ডেটা ভ্যালিডেশন নিয়ে এক্সেলে কাজ করার সময়, আপনাকে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেমগুলো সরিয়ে ফেলতে হতে পারে যাতে লিস্টের কোনো আইটেম দুবার অ্যাসাইন না হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে একাধিক কর্মচারিকে ভিন্ন ভিন্ন শিফটে দায়িত্ব দিতে হতে পারে এবং আপনি একজন কর্মচারিকে একাধিকবার অ্যাসাইন করতে চান না। অন্য একটি পরিস্থিতি হতে পারে আপনি একটি স্কোর গেমে প্লেয়ারদের ভিন্ন ভিন্ন পজিশনে অ্যাসাইন করছেন এবং একজন প্লেয়ারকে একটি নির্দিষ্ট পজিশনে অ্যাসাইন করতে হচ্ছে। এই কেসগুলোতে, যদি আপনার কাছে কর্মচারীদের শিফট অ্যাসাইন বা প্লেয়ারদের পজিশন অ্যাসাইন করার জন্য একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট থাকে, তবে একবার অ্যাসাইন হলে সেই কর্মচারির বা প্লেয়ারর নাম লিস্ট থেকে সরিয়ে ফেলতে চাইবেন। এই টিউটোরিয়ালে আমি দেখাব কীভাবে এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেমগুলো সরানো যায়।
এই আর্টিকেল পড়ার সময় অনুশীলনের জন্য প্র্যাকটিস বুক ডাউনলোড করুন।
এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেম সরানোর ২টি সহজ পদ্ধতি
একটি পরিস্থিতি ধরুন যেখানে আমাদের কাছে একটি এক্সেল ওয়ার্কশীট আছে একটি সংস্থার কর্মচারীদের নামসহ। আপনাকে এই কর্মচারীদের প্রত্যেককে ভিন্ন ভিন্ন ওয়ার্কিং শিফটে দায়িত্ব দিতে হবে এবং একজন কর্মচারিকে একাধিকবার দায়িত্ব দিতে চান না। সুতরাং, আপনাকে কর্মচারীদের নামের একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট দরকার যা একবার অ্যাসাইন হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই কর্মচারিকে লিস্ট থেকে সরিয়ে ফেলবে। আমি এই ওয়ার্কশীটটি ব্যবহার করে ২টি সহজ উপায় দেখাব ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেমগুলো সরানোর। নিচের ছবিটি সেই ওয়ার্কশীটটি দেখাচ্ছে যাতে ড্রপ-ডাউন লিস্টে ব্যবহৃত আইটেমগুলো সরানো হয়েছে।
পদ্ধতি ১: হেল্পার কলাম ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেম সরান
ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেমগুলো সরাতে একটি সহজ উপায় হলো দুটি হেল্পার কলাম ব্যবহার করা। চলুন দেখি কীভাবে করা যায়।
ধাপ ১:
- প্রথমে, Row Number কলামের অধীনে সেল C5-এ নিচের ফর্মুলা লিখুন:
=IF(COUNTIF($F$5:$F$14,B5)>=1,"",ROW())
ফর্মুলা ব্যাখ্যা:
- IF ফাংশন লজিক্যাল টেস্ট COUNTIF($F$5:$F$14, B5)>=1 চালাবে।
- COUNTIF ফাংশন খুঁজে বের করবে সেল B5절দার মান অবসোলিউট রেঞ্জ $F$5:$F$14-এ একাধিকবার আছে কিনা।
- যদি সেল B5절দার মান অবসোলিউট রেঞ্জ $F$5:$F$14-এ একবার বা অধিক থাকে, তবে IF ফাংশন একটি খালি স্ট্রিং ("") রিটার্ন করবে।
- অন্যথায়, IF ফাংশন ROW ফাংশন ব্যবহার করে সেল B5-এর রো নম্বর রিটার্ন করবে।
- তারপর ENTER চাপলে, সেল C5-এ সেল B5-এর রো নম্বর পাওয়া যাবে।
- এখন, সেল C5-এর ফিল-হ্যান্ডেল নিচে টেনে Row Number কলামের বাকি সেলগুলোতে ফর্মুলা প্রয়োগ করুন।
- চূড়ান্তে, আমরা Employee কলামের সকল সেলের রো নম্বর পাব।
ধাপ ২:
- পরবর্তী, Employee Name কলামের অধীনে সেল D5-এ নিচের ফর্মুলা লিখুন:
=IF(ROW(B5)-ROW(B$5)+1>COUNT(C$5:C$14),"",INDEX(B:B,SMALL(C$5:C$14,1+ROW(B5)-ROW(B$5))))
ফর্মুলা ব্যাখ্যা:
- IF ফাংশন লজিক্যাল টেস্ট ROW(B5)-ROW(B$5)+1>COUNT(C$5:C$14) চালাবে।
