এক্সেল থেকে এভেরি লেবেল প্রিন্ট করুন: দ্রুত ও সঠিক লেবেলিং-এর ২ সহজ পদ্ধতি

লেবেল ছোট ছোট কাগজের টুকরো যা কোনো বস্তু সম্পর্কে তথ্য প্রদান করে। আসলে, এই আর্টিকেলে এক্সেল থেকে এভেরি লেবেল প্রিন্ট করার পদ্ধতি দেখানো হয়েছে।

নিচের লিংক থেকে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।

এক্সেল থেকে এভেরি লেবেল প্রিন্ট করার ২ পদ্ধতি

মাইক্রোসফট এক্সেল লেবেল প্রিন্টিংকে একটি সহজ কাজ করে দিয়েছে। স্বীকারোক্তি করি, আমি লেবেল সম্পর্কে বিস্তারিত বিবরণ এড়িয়ে যেছি যা আপনি চাইলে এক্সপ্লোর করতে পারেন। এখানে, প্রথম পদ্ধতিতে ওয়ার্ড ব্যবহার করা হয়েছে যখন দ্বিতীয় পদ্ধতিতে ওয়ার্ড ছাড়া লেবেল প্রিন্ট করা হয়েছে।

তো আরও বিলম্ব না করে, দেখি কিভাবে আমরা লেবেল প্রিন্ট করতে পারি।

১. এক্সেল থেকে ওয়ার্ড ব্যবহার করে এভেরি লেবেল প্রিন্ট করা

আপনি এক্সেল ও ওয়ার্ড ব্যবহার করে এভেরি লেবেল প্রিন্ট করতে পারেন। ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া দেখি।

নিচের ডেটাসেটটি বিবেচনা করুন যা B4:F14 সেলগুলোতে দেখানো হয়েছে। এখানে, কলামগুলো প্রতিটি প্রাপকের Company Name, Address, City, State, এবং Zip Code দেখাচ্ছে।

Step 01: প্রাপকদের টেবিল ডিফাইন করা

• প্রাথমিকভাবে, B4:F14 সেলগুলো সিলেক্ট করুন এবং Formulas > Define Name-এ যান।
• এখন, একটি ডায়লগ বক্স আসবে যেখানে আমরা একটি উপযুক্ত নাম দেব, এই উদাহরণে Company_Name।

নোট: শব্দগুলোর মধ্যে কোনো ফাঁকা স্পেস না থাকা নিশ্চিত করুন। বরং, আপনি আন্ডারস্কোর ব্যবহার করে প্রতিটি শব্দ আলাদা করতে পারেন।

Step 02: ওয়ার্ডে এভেরি লেবেল তৈরি করা

• দ্বিতীয়ভাবে, মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে একটি ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট খুলুন। এবং ট্যাবে যান।
• পরে, Mailings > Start Mail Merge > Labels-এ নেভিগেট করুন।

• এখন, নিচের ছবিতে দেখানো অপশনগুলো বেছে নিন এবং ডায়লগ বক্স বন্ধ করার জন্য OK ক্লিক করুন।

• এরপর, Design > Page Borders সিলেক্ট করুন।
• তৎক্ষণাৎ, একটি উইজার্ড বক্স আসবে, Borders > Grid বেছে নিন।

এটি ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্টে গ্রিড তৈরি করবে।

Step 03: এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে প্রাপক লিস্ট ইম্পোর্ট করা

• তৃতীয়ভাবে, Mailings-এ নেভিগেট করুন, কিন্তু এইবার Select Recipients > Use an Existing List বেছে নিন।

• এরপর, এক্সেল ফাইল সিলেক্ট করে সোর্স ডেটা ওয়ার্ডে ইম্পোর্ট করুন, এই কেসে Print Avery Labels।

• পরে, লিস্ট থেকে টেবিলের নাম Company_Name বেছে নিন।

এটি এক্সেল ওয়ার্কশিট ও ওয়ার্ড ডকুমেন্টের মধ্যে সংযোগ প্রতিষ্ঠা করে।

Step 04: ওয়ার্ডে ফিল্ড ইনসার্ট করা

• চতুর্থভাবে, Mailings > Address Block-এ যান এবং ডায়লগ বক্স থেকে Match Fields অপশন বেছে নিন।

