মানব সম্পদ (এইচআর) টিম দ্বারা ব্যবহৃত সবচেয়ে জনপ্রিয় সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি এক্সেল। এইচআর পেশাদাররা প্রতিদিন তারিখ, সময়সীমা, কর্মচারী রেকর্ড, ছুটি ট্র্যাকিং এবং নিয়োগের কর্মপ্রবাহ পরিচালনা করে। এক্সেলের অন্তর্নির্মিত ফাংশনগুলি স্বয়ংক্রিয় গণনা এবং ত্রুটিগুলি হ্রাস করে এই কাজগুলিকে স্ট্রিমলাইন করতে পারে। যখন আপনি সঠিক ফাংশন জানেন, আপনি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন এবং ঘন্টা বাঁচাতে পারেন৷
এই টিউটোরিয়ালে, আমরা কার্যকর মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনার জন্য সাতটি এক্সেল ফাংশন দেখাব। আমরা NETWORKDAYS, NETWORKDAYS.INTL, WORKDAY, WORKDAY.INTL, DATEDIF, EDATE, এবং YEARFRAC-এ ফোকাস করব৷ এই ফাংশনগুলি বিশেষ করে উইকএন্ড এবং ছুটির দিনগুলি বাদ দিয়ে তারিখগুলি পরিচালনা করার জন্য উপযোগী৷
কার্যকর মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনার জন্য এই সাতটি এক্সেল ফাংশন অন্বেষণ করার জন্য আসুন একটি নমুনা HR ডেটাসেট বিবেচনা করি৷
1. নেটওয়ার্কডে:দুই তারিখের মধ্যে কাজের দিন গণনা করুন
NETWORKDAYS শনি, রবিবার এবং ঐচ্ছিক ছুটির দিনগুলি ব্যতীত একটি শুরুর তারিখ এবং একটি শেষ তারিখের মধ্যে কাজের দিনের সংখ্যা প্রদান করে৷ এটি ছুটির ব্যালেন্স ট্র্যাক করার জন্য বা নিয়োগের পাইপলাইনে সময় পরিমাপের জন্য আদর্শ৷
সিনট্যাক্স:
=NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])
- start_date: শুরুর তারিখ
- শেষ_তারিখ: শেষ তারিখ
- [ছুটি] – ঐচ্ছিক: ছুটির তারিখের একটি পরিসীমা
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: ছুটির দিনগুলি ব্যতীত 10-ফেব্রুয়ারি-2026 থেকে 14-ফেব্রুয়ারি-2026 পর্যন্ত ব্যবহৃত ছুটির দিনগুলি গণনা করুন৷
- একটি ঘর নির্বাচন করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্র লিখুন
=NETWORKDAYS(E2,F2,$N$2:$N$6)
এই সূত্রটি সাপ্তাহিক ছুটির দিন এবং অফিসিয়াল ছুটির দিন ব্যতীত একজন কর্মচারী অনুপস্থিত কর্মদিবসের সংখ্যা গণনা করে।
টিপ: NETWORKDAYS অনুমান করে যে সপ্তাহান্ত হল শনিবার এবং রবিবার৷ যদি আপনার সংস্থা একটি ভিন্ন উইকএন্ড প্যাটার্ন ব্যবহার করে, তবে পরিবর্তে NETWORKDAYS.INTL ব্যবহার করুন৷
2. NETWORKDAYS.INTL:কাস্টম উইকেন্ড সেটিংস সহ কাজের দিন গণনা করুন
এই ফাংশনটি NETWORKDAYS-এর অনুরূপ, তবে এটি কিছু অঞ্চলে শুক্রবার-শনিবার মত কাস্টম উইকএন্ড সংজ্ঞা অনুমোদন করে৷ কিছু সংস্থা স্ট্যান্ডার্ড শনিবার-রবিবার সপ্তাহান্তে অনুসরণ করে না। NETWORKDAYS.INTL আপনাকে কাস্টম উইকএন্ড সংজ্ঞায়িত করতে দেয়, যা বিভিন্ন ওয়ার্কসপ্তাহ পরিচালনাকারী গ্লোবাল এইচআর টিমের জন্য এটিকে উপযোগী করে তোলে।
সিনট্যাক্স:
=NETWORKDAYS.INTL(start_date, end_date, weekend, [holidays])
- শুরু_তারিখ এবং শেষ_তারিখ: উপরের মতই
- সপ্তাহান্ত: একটি সংখ্যা বা স্ট্রিং অ-কাজের দিনগুলিকে সংজ্ঞায়িত করে (উদাহরণস্বরূপ, 1 =শনি-রবি, 7 =শুক্র-শনি)
- [ছুটি] – ঐচ্ছিক: ছুটির তারিখের একটি পরিসীমা
উইকএন্ড আর্গুমেন্ট একটি কোড হতে পারে, যেমন:
