এক্সেল ফাইল সাইজ সমস্যা? ১০টি প্রমাণিত সমাধান ফিক্স এবং রিডিউস করার জন্য

মাইক্রোসফট এক্সেল একটি দুর্দান্ত টুল যা গণনা বা ক্যালকুলেশন ক্ষমতা, গ্রাফিক্যাল টুলস, পিভট টেবিল, এবং ভিবিএ ফিচার করে। এই সফটওয়্যার মূলত তুলনামূলক ছোট ডেটাসেট ম্যানেজ এবং কাজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। কিন্তু ফাইল সাইজ বিশাল হয়ে যায় বিশাল ডেটাসেট এবং অন্যান্য অনেক কারণের জন্য। এবং বড় এক্সেল ফাইলের কোনো কিছুই সহায়ক নয় বড় পরিমাণ ডেটা ধারণ করার ছাড়া। সেগুলো শেয়ার করা কঠিন এবং সেগুলোর প্রতিটি প্রসেস প্রয়োজনীয়ত চেয়ে বেশি সময় নেয়। আপনি যদি দেখেন যে আপনার এক্সেল ফাইল কোনো কারণ ছাড়া খুব বড়, তবে এই সম্ভাব্য সমাধানগুলোর একটি আপনার সমস্যা ফিক্স করতে পারে।

১০টি সম্ভাব্য সমাধান যদি আপনার এক্সেল ফাইল কোনো কারণ ছাড়া খুব বড় হয়

এক্সেল ফাইল অনেক কারণে বড় হতে পারে। এটা স্প্রেডশিটে অনেক তথ্য থাকার মতো সহজ হতে পারে থেকে ব্ল্যাঙ্ক সেলগুলো এখনও ইন ইউজ থাকা পর্যন্ত। যেহেতু বড় এক্সেল ফাইল কাজ করার জন্য কতটоку অনরোচক, তাই প্রায়শই সেগুলো ছোট করার চেষ্টা করা হয়। আপনি যদি খুঁজে পান যে, আপনার এক্সেল ফাইল কোনো যেকোনো কারণ ছাড়া খুব বড়, তবে এই টিপস এবং ট্রিক্স চেষ্টা করুন যা আপনার ফাইল সাইজ কমানোর সাহায্য করবে। সাইজ রিডাকশন ডিপেন্ড করে সেটি প্রথমে কী কারণে বড় হয়েছে তার ওপর। যাইহোক, প্রতিটি চেষ্টা করুন আপনার জন্য কী কাজ করে সেটি খুঁজে বের করতে।

১. হিডেন ওয়ার্কশিট চেক করুন

কখনো কখনো আপনার ওয়ার্কবুকে ইতিমধ্যে থাকা স্প্রেডশিট থাকতে পারে যা আপনি সাধারণ দৃষ্টিতে খুঁজে পাবেন না। অন্য কথায়, “হিডেন ওয়ার্কশিট”। উদাহরণস্বরূপ, একটি হিডেন শীটসহ ওয়ার্কবুক দেখি। স্প্রেডশিটের বাম নিচে শীট ট্যাবগুলো দেখতে নিচের মত হবে।

ছবি থেকে আমরা দেখতে পাচ্ছি, ওয়ার্কবুকে তিনটি স্প্রেডশিট আছে। কিন্তু রিভিউ ট্যাবে যান এবং প্রুফিং গ্রুপ থেকে ওয়ার্কবুক স্ট্যাটিস্টিক্স সিলেক্ট করুন প্রথমে।

এখানে আপনি আসল ওয়ার্কশিট ইনফরমেশন পাবেন।

হিডেন ওয়ার্কশিটগুলো আনহাইড করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, স্প্রেডশিটের বাম নিচে Sheet Tab এর যেকোনো নামের ওপর রাইট-ক্লিক করুন।
• তারপর কনটেক্সট মেনু থেকে Unhide সিলেক্ট করুন।

• পরবর্তী, Unhide ডায়লগ বক্স থেকে আপনি যেটি আনহাইড করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।

• তারপর OK চাপুন।

उसके পর, আপনি আবার Sheet Tab এ হিডেন শীটগুলো দেখতে পাবেন।

এখন হিডেন থাকা স্প্রেডশিটগুলো এক্সপ্লোর করুন এবং যদি সেগুলো কোনো কাজে না লাগে, তবে সেগুলো রিমুভ করুন।