স্পষ্টতঃ, ওয়ার্কশিটের কলাম হেডারগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের নিজস্ব ফিল্ডের সাথে ম্যাচ হয়েছে।

• ডায়লগ বক্স বন্ধ করার জন্য OK ক্লিক করুন।

পরে, আমরা লেবেলের প্রিভিউ দেখি যাতে এগিয়ে যাওয়ার আগে যেকোনো ত্রুটি সংশোধন করা যায়।

• এরপর, Mailings ট্যাবে অবস্থিত Update Labels-এ ক্লিক করুন।

ফলস্বরূপ, সকল লেবেল AddressBlock-এ পরিবর্তিত হয়ে যায়।

Step 05: মার্জিং প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ করা

• শেষে, Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents অপশনে যান।

• এরপর, ডায়লগ বক্সে নিচের ছবি অনুযায়ী অপশনগুলো চেক করুন এবং OK ক্লিক করুন।

চূড়ান্তভাবে, সকল লেবেল ওয়ার্ড ডকুমেন্টে দেখা যাবে।

• আরো, CTRL + P চাপুন ওয়ার্ডে প্রিন্ট অপশন খোলার জন্য।

আরো, প্রিভিউ উইন্ডো থেকে লেবেলের প্রিভিউ দেখতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেল লিস্ট থেকে ওয়ার্ডে লেবেল তৈরি করা (ধাপে ধাপে গাইডলাইন)

সাদৃশ্য পড়ুন

• এক্সেলে মেইলিং লেবেল তৈরি করা (সহজ ধাপে)
• এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে মেইল মার্জ লেবেল করা (সহজ ধাপে)

২. এক্সেল থেকে ওয়ার্ড ছাড়া সিঙ্গল এভেরি লেবেল প্রিন্ট করা

আপনার ডেটা যদি শুধু একটি কলামে থাকে, তবে আপনি ওয়ার্ড ছাড়া লেবেল প্রিন্ট করতে পারেন। এটি একটি সহজ প্রক্রিয়া, তাই শুধু অনুসরণ করুন।

মান লইয়ে চলুন, আমাদের নিচের ডেটাসেট আছে B4:B13 সেলগুলিতে শুধু একটি কলাম যা Address দেখাচ্ছে।

Step 01: ডেটাসেটের একটি কপি তৈরি করা

• প্রথমে, ডেটাসেটটি কপি করে একটি নতুন ওয়ার্কশিটে পেস্ট করুন।

নোট: আপনাকে ডেটাটি প্রথম কলামে A1 সেল থেকে পেস্ট করতে হবে এবং যেকোনো কলাম হেডার রিমুভ করতে হবে।

Step 02: VBA কোড ইনসার্ট করা

• দ্বিতীয়ভাবে, Developer > Visual Basic-এ যান।

• এরপর, একটি Module ইনসার্ট করুন যেখানে আপনি VBA কোড পেস্ট করবেন।

আপনার সুবিধার্থে, আপনি এখান থেকে কোড কপি করে পেস্ট করতে পারেন।

Sub Makelabels() Application.Run "EnterColumn" Cells.Select Selection.RowHeight = 75.75 Selection.ColumnWidth = 34.14 With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlBottom .WrapText = False .Orientation = 0 .AddIndent = False .IndentLevel = 0 .ShrinkToFit = False .ReadingOrder = xlContext .MergeCells = False End With With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlCenter .WrapText = False .Orientation = 0 .AddIndent = False .IndentLevel = 0 .ShrinkToFit = False .ReadingOrder = xlContext .MergeCells = False End With End Sub Sub EnterColumn() Dim reference As Range Dim item As Long Dim data As Long Set reference = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp) data = 1 On Error Resume Next incolno = InputBox("Enter Number of Columns Desired") For item = 1 To reference.Row Step incolno Cells(data, "A").Resize(1, incolno).Value = _ Application.Transpose(Cells(item, "A").Resize(incolno, 1)) data = data + 1 Next Range(Cells(data, "A"), Cells(reference.Row, "A")).ClearContents End Sub

কোড ব্রেকডাউন:

