ইন্টারনেট লোকেদের আরও বেশি উত্পাদনশীল হওয়ার জন্য সরঞ্জাম সরবরাহ করে, কিন্তু আপনি কী করবেন যখন সেই সরঞ্জামগুলির সংখ্যা আসলে জিনিসগুলিকে আরও জটিল করে তুলতে শুরু করে? উত্তর হল তাদের সংহত করা।
পয়েন্ট ইন পয়েন্ট, গুগল টুলস. Google আপনাকে এতগুলি বিনামূল্যের সংস্থান এবং অ্যাপ সরবরাহ করে যে তারা কীভাবে ব্যবসায় থাকে তা বোঝা কঠিন৷ তবুও, আজকাল অগণিত সংখ্যক লোক তাদের ব্যবসা, তাদের পড়াশোনা বা অন্য যেকোন Google ড্রাইভ চালিত উত্পাদনশীলতাকে সমর্থন করার জন্য Gmail এবং Google ড্রাইভের মতো পরিষেবাগুলির উপর নির্ভর করে যা আপনি ভাবতে পারেন৷
সমস্যা হল যখন আপনার কাছে জিনিসগুলি সংরক্ষণ করার জন্য অনেক জায়গা থাকে, তখন আপনি নির্দিষ্ট তথ্য কোথায় সংরক্ষণ করেছেন তা মনে করার চেষ্টা করা অপ্রতিরোধ্য হতে পারে। বিভিন্ন প্রয়োজনে কোন টুল ব্যবহার করতে হবে তা বের করা বিভ্রান্তিকর হতে পারে।
সৌভাগ্যক্রমে, আপনি Gmail এবং Google ড্রাইভকে একীভূত করতে পারেন এমন অনেকগুলি উপায় রয়েছে যাতে তারা একটি একক টুল হিসাবে কাজ করে যা ছাড়া আপনি বাঁচতে পারবেন না৷
তথ্য অনুসন্ধান করা
যখন লোকেরা অনেকগুলি বিভিন্ন অনলাইন পরিষেবা ব্যবহার করা শুরু করে তখন লোকেরা সাধারণত প্রথম যে জিনিসগুলির মধ্যে ছুটে যায় তার মধ্যে একটি হল জিনিসগুলি কোথায় রয়েছে তার উপর নজর রাখা৷ এটি ঠিক করার একটি সহজ উপায় হল Gmail এবং GDrive উভয়ই অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আপনার Gmail অনুসন্ধানকে সংযুক্ত করা৷ এই বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম করতে, শুধু আপনার Gmail সেটিংসে যান, "ল্যাব" মেনু লিঙ্কে ক্লিক করুন এবং "অ্যাপস অনুসন্ধান" বৈশিষ্ট্য সক্ষম করুন৷
একবার আপনি এই বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম করলে, Gmail অনুসন্ধান ক্ষেত্রে একটি অনুসন্ধান সম্পাদন করলে অনুসন্ধান ড্রপডাউন তালিকার নীচে আপনার Google ড্রাইভ অ্যাকাউন্ট থেকে ফলাফলগুলি ফিরে আসবে৷
আপনি একবার অনুসন্ধান চালালে, Google ড্রাইভের ফলাফলগুলিকে Gmail অনুসন্ধান ফলাফলের ঠিক নীচে একটি বিভাগে বিভক্ত করা হয়৷
আপনি যেমন কল্পনা করতে পারেন, একটি একক অনুসন্ধান ক্ষেত্র থেকে আপনার জিনিসগুলি অনুসন্ধান করতে সক্ষম হওয়া আপনার গুরুত্বপূর্ণ তথ্য খোঁজার প্রক্রিয়াটিকে ব্যাপকভাবে সহজ করে তোলে৷
এক-ক্লিক Google ড্রাইভে পাঠান
আপনি যখন তাড়াহুড়ো করেন তখন ক্লিকগুলি সংরক্ষণ করার আরেকটি উপায় হল Gmail-এ যেকোনো গুরুত্বপূর্ণ সংযুক্তি সরাসরি আপনার Google ড্রাইভে পাঠানো। কে ডাউনলোড করতে, সংরক্ষণ করতে, GDrive-এ লগ ইন করতে এবং তারপর ফাইলটি আপলোড করতে চায়? কি ব্যথা, তাই না?
