ইন্টারনেট মানুষকে আরও প্রোডাক্টিভ হওয়ার টুলস দেয়, কিন্তু когда সেই টুলসের সংখ্যা নিজে জিনিসগুলোকে বেশি জটিল করে দেয় তখন কী করবেন? উত্তর হলো সেগুলো ইন্টিগ্রেট করা।
উদাহরণস্বরূপ, Google টুলস। Google আপনাকে এতগুলো ফ্রি রিসোর্স এবং অ্যাপ দেয় যে বুঝতে কঠিন কীভাবে তারা ব্যবসায়ে থাকে। কিন্তু এদিনের অসংখ্য মানুষ Gmail এবং Google Drive-এর মতো সার্ভিসের উপর নির্ভর করে তাদের ব্যবসায়, পড়াশোনা বা Google Drive-চালিত প্রোডাক্টিভিটি দরকারের যেকোনো জিনিসের জন্য।
সমস্যাটা হলো আপনার যখন অনেক জায়গা থাকে জিনিস সংরক্ষণ করার, তবে কিছু নির্দিষ্ট তথ্য কোথায় রেখেছেন সেটা মনে রাখতে অverwhelming লাগে। বিভিন্ন দরকারের জন্য কোন টুল ব্যবহার করবেন সেটা বোঝা কনফিউজিং হতে পারে।
ধন্যবাদ, Gmail এবং Google Drive ইন্টিগ্রেট করার অনেক উপায় আছে যাতে একটি অর্থে, তারা একটি একক টুল হিসেবে কাজ করে जिसके বিনা আপনি থাকতে পারবেন না।
তথ্য অনুসন্ধান
অনলাইন সার্ভিসগুলো ব্যবহার শুরু করলে মানুষ সাধারণত প্রথম সমস্যায় পড়ে কোথায় কী আছে সেটা ট্র্যাক রাখতে। একটি সহজ সমাধান হলো আপনার Gmail সার্চকে Gmail এবং GDrive উভয়ে এক্সটেন্ড করা। এই ফিচার এনেবল করতে, শুধু আপনার Gmail সেটিংসে যান, "Labs" মেনু লিংকে ক্লিক করুন, এবং "Apps Search" ফিচারটি এনেবল করুন।
এই ফিচারটি একবার এনেবল করলে, Gmail সার্চ ফিল্ডে সার্চ করলে Google Drive অ্যাকাউন্টের ফলাফল সার্চ ড্রপডাউন লিস্টের নিচে দেখাবে।
একবার সার্চ চালালে, Google Drive-এর ফলাফল Gmail সার্চ রেজাল্টের ঠিক নিচে একটি আলাদা সেকশনে পৃথক থাকে।
আপনি কল্পনা করতে পারেন, একটি একক সার্চ ফিল্ড থেকে আপনার জিনিস সার্চ করতে পারা আপনার গুরুত্বপূর্ণ তথ্য খুঁজে বের করার প্রসেস অনেক সহজ করে দেয়।
वन-ক্লিক সেন্ড টু Google Drive
দ্রুত থাকার সময় ক্লিক বাঁচানোর আরেকটি উপায় হলো Gmail-এ যেকোনো গুরুত্বপূর্ণ আট্যাচমেন্ট সরাসরি আপনার Google Drive-এ পাঠানো। কে ডাউনলোড, সেভ, GDrive-এ লগ ইন, এবং তারপর ফাইল আপলোড করতে চায়? কতটা কষ্ট, ঠিক?
এটি এক ক্লিকে করুন। ইমেইলের নিচে স্ক্রল করুন যেখানে আট্যাচমেন্ট দেখানো হয়, এবং তারপর মাউস আট্যাচমেন্ট আইকনের ওপর সরান।
আপনি ডাউনলোড আইকনের পাশে ছোট সাদা Google Drive আইকনটি দেখবেন। সেটিতে ক্লিক করুন এবং Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে আট্যাচমেন্ট আপনার Google Drive অ্যাকাউন্টে ট্রান্সফার করবে।
তারপর একটি ড্রপডাউন লিস্ট আপনাকে ফাইলটি তাৎক্ষণিক আপনার Google Drive-র সাব-ডিরেক্টরির একটিতে সরাতে দেবে।
Google Drive ফাইল আট্যাচ করুন
বিপরীত দিকটা কেমন? আপনি যদি আপনার Google Drive ফাইলগুলোর একটি ইমেইলে আট্যাচ করতে চান? ভালো, আপনি জানতে খুশি হবেন যে এটাও ততটুকুই সহজ। Gmail-এ একটি নতুন ইমেইল কম্পোজ করার সময়, নীল "Send" বাটনের পাশে Google Drive আইকনের ওপর মাউস রাখুন।
এটি একটি উইন্ডো পপ-আপ করবে যেখানে আপনি আপনার Google Drive অ্যাকাউন্ট থেকে এক বা একাধিক ফাইল সিলেক্ট করতে পারবেন আপনার ইমেইলে আট্যাচ করার জন্য।
শুধু এক বা দু ক্লিক এবং ফাইলটি সরাসরি আপনি যে ইমেইল কম্পোজ করছেন সেটিতে ট্রান্সফার হয়ে যায়। সহজ কিনা?
