যদি আমাদের মধ্যে বড় পরিমাণ ডেটা থাকে, তবে এক্সেল ফাইলের আকার বড় হতে পারে। ফাইল শেয়ার করার সময় ফাইল আকার কমানো সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলির এক। এক্সেলে ফাইল আকার কমানোর অনেক পদ্ধতি রয়েছে, কিন্তু আমরা শুধু একটি পদ্ধতির ওপর ফোকাস করব। এই আর্টিকেলে, আমরা আপনাকে দেখাব পিভট টেবিল দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমানোর কুইক স্টেপস।
পিভট টেবিল
পিভট টেবিল মাইক্রোসফট এক্সেলের সবচেয়ে উপযোগী টুলগুলোর এক। এই ফিচার টন টন ডেটাকে একটি সহজে পড়া যাবল ডেটা টেবিলে রূপান্তর করে। এটি ডেটাকে রিপোর্ট ফরম্যাটে সারমর্ম করে। এই ফিচার প্রচুর সময় বাঁচায়, এবং যেকোনো যিনি এক্সেল ডেইলি ড্রাইভার হিসেবে ব্যবহার করেন, সে পিভট টেবিল কীভাবে কাজ করে সেটি জানা উচিত। পিভট টেবিলের চারটি লে আউট কম্পোনেন্ট রয়েছে: Filter, Column, Row, এবং Value। আমরা এই লে আউট কম্পোনেন্টগুলোর মধ্যে ফিল্ড ড্র্যাগ করে বৈচিত্র্যময় পিভট টেবিল তৈরি করতে পারি। যখন আমরা একটি পিভট টেবিল তৈরি করি, তখন এটি একটি পিভট ক্যাশে তৈরি করে, যা সোর্স ডেটাসেটকে মনে রাখে। আমরা পিভট টেবিলকে একটি নতুন ওয়ার্কবুকে কপি করতে পারি এবং এটি এক্সেলে ফাইল আকার কমানোতে সাহায্য করবে।
পিভট টেবিল দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমানো: ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া
আমরা আপনাকে ৩টি সহজ ধাপে পিভট টেবিল দিয়ে ফাইল আকার কমানো শিখাব।
ধাপ ১: সোর্স ডেটাসেট সেটআপ
প্রথম ধাপে, আমরা সোর্স ডেটাসেট প্রস্তুত করব।
- আমাদের ডেটাসেটে ৩টি কলাম রয়েছে: Car Model, Car Maker, এবং Model Year। এটি USA-র কার ডিলারদের ডেটা রিপ্রেজেন্ট করে।
- আমরা রো হেডারগুলো রো ৪ পর্যন্ত ফিক্সড রেখেছি।
- আমরা দেখতে পাচ্ছি এই ডেটাসেটে ৫০,০০০ রো রয়েছে।
- তারপর, ফাইলটি Save এবং Close করুন।
- ফাইল আকারটি ১,০০৭ KB দেখা যাচ্ছে।
ধাপ ২: পিভট টেবিল ইনসার্ট করা
এই ধাপে, আমরা সোর্স ডেটাসেট ব্যবহার করে একটি পিভট টেবিল ইনসার্ট করব।
- সোর্স ডেটাসেটের যেকোনো জায়গায় সিলেক্ট করুন, আমরা B5 সেল সিলেক্ট করেছি।
- Insert ট্যাব → PivotTable সিলেক্ট করুন।
- PivotTable from table or range ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হবে।
- তারপর, সব সেটিং যেন আছে তেমনি রেখে OK চাপুন।
- Sheet1 নামে একটি নতুন ওয়ার্কশিট ওয়ার্কবুকে তৈরি হবে PivotTable1 সহ।
- সব তিনটি ফিল্ড (Car Model, Car Maker, এবং Model Year) Rows এরিয়ায় ড্র্যাগ করুন।
- তারপর, Model Year ফিল্ড Values এরিয়ায় ড্র্যাগ করুন।
- Values এরিয়ায় Sum of Model Year দেখাবে। কিন্তু আমরা Count of Model Year চাই।
- সেটি ক্লিক করুন।
- তারপর, Value Field Settings সিলেক্ট করুন।
- Value Field Settings বক্স পপ-আপ হবে।
- Count সিলেক্ট করুন এবং OK চাপুন।
- তারপর, পিভট টেবিলটি নিচের মতো দেখাবে।
ধাপ ৩: পিভট টেবিল নতুন ওয়ার্কবুকে কপি করা
এই শেষ ধাপে, আমরা পিভট টেবিলটি একটি নতুন ওয়ার্কবুকে কপি করব এবং এইভাবে এক্সেলে ফাইল আকার কমানো।
- পিভট টেবিল সিলেক্ট করুন এবং CTRL+C চাপায় কপি করুন।
- একটি নতুন ওয়ার্কবুক তৈরি করুন এবং CTRL+V চাপায় পিভট টেবিল পেস্ট করুন।
- তারপর, Save এবং Close করুন ওয়ার্কবুকটি।
- আমরা দেখতে পাচ্ছি মূল ফাইল আকার কিছুটা বড়েছে।
- আমাদের নতুন ওয়ার্কবুক ৩২৭ KB আকারের যা মূল ফাইল আকার ১৩০৮ KB-এর তুলনায়। অর্থাৎ, ফাইল আকারে ৭৫% কমানো হয়েছে। অন্য কথায়, কমানো ফাইল আকার মূল ফাইল আকারের চেয়ে শুধু এক-চতুর্থাংশ।
- যদি আমরা ডেটাসেটের বিস্তারিত দেখতে চাই, তবে আমরা সহজে Grand Total ভ্যালুতে ডাবল-ক্লিক করতে পারি।
- Sheet2 নামে একটি নতুন ওয়ার্কশিট তৈরি হবে পিভট টেবিল থেকে ডেটার বিস্তারিত দেখানোর জন্য।
আরও পড়ুন: ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল আকার কমানো
অভ্যাস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন
উপসংহার
আমরা শুধু তিনটি সহজ ধাপে পিভট টেবিল দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমানো দেখিয়েছি। আপনি যদি এই পদ্ধতিগুলো নিয়ে কোনো সমস্যা ফেস করেন বা আমার জন্য কোনো ফিডব্যাক থাকে, তবে নিচে কমেন্ট করুন। এর পাশাপাশি, আপনি আরও এক্সেল-সম্পর্কিত আর্টিকেলের জন্য আমাদের ওয়েবসাইট ভিজিট করতে পারেন। পড়ার জন্য ধন্যবাদ, এবং ভালো কাজ চালিয়ে যান!
সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ
- এক্সেল ফাইল জিপ কীভাবে করবেন
- ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস কীভাবে করবেন
- ছবিসহ এক্সেল ফাইল আকার কমানো
- ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমানো
- খোলা ছাড়া এক্সেল ফাইল আকার কমানো
- খালি রো ডিলিট করে এক্সেল ফাইল আকার কমানো
- ১০০MB+ এক্সেল ফাইল কম্প্রেস কীভাবে করবেন
- এক্সেল ফাইল ছোট আকারে কম্প্রেস কীভাবে করবেন
- [Fixed!] কারণ ছাড়া এক্সেল ফাইল বড় হচ্ছে
- বড় এক্সেল ফাইল আকারের কারণ নির্ধারণ কীভাবে করবেন
<< ফিরে যান: এক্সেল রিডিউস ফাইল সাইজ | এক্সেল ফাইল | এক্সেল শিখুন
বিনামূল্যে অ্যাডভান্সড এক্সেল এক্সারসাইজ ও সমাধান পান!
