষ কমিউনিকেশন সক্ষম করার বিভিন্ন সুবিধা অফার করে। আপনার কমিউনিকেশন অর্গানাইজ করতে, আপনি প্রতিটি টিম এবং টপিকের জন্য আলাদা চ্যানেল তৈরি করতে পারেন।
২. ডায়রেক্ট কমিউনিকেশন
কোলাবরেটিভ টুলস আপনাকে কমিউনিকেশনের একটি আরও দক্ষ রূপ উপভোগ করতে দেয়। একাধিক লোককে CC করুন বা ব্রডকাস্ট ইমেল পাঠানোর বদলে, আপনি সিম্পলি একটি চ্যাট প্ল্যাটফর্মে এক মেসেজ পাঠাতে পারেন। এছাড়া, কোলাবরেশন টুলস ব্যবহার করা আপনাকে এবং আপনার সহকর্মীদের ইমেল পাঠানোর বদলে একটি ওপেন প্ল্যাটফর্মে প্রশ্ন করার জন্য উৎসাহিত করবে।
এই টুলস ব্যবহার করার সবচেয়ে ইফেক্টিভ পার্ট হল আপনি রিয়েল-টাইমে কমিউনিকেট করতে পারেন। আপনি যদি একটি কুইক কুয়েশ্চন জিজ্ঞাসা করতে হয়, ইমেল পাঠানো সেরা অপশন নয় কারণ আপনার টিমমেটরা জবাব দিতে বেশি সময় নিতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, Slack-এ একটি মেনশন ফিচার আছে যা কাউকে অটেনশন পেতে পুশ নোটিফিকেশন পাঠায়। টিম কমিউনিকেশনের জন্য Slack-এর একাধিক অল্টারনেটিভ আছে।
৩. ওভারলোডেড ইমেল ইনবক্স এড়াতে
আপনি যদি কমিউনিকেশন এবং কোলাবরেশনের জন্য কোলাবরেটিভ অ্যাপস ব্যবহার করেন, আপনাকে ওভারলোডেড ইমেল ইনবক্সের সাথে ডিল করতে হবে না বা আপনার ইমেলে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলো হারাতে হবে না। যাইহোক, কোলাবরেটিভ টুলস সম্পূর্ণরূপে ইমেলের প্রয়োজনীয়তা মুছে ফেলতে পারে না, ওয়ার্কপ্লেস মেসেঞ্জার অ্যাপস যেমন Microsoft Teams বা Slack ব্যবহার করা কিছু ইমেল পাঠানোর প্রয়োজনীয়তা কমানো।
৪. রিয়েল-টাইম ডকুমেন্ট কোলাবরেশন
কোলাবরেশন সফ্টওয়ার আপনাকে এবং আপনার টিম মেম্বারদের একই সময়ে একটি লাইভ প্রজেক্টে কাজ করতে দেয়। Google Docs রিয়েল-টাইম কোলাবরেশন অনুমতি দেয় এমন সবচেয়ে জনপ্রিয় ডকুমেন্ট কোলাবরেশন টুলসের একটি।
আপনি Dropbox Paper-এর মতো টুলসও ব্যবহার করতে পারেন, যা একই উদ্দেশ্য সার্ভ করে। আপনি Dropbox Paper-এ লাইভ এডিট করলে, আপনার টিম কমেন্ট যোগ করতে এবং পরিবর্তন সাজেস্ট করতে পারবে। এটি আপনার টিমকে ডকুমেন্ট বারবার ফরওয়ার্ড এবং ব্যাক করার পরিবর্তে একটি লাইভ সেশন এক্সপেরিয়েন্স করতে দেয়।
গুগল এছাড়া টিমগুলোর কমিউনিকেশন এবং ওয়ার্ক কোলাবরেশন উন্নত করার জন্য অ্যাপ এবং ফিচার তৈরি করেছে।
৫. তথ্য সহজে খুঁজে পেতে
কোলাবরেশন সফ্টওয়ার তথ্য খুঁজে পেতে সহজ করে দেয় কারণ গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্টগুলো একটি শেয়ার্ড প্ল্যাটফর্মে স্টোর করা যায়। অন্যদিকে, ইমেল তথ্য খুঁজে পেতে তত ইফেক্টিভ নয়।
ইমেল একটি ক্লোজড প্ল্যাটফর্ম যা আপনাকে আপনার কাছে সরাসরি পাঠানো নয় এমন ডেটা সার্চ করার অনুমতি দেয় না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি Slack ব্যবহার করেন এবং আপনার টিমে নতুন মেম্বাররা এসে থাকেন, আপনার নতুন মেম্বাররা তাদের জয়েন করার আগে শেয়ার করা ইনফরমেশন, লিংক, এবং ডকুমেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারবে।
কোলাবরেশন টুলস এক্সপ্লোর করুন
তাহলে, এগুলো হল কিছু কারণ কেন ইমেল কমিউনিকেশন থেকে আরও ইন্টিউটিভ কিছু যেমন রিয়েল-টাইম কোলাবরেশনে স্যুইচ করা উপকারী হতে পারে। তাদের ইজ অফ ইউজের বাশında, সেগুলো কুইক এবং ইফেক্টিভ কমিউনিকেশনের জন্য চমৎকার টুলস প্রদান করে।