এক ক্লিকে এটি করুন। ইমেলের নীচে যেখানে সংযুক্তিটি প্রদর্শিত হয় সেখানে স্ক্রোল করুন এবং তারপরে সংযুক্তি আইকনের উপর মাউস সরান৷
আপনি ডাউনলোড আইকনের পাশে ছোট্ট সাদা Google ড্রাইভ আইকনটি দেখতে পাবেন। সেই আইকনে ক্লিক করুন এবং Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার Google ড্রাইভ অ্যাকাউন্টে সংযুক্তি স্থানান্তর করবে৷
৷
তারপরে একটি ড্রপডাউন তালিকা আপনাকে Google ড্রাইভের মধ্যে থাকা আপনার সাব-ডিরেক্টরিগুলির একটিতে অবিলম্বে ফাইলটি সরাতে দেয়৷
Google ড্রাইভ ফাইল সংযুক্ত করুন
চারপাশে অন্য উপায় সম্পর্কে কি? আপনি যদি আপনার Google ড্রাইভ ফাইলগুলির একটিকে একটি ইমেলে সংযুক্ত করতে চান তাহলে কী হবে? ঠিক আছে, আপনি জেনে খুশি হবেন যে এটি ঠিক ততটাই সহজ। আপনি যখন Gmail-এ একটি নতুন ইমেল রচনা করছেন, তখন শুধু নীল "পাঠান" বোতামের কাছে Google ড্রাইভ আইকনের উপর হভার করুন৷
এটি একটি উইন্ডো পপ-আপ করবে যেখানে আপনি আপনার ইমেলের সাথে সংযুক্ত করার জন্য আপনার Google ড্রাইভ অ্যাকাউন্ট থেকে এক বা একাধিক ফাইল নির্বাচন করতে পারবেন৷
মাত্র এক বা দুটি ক্লিক এবং ফাইলটি সরাসরি আপনার রচনা করা ইমেলে স্থানান্তরিত হয়৷ সহজ তাই না?
Google ড্রাইভ পরিবর্তনের বিজ্ঞপ্তি পান
Google ড্রাইভ ব্যবহার করে একটি দলের সাথে সহযোগিতা করার সময় সচেতন থাকুন৷ উদাহরণস্বরূপ, শেয়ার্ড স্প্রেডশীটে কাজ করার সময় যখন অন্য লোকেরা শীটগুলি পরিবর্তন করে তখন সতর্ক হওয়া গুরুত্বপূর্ণ৷ আপনি নিজেই Google ড্রাইভ স্প্রেডশীটে সেই বিজ্ঞপ্তিগুলি সেট আপ করতে পারেন।
স্প্রেডশীট খুলুন, এবং মেনুতে "সরঞ্জাম" এ ক্লিক করুন, তারপর "বিজ্ঞপ্তি নিয়ম..." নির্বাচন করুন।
যখন স্প্রেডশীটের যেকোনো অংশে কোনো পরিবর্তন করা হয়, স্বতন্ত্র পত্রক, পৃথক কক্ষ পরিবর্তন করা হয়, শীটটি কারো সাথে শেয়ার করা হয়, বা কেউ একটি ফর্ম থেকে ডেটা জমা দেয় তখন আপনি একটি ইমেল ইস্যু করার জন্য বিজ্ঞপ্তির নিয়ম সেট আপ করতে পারেন৷
আপনার কর্মীদের তথ্য পূরণ করার বা প্রতিক্রিয়ার কিছু ফর্ম দেওয়ার জন্য এটিকে একটি উপায় হিসাবে সেট আপ করুন এবং তারপরে আপডেটগুলি খুঁজে পেতে প্রতিবার সেই দস্তাবেজটি পরীক্ষা করার কথা মনে রাখার বিষয়ে আপনাকে চিন্তা করতে হবে না৷ পরিবর্তে, যখনই কেউ এটি আপডেট করবে তখন আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিজ্ঞপ্তি পাবেন - কম উদ্বেগ এবং এটি আপনার মনকে মুক্ত করে যাতে আপনি আরও কাজ করতে পারেন।
Google পত্রকের মাধ্যমে ইমেলের সময়সূচী করুন
