জিমেইলকে আপনার সেরা নোট-টেকিং অ্যাপে রূপান্তর করুন

আপনি যদি সারাদিন জিমেইল ইনবক্সে বসে থাকেন, তবে কী হবে যদি জিমেইলকে আপনার গো-টু নোট-টেকিং অ্যাপ্লিকেশন বানান?

জিমেইলকে একটি কার্যকর ইমেইল ক্লায়েন্ট 만드는 उन्हीं ফিচারগুলো এটিকে একটি ভালো নোট-টেকিং অ্যাপও বানাতে পারে (যদিও একটি অনন্য)। এবং আপনাকে সাহায্য করার জন্য, আমি এই আর্টিকেলে কিছু টুইক এবং টিপস লিস্ট করছি।

দেখি কীভাবে জিমেইলকে নোট लेने کے জন্য পুনঃউদ্দেশ্য করা যায়।

জিমেইল রিকন দিয়ে শুরু করুন

আপনি এখন পর্যন্ত সম্ভবত বুঝতে পারেছেন যে আমরা জিমেইল ড্রাফটকে নোট হিসেবে ব্যবহার করার মানে। এটি আপনাকে কিছু সুবিধা দেয় তৎক্ষণাৎ। শুরুতে, আপনি:

• নির্দিষ্ট ধরনের নোটের জন্য ক্যানড রেসপন্সকে টেমপ্লেট হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন।
• ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ দিয়ে ইমেজ ইনলাইন যোগ করতে পারেন।
• গুরুত্বপূর্ণ ফাইল নোটে আপলোড করতে পারেন বা গুগল ড্রাইভ থেকে সংযুক্ত করতে পারেন।
• মাল্টিপল ইনবক্স ব্যবহার করে নোটগুলো সুবিধাজনক কুইক-অ্যাক্সেস প্যানেলে ভাগ করতে পারেন।

পাশাপাশি, জিমেইল আপনার এডিটস আটোমেটিক্যালি সেভ করে, তাই সেটি একটা কম চিন্তা! আপনি আরও কোন সুবিধা দেখেন? সেগুলো আপনার "প্রস" লিস্টে রাখুন জিমেইল নোট-টেকিং-এর জন্য ব্যবহার করার।

কম্পোজ উইন্ডোকে ব্যবহার করার জন্য সুবিধাজনক করুন

জিমেইলের কম্পোজ উইন্ডোর আকার এবং অবস্থান নোট-টেকিং-এর জন্য আদর্শ নয়। কিন্তু আপনার पास অন্যান্য সুবিধাজনক উইন্ডো সেটআপ আছে:

• ফুল স্ক্রিন — Minimize এবং Save & Close আইকনের মাঝপথে উপরে ডানদিকে ফুল-স্ক্রিন আইকনে ক্লিক করুন। এটি কম্পোজ উইন্ডোকে বিদ্যমান জিমেইল পেজের ওপর ওভারলে করে। আপনি কম্পোজ উইন্ডো থেকে ফুল-স্ক্রিন ভিউ ডিফল্ট হিসেবে সেট করতে পারেন। নিচে ডানদিকে ছোট নিচের তীরে ক্লিক করুন এবং Default to full-screen সিলেক্ট করুন।

• পপ-আউট উইন্ডো — Shift কী ধরে রাখুন এবং Compose বাটনে বা কম্পোজ উইন্ডোর ফুল-স্ক্রিন বাটনে ক্লিক করুন। এখন আপনি একটি ডেডিকেটেড পপ-আপ উইন্ডোতে নোট টাইপ করতে পারেন।

• ব্রাউজার ট্যাব — Control কী (ম্যাকের জন্য Command কী) ধরে রাখুন যখন আপনি Compose বাটনে বা কম্পোজ উইন্ডোর ভিতরের ফুল-স্ক্রিন বাটনে ক্লিক করছেন। এটি আপনাকে একটি ডেডিকেটেড ব্রাউজার ট্যাবে নোট টাইপ করতে দেয়।