আরও পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইল সাইজের কারণ নির্ধারণের পদ্ধতি

২. অনইউজড ওয়ার্কশিট রিমুভ করুন

আপনাকে স্প্রেডশিটগুলো রিমুভ করা উচিত যেগুলো আর ব্যবহৃত হয় না শুধু হিডেন مواردেই নয়, বরং আনহিডেন مواردের জন্যও। খুব বেশি স্প্রেডশিট থাকা ফলস্বরূপ খুব বেশি স্পেস নেয় অনৰেলিভান্ট ইনফরমেশন ধারণ করার জন্যও এবং ব্ল্যাঙ্ক ইউজড সেল রেঞ্জের জন্যও (পরবর্তী সেকশনে ডিটেইলস)।

তাই, যদি আপনার এক্সেল ফাইল কোনো বৈধ কারণ ছাড়া খুব বড় হয়, তবে সেগুলো রিমুভ করা সবচেয়ে লজিক্যাল ধাপ।

আরও পড়ুন: ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কমপ্রেস করার পদ্ধতি (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)

৩. ইউজড রেঞ্জ চেক করুন

আপনার এক্সেল ফাইল খুব বড় হওয়ার কোনো কারণ খুঁজে না পাওয়ার আরেকটি বড় কারণ হলো আপনার ওয়ার্কবুকে প্রদর্শিত চেয়ে বেশি সেল ইন ইউজ থাকা। কিছু ইউজড সেল যেগুলো उनमें ইনফরমেশন থাকায় স্পেস নেয় এবং এক্সেল ফাইল বড় করে।

আপনার ইউজড সেল রেঞ্জ কোথায় শেষ হয় সেটি দেখতে, স্প্রেডশিটের যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন এবং আপনার কীবোর্ডে Ctrl+End চাপুন। আদর্শভাবে, পজিশনটি হওয়া উচিত ডেটাসেট শেষ হয় যেখানে।

আমরা যদি ডেটাসেটের বাইরে একটি সেলে মান দিয়ে সেটি ডিলিট করি, তবে সেলটি এখনও ইন ইউজ থাকবে যদিও সেটিতে কোনো কন্টেন্ট নেই। এটি ফাইলকে প্রয়োজনীয়ত চেয়ে বড় করে তোলে।

আপনি এই দ্রুত এবং সহজ ধাপগুলো অনুসরণ করে স্প্রেডশিট থেকে অনইউজড সেলগুলো রিমুভ করতে পারেন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, ডেটাসেট শেষ হয় যেসব কলামের পর সেগুলো কলাম হেডারে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।
• তারপর আপনার কীবোর্ডে Ctrl+Shift+Right Arrow চাপুন। এটি স্প্রেডশিটের শেষ পর্যন্ত সকল কলাম সিলেক্ট করবে।
• এখন, সিলেকশনে রাইট-ক্লিক করুন।
• তারপর, কনটেক্সট মেনু থেকে Delete সিলেক্ট করুন।
• পরবর্তী, ডেটাসেট শেষ হয় যেসব রোয়ের পর সেটি সিলেক্ট করুন।
• তারপর আপনার কীবোর্ডে Ctrl+Shift+Down Arrow চাপুন। এটি স্প্রেডশিটের শেষ পর্যন্ত সকল রো সিলেক্ট করবে।
• এখন, রাইট-ক্লিক করুন এবং কনটেক্সট মেনু থেকে Delete সিলেক্ট করুন।

उसके পর সেলগুলো আর ইন ইউজ থাকবে না। এই মুহূর্তে ফাইল সাইজ ছোট হয়ে যাবার কথা।

মনে রাখবেন যে আপনার কীবোর্ডের ডিলিট বাটন فقط চাপবেন না। বরং কনটেক্সট মেনু থেকে সিলেক্ট করুন।