- COUNT ফাংশন অবসোলিউট রেঞ্জ C$5:C$14-এ সেলের সংখ্যা গণনা করবে।
- SMALL ফাংশন অবসোলিউট রেঞ্জ C$5:C$14-এ k-তম ক্ষুদ্রতম মান খুঁজে বের করবে। এখানে k নির্ধারিত হবে 1+ROW(B5)-ROW(B$5)-দ্বারা।
- INDEX ফাংশন SMALL ফাংশন দ্বারা নির্ধারিত অবসোলিউট রেঞ্জ C$5:C$14-এ k-তম ক্ষুদ্রতম মান-কে একমাত্র আর্গুমেন্ট (row_num) হিসেবে নিয়ে সেলের রেফারেন্স রিটার্ন করবে।
- তারপর ENTER চাপলে, সেল D5-এ সেল B5-এর কর্মচারীর নাম পাওয়া যাবে।
- এখন, সেল D5-এর ফিল-হ্যান্ডেল নিচে টেনে Employee Name কলামের বাকি সেলগুলোতে ফর্মুলা প্রয়োগ করুন।
- চূড়ান্তে, আমরা Employee কলামে সকল কর্মচারী নাম পাব।
ধাপ ৩:
- পরবর্তী, Formulas ট্যাব থেকে Define Name-এ ক্লিক করুন।
- এখন Edit Name নামে একটি নতুন উইন্ডো আসবে। Name ইনপুট বক্সে Employee লিখুন।
- তারপর Refers to ইনপুট বক্সে নিচের ফর্মুলা লিখুন:
=Helper!$B$4:$D$14=OFFSET(Helper!$D$5,0,0, COUNTA(Helper!$D$5:$D$14)-COUNTBLANK(Helper!$D$5:$D$14),1)ফর্মুলা ব্যাখ্যা:
- Helper হলো আমরা যে ওয়ার্কশীট-এ কাজ করছি তার নাম।
- COUNTA ফাংশন অবসোলিউট রেঞ্জ $D$5:$D$14-এ সকল সেল মান গণনা করবে।
- COUNTBLANK ফাংশন অবসোলিউট রেঞ্জ $D$5:$D$14-এ খালি সেলের সংখ্যা গণনা করবে।
- उसके बाद OK চাপুন।
ধাপ ৪:
- পরবর্তী, Drop-Down কলামের সকল সেল সিলেক্ট করুন ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে।
- এখন Data ট্যাব থেকে Data Validation ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন।
- তারপর ড্রপ-ডাউন থেকে Data Validation সিলেক্ট করুন।
- এখন Data Validation নামে একটি নতুন উইন্ডো আসবে। সেখান থেকে Allow ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে List সিলেক্ট করুন।
- তারপর Source ইনপুট বক্সে =Employee লিখুন।
- उसके बाद OK চাপুন।
- চূড়ান্তে, আমরা Drop-Down কলামের প্রতিটি সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখব।
- এখন, সেল F5-এর ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে নাম Gus Fring সিলেক্ট করুন।
- এখন যদি আমরা দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন-এ ক্লিক করি, তবে দেখব নাম Gus Fring এই ড্রপ-ডাউন লিস্টে নেই। যেহেতু আমরা ইতিমধ্যে এই আইটেমটি ব্যবহার করেছি, সেজন্য এটি পরবর্তী ড্রপ-ডাউন লিস্টগুলো থেকে সরিয়ে ফেলা হয়েছে।
- পরবর্তী, যদি আমরা অন্যান্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে নাম সিলেক্ট করি, তবে দেখব সিলেক্ট করা আইটেমগুলো বা নামগুলো পরবর্তী ড্রপ-ডাউন লিস্টগুলো থেকে সরিয়ে ফেলা হয়েছে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে একাধিক কলামে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (৩ উপায়)
সদৃশ পাঠনীয়:
- এক্সেলে মাল্টি সিলেক্ট লিস্টবক্স তৈরি করা
- সিলেকশনের উপর নির্ভরশীল এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট
- সেল ভ্যালুর সাথে ড্রপ-ডাউন লিস্ট লিঙ্ক করা এক্সেলে (৫ উপায়)
- শর্তসাপেক্ষ ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলে (তৈরি, সর্ট এবং ব্যবহার)
- এক্সেলে ডাইনামিক ডিপেনডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা
পদ্ধতি ২: FILTER এবং COUNTIF ফাংশন একসাথে ব্যবহার করে এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেম সরান