- 1 =শনিবার, রবিবার
- 7 =শুক্রবার, শনিবার
- অথবা একটি 7-অক্ষরের প্যাটার্ন যেমন "0000110"
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: আঞ্চলিক অফিসের জন্য ট্র্যাকিং ছেড়ে দিন
ধরুন একজন কর্মচারী শুক্রবার-শনিবার সপ্তাহান্তের সময়সূচী অনুসরণ করেন। মোট ছুটির দিন গণনা করুন।
- একটি ঘর নির্বাচন করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্র লিখুন
=NETWORKDAYS.INTL(E3,F3,7,$N$2:$N$6)
এটি ছুটির কর্মদিবস গণনা করে যখন একটি ভিন্ন সপ্তাহান্তের প্যাটার্নকে সম্মান করে।
ব্যবহারিক HR মান: এই ফাংশনটি ছাড়া, অমানক সময়সূচীর অধীনে কাজ করা কর্মীদের জন্য ছুটির ব্যালেন্স ভুলভাবে গণনা করা হতে পারে।
3. কর্মদিবস:একটি ভবিষ্যত বা অতীত ব্যবসার তারিখ খুঁজুন
WORKDAY একটি তারিখ ফেরত দেয় যা সপ্তাহান্ত এবং ছুটির দিনগুলি বাদ দিয়ে একটি শুরুর তারিখের আগে বা পরে কাজের দিনগুলির একটি প্রদত্ত সংখ্যা। এটি নিয়োগ বা পরীক্ষার সময়সীমার শেষ তারিখগুলি প্রজেক্ট করার জন্য দরকারী৷
সিনট্যাক্স:
=WORKDAY(start_date, days, [holidays])
- start_date: ভিত্তি তারিখ
- দিন: যোগ (ধনাত্মক) বা বিয়োগ (নেতিবাচক) করার জন্য কাজের দিনের সংখ্যা
- [ছুটি] – ঐচ্ছিক: ছুটির তারিখের একটি পরিসীমা
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: অনবোর্ডিং বা পরীক্ষা চেকপয়েন্ট সেট করুন
ধরুন HR একটি পরীক্ষামূলক মাইলফলকের জন্য একজন কর্মচারীর যোগদানের তারিখের 60 কার্যদিবসের পরের তারিখটি গণনা করতে চায়।
- একটি ঘর নির্বাচন করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্র লিখুন
=WORKDAY(K2,60,$N$2:$N$6)
এটি সপ্তাহান্তে এবং ছুটির দিনগুলি এড়িয়ে 60 কার্যদিবসের পরে তারিখ দেয়৷ সূত্রটি শুধুমাত্র 60 ক্যালেন্ডার দিন যোগ করার পরিবর্তে ব্যবসার তারিখের মাইলফলক প্রদান করে।
অন্য ব্যবহার:
নিয়োগকারী দলগুলি এটিকে একটি লক্ষ্য নির্ধারণ করতে ব্যবহার করতে পারে যেমন:
"প্রার্থীকে চূড়ান্ত সাক্ষাত্কারের 10 কার্যদিবসের মধ্যে অফার লেটারটি পেতে হবে।"
সূত্র:
=WORKDAY(K2,10,$N$2:$N$6)
এখানে, K2 ইন্টারভিউ তারিখ ধারণ করে. এটি অফার লেটার পাঠানোর সময়সীমা ফেরত দেয়।
4. WORKDAY.INTL:কাস্টম উইকএন্ডের সাথে ব্যবসার তারিখ খুঁজুন
WORKDAY.INTL WORKDAY-এর মতো কাজ করে, কিন্তু এটি আপনাকে একটি ভিন্ন সপ্তাহান্তের কাঠামো সংজ্ঞায়িত করতে দেয়। এটি আন্তর্জাতিক এইচআর অপারেশন, ক্রস-কান্ট্রি রিক্রুটমেন্ট সমন্বয় এবং স্থানীয় অনবোর্ডিং সময়সূচীর জন্য বিশেষভাবে কার্যকর।
সিনট্যাক্স:
=WORKDAY.INTL(start_date, days, weekend, [holidays])
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: লোকেশন জুড়ে নিয়োগের সময়সীমা
ধরুন একটি আঞ্চলিক এইচআর অফিস শুক্রবার-শনিবার উইকএন্ড অনুসরণ করে এবং ইন্টারভিউয়ের পাঁচ কার্যদিবসের পরে একটি অফার তারিখ নির্ধারণ করতে চায়।
সূত্র:
=WORKDAY.INTL(K3,5,7,$N$2:$N$6)
এটি অফিসের আসল কাজের ক্যালেন্ডারের উপর ভিত্তি করে অফারের সময়সীমা ফেরত দেয়। 11-ফেব্রুয়ারি-2026-এ সাক্ষাৎকার নেওয়া একজন প্রার্থীর সপ্তাহান্তে ব্যবহৃত মডেলের উপর নির্ভর করে আলাদা পাঁচ-ব্যবসায়িক-দিনের সময়সীমা থাকতে পারে।