৪. অপ্রয়োজনীয় ফরম্যাটিং রিমুভ করুন

ফরম্যাটিংস আমাদের ডেটাসেট কাস্টোমাইজ করতে সাহায্য করে সেগুলো আরও প্রেজেন্টেবল করতে। কিন্তু সেগুলো আমাদের ফাইল বড় করে। ছোট ডেটাসেটের জন্যও, ফরম্যাটিং ফাইলকে বেশি ইনফরমেশন দেয়। এবং এইভাবে, ফাইল সাইজ বাড়ায়। আপনার এক্সেল ফাইল খুব বড় হতে পারে অনেক ফরম্যাটিংর কারণে। তাই, অপ্রয়োজনীয় ফরম্যাটিং রিমুভ করুন বা শুরুতেই অনেক ফরম্যাটিং না রাখার চেষ্টা করুন। অথবা সিম্পলি, ফাইল সাইজ অনুযায়ী সব রিমুভ করুন।

ফরম্যাটিং রিমুভ করতে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, সেল বা সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন যেখান থেকে ফরম্যাটিং রিমুভ করতে চান।
• তারপর আপনার রিবনে Home ট্যাবে যান।
• उसके পর Editing গ্রুপ থেকে Clear সিলেক্ট করুন।
• এখন ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Clear Formatting সিলেক্ট করুন।

আরও পড়ুন: ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ রিডিউস করার পদ্ধতি (১১টি সহজ উপায়)

৫. স্প্রেডশিটে ছবি কমপ্রেস করুন

কখনো কখনো আমাদের স্প্রেডশিটে ছবি যোগ করতে হয় বিভিন্ন উদ্দেশ্যে। কিন্তু ছবি যোগ করাও এক্সেল ফাইলে ইমেজ ডেটা যোগ করে। যা ফাইল সাইজ বড় করে। ছবি যোগ করা যদি অনিবার্য হয়, তবে এর একটি উপায় হলো ছবিটি কমপ্রেস করে ছোট করা। সেটা করলে, সেভ করার পর ফাইল কম স্পেস নেবে।

এক্সেলে ছবি কমপ্রেস করতে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, ছবিটি ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।
• তারপর রিবনে Picture Format নামে একটি নতুন ট্যাব আসবে। সেটি সিলেক্ট করুন।
• उसके পর, Compress Pictures-এ ক্লিক করুন। আপনি সেটি ট্যাবের Adjust গ্রুপে পাবেন।

• পরবর্তী, আপনার পছন্দমত Compression options এবং Resolution সিলেক্ট করুন।

• তারপর, OK চাপুন এবং আপনার কমপ্রেসড ছবি পাবেন।

আরও পড়ুন: ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ রিডিউস করার পদ্ধতি (২টি সহজ উপায়)

৬. ফর্মুলা ব্যবহার অপ্টিমাইজ করুন

অন্য যেকোনো মডিফিকেশনের মত, ফর্মুলাও সাধারণ টেক্সট বা न्यूमেরিক এন্ট্রির চেয়ে বেশি স্পেস নেয়। কিন্তু কিছু কেসে, ফর্মুলা ব্যবহার অনিবার্য। যদিও এটি সত্য হতে পারে, তবে এটি বেশি স্পেসও নেয়। তাই আপনার ওয়ার্কশিটে ফর্মুলা ব্যবহার অপ্টিমাইজ করার চেষ্টা করুন।

বড় এক্সেল ফাইলে ফর্মুলা ব্যবহার করার সময় নিচের বিষয়গুলো খেয়াল করুন।

• ভোলাটাইল ফর্মুলা যেমন RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT, এবং INFO এড়িয়ে চলার চেষ্টা করুন।
• ফর্মুলা এড়াতে পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করুন।
• পুরো রো বা কলাম রেফারেন্স হিসেবে ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন।
• নিশ্চিত করুন যে রিপিটেড ক্যালকুলেশন জড়িত ফর্মুলা এড়িয়ে চলছেন।

৭. অনইউজড ডেটা রিমুভ করুন

ডেটা বা ইন ইউজ থাকা প্রতিটি সেল আপনার হার্ড ড্রাইভে স্পেস নেয়। এটি ফাইল বড় করে। আপনার যদি স্প্রেডশিটে অনইউজড ডেটাসেট থাকে যেগুলো আপনাকে আর লাগে না, সেগুলো রিমুভ করুন।

সেগুলো পারম্যানেন্টলি রিমুভ করার বদলে, অন্য ফাইলে সেভ করে রাখার চেষ্টা করুন যেহেতু আপনি সেটি নির্দিষ্ট ফাইলে আর লাগেন না। এইভাবে, আপনি যদি পরবর্তী উদ্দেশ্যে সেগুলো লাগে, তবে সেগুলো ফিরে পাবেন।