আপনার যদি সাপ্তাহিক বা মাসিক ইমেল থাকে যা আপনি আপনার টিম বা আপনার পরিচালককে পাঠান, তাহলে কেন সেই বার্তাগুলির একটি Google শীটে একটি সংগ্রহ তৈরি করবেন না এবং সেই ইমেলগুলি পাঠানোর কথা মনে না রেখেই শিডিউল অনুযায়ী চলে যাবেন? আমি জানি, বর্ডারলাইন সায়েন্স ফিকশন, তাই না? এইভাবে আপনার ইমেলগুলি নির্ধারণ করা আসলে এতটা কঠিন নয়৷
৷ডিজিটাল অনুপ্রেরণার অমিত আগরওয়ালের সৌজন্যে একটি প্রাক-তৈরি Gmail শিডিউলার শীট এসেছে৷ আপনি তার বিনামূল্যে জিমেইল শিডিউলার শীট অ্যাক্সেস করতে পারেন এবং আপনার নিজের GDrive অ্যাকাউন্টে একটি অনুলিপি তৈরি করতে পারেন। আপনাকে প্রথমে যা করতে হবে তা হল Gmail শিডিউলার মেনুতে যান এবং আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করার জন্য শীটটিকে অনুমোদন করুন৷
এরপরে, আপনি Gmail এর মধ্যে যে বার্তাটি নির্ধারণ করতে চান তার একটি খসড়া তৈরি করতে হবে (শুধু একটি ইমেল লিখতে শুরু করুন এবং আপনার কাজ শেষ হলে, না পাঠিয়ে ইমেলটি বন্ধ করুন)। একবার আপনি Gmail শিডিউলার মেনু থেকে "Fetch Messages" বিকল্পটি বেছে নিলে, এটি এই স্প্রেডশীটে আপনার নতুন খসড়া ইমেলগুলি আমদানি করবে৷ এরপর, আপনাকে যা করতে হবে তা হল একটি তারিখ নির্বাচন করুন যখন আপনি ইমেলটি "নির্ধারিত সময়" কলামে পাঠাতে চান৷
একবার আপনি Gmail শিডিউলার মেনু থেকে "নির্ধারিত বার্তাগুলি" বেছে নিলে, আপনি স্ট্যাটাস কলামে "নির্ধারিত" স্থিতি দেখতে পাবেন৷
এই টুলটির একটি ছোট ত্রুটি যা আপনাকে মনে রাখতে হবে তা হল আপনার যদি ইতিমধ্যেই নির্ধারিত ইমেলগুলি থাকে যা এখনও আউট হয়ে যায়নি এবং আপনি নতুন ড্রাফ্ট আমদানি করতে বেছে নেন, তাহলে এটি বিদ্যমান নির্ধারিত ইমেলের নির্ধারিত তারিখগুলিকে সরিয়ে দেবে এবং আপনি নতুন আমদানি করা ইমেলগুলির সাথে সেগুলিকে পুনরায় শিডিউল করতে হবে৷ একটি বড় চুক্তি না, কিন্তু মনে রাখা কিছু.
Gmail মেল মার্জ
অমিতের দুর্দান্ত স্ক্রিপ্টগুলির কথা বলতে গেলে, আরেকটি উল্লেখযোগ্য হল Gmail মেল মার্জ টুল যা তিনি বিনামূল্যেও অফার করেন৷
ঠিক শিডিউলার শীটের মতো, আপনাকে আপনার Google ড্রাইভ অ্যাকাউন্টে মেল মার্জ শীটটি অনুলিপি করতে হবে এবং মেল মার্জ মেনুর অধীনে আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করার জন্য অনুমোদন করতে হবে। শুধু ধাপ 1 (রিসেট) বিকল্পে ক্লিক করুন। তারপরে, ধাপ 2 আপনাকে আপনার Google পরিচিতিগুলিতে বিদ্যমান যেকোনো গ্রুপ থেকে ইমেল ঠিকানাগুলির একটি তালিকা আমদানি করার বিকল্প দেয়৷
ইমেল ঠিকানাগুলি "প্রাপকের নাম" এবং "প্রাপকের ইমেল ঠিকানা" কলামের অধীনে প্রদর্শিত হবে৷ অথবা, গোষ্ঠীগুলি আমদানি করার পরিবর্তে, আপনি সর্বদা এই কলামগুলি ম্যানুয়ালি পূরণ করতে পারেন৷ যে কোন উপায়ে কাজ করে!