HR অন্তর্দৃষ্টি: এই ফাংশনটি প্রতিটি শাখা অফিসে সদর দফতরের ক্যালেন্ডার নিয়মগুলি প্রয়োগ করার সাধারণ ভুল এড়ায়৷
5. DATEDIF:কর্মচারীর মেয়াদ বা পরিষেবার দৈর্ঘ্য পরিমাপ করুন
DATEDIF বছর, মাস বা দিনে দুটি তারিখের মধ্যে পার্থক্য গণনা করে। এটি এইচআর রিপোর্টিংয়ের জন্য সবচেয়ে দরকারী ফাংশনগুলির মধ্যে একটি এবং বিশেষ করে পরিষেবা পুরস্কার, প্রচারের যোগ্যতা, গ্র্যাচুইটি এবং সুবিধার যোগ্যতার জন্য সহায়ক৷
সিনট্যাক্স:
=DATEDIF(start_date, end_date, unit)
সাধারণ ইউনিট:
- "Y" =সম্পূর্ণ বছর
- “M” =সম্পূর্ণ মাস
- “D” =সম্পূর্ণ দিন
- “YM” =বছর বাদে মাসগুলি
- “MD” =মাস এবং বছর বাদে দিন
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: কর্মচারীর মেয়াদ গণনা করুন
বর্তমান তারিখ হিসাবে TODAY() ব্যবহার করে ভাড়ার তারিখ 05/15/2020 থেকে আজ পর্যন্ত বছরের মধ্যে একজন কর্মচারীর মেয়াদ গণনা করুন।
সূত্র:
এই সূত্রটি যোগদানের তারিখ থেকে মোট মেয়াদ গণনা করে।
বছর এবং মাসে মেয়াদ দেখাতে:
=DATEDIF(C2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF(C2,TODAY(),"YM")&" months"
এটি ম্যানুয়ালি তারিখ বিয়োগ করার চেয়ে একটি পরিষ্কার এবং আরও বাস্তবসম্মত মেয়াদের ফলাফল দেয়৷
গুরুত্বপূর্ণ নোট: DATEDIF এক্সেলে সমর্থিত, কিন্তু আপনার টাইপ করার সময় এটি ফর্মুলা সাজেশনে প্রদর্শিত নাও হতে পারে। এটি এখনও কাজ করে৷
6. EDATE:ট্র্যাকিং মাস-ভিত্তিক HR মাইলস্টোনস
EDATE তারিখটি প্রদান করে যেটি একটি নির্দিষ্ট তারিখের আগে বা পরে একটি নির্দিষ্ট সংখ্যা। 30 দিন যোগ করার বিপরীতে, যা সময়ের সাথে প্রবাহিত হতে পারে, EDATE মাসের একই দিনে অবতরণ করে, এটি পুনরাবৃত্ত এইচআর ইভেন্টের জন্য আদর্শ করে তোলে।
সিনট্যাক্স:
=EDATE(start_date, months)
- ভবিষ্যত তারিখের জন্য একটি ইতিবাচক সংখ্যা ব্যবহার করুন
- বিগত তারিখগুলির জন্য একটি ঋণাত্মক সংখ্যা ব্যবহার করুন
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: পরীক্ষা এবং নিশ্চিতকরণ তারিখগুলি
যদি C2 তে কর্মচারীর যোগদানের তারিখ থাকে এবং পরীক্ষা 3 মাস স্থায়ী হয়:
এটি কর্মচারীর পরীক্ষার শেষ তারিখ ফেরত দেয়।
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: 6 মাস পরে সুবিধা পাওয়ার যোগ্যতা
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: বার্ষিক চুক্তি নবায়ন
লাইভ ট্র্যাকিংয়ের জন্য TODAY() এর সাথে একত্রিত করুন:
পরীক্ষা সম্পূর্ণ হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করতে:
=IF(TODAY()>=EDATE(C2,3),"Probation Complete","Probation Ongoing")
7. YEARFRAC:বছরের দশমিক সংখ্যা হিসাবে পরিষেবার দৈর্ঘ্য গণনা করুন
YEARFRAC দুটি তারিখের মধ্যে একটি বছরের ভগ্নাংশ প্রদান করে। আপনি যখন পুরো বছর বা মাসের চেয়ে আরও সুনির্দিষ্ট মেয়াদের মান চান তখন এটি HR-এ দরকারী।
সিনট্যাক্স:
=YEARFRAC(start_date, end_date, [basis])
- শুরু_তারিখ এবং শেষ_তারিখ :উপরের মতই