৮. অনইউজড পিভট টেবিল এবং চার্ট ডিলিট করুন

পিভট টেবিল এবং এক্সেল চার্টও স্পেস নেয়। এবং অধিকাংশ কেসে, সাধারণ সেল বা ফরম্যাটেড ডেটাসেটের চেয়ে বেশি। এগুলো দুর্দান্ত টুল যা আমাদের এক্সেল অপারেশন সহজ করে। কিন্তু আপনার যদি প্রয়োজন না হয়, তবে ফাইল ছোট করতে সেগুলো ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন। এটি সাধারণ এক্সেল অপারেশন যেমন ওপেন এবং সেভিংকেও স্মুথ করবে।

আরও পড়ুন: পিভট টেবিল দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ রিডিউস করার পদ্ধতি

৯. ফাইল বাইনারি হিসেবে সেভ করুন

এক্সেলের লেটেস্ট ভার্সন পর্যন্ত, মাইক্রোসফট এক্সেল সাধারণত xlsx এক্সটেনশন দিয়ে ফাইল সেভ করে। যেসব ওয়ার্কবুকে ম্যাক্রো থাকে, তাদের এক্সটেনশন xlsm। এক্সেলের বাইনারি ফরম্যাটে ফাইল সেভ করার আরেকটি ফরম্যাট আছে যের এক্সটেনশন xlsb। এই টাইপের ফাইল xlsx বা xlsm ফাইল চেয়ে কম স্পেস নেয়। আপনার যদি অন্য কোনো অপশন না থাকে, তবে এটি ট্রাই করুন।

ফাইল বাইনারি হিসেবে সেভ করতে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, আপনার রিবনে File ট্যাবে ক্লিক করুন।
• তারপর ব্যাকস্টেজ ভিউ থেকে Save As সিলেক্ট করুন।
• उसके পর, আপনি যেখানে ফাইল সেভ করতে চান সে ফোল্ডারে নেভিগেট করুন এবং Save as type ড্রপ-ডাউনে Excel Binary Workbook সিলেক্ট করুন।

• তারপর Save চাপুন।

এটি ফাইলকে xlsb ফরম্যাটে সেভ করবে যা xlsx ফরম্যাট চেয়ে কম হওয়া উচিত।

১০. এক্সটার্নাল ডেটা সোর্স চেক করুন

যদি উপরের কোনো পদ্ধতি আপনার এক্সেল ফাইল সাইজ ছোট না করে, তবে আপনার ওয়ার্কবুক তার প্রয়োজনীয়ত চেয়ে বেশি ডেটা ধারণ করছে হতে পারে। সেক্ষেত্রে, আপনাকে এক্সেল ব্যবহার করা উচিত কি না সেটি বড় ডেটাসেট সেভ করার জন্য আবার ভাবা উচিত। এক্সেল একটি ডাটাবেস টুল নয়। বরং, এটি একটি অ্যানালিটিক্যাল টুল হিসেবে ব্যবহৃত হয়। বড় ডাটাবেসের জন্য, আপনাকে ডাটাবেস টুল যেমন Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, ইত্যাদি বিবেচনা করা উচিত।

উপসংহার

এই ছিল সকল ফিক্স যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন যদি আপনি এমন পরিস্থিতিতে পড়েন যেখানে আপনার এক্সেল ফাইল কোনো কারণ ছাড়া খুব বড়। আশা করি এই ফিক্সগুলোর এক বা একাধিক আপনাকে সাহায্য করল। আশা করি আপনি এই গাইডটিকে সহায়ক এবং তথ্যবহুল পেয়েছেন। আপনার যদি কোনো প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকে, তবে নিচে জানান।

এই ধরনের আরও ফিক্স এবং গাইডের জন্য, Exceldemy.com-এ ভিজিট করুন।

সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ

• এক্সেল ফাইল জিপে কমপ্রেস করার পদ্ধতি (২টি উপযুক্ত উপায়)
• এক্সেল ফাইল ছোট সাইজে কমপ্রেস করার পদ্ধতি (৭টি সহজ পদ্ধতি)
• বড় এক্সেল ফাইল সাইজ ৪০-৬০% কমাতে (১২টি প্রমাণিত পদ্ধতি)