এখন, আমি লেবেল জেনারেট করার জন্য ব্যবহৃত ভিবিএ কোড ব্যাখ্যা করব। এই কেসে, কোডটি দুটি সেকশনে বিভক্ত।

Section 1: EnterColumn() সাব-রুটিনের ব্যাখ্যা

VBA কোডের ব্যাখ্যা নিচে দেওয়া হলো।

• ১- প্রথমে, সাব-রুটিনকে একটি নাম দেয়া হয়েছে এবং ভেরিয়েবলগুলো ডিফাইন করা হয়েছে।
• ২- এরপর, সারির সংখ্যা গণনা করা হয়েছে এবং ইউজার থেকে ইনপুট নেওয়ার জন্য একটি InputBox তৈরি করা হয়েছে।
• ৩- তারপর, একটি For লুপ চলে InputBox-এ নির্দিষ্ট সংখ্যা বার।
• ৪- শেষে, আমরা কলামকে সারিতে Transpose করি, সেলগুলো Resize করি, এবং যেকোনো এক্সট্রা কন্টেন্ট রিমুভ করি।

Section 2: Makelabels() সাব-রুটিনের বর্ণনা

একই রকম, VBA কোডের ব্যাখ্যা নিচে দেওয়া হলো।

• ১- এই সেকশনে, সাব-রুটিনকে একটি নাম দেয়া হয়েছে।
• ২- এরপর, আমরা সাব-রুটিনটি এক্সিকিউট করি।
• ৩- শেষে, Cells প্রপার্টি ব্যবহার করে সেল ফরম্যাটিং স্পেসিফাই করি।

Step 03: লেবেল জেনারেট করার জন্য VBA কোড রান করা

• তৃতীয়ভাবে, F5 কী চাপুন Makelabels() সাব-রুটিন রান করার জন্য।
• ডায়লগ বক্সে কলামের সংখ্যা লিখুন।

Home ট্যাবে All Borders অপশন ব্যবহার করে বর্ডার যোগ করতে পারেন।

Step 04: এক্সেল থেকে লেবেল প্রিন্ট করা

• চতুর্থভাবে, Page Layout ট্যাবে যান এবং কোণার Page Setup অ্যারোতে ক্লিক করুন।
• তারপর, Margins ট্যাব সিলেক্ট করুন এবং নিচের ছবি অনুযায়ী পেজ মার্জিন অ্যাডজাস্ট করুন।

• এরপর, CTRL + P ব্যবহার করে Print মেনু খুলুন।
• এই মুহূর্তে, No Scaling ড্রপ-ডাউন চাপুন এবং Fit All Columns on One Page অপশন সিলেক্ট করুন।

চূড়ান্তভাবে, আপনি লেবেল প্রিন্ট করার জন্য প্রস্তুত। আপনি নিচের স্ক্রিনশটে প্রিন্ট প্রিভিউও দেখতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ওয়ার্ড ছাড়া লেবেল তৈরি করা (ধাপে ধাপে গাইড)

মনে রাখার বিষয়গুলো

• প্রথমে, পদ্ধতি ২ শুধু প্রযোজ্য যদি আপনার ডেটাসেটে একটি কলাম থাকে।
• দ্বিতীয়, কলাম হেডার ফরম্যাট করুন যাতে সেগুলো বাকি ডেটা থেকে আলাদা দাঁড়ায়।
• তৃতীয়, নিশ্চিত করুন কোনো খালি সেল নেই কারণ এটি অপ্রত্যাশিত ফলাফল দিতে পারে।

উপসংহার

উপসংহারে, আশা করি এই আর্টিকেল আপনাকে এক্সেল থেকে এভেরি লেবেল প্রিন্ট করার পদ্ধতি বুঝতে সাহায্য করল। আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট করুন। আরো, আপনি যদি এরকম আরো আর্টিকেল পড়তে চান, তবে আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy ভিজিট করতে পারেন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে অ্যাড্রেস লেবেল প্রিন্ট করা (২ কুইক পদ্ধতি)
• এক্সেল থেকে ওয়ার্ড লেবেলে কনভার্ট করা (সহজ ধাপে)
• এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করা (সহজ ধাপে)