[স্থির!] এক্সেল ফাইল কোন কারণ ছাড়াই খুব বড় (10 সম্ভাব্য সমাধান)

মাইক্রোসফ্ট এক্সেল একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম যা গণনা বা গণনার ক্ষমতা, গ্রাফিক সরঞ্জাম, পিভট টেবিল এবং VBA বৈশিষ্ট্যযুক্ত। সফ্টওয়্যারটি মূলত তুলনামূলকভাবে ছোট ডেটাসেট পরিচালনা এবং কাজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। কিন্তু একটি বিশাল ডেটাসেট এবং অন্যান্য অনেক কারণে ফাইলের আকার অনেক বড় হয়ে যায়। এবং বৃহৎ এক্সেল ফাইলগুলি সম্পর্কে প্রচুর পরিমাণে ডেটা থাকা ছাড়া কিছুই সহায়ক নয়। এগুলি ভাগ করা কঠিন এবং তাদের প্রতিটি প্রক্রিয়া প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সময় নেয়। আপনি যদি দেখেন যে আপনার এক্সেল ফাইলটি কোনো কারণ ছাড়াই অনেক বড়, এই সম্ভাব্য সমাধানগুলির মধ্যে একটি আপনার সমস্যার সমাধান করতে পারে৷

10 সম্ভাব্য সমাধান যদি আপনার এক্সেল ফাইল কোন কারণেই খুব বড় হয়

একটি এক্সেল ফাইল অনেক কারণে বড় হতে পারে। এটি এখনও ব্যবহার করা ফাঁকা কক্ষগুলিতে স্প্রেডশীটে অত্যধিক তথ্য ধারণ করার মতো সহজ হতে পারে। যেহেতু বড় এক্সেল ফাইলগুলির সাথে কাজ করা ঠিক মজাদার নয়, তাই প্রায়শই সেগুলিকে ছোট করা সম্ভব। যদি আপনি এটি খুঁজে পান, আপনার এক্সেল ফাইলটি খুব বড় কোন কারণে আপনি আপাতদৃষ্টিতে খুঁজে পাচ্ছেন না, এই টিপস এবং কৌশলগুলি ব্যবহার করে দেখুন যা আপনার ফাইলের আকার কমাতে সাহায্য করবে . ফাইলটি প্রথম স্থানে বড় হওয়ার কারণ কিসের উপর নির্ভর করে আকারের হ্রাস। তবুও, আপনার জন্য কী কাজ করে তা খুঁজে বের করার জন্য প্রত্যেকে চেষ্টা করুন৷

1. লুকানো ওয়ার্কশীটগুলি পরীক্ষা করুন

কখনও কখনও আপনার ওয়ার্কবুকে ইতিমধ্যেই বিদ্যমান স্প্রেডশীট থাকতে পারে যা আপনি প্লেইন ভিউতে পাবেন না। অন্য কথায়, "লুকানো ওয়ার্কশীট"। উদাহরণস্বরূপ, আসুন একটি লুকানো শীট সহ একটি ওয়ার্কবুক দেখে নেওয়া যাক। স্প্রেডশীটের নীচে বাম দিকে শীট ট্যাবগুলি দেখলে এটি এরকম কিছু দেখাবে৷

আমরা চিত্র থেকে দেখতে পাচ্ছি, ওয়ার্কবুকে তিনটি স্প্রেডশীট রয়েছে। কিন্তু পর্যালোচনা -এ যান ট্যাব এবং ওয়ার্কবুক পরিসংখ্যান নির্বাচন করুন প্রুফিং থেকে গ্রুপ প্রথম।

আপনি এখানে ওয়ার্কশীট তথ্যের প্রকৃত সংখ্যা পাবেন।

ওয়ার্কশীটগুলি আড়াল করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

পদক্ষেপ:

• প্রথমে, শীট ট্যাবে নামের যেকোনো একটিতে ডান-ক্লিক করুন স্প্রেডশীটের নীচে-বামে।
• তারপর আনহাইড নির্বাচন করুন প্রসঙ্গ মেনু থেকে।

• এরপর, আপনি যে শীটটি আনহাইড করুন থেকে আনহাইড করতে চান সেটি নির্বাচন করুন ডায়ালগ বক্স।

• তারপর ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .

এর পরে, আপনি শীট ট্যাবে লুকানো শীটগুলি দেখতে পাবেন৷ আবার।

এখন লুকানো স্প্রেডশীটগুলি অন্বেষণ করুন এবং যদি সেগুলি কোনও কাজে না লাগে তবে সেগুলি সরিয়ে দিন৷

আরো পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ কী তা নির্ধারণ করবেন

2. অব্যবহৃত ওয়ার্কশীটগুলি সরান

আপনার স্প্রেডশীটগুলি সরিয়ে ফেলা উচিত যেগুলি কেবল লুকানোগুলির জন্যই নয়, লুকানোগুলির জন্যও ব্যবহৃত হয় না৷ অনেক বেশি স্প্রেডশীট থাকার ফলে অপ্রাসঙ্গিক তথ্যের টুকরো এবং ফাঁকা ব্যবহৃত কক্ষের পরিসর রয়েছে (পরবর্তী বিভাগে বিশদ বিবরণ) উভয়ের জন্যই খুব বেশি জায়গা নেয়।

