ইমেইল ব্যবহারকারী হিসেবে, আপনি নিশ্চয়ই ইমেইল কন্টাক্ট ম্যানেজ করার কঠিন সমস্যায় পড়েছেন। আপনি যদি Gmail ব্যবহার করেন, তবে আপনার Google Contacts-এ অ্যাক্সেস থাকবে। Contacts- সম্পর্কে জানা না থাকলেও Gmail ব্যবহার করা সম্ভব। এমনকি যদি আপনি নিয়মিত Google Contacts ব্যবহার করেন, তবে আপনি এর সর্বোত্তম ব্যবহার করছেন না হতে পারে।
Google Contacts-এ অনেক ফিচার আছে যেগুলো সম্পর্কে আপনি অবগত নাও হতে পারেন। কন্টাক্ট শেয়ারিং থেকে ডুপ্লিকেট মার্জ করার প্রক্রিয়া পর্যন্ত—অনেক উপায়ে আপনি Contacts-কে আপনার জন্য আরও কার্যকর করতে পারেন। চলুন দেখি এর পূর্ণ পোটেনশিয়াল ব্যবহার করার কিছু টিপস এবং ট্রিকস।
১. কন্টাক্ট লেবেল এবং গ্রুপ ব্যবহার করা
প্রথম টিপসটি نسبتসহজ কিন্তু অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। লেবেল এখানে বড় ভূমিকা পালন করে, তাই সেগুলো ব্যবহার করা জরুরি।
Contacts পেজের বাম পাশে Labels থাকে, এবং আপনি যদি সেগুলো ব্যবহার না করেন, তবে আপনি খুব বেশি সময় বর্বাদ করছেন। লেবেল আপনাকে বিভিন্ন কন্টাক্ট গ্রুপ করার সুবিধা দেয় সহজ ম্যানেজমেন্টের জন্য। এছাড়া, যখন আপনি একসাথে এক গ্রুপ ঠিকানাতে ইমেইল পাঠাতে চান তখন এটি শর্টকাট হিসেবে কাজ করে।
লেবেল যোগ করা খুব সহজ: + Create label বাটনে ক্লিক করুন।
এটিকে শুধু New Label বলে দিই।
এটি সেভ করলে, আপনি বাম পাশের লিস্টে নতুন লেবেলটি দেখতে পাবেন:
এখন আপনি একটি কন্টাক্টে লেবেল অ্যাসাইন করতে পারেন। কন্টাক্টের ওপর হোভার করলে যে Edit contact লিংকটি দেখায় সেটি ক্লিক করে শুরু করুন:
প্রতি কন্টাক্টে কতগুলো লেবেল অ্যাসাইন করবেন সেটির কোনো রেস্ট্রিকশন নেই। যেকোনো কন্টাক্ট অনেকগুলো ভিন্ন গ্রুপে থাকতে পারে। লেবেল আইকনে ক্লিক করুন এবং Manage labels লিস্ট থেকে আপনার নতুন লেবেলটি সিলেক্ট করুন, তারপর Apply।
শেষ হলে, আপনি যেসব লেবেল সিলেক্ট করেছেন সেগুলো অ্যাপ্লাই করার জন্য Save-এ ক্লিক করুন:
আপনি Gmail অ্যাকাউন্ট দিয়ে ইমেইল কম্পোজ করার সময় লেবেল ব্যবহার করতে পারেন। To ফিল্ডে লেবেলের নাম টাইপ করা শুরু করুন এবং Gmail অটোকমপ্লিট অফার করবে। তাই লেবেল শুধু কন্টাক্ট অর্গানাইজ করার বাইরে আরও অনেক কিছু।
২. আপনার কন্টাক্ট অন্যদের সাথে শেয়ার করা
নেটিভলি, Google-এর কন্টাক্ট শেয়ারিং ফিচার খুব দুর্বল। Shared Contacts নামক একটি Gmail এক্সটেনশন আপনাকে এই বিষয়ে সাহায্য করতে পারে।
Shared Contacts ব্যবহার করে, আপনি নির্দিষ্ট কন্টাক্ট লেবেল আপনার টিমের সাথে বা এক্সটার্নাল ইউজারদের সাথে শেয়ার করতে পারেন। আপনি কে ভিউ, এডিট, এবং নতুন কন্টাক্ট যোগ করতে পারবে সেটি চয়ন করতে পারেন ঠিক Google Drive-এর মতো। এরপর, তারা তাদের মোবাইল ডিভাইসে আপনার শেয়ার করা লেবেল এবং কন্টাক্ট এক্সেস করতে পারবে। সেদের ডেস্কটপেও এক্সেস করতে পারবেন, এবং Google Contacts-এ সিঙ্ক হওয়া সैकতের অ্যাপেও। Shared Contacts-এর মাধ্যমে কন্টাক্ট শেয়ার করতে:
- কন্টাক্টে যান এবং ডান পাশের Share অপশন সিলেক্ট করুন।