Google Drive পরিবর্তনের নোটিফিকেশন পান
Google Drive ব্যবহার করে একটি টিমের সাথে সহযোগিতা করার সময় আপডেট থাকুন। উদাহরণস্বরূপ, শেয়ারড স্প্রেডশীটে কাজ করার সময় অন্য লোকরা শীটগুলো পরিবর্তন করলে সতর্ক হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। আপনি সেই নোটিফিকেশন রুলস Google Drive স্প্রেডশীটেই সেট আপ করতে পারেন।
স্প্রেডশীট খুলুন, এবং মেনুতে "Tools"-এ ক্লিক করুন, তারপর "Notification rules..." সিলেক্ট করুন।
আপনি নোটিফিকেশন রুলস সেট আপ করতে পারেন যাতে ইমেইল ইস্যু হয় যখন স্প্রেডশীটের যেকোনো অংশে পরিবর্তন হয়, পৃথক শীট, পৃথক সেল পরিবর্তন হয়, শীট কাউকে শেয়ার করা হয়, বা কেউ ফর্ম থেকে ডেটা সাবমিট করে।
এটি আপনার স্টাফের জন্য ইনফরমেশন ফিল আপ করার বা ফিডব্যাক দিনের একটি উপায় হিসেবে সেট আপ করুন, এবং তারপর আপনাকে সেই ডকুমেন্টটি প্রতিবার চেক করতে মনে রাখতে হবে না আপডেট খুঁজে বের করতে। বরং, আপনি প্রতিবার স্বয়ংক্রিয়ভাবে নোটিফাই হবেন কেউ সেটি আপডেট করলে – কম চিন্তা এবং এটি আপনার মente মুক্ত করে যাতে আপনি বেশি কাজ করতে পারেন।
Google Sheet দিয়ে ইমেইল শিডিউল করুন
আপনার যদি সাপ্তাহিক বা মাসিক ইমেইল থাকে যা আপনি আপনার টিম বা ম্যানেজারকে পাঠান, কেন না সেসব মেসেজের একটি কালেকশন Google Sheet-এ বানিয়ে সেগুলো ঠিক সময়ে পাঠানো হয় সেটা নিশ্চিত করুন মনে রাখার ঝামেলা ছাড়া? আমি জানি, বর্ডারলাইন সাইন্স ফিকশান, ঠিক? আসলে এটি সেট আপ করা সেটা সেটা কঠিন নয়।
Amit Agarwal of Digital Inspiration-এর কertesy-এ একটি প্রি-মেড Gmail Scheduler শীট। আপনি তার ফ্রি Gmail Scheduler শীট এক্সেস করতে পারেন এবং আপনার নিজস্ব GDrive অ্যাকাউন্টে একটি কপি বানাতে পারেন। প্রথমে আপনাকে Gmail Scheduler মেনুতে যেতে হবে এবং শীটকে আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করার অনুমতি দিতে হবে।
এরপর, আপনাকে Gmail-এ আপনি যে মেসেজ শিডিউল করতে চান সেটির একটি ড্রাফট তৈরি করতে হবে (শুধু একটি ইমেইল লেখা শুরু করুন এবং xog করুন পাঠানো ছাড়া)। একবার আপনি Gmail Scheduler মেনু থেকে "Fetch Messages" অপশন বেছে নিলে, এটি আপনার সব নতুন ড্রাফট ইমেইল এই স্প্রেডশীটে ইম্পোর্ট করবে। এরপর, আপনাকে শুধু "Scheduled Time" কলামে একটি তারিখ বেছে নিতে হবে যখন আপনি ইমেইল পাঠাতে চান।
একবার আপনি Gmail Scheduler মেনু থেকে "Schedule Messages" বেছে নিলে, আপনি Status কলামে "Scheduled" স্ট্যাটাস দেখতে পাবেন।
এই টুলে একটি ছোট ত্রুটি আছে যা আপনাকে মনে রাখতে হবে: যদি আপনার ইতিমধ্যে শিডিউলড ইমেইল থাকে যেগুলো এখনো পাঠানো হয়নি এবং আপনি নতুন ড্রাফট ইম্পোর্ট করতে চান, তবে এটি বিদ্যমান শিডিউলড ইমেইলগুলোর শিডিউলড তারিখ সরিয়ে দেবে, এবং আপনাকে সেগুলো নতুন ইমেইলগুলোর সাথে আবার শিডিউল করতে হবে। বড় সমস্যা নয়, কিন্তু মনে রাখতে হবে।
Gmail মেইল মার্জ
Amit-এর আরেকটি কুল স্ক্রিপ্ট হলো Gmail Mail Merge টুল যা সেও ফ্রি অফার করেন।
শিডিউলার শীটের মতো, আপনাকে মেইল মার্জ শীট আপনার Google Drive অ্যাকাউন্টে কপি করতে হবে এবং Mail Merge মেনুتحت এটি আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করার অনুমতি দিতে হবে। শুধু Step 1 (Reset) অপশনে ক্লিক করুন। তারপর, Step 2 আপনাকে আপনার Google Contacts-এ বিদ্যমান যেকোনো গ্রুপ থেকে ইমেইল ঠিকানার লিস্ট ইম্পোর্ট করার অপশন দেয়।
ইমেইল ঠিকানাগুলো "Recipient's Name" এবং "Recipient's Email Address" কলামের নিচে দেখাবে। অথবা, গ্রুপ ইম্পোর্ট করার বদলে, আপনি সবসময় ম্যানুয়ালি এই কলামগুলো ফিল আপ করতে পারেন। যেকোনোভাবে কাজ করে!