আপনি যদি জিমেইলের কম্পোজ উইন্ডোতে টেক্সটের লুক পছন্দ না করেন, তবে inbox.google.com-এ আপনার ড্রাফটস অ্যাক্সেস করুন। Inbox by Gmail-এ ড্রাফট সেটআপ চোখের জন্য আরামদায়ক। আপনি আপনার প্রিয় নোটগুলোক পিনও করতে পারেন ইনবক্সে যাতে সেগুলো হাতের নাগাল থাকে।

ইমেইলগুলোক পথ থেকে সরিয়ে রাখুন

আপনি যদি নোট लेने জিমেইল ব্যবহার করতে চান, তবে আপনি প্রতি কয়েক মিনিটে ইনকামিং ইমেইল আপনার মনোযোগ চাইতে দিতে পারবেন না।

সক্রিয় ইনবক্সের বিভ্রান্তি থেকে বাঁচতে, নিচের দুটি মেথড ব্যবহার করুন (বা নিজের তৈরি করুন):

১. একটি ফিল্টার তৈরি করুন ইমেইল আসার সাথে সাথে রিড মার্ক করার জন্য যাতে Inbox লেবেলের পাশে ইমেইল কাউন্টের ভিজ্যুয়াল বিভ্রান্তি এড়ানো যায়।

"রিড" ফিল্টার সেট আপ করতে, Settings > Filters and Blocked Addresses-এ যান এবং Create a new filter সিলেক্ট করুন। এটি একটি বক্স থ্রো করে যেখানে আপনি ইমেইল ফিল্টার করার ক্রাইটেরিয়া স্পেসিফাই করতে পারেন।

পপ-আপে, আপনার ইমেইল ঠিকানা To ফিল্ডে টাইপ করুন এবং নিচে ডানদিকে Create filter with this search লিংকে ক্লিক করুন। এরপর Mark as read বক্সে চেক দিন। এখানে, আপনি আরও কয়েকটি বক্সে চেক দিতে পারেন:

• Skip the Inbox (Archive It) — আপনি যদি চান ইনকামিং ইমেইলগুলো আটোমেটিক্যালি আর্কাইভ হয়ে ইনবক্স থেকে সরাসরি গায়েব হয়ে যায়।
• Apply the Label — আপনি যদি চান পরবর্তীতে ইমেইল চেক করার সময় লেটেস্ট ইমেইলগুলো পুরনোদের থেকে আলাদা করার জন্য একটি মার্কার রাখেন। Choose label... ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে আপনার পছন্দের লেবেল বরাদ্দ করতে ভুলবেন না।

নোট: আপনি যদি জিমেইলে একাধিক অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেইল চেক করেন, তবে আপনাকে আপনার প্রতিটি ইমেইল ঠিকানার জন্য এই "রিড" ফিল্টার সেট আপ প্রক্রিয়া রিপিট করতে হবে।

২. নির্দিষ্ট সময়ে বা ডিমান্ড অনুযায়ী ইমেইল ডেলিভারি পান। আপনি যদি কাজের মাঝপথে নতুন ইমেইল চেক করা বন্ধ করতে না পারেন, BatchedInbox-এর মতো প্লাগইন সেট আপ করুন। এটি আপনার ইমেইলগুলো একটি স্পেশাল লেবেলের আওতায় রাখে এবং আপনার পছন্দের নির্দিষ্ট সময়ে ইনবক্সে ডেলিভার করে।

আপনি যদি ক্রোম ব্যবহার করেন, তবে BatchedInbox-এর বদলে Inbox Pause ইনস্টল করতে পারেন। BatchedInbox নির্দিষ্ট интерভালে ইমেইল ডেলিভার করলে, Inbox Pause আপনার ইনবক্সকে হোল্ডে রাখে যতক্ষণ না আপনি ইমেইল গ্রহণ করার জন্য প্রস্তুত। আপনি যেকোনো সময় আপনার ইনবক্স "আন-পজ" করতে পারেন।