সুতরাং, যদি আপনার এক্সেল ফাইলটি কোনো বৈধ কারণ ছাড়াই খুব বড় হয় তাহলে সেগুলিকে সরানো সবচেয়ে যৌক্তিক পদক্ষেপ৷

আরো পড়ুন: ইমেলের জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করবেন (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)

3. ব্যবহৃত পরিসীমা পরীক্ষা করুন

আপনার এক্সেল ফাইলটি খুব বড় হওয়ার কোনো কারণ খুঁজে না পাওয়ার আরেকটি বড় কারণ হল আপনার ওয়ার্কবুকে যতটা দেখা যাচ্ছে তার চেয়ে বেশি সংখ্যক সেল ব্যবহার করা হচ্ছে। কিছু ব্যবহৃত কোষ যা তাদের মধ্যে থাকা তথ্যের কারণে ফাঁকা জায়গা নেয় এবং এক্সেল ফাইলগুলিকে বড় করে তোলে।

আপনার ব্যবহৃত কক্ষের পরিসর কোথায় শেষ হয়েছে তা দেখতে, স্প্রেডশীটের যেকোনো ঘর নির্বাচন করুন এবং Ctrl+End টিপুন আপনার কীবোর্ডে। আদর্শভাবে, অবস্থান এমন হওয়া উচিত যেখানে ডেটাসেট শেষ হয়।

যদি আমরা ডেটাসেটের বাইরের একটি কক্ষে একটি মান লিখি এবং তারপরে এটি মুছে ফেলি, তবে সেলটি এখনও ব্যবহার করা হবে যদিও এতে কোনও সামগ্রী নেই। এটি ফাইলটিকে তার চেয়ে বড় করে তোলে।

আপনি স্প্রেডশীট থেকে অব্যবহৃত কক্ষগুলি সরাতে এই দ্রুত এবং সহজ পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারেন৷

পদক্ষেপ:

• প্রথমে, কলাম হেডারে ক্লিক করে ডেটাসেট যেখানে শেষ হয় তার পরে শুরু হওয়া কলামগুলি নির্বাচন করুন৷
• তারপর Ctrl+Shift+ডান তীর টিপুন আপনার কীবোর্ডে। এটি স্প্রেডশীটের শেষ পর্যন্ত সমস্ত কলাম নির্বাচন করবে৷
• এখন, নির্বাচনের উপর ডান-ক্লিক করুন।
• এর পর, মুছুন নির্বাচন করুন প্রসঙ্গ মেনু থেকে।
• এরপর, ডেটাসেট যেখানে শেষ হবে তার পরে সারিটি নির্বাচন করুন।
• তারপর Ctrl+Shift+Down Arrow টিপুন আপনার কীবোর্ডে। এটি স্প্রেডশীটের শেষ পর্যন্ত সমস্ত সারি নির্বাচন করবে।
• এখন, ডান-ক্লিক করুন এবং মুছুন নির্বাচন করুন প্রসঙ্গ মেনু থেকে।

এর পরে কোষগুলি আর ব্যবহার করা হবে না। ফাইলের আকার এই সময়ে সঙ্কুচিত হওয়া উচিত।

মনে রাখবেন যে আপনার কীবোর্ডে কেবল মুছুন বোতাম টিপুন না। পরিবর্তে, প্রসঙ্গ মেনু থেকে এটি নির্বাচন করুন৷

4. অপ্রয়োজনীয় ফরম্যাটিং অপসারণ করুন

ফর্ম্যাটিংগুলি আমাদের ডেটাসেটগুলিকে আরও উপস্থাপনযোগ্য করতে কাস্টমাইজ করতে সহায়তা করে৷ কিন্তু আরে আমাদের ফাইলগুলিও বড় করে তোলে। এমনকি ছোট ডেটাসেটের জন্য, ফরম্যাটিং একটি ফাইলকে আরও তথ্য দেয়। এবং এইভাবে, ফাইলের আকার বৃদ্ধি করে। আপনার এক্সেল ফাইল খুব বেশি ফরম্যাটিং এর কারণে অনেক বড় হতে পারে। সুতরাং, অপ্রয়োজনীয় বিন্যাস মুছে ফেলুন বা শুরুতে খুব বেশি না করার চেষ্টা করুন। অথবা সহজভাবে, আপনার কাছে থাকা ফাইলের আকারের উপর নির্ভর করে সব সরিয়ে ফেলুন।

বিন্যাস অপসারণ করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

পদক্ষেপ:

• প্রথমে, সেল বা সেলের পরিসর নির্বাচন করুন যেখান থেকে আপনি ফরম্যাটিংগুলি সরাতে চান৷
• তারপর হোম এ যান৷ আপনার রিবনে ট্যাব।
• এর পর সাফ নির্বাচন করুন সম্পাদনা  থেকে গ্রুপ।
• এখন ফরম্যাটিং সাফ করুন নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে।