- কন্টাক্টে একটি লেবেল যোগ করুন এবং Add To Label-এ ক্লিক করুন বা আপনি একটি নতুন লেবেলও তৈরি করতে পারেন।
- যে লোকদের সাথে কন্টাক্ট শেয়ার করতে চান তাদের নাম বা ইমেইল টাইপ করুন এবং Share-এ ক্লিক করুন।
Shared Contacts-এর মাধ্যমে আপনি কন্টাক্টে নোটস যোগ করতে পারেন, লেবেল তৈরি করতে পারেন, এবং কন্টাক্ট সরাসরি শেয়ার করা লেবেলে যোগ করতে পারেন। Shared Contacts এক্সটেনশন ১৫ দিনের ফ্রি ট্রায়ালের সাথে আসে এবং এরপর মাসিক এক ডলার খরচ হয়।
৩. কলাম ডিসপ্লে কাস্টমাইজ করা
আপনি আপনার Contacts লিস্টকে ফার্স্ট নেম বা লাস্ট নেম দিয়ে সর্ট করতে পারেন। এটি করতে:
- উপরের ডান পাশের গিয়ার-মতো Settings অপশনে ক্লিক করুন।
- More Settings-এ ক্লিক করুন।
- আপনার অর্ডার বেছে নিন এবং Save-এ ক্লিক করুন।
তবে, অনেক বেশি ইউজফুল হচ্ছে মেইন স্ক্রিনে যে কলামগুলো দেখায় তাদের অর্ডার পরিবর্তন করার ক্ষমতা। এটি করতে:
- three dots আইকনে ক্লিক করে শুরু করুন:
- Change column order-এ ক্লিক করুন।
- এটি একটি ডায়লগ বক্স খুলবে। Name সবসময় প্রথম কলাম হবে, কারণ এটি ডিফল্ট। তবে, আপনি বাকি চারটি কলাম রি-অ্যারেঞ্জ করতে পারেন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি Labels কলামটি সরাতে চাইতে পারেন। সেটির ডানে থাকা two horizontal bars আইকনে ক্লিক করে ড্র্যাগ করে শুরু করুন, তারপর আপনার পছন্দের পজিশনে সরিয়ে নিন:
- প্রতিটি কলামের পাশে একটি ড্রপডাউন মেনুও পাবেন। আপনি এটিকে ব্যবহার করে কলামটি অন্য একটি কলামের সাথে 스প করতে পারেন যা বর্তমানে দেখাচ্ছে না। উদাহরণস্বরূপ, Job Title and Company-এর পরিবর্তে Address সিলেক্ট করুন সেটি দেখানোর জন্য। একবার Done-এ ক্লিক করলে কলামগুলো রি-অ্যারেঞ্জ হবে।
আপনি কীভাবে কলামগুলো রি-অ্যারেঞ্জ করবেন এবং সর্ট অর্ডার পরিবর্তন করবেন যাতে সেগুলো আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী হয় সেটি আপনার ওপর নির্ভর।
৪. প্রোফাইল ছবি যোগ করা
এত লম্বা লিস্টে এন্ট্রিগুলো আলাদা করা কঠিন হতে পারে। সম্ভবত আপনার কিছু খুব গুরুত্বপূর্ণ ক্লায়েন্ট আছে, বা শুধু যারা আপনার খুব কাছাকাছি, এবং আপনি তাদের ছবি অন্তর্ভুক্ত করতে চান। এখানে কীভাবে করবেন:
- মান लीজিয়ে আপনি আপনার বন্ধুর কন্টাক্টের প্রোফাইলে ছবি যোগ করতে চান। Edit বাটনে ক্লিক করুন।
- মৌজুदा প্রোফাইল ইমেজ (Set contact photo) এ ক্লিক করে ফটো পিকার খুলুন।
- আপনি আপনার লাইব্রেরি থেকে একটি এক্সিস্টিং ফটো সিলেক্ট করতে পারেন বা একটি নতুন ফটো আপলোড করতে পারেন। একবার কন্টাক্টে প্রোফাইল ছবি যোগ করলে, Done-এ ক্লিক করুন।
৫. ডুপ্লিকেট কন্টাক্ট মার্জ করা
এখানে কন্টাক্ট মার্জ করার কিছু উপায় দেওয়া হলো, বিশেষ করে যদি আপনার ডুপ্লিকেট কন্টাক্ট থাকে।
সৌভাগ্য zat, Google Contacts নাম বা ইমেইল ঠিকানা বেসড ডুপ্লিকেট একাউন্ট চিনতে চেষ্টা করে। Merge & Fix সিলেক্ট করলে আপনাকে একটি লিস্ট দেবে যদি সেটি কোনো সাজেশন পায়।
কিন্তু কি হবে যদি আপনি এমন নাম পান যেগুলো আপনি জানেন একই ব্যক্তির, কিন্তু Google Contacts সেগুলো চিনতে পারলো না?