তারপরে আপনি আপনার গ্রুপ ইমেল একসাথে রাখতে অবশিষ্ট ক্ষেত্রগুলি পূরণ করতে পারেন। এখানে উল্লেখযোগ্য ক্ষেত্রগুলির মধ্যে রয়েছে বার্তার অংশ, যা আপনাকে এই ক্ষেত্রে সমৃদ্ধ পাঠ্য HTML ইমেলগুলি লিখতে দেয়৷ আপনার ইমেলের জন্য এইচটিএমএল তৈরি করার জন্য যে কোনও WYSIWYG টুল ব্যবহার করুন (অথবা আপনি যদি ঠিক তেমন দক্ষ হন তবে এটি নিজে লিখুন)। ডকুমেন্ট আইডি যোগ করে সংযুক্তিগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন (যখন আপনি ডকুমেন্টটি দেখছেন তখন Google ড্রাইভ URL থেকে)।
অবশেষে, মেল মার্জ মেনু থেকে "স্টার্ট মেল মার্জ" এ ক্লিক করুন, এবং আপনার সমৃদ্ধ পাঠ্য ভর ইমেল পাঠানো হবে, সংযুক্তিগুলি সহ।
Google ড্রাইভে আপনার Gmail স্বাক্ষর হোস্ট করুন
কখনও তাদের ইমেল স্বাক্ষরে সেই দুর্দান্ত লোগো চিত্র সহ কাউকে দেখেছেন? ঠিক আছে, আপনি যদি আপনার Google ড্রাইভ অ্যাকাউন্টে একটি সর্বজনীন ফোল্ডারে সঞ্চিত একটি চিত্রকে আপনার Gmail স্বাক্ষরে সংহত করেন তবে আপনি এটিও করতে পারেন। এটি শোনার চেয়ে অনেক সহজ।
প্রথমে, আপনার GDrive অ্যাকাউন্টে "পাবলিক" নামে একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন এবং এটিকে জনসাধারণের কাছে দৃশ্যমান সেট করুন এবং "যে কেউ দেখতে পারবেন" এ অ্যাক্সেস করুন৷
এরপরে, শেয়ার করা ডিরেক্টরিতে লোগো ইমেজ ফাইলটি আপলোড করুন। ছবিটি ফোল্ডারের মতো একই শেয়ার সেটিংস গ্রহণ করবে। অবশেষে, শেয়ার্ড ভিউতে ফোল্ডারের জন্য আইডি স্ট্রিং নোট করে আপনার ছবির সর্বজনীন URL পান। তারপর, নিম্নলিখিত URL স্ট্রিং-এ আইডি এবং ছবির নাম সন্নিবেশ করুন:
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpgযখন আপনি স্ট্রিংটি সঠিকভাবে পেয়ে থাকেন, তখন আপনি একটি ব্রাউজারে URL পেস্ট করতে এবং আপনার ব্রাউজারে ছবিটি দেখতে সক্ষম হবেন৷
আপনার স্বাক্ষর টাইপ করুন, এবং তারপর কার্সারটি রাখুন যেখানে আপনি ছবিটি এম্বেড করতে চান এবং চিত্র আইকনে ক্লিক করুন। তারপরে, আপনি উপরে তৈরি করা URLটি ছবির URL ক্ষেত্রে আটকান৷ ভায়োলা - আপনার স্বাক্ষরের ছবি এখন প্রতিটি ইমেল স্বাক্ষরের সাথে দেখাবে৷
৷
আপনি যখন জিমেইল এবং গুগল ড্রাইভের মতো Google পরিষেবাগুলিকে সংযুক্ত করতে শুরু করেন তখন জিনিসগুলি বেশ দরকারী এবং বিরামহীন হয়ে যায়, তাই না? আপনি যখন Google ড্রাইভের সাথে অ্যাপ্লিকেশানগুলিকে একীভূত করা শুরু করেন তখন আপনি আরও কতগুলি উত্পাদনশীল জিনিস করতে পারেন তা প্রায় অবাক করে দেয়৷
আপনি কি জিমেইল এবং গুগল ড্রাইভের সাথে করতে পারেন এমন অন্য কোন দুর্দান্ত জিনিস সম্পর্কে জানেন? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার নিজের সৃজনশীল ধারণা শেয়ার করুন. আসুন গুগল ড্রাইভ এবং Gmail এর সাথে পাগল হয়ে যাই, আমরা কি করব?