- [ভিত্তি] – ঐচ্ছিক: দিন গণনা পদ্ধতি (0 =US 30/360, 1 =প্রকৃত/বাস্তব, এবং আরও অনেক কিছু)
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: সুনির্দিষ্ট কর্মচারীর মেয়াদ
সূত্র:
এই সূত্রটি দশমিক সংখ্যা হিসাবে মোট মেয়াদ প্রদান করে। উদাহরণস্বরূপ, এটি দেখাতে পারে যে একজন কর্মচারী প্রায় 5.14 বছরের পরিষেবা সম্পূর্ণ করেছেন৷
৷
টিপ:TODAY():এইচআর ট্র্যাকারদের ডায়নামিক করুন
TODAY() বর্তমান তারিখ প্রদান করে এবং যখনই ওয়ার্কবুক পুনরায় গণনা করে তখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়। প্রতিদিন রিপোর্টিং তারিখগুলি ম্যানুয়ালি আপডেট করার পরিবর্তে, TODAY() ফাইলটিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বর্তমান রাখে৷
সিনট্যাক্স:
HR ব্যবহারের ক্ষেত্রে: লাইভ স্ট্যাটাস গণনা
আপনি ট্র্যাকারগুলিকে স্ব-আপডেট করতে অন্যান্য ফাংশনের সাথে TODAY() একত্রিত করতে পারেন৷
ম্যানুয়াল পরিবর্তন ছাড়াই মেয়াদ প্রতিদিন স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়।
এইচআর-এ কার্যকর ব্যবহারের জন্য টিপস
- একটি ছুটির টেবিল তৈরি করুন: সমস্ত সরকারী ছুটির তারিখগুলিকে এক পরিসরে রাখুন এবং সূত্রগুলিতে সেই পরিসরের উল্লেখ করুন৷ এটি আপনার ওয়ার্কবুক বজায় রাখা সহজ করে তোলে। এটি একবার আপডেট করুন এবং সমস্ত সূত্র স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করুন৷
- নামযুক্ত রেঞ্জ ব্যবহার করুন: =NETWORKDAYS($C$4, TODAY(), $N$2:$N$45) থেকে =NETWORKDAYS(HireDate, TODAY(), CompanyHolidays) পড়া সহজ। এটি যখন সারি স্থানান্তরিত হয় তখন সূত্র ত্রুটি প্রতিরোধে সহায়তা করে৷
- তারিখ ইনপুট যাচাই করুন: তারিখ-ভিত্তিক সূত্রগুলি নীরবে ব্যর্থ হতে পারে যখন কক্ষে পাঠ্য থাকে যা একটি তারিখের মতো দেখায় কিন্তু একটি হিসাবে সংরক্ষণ করা হয় না। ডেটা → ডেটা যাচাইকরণ → তারিখ ব্যবহার করুন যে কোনো কলামে যা এই সূত্রগুলোকে ফিড করে।
- আঞ্চলিক সমন্বয় করুন: আপনার লোকেলের তারিখ বিন্যাস এবং সপ্তাহান্তের নিয়মগুলি ব্যবহার করে সূত্রগুলি পরীক্ষা করুন৷
- ফাংশন একত্রিত করুন: যোগ্যতা যাচাইয়ের জন্য IF এর সাথে DATEDIF ব্যবহার করুন।
- ত্রুটিগুলি পরিচালনা করুন:৷ IFERROR-এ সূত্রগুলি মোড়ানো, উদাহরণস্বরূপ, =IFERROR(NETWORKDAYS(E2, F2), “অবৈধ তারিখ”)।
- ডাইনামিক তারিখ ব্যবহার করুন: রিয়েল-টাইম আপডেটের জন্য TODAY() এর সাথে সূত্র যুক্ত করুন।
উপসংহার
এই সাতটি এক্সেল ফাংশন আয়ত্ত করা মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনাকে আরও দক্ষ এবং সঠিক করে তুলতে পারে। একটি শক্তিশালী এইচআর ওয়ার্কবুক কর্মচারী ডেটা সঞ্চয় করার চেয়ে বেশি কাজ করে। এটি দ্রুত, ধারাবাহিকভাবে এবং সঠিকভাবে কর্মক্ষম প্রশ্নের উত্তর দিতে সাহায্য করে। একটি নমুনা স্প্রেডশীট সহ অনুশীলন করুন এবং এই ফাংশনগুলি কীভাবে আপনার প্রতিদিনের কাজকে স্বয়ংক্রিয় করতে পারে তা অন্বেষণ করুন। একসাথে, তারা জটিল সিস্টেম বা উন্নত অটোমেশনের প্রয়োজন ছাড়াই এইচআর অপারেশনের জন্য এক্সেলকে অনেক বেশি কার্যকর করে তোলে।
সমাধান সহ বিনামূল্যে উন্নত এক্সেল ব্যায়াম পান!