Gmelius দিয়ে বিভ্রান্তি দূর করুন

আপনি যদি নোট लेने کے জন্য একটি ক্লিন, মিনিমালিস্ট ইউজার ইন্টারফেস পছন্দ করেন, তবে Gmelius প্লাগইন দিয়ে জিমেইলের ভিতরেই আপনি সেটি পেতে পারেন। এটি ক্রোম, অপেরা, এবং সাফারির জন্য উপলব্ধ। এটি আপনাকে জিমেইল কীভাবে দেখে এবং বর্তave সেটি পরিবর্তন করার অনেক অপশন দেয়।

Gmelius ইনস্টল করে জিমেইল রিফ্রেশ করলে, আপনাকে Gmelius ড্যাশবোর্ড ভিজিট করে সেট আপ করার একটি প্রম্পট मिलবে। একটি ক্লাটার-এন্ড-ডিস্ট্রাকশন-ফ্রি ইন্টারফেস তৈরি করতে, নিচের সেটিংস টুইক করুন। আপনি সেগুলো Customization ট্যাবে পাবেন।

• Hide People Widget
• Disable Ads
• Hide Google+ Activity
• Make Gmail header visible on demand
• Hide Gmail footer

টেক্সটের শৈলি পরিবর্তন করুন

যেসব ফন্ট স্টাইলে আপনি কমফরটেবল ফিল করেন না সেগুলো আপনার মনোযোগ টাইপ করা বা পড়া কন্টেন্ট থেকে ভটकाয়।

জিমেইল-ড্রাফট-টার্নড-নোটসকে আরও ভালো দেখানোর জন্য, Settings > General > Default text style-এ যান। সেখানে, একটি ফন্ট টাইপ, সাইজ, এবং একটি ফন্ট কালার বেছে নিন যা আপনি সুন্দর লাগেন (অথবা কমপক্ষে নন-ডিস্ট্রাক্টিভ)। সেখানে আপনি সিলেক্টেড স্টাইলের লাইভ প্রিভিউ দেখতে পাবেন। স্ক্রোল ডাউন করুন এবং পরিবর্তনগুলো থেকে খুশি হলে Save Changes বাটন হিট করুন।

আপনি যদি কেসে কেসে টেক্সটের লুক পরিবর্তন করতে চান, তবে কম্পোজ উইন্ডোতে Formatting options বাটনে ক্লিক করুন।

লেবেল এবং স্টার ব্যবহার করে আপনার নোটগুলো সংগঠিত করুন

জিমেইল লেবেল আপনার নোটের জন্য ট্যাগ হিসেবে ডাবল আপ করতে পারে। সাইডবারে Create a new label লিংকে ক্লিক করুন শুরুতে। যদি কোনো লেবেল থাকে (যינו মেকশিফট ট্যাগ যেগুলো আপনি প্রায় ব্যবহার করবেন না), সেগুলো ডিফল্ট সাইডবার ভিউ থেকে হাইড করুন।

একটি লেবেল হাইড করতে, প্রথমে সাইডবারে এর নামের ওপর হোভার করুন এবং আসে ছোট নিচের তীরে ক্লিক করুন। এখন, যে অপশন মেনু পপ আপ হবে, সেখানে In label list: এর অধীনে Hide সিলেক্ট করুন। আপনি তখন, লেবেলের রঙ পরিবর্তন করতে পারেন সেম মেনু থেকে। Label color মেনু অপশন খুঁজুন।

অবশ্যই, আপনার যদি একসাথে অনেক লেবেল এডিট করতে হয়, তবে সেগুলো এক ব্যাচে নিতে সুবিধাজনক। সেটি Manage labels সাইডবার লিংক বা Settings > Labels দিয়ে করুন।

লেবেল ব্যবহার করে ইনবক্স বশে করার আমাদের হাউ-টো পড়ুন কিছু ক্রিয়েটিভ আইডিয়ার জন্য।