এই উদাহরণে লক্ষ্য করুন, Aditya Indian Theatre নামে একটি কন্টাক্ট আছে এবং Aditya 2 নামে আর একটি। তারা একই ব্যক্তি, শুধু ভিন্ন ওয়ার্কিং কন্টাক্ট নম্বর সহ।
সেগুলো মার্জ করার সবচেয়ে ভালো উপায় কী? তাদের প্রোফাইল নামের পাশের চেকবক্স সিলেক্ট করুন। একবার দুটো আইটেম সিলেক্ট করলে, উপরের পাশের Merge আইকনে ক্লিক করুন।
যদিও শুধু একটা নাম আছে, এবং শুধু একটা ইমেইল ঠিকানা, চিন্তা করবেন না, আপনাকে সব ইনফরমেশন অ্যাক্সেস থাকবে।
Google Contacts দুটো নম্বরই সেভ করে রাখে এবং আপনার যদি অন্যান্য জিনিস থাকে যেমন কোম্পানির নাম এবং ইমেইল ঠিকানা, সেগুলোও মার্জ করবে।
আপনার বর্তমানে পারসোনাল এবং হোম একাউন্টের জন্য আলাদা কন্টাক্ট থাকতে পারে। একই ব্যক্তির সব ইনফরমেশন একক কন্টাক্টের অধীনে সংগ্রহ করা অনেক বেশি সুবিধাজনক। আপনি শুধু এক কন্টাক্ট থাকলেও প্রতিটি আলাদা ঠিকানাতে ইমেইল পাঠাতে পারবেন।
৬. কন্টাক্ট এক্সেস করার শর্টকাটস
Contacts ভুলে যাওয়া বা কীভাবে সহজে এক্সেস করবেন সেটি ভুলে যাওয়া সহজ। চলুন একটি শর্টকাট তৈরি করি যাতে এটি অনেক সহজ হয়:
- প্রথমে আপনার Settings-এ যান এবং তারপর All Settings অপশন সিলেক্ট করুন।
- প্রথম ট্যাবে, General tab-এ শর্টকাটস ইনাবল করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন। পেজের নিচে Keyboard shortcuts পাবেন। নিশ্চিত করুন যে Keyboard shortcuts ইনাবল করা আছে।
এখন আপনি Gmail ব্যবহার করার সময় G এবং C কি একসাথে চাপলে Google Contacts একটি নতুন ট্যাবে খুলবে। এখন আপনাকে সেই আইকন খুঁজতে হবে না বা Google Contacts-এ কীভাবে যেতে হয় সেটি মনে রাখতে হবে না। শুধু Gmail-এ GC টাইপ করুন, এবং আপনার Contacts পেজ অটোমেটিক্যালি খুলবে।
Google Contacts ম্যানেজ করা সহজ!
Google Contacts অধিকাংশ মানুষের জন্য একটি সিম্পল কন্টাক্ট-সেভিং অ্যাপ্লিকেশন হতে পারে, কিন্তু এতে অনেক ফিচার আছে যা এটি আরও ইউজফুল করতে পারে। লেবেল যোগ করা সময় বাঁচায়, কন্টাক্ট শেয়ারিং একটি ফিচার যা সবার দরকার, এবং শর্টকাটস সময় বাঁচায় এবং ফ্লো মেইন্টেইন করে। তাই Google Contacts আপনি যত চান उतনো প্রোডাক্টিভ হতে পারে।
যদি আপনি নিজেকে Google Contacts-এ পূর্ণভাবে ব্যবহার করতে পান, তবে আপনি সময়-सময়ে আপনার কন্টাক্ট লিস্ট পরিষ্কার করতে চাইবেন। নিশ্চিত করুন যে আপনি কীভাবে করবেন সেটি শিখেন এবং, এই টিপসগুলোর সাথে মিলে, আপনি শীঘ্রই একটি আরও প্রোডাক্টিভ ইমেইল অভিজ্ঞতা পাবেন।
