গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করার জন্য 10 টি টিপস এবং কৌশল

আপনি যদি শুধুমাত্র Google ড্রাইভকে একটি ফাইল ডাম্প হিসাবে বিবেচনা করেন, তাহলে আপনি এর সম্ভাবনাকে ব্যাপকভাবে কম ব্যবহার করতে পারেন। এর বর্তমান সংস্করণটি একটি সম্পূর্ণ অফিস স্যুট থেকে শুরু করে উন্নত সহযোগিতা বৈশিষ্ট্য এবং বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশনের সাথে সিঙ্ক করা পর্যন্ত সবকিছুই অফার করে৷

Google ড্রাইভ ব্যবহার করার জন্য নিম্নলিখিত টিপস এবং কৌশলগুলি আপনাকে দৈনন্দিন কাজের জন্য আরও সরলতা এবং দক্ষতা অর্জন করতে সহায়তা করবে৷

1. চিত্র থেকে পাঠ্য টানুন

গুগল ড্রাইভ আপনাকে এর অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR) বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে ছবি থেকে পাঠ্য বের করতে দেয়। যেকোন PDF বা JPEG/PNG ইমেজ ফাইলে শুধু রাইট-ক্লিক করুন এবং Google ডক্স দিয়ে খুলুন। OCR টুলটি ছবিকে দ্রুত টেক্সটে রূপান্তর করে, আপনাকে এটিকে অবাধে কপি-পেস্ট করতে দেয়।

এই বৈশিষ্ট্যটি সত্যিই সহায়ক যদি আপনার কাছে একটি লেখা-সুরক্ষিত PDF ফাইল বা একটি বইয়ের স্ক্যান করা পৃষ্ঠা থাকে। শুধু স্পষ্ট, উচ্চ-রেজোলিউশনের ছবিগুলি থেকে রূপান্তর করতে মনে রাখবেন যাতে সাধারণ টাইপফেস থাকে যেমন Arial বা Verdana৷

2. একজন পেশাদারের মতো অনুসন্ধান করুন

Google ড্রাইভে একটি উন্নত সার্চ বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনাকে দ্রুত সঠিক নথিতে নিয়ে যায়। এটি আপনার মনে রাখা একটি কীওয়ার্ড বা একটি নির্দিষ্ট তারিখের ব্যাপ্তি হোক না কেন, আপনি স্বজ্ঞাত ফলাফল পাবেন। OCR টুল ব্যবহার করে, এটি ইমেজ এবং PDF ফাইলের ভিতরে টেক্সট অনুসন্ধান করে।

Google ড্রাইভে মেশিন লার্নিং-এর সাম্প্রতিক প্রবর্তনের সাথে, সঠিক নথির জন্য আপনার অনুসন্ধান আরও দ্রুত হয়েছে৷

3. বন্ধুদের সাথে চ্যাট করুন এবং একসাথে ডকুমেন্ট এডিট করুন

আপনার বন্ধুদের সাথে চ্যাট করার এবং Google পত্রক, দস্তাবেজ বা স্লাইডগুলিতে সহযোগিতা করার জন্য Google ড্রাইভ হল একটি চমৎকার উপায়৷ শুধু তাদের একটি Gmail আমন্ত্রণ পাঠান, এবং আপনার সমগ্র গোষ্ঠী যৌথভাবে দস্তাবেজটি কিছুক্ষণের মধ্যেই সম্পাদনা করবে৷

WebEx এবং GotoMeeting এর মত অনেক জনপ্রিয় সহযোগিতার টুল রয়েছে, কিন্তু আমার মতে, Google ড্রাইভের এই বৈশিষ্ট্যটি তাদের সম্পূর্ণভাবে ছাড়িয়ে গেছে।

4. আপনার প্রিয় ইমেল ক্লায়েন্ট থেকে সরাসরি ইমেল পাঠান

আপনার যদি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল ঠিকানাগুলি পুরানো Google ডক্স, শীট বা স্লাইডে সংরক্ষিত থাকে, তাহলে সরাসরি একটি ইমেল পাঠাতে ডাবল-ক্লিক করুন। সবচেয়ে ভালো দিক হল এটি আপনাকে Gmail এ সীমাবদ্ধ করে না। আপনি খুব সহজেই থান্ডারবার্ড এবং আউটলুকের মতো বহিরাগত ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করতে পারেন।