আপনি তারপর বাকি ফিল্ডগুলো ফিল আপ করে আপনার গ্রুপ ইমেইল বানাতে পারেন। bemerkenswerte ফিল্ডগুলোর মধ্যে আছে মেসেজ বডি, যা আপনাকে এই ফিল্ডে রিচ টেক্সট HTML ইমেইল লিখতে দেয়। আপনার ইমেইলের জন্য HTML প্রডিউস করার জন্য যেকোনো WYSIWYG টুল ব্যবহার করুন (অথবা ম্যানুয়ালি লিখুন আপনি যদি সেটা পারেন)। আট্যাচমেন্ট যোগ করুন ডকুমেন্ট ID দিয়ে (Google Drive URL থেকে যখন আপনি ডকুমেন্ট ভিউ করছেন)।
শেষে, Mail Merge মেনু থেকে "Start Mail Merge"-এ ক্লিক করুন, এবং আপনার রিচ টেক্সট মাস ইমেইল পাঠানো হয়ে যাবে, আট্যাচমেন্টসহ।
Google Drive-এ আপনার Gmail সিগনেচার হোস্ট করুন
কখনো কেউ তাদের ইমেইল সিগনেচারে কুল লোগো ইমেজ দেখেছেন? আপনিও করতে পারেন আপনার Google Drive অ্যাকাউন্টের একটি পাবলিক ফোল্ডারে সংরক্ষিত একটি ইমেজ আপনার Gmail সিগনেচারে ইন্টিগ্রেট করে। এটি শুনতে চেয়ে অনেক সহজ।
প্রথমে, আপনার GDrive অ্যাকাউন্টে "Public" নামে একটি নতুন ফোল্ডার বানান, এবং এটিকে পাবলিক দৃশ্যমান এবং অ্যাক্সেস "Anyone can view" সেট করুন।
এরপর, লোগো ইমেজ ফাইলটি সেই শেয়ারড ডিরেক্টরিতে আপলোড করুন। ইমেজটি ফোল্ডারের মতো শেয়ার সেটিংস নেবে। অবশেষে, আপনার ইমেজের পাবলিক URL পান শেয়ারড ভিউতে ফোল্ডারের ID স্ট্রিং নোট করে। তারপর, ID এবং ইমেজের নাম নিচের URL স্ট্রিংএ ইনসার্ট করুন:
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpgযখন স্ট্রিংটি সঠিক হয়, আপনি ব্রাউজারে URL পেস্ট করলে ইমেজ দেখতে পাবেন।
আপনার সিগনেচার টাইপ করুন, এবং তারপর কাসর সেখানে রাখুন যেখানে আপনি ইমেজ এম্বেড করতে চান, এবং ইমেজ আইকনে ক্লিক করুন। তারপর, উপরে বানানো URLটি ইমেজ URL ফিল্ডে পেস্ট করুন। Voilà – আপনার সিগনেচার ইমেজ এখন প্রতিটি ইমেইল সিগনেচার সাথে দেখাবে।
Gmail এবং Google Drive-এর মতো Google সার্ভিসগুলো কানেক্ট করা শুরু করলে জিনিসগুলো কতটা উপযোগী এবং seamless হয়, না? এটি প্রায় একটা আশ্চর্য করে দেয় কতগুলো অন্যান্য প্রোডাক্টিভ জিনিস আপনি করতে পারেন যখন আপনি অ্যাপস Google Drive-এ ইন্টিগ্রেট করা শুরু করবেন।
আপনি কি Gmail এবং Google Drive-এ করা যাওয়া অন্য কুল জিনিসগুলো জানেন? দয়া করে কমেন্ট সেকশনে আপনার নিজস্ব ক্রিয়েটিভ আইডিয়া শেয়ার করুন। Google Drive এবং Gmail-এ প্যাগলপন করা যাক, কি বলেন?