আপনি যদি একটি ভিজ্যুয়াল অপ্রোচ পছন্দ করেন যা কালার কোডিং লেবেলের চেয়ে বাইরে যায়, তবে নোটগুলো সহজেই চিহ্নিত করার জন্য "স্টারস" ট্রাই করুন। আপনি যে পীলা স্টার देखने অভ্যস্ত তার চেয়ে অনেক বেশি আছে। Settings > General > Stars-এ যান আপনার বাকি স্টার অপশনগুলো এক্টিভেট করতে।

নিচের স্ক্রিনশটে দেখুন আপনার কাছে যেসব স্টার আছে। আপনি কতগুলো ব্যবহার করতে চান তার উপর নির্ভর করে 4 star লিংক বা all stars লিংকে ক্লিক করুন।

একটি নোটকে "পীলা স্টার" করতে, মেসেজ লিস্টে সেটির আগে স্টার আইকনে ক্লিক করুন। সেই আইকনে বারবার ক্লিক করলে বাকি স্টারগুলোতে সাইকেল হবে।

Markdown সাপোর্ট যোগ করুন

Markdown ওয়েবের জন্য লেখার একটি সুবিধাজনক উপায়, এবং আজকাল অনেক নোট-টেকিং অ্যাপে এটি একটি স্ট্যান্ডার্ড ফিচার। জিমেইল ইমেইল (এই কেসে নোট) Markdown-এ কম্পোজ করতে, আপনার ব্রাউজারের জন্য Markdown Here পান। এক্সটেনশনটি ব্যবহার করা সহজ, এবং ইনস্টলেশনের পর তুরন্ত আপনি সেটির ইনস্ট্রাকশন পাবেন।

আপনি যদি 위에서 আলোচনা করা অনুযায়ী বিভ্রান্তি কাটাতে Gmelius ইনস্টল করেছেন, তবে আপনাকে Markdown Here বা অনুরূপ এক্সটেনশনের প্রয়োজন নেই। Gmelius-এর সাথে Markdown ফিচার আসে, এবং আপনি এটিকে Gmelius ড্যাশবোর্ডের Productivity ট্যাব থেকে এক্টিভেট করতে পারেন। Enable Markdown support সেটিং খুঁজুন।

Markdown ফিচারটি এখনও বেটায়। আপনি যদি এর সাথে কোনো সমস্যা ফেস করেন, তবে আপনি সম্ভবত Markdown Here ইনস্টল করবেন।

টাস্ক ম্যানেজমেন্ট Google Tasks-এ ডেলিগেট করুন

আমাদের অনেকের জন্য, নোট-টেকিং অ্যাপস প্রায়শই টু-ডু লিস্টের জন্য একটি ক্যাচ-অল হিসেবে ডাবল আপ করে। এবং এটা ভালো কথা, কারণ কম ডেটা চেকপয়েন্ট মানে কম ডিজিটাল ফ্যাটিগ। সমস্যা হলো আপনাকে আপনার নোট এবং টাস্ক আলাদা রাখতে এক্সট্রা একটি লেয়ারের সংগঠন দরকার। জিমেইলে আপনার সেটি সমস্যা নয়, কারণ আপনি আপনার টু-ডু লিস্টগুলো Google Tasks-এ শিফট করতে পারেন।

Tasks, জিমেইলের বিল্ট-ইন টাস্ক ম্যানেজমেন্ট ফিচার, নন-ইন্ট্রুসিভভাবে অ্যাক্সেসযোগ্য, এবং এটি আপনাকে ফোকাস্ড রাখতে দীর্ঘ পথ যেতে পারে।