5. সংস্করণ পরিবর্তন ট্র্যাক রাখুন

একটি নথিতে অনেক সংস্করণ সম্পাদনা হতে পারে যা আমরা মনে রাখি না। যাইহোক, Google ড্রাইভ আপনার সংস্করণের পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক রাখে, যা 100টি সম্পাদনা বা 30 দিন, যেটি ছোট হয়। যাইহোক, 2013 সাল পর্যন্ত আমার অনেক নথির জন্য অক্ষত সংস্করণ সম্পাদনা খুঁজে পেয়ে আমি অবাক হয়েছিলাম৷

6. Windows 10 PC

আপনি সহজেই একটি Windows 10 পিসিতে একটি Google ড্রাইভ ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন। এটা অনেক কারণে বেশ সহায়ক হতে পারে. উদাহরণস্বরূপ, Google ড্রাইভ আপনাকে "Google Takeout" নামক আরেকটি অ্যাপ ব্যবহার করে Microsoft Photos অ্যাপের সাথে সরাসরি আপনার Google Photos সিঙ্ক করতে সাহায্য করে।

7. একাধিক Google ড্রাইভ অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করুন

আপনি কি Google ড্রাইভের 15 জিবি ফ্রি স্টোরেজ স্পেস দ্বারা সীমাবদ্ধ বোধ করছেন? আপনার যদি একাধিক Gmail অ্যাকাউন্ট থাকে, আপনি একই ব্রাউজার উইন্ডোতে একাধিক ট্যাব জুড়ে অতিরিক্ত Google ড্রাইভ অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করতে পারেন। অনুমোদিত অ্যাকাউন্টের সঠিক সংখ্যা সম্পর্কে এমন কোনও তথ্য নেই, তবে চার বা পাঁচটি অ্যাকাউন্টের বাইরে কিছু ধরণের "ন্যায্য ব্যবহার" নীতি বিদ্যমান রয়েছে৷

এমনকি ন্যূনতম হলেও, এর অর্থ হতে পারে কমপক্ষে 60 GB মুক্ত স্থান যা আপনাকে আপনার ফাইলগুলির চারপাশে অবাধে ঘোরাফেরা করতে সহায়তা করবে৷

8. অফলাইনে কাজ করুন

"সেটিংস" থেকে আপনি Google ড্রাইভের একটি অফলাইন সংস্করণ সক্ষম করতে পারেন যাতে আপনি ইন্টারনেট ছাড়া পত্রক, দস্তাবেজ এবং স্লাইডের সাথে কাজ করতে পারেন৷ আপনি করার আগে, আপনাকে অবশ্যই ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত থাকতে হবে এবং Chrome ব্রাউজার ব্যবহার করতে হবে৷

পরে, Google ডক্স অফলাইন ক্রোম এক্সটেনশন ইনস্টল এবং চালু করুন৷

9. আরও অ্যাপ সংযুক্ত করুন

আপনি "সেটিংস" থেকে Google ড্রাইভের সাথে GSuite উত্পাদনশীলতা অ্যাপগুলিকে সংযুক্ত করতে পারেন৷ আপনি একটি লাভজনক পিডিএফ ব্যাকগ্রাউন্ড, স্ল্যাক বা ফর্মরিসাইক্লার চান না কেন, বেছে নেওয়ার জন্য শত শত দরকারী অ্যাপ রয়েছে৷

10. সম্মিলিত বিবিধ টিপস

Google ড্রাইভ আপনাকে সরাসরি নির্বাচিত দস্তাবেজগুলি প্রকাশ করার অনুমতি দেয় যাতে সেই লিঙ্কটির সাথে যে কেউ সেগুলি দেখতে পারে৷

আপনি যদি একাধিক নথিতে দ্রুত পরীক্ষা করতে চান তবে কীবোর্ড শর্টকাটও রয়েছে৷ এটি প্রায় সব কমান্ড নির্বাহ করে। আপনাকে শুধুমাত্র একটি কমান্ড মনে রাখতে হবে,Shift + # , অবশিষ্ট কীবোর্ড শর্টকাটগুলির একটি সম্পূর্ণ তালিকা প্রদর্শন করতে।

সারাংশে

আজ, Google ড্রাইভ শুধুমাত্র একটি ফাইল স্টোরেজ সমাধানের চেয়ে বেশি। উৎপাদনশীলতা এবং সহযোগিতার বৈশিষ্ট্যের পরিপ্রেক্ষিতে, এটি Gmail, LibreOffice এবং Microsoft Office এর সাথেই রয়েছে৷

আপনি কি আগে Google ড্রাইভের এই অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্য এবং ফাংশনগুলি ব্যবহার করেছেন? কমেন্টে আমাদের জানান।