আরো পড়ুন: কিভাবে ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (১১টি সহজ উপায়)

5. স্প্রেডশীটে ছবি কম্প্রেস করুন

কখনও কখনও আমাদের বিভিন্ন উদ্দেশ্যে আমাদের স্প্রেডশীটে ছবি যুক্ত করতে হয়। কিন্তু ছবি যোগ করা এক্সেল ফাইলে ইমেজ ডেটা যোগ করে। যা ফাইলটিকে আকারে বড় করে তোলে। যদি ছবি যোগ করা অনিবার্য হয়, তবে এটিকে ঘিরে কাজ করার একটি উপায় হল ছবিটিকে ছোট করে আকারে সংকুচিত করা। এইভাবে, ফাইল সংরক্ষণ করার পরে কম জায়গা নেবে।

এক্সেলে একটি ছবি সংকুচিত করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

পদক্ষেপ:

• প্রথমে ছবিটিতে ক্লিক করে নির্বাচন করুন।
• তারপর রিবনে একটি নতুন ট্যাব প্রদর্শিত হবে যাকে বলা হয় ছবির বিন্যাস . এটি নির্বাচন করুন।
• এর পর, ছবি কম্প্রেস করুন-এ ক্লিক করুন . আপনি এটি অ্যাডজাস্ট -এ পাবেন ট্যাবের গ্রুপ।

• এরপর, আপনার পছন্দের কম্প্রেশন বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷ এবং রেজোলিউশন .

• এর পর, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন এবং আপনার ছবি সংকুচিত হবে।

আরো পড়ুন: কিভাবে ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে হয় (2টি সহজ উপায়)

6. ফর্মুলা ব্যবহার অপ্টিমাইজ করুন

অন্যান্য পরিবর্তনের মতো, সূত্রগুলিও সাধারণ পাঠ্য বা সংখ্যাসূচক এন্ট্রির চেয়ে বেশি স্থান নেয়। কিন্তু কিছু ক্ষেত্রে, সূত্র ব্যবহার অনিবার্য। যদিও এটি সত্য হতে পারে, এটি আরও স্থান নেয়। তাই আপনার ওয়ার্কশীটে সূত্রের ব্যবহার অপ্টিমাইজ করার চেষ্টা করুন৷

একটি বৃহৎ এক্সেল ফাইলে সূত্র ব্যবহার করার সময় নিম্নলিখিত বিষয়গুলি দেখুন৷

• RAND-এর মত উদ্বায়ী সূত্র জড়িত এড়াতে চেষ্টা করুন , এখন , আজ , অফসেট , সেল , পরোক্ষ , এবং তথ্য .
• পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করুন যদি সূত্রগুলি এড়ানো যায়।
• রেফারেন্স হিসেবে পুরো সারি বা কলাম ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন।
• পুনরায় গণনা জড়িত সূত্র এড়াতে ভুলবেন না।

7. অব্যবহৃত ডেটা সরান

ডেটা বা ব্যবহারে থাকা প্রতিটি সেল আপনার হার্ড ড্রাইভে জায়গা নেয়। এটি ফাইলটিকে বড় করে তোলে। If you have unused datasets in spreadsheets that you no longer need, remove them.

Instead of removing them permanently, try storing them in another file as you no longer need them in the particular file. This way, if you need them for later purposes, you can have them back.

8. Delete Unused Pivot Tables and Charts

Pivot tables and Excel charts also take up space. And in most cases, more than normal cells or formatted datasets. These are excellent tools that help our Excel operations easier. But if you don’t need them, try to avoid using them at all to make the file smaller. This will also make usual Excel operations like opening and saving smoother.

আরো পড়ুন: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

9. Save File as Binary

Up to Excel’s latest version, Microsoft Excel usually saves the files with an xlsx extension. For workbooks that contain macros, the extension is xlsm. Excel has another format for saving the file as binary format with an extension of xlsb. These types of files take up lower space than an xlsx or an xlsm file. Try this out if you have no other options available.

To save the file as binary, follow these steps.

পদক্ষেপ:

• First, click on the File আপনার রিবনে ট্যাব।
• Then select Save As from the backstage view.
• After that, navigate to the folder where you want to save your file and select Excel Binary Workbook in the Save as type  ড্রপ-ডাউন।

• Then click on Save .

This will save the file in xlsb format which should be lower than the xlsx format.

10. Check for External Data Source

If none of the above methods is shrinking your Excel file size, your workbook might be containing more data than it should. In that case, you should think again before using Excel for saving such datasets. Excel is not a database tool. Instead, it is used as an analytical one. For large databases, you should consider using database tools like Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etc.

উপসংহার

These were all the fixes you can use if you find yourself in a situation where your Excel file is too large for no reason. Hopefully, one or a combination of these fixes helped you out. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions, let us know below.

For more fixes and guides like this, visit Exceldemy.com .

সম্পর্কিত প্রবন্ধ

• How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)
• Compress Excel File to Smaller Size (7 Easy Methods)
• Reduce Large Excel File Size by 40-60% (12 Proven Methods)