জিমেইল সার্চের সাথে পরিচিত হন

আপনি কতগুলো নোট তৈরি করুন না কেনো, আপনি সঠিকগুলো কয়েক কীস্ট্রোকেই খুঁজে পেতে পারেন যদি আপনি জিমেইল সার্চ অপারেটর মাস্টার করেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি নোটগুলো স্টার দিয়ে ট্যাগ করেছেন, তবে আপনি has অপারেটর দিয়ে সেগুলো ফিল্টার করতে পারেন। আপনি যদি "গ্রিন চেকমার্ক" স্টারযুক্ত নোট ফিল্টার করতে চান, তবে সার্চ বক্সে has:green-check টাইপ করুন এবং Enter হিট করুন। অবশ্যই, এই স্টার দিয়ে যেসব ইমেইল মার্ক করা আছে সেগুলোও দেখাবে, তাই আপনার সার্চ কোয়ারীতে in:draft যোগ করুন যাতে শুধু আপনার কোয়ারী মিলে যাওয়া নোটগুলো প্রদর্শিত হয়।

সার্চে ব্যবহার করার জন্য যেকোনো স্টারের নাম জানতে, Settings > General > Stars সেকশনে সেই স্টারের ওপর হোভার করুন। বিকল্পভাবে, সার্চ বক্সে একটি স্টারের রঙ টাইপ করা শুরু করুন সেই রঙের সাথে মিলে যাওয়া স্টার নামগুলো রিভিল করতে।

আপনার নোটগুলো সুরক্ষিত রাখুন

জিমেইল ড্রাফট ডিলিট করা ট্রিকি ব্যাপার। ডিলিট অকস্মিক হোক বা সাধারন, একবার আপনি ৩০-সেকেন্ডের "Undo discard" উইন্ডো পার করলে, একটি ডিলিটেড ড্রাফট চিরকালের জন্য চলে যায়।

আপনার এক বা একাধিক নোট হারাতে না পারার জন্য, জিমেইলকে নিয়মিত নোট लेने জন্য ব্যবহার শুরু করার আগে একটি ব্যাকআপ প্ল্যান রাখুন। আপনি ড্রাফটগুলো ব্যাকআপ করতে পারেন:

• আপনার ডেস্কটপের ডিফল্ট ইমেইল ক্লায়েন্টে IMAP দিয়ে।
• গুগল ড্রাইভে।
• Google Takeout দিয়ে।

Gmail

জিমেইল ওয়েব, ডেস্কটপ, এবং মোবাইলে উপলব্ধ। এটি অফলাইনেও উপলব্ধ যদি আপনি Gmail Offline (Chrome) বা একটি ডেস্কটপ ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন। পাশাপাশি, আপনি ইতিমধ্যে জিমেইলে নির্ভর করছেন এবং জানেন এটি কীভাবে কাজ করে। এই সব মিলে জিমেইলকে একটি নোট-টেকিং টুল হিসেবে ব্যবহার করার একটি শক্তিশালী কেস বানায়। যদিও, শুধু আপনি বতা পারেন এটি আপনার জন্য প্র্যাক্টিক্যাল সমাধান হবে কিনা।

ডেভেলপাররা জিমেইলের জন্য উপকারী প্লাগইন এবং ব্রাউজার এক্সটেনশন দিন দিন বানাচ্ছেন। তাই আপনি নিশ্চিতভাবে একটি ভায়েবল উপায় পাবেন আপনার নোটগুলো অন্য অ্যাপ থেকে জিমেইলে ইম্পোর্ট করার, এমনকি সেগুলো ড্রাফটের বদলে ইমেইল হিসেবে দেখালেও।

"The perfect note-taking tool" মানে একটা ইউনিকর্ন — ম্যাজিক্যাল এবং অস্তিত্বহীন। এখন, একটি ইফেক্টিভ টুল অন্য কথা, এবং জিমেইল সেটি হওয়ার পোটেনশিয়াল রাখে। আপনি কি জিমেইলকে শুধু ইমেইল চেক করার বাইরে কিছু আরো জন্য ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত?

জিমেইলকে ইমেইল ক্লায়েন্টের চেয়ে কিছু বেশি করার জন্য আপনার সেরা ক্রিয়েটিভ ট্রিক শেয়ার করুন!