যদি আপনার কাছে Microsoft Office 365 থাকে, তবে সবচেয়ে সহজ উপায় হবে Excel 365-এ এক্সক্লুসিভ FILTER ফাংশন ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেমগুলো সরানো। আমাদের নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে।
ধাপ ১:
- প্রথমে, Row Number কলামের অধীনে সেল C5-এ নিচের ফর্মুলা লিখুন:
=FILTER(B5:B14, COUNTIF(E5:E14,B5:B14)=0)
ফর্মুলা ব্যাখ্যা:
- FILTER ফাংশন আমাদের রেঞ্জ B5:B14 কে ক্রাইটেরিয়া COUNTIF(E5:E14, B5:B14)=0 অনুযায়ী ফিল্টার করতে দেবে।
- COUNTIF ফাংশন নির্ধারণ করবে রেঞ্জ B5:B14 রেঞ্জ E5:E14-এ আছে কিনা।
- তারপর ENTER চাপলে, আমরা Employee কলামের সকল কর্মচারী নাম পাব।
ধাপ ২:
- পরবর্তী, Drop-Down কলামের সকল সেল সিলেক্ট করুন ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে।
- এখন Data ট্যাব থেকে Data Validation ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন।
- তারপর ড্রপ-ডাউন থেকে Data Validation সিলেক্ট করুন।
- এখন Data Validation নামে একটি নতুন উইন্ডো আসবে। আমরা Allow ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে List সিলেক্ট করব।
- তারপর Source ইনপুট বক্সে $C$5:$C$14 লিখুন। বিকল্পভাবে, আপনি =$C$5# ও লিখতে পারেন Source ইনপুট বক্সে।
- उसके बाद OK চাপুন।
- চূড়ান্তে, আমরা Drop-Down কলামের প্রতিটি সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখব।
- এখন, সেল F5-এর ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে নাম Stuart Bloom সিলেক্ট করুন।
- এখন যদি আমরা দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন-এ ক্লিক করি, তবে দেখব নাম Stuart Bloom এই ড্রপ-ডাউন লিস্টে নেই। যেহেতু আমরা ইতিমধ্যে এই আইটেমটি ব্যবহার করেছি, সেজন্য এটি পরবর্তী ড্রপ-ডাউন লিস্টগুলো থেকে সরিয়ে ফেলা হয়েছে।
- পরবর্তী, যদি আমরা অন্যান্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে নাম সিলেক্ট করি, তবে দেখব সিলেক্ট করা আইটেমগুলো বা নামগুলো পরবর্তী ড্রপ-ডাউন লিস্টগুলো থেকে সরিয়ে ফেলা হয়েছে।
আরও পড়ুন: সিলেকশন ভিত্তিক ডেটা এক্সট্রাক্ট করার জন্য ড্রপ-ডাউন ফিল্টার তৈরি করা এক্সেলে
কুইক নোটস
🎯 FILTER ফাংশন একটি এক্সক্লুসিভ ফাংশন যা বর্তমানে শুধুমাত্র Excel 365-এ উপলব্ধ। তাই এটি আপনার ওয়ার্কশীটে কাজ করবে না যদি আপনার পিসিতে Excel 365 না থাকে।
🎯 এবং এই আর্টিকেলটি পড়ুন এক্সেলে ইউনিক ভ্যালুসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করার পদ্ধতি শিখতে।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে আমরা শিখেছি এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেমগুলো কীভাবে সরানো যায়। আশা করি এখন থেকে আপনি সহজেই এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্যবহৃত আইটেমগুলো সরাতে পারবেন। যাইহোক, আপনার এই আর্টিকেল সম্পর্কে যেকোনো প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে নিচে কমেন্ট করুন। ভালো থাকবেন!!!
সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো
- এক্সেলে সার্চযোগ্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (২ পদ্ধতি)
- রঙিন এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (২ উপায়)
- এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করলে (৮ সমস্যা ও সমাধান)
- এক্সেলে রেঞ্জ থেকে লিস্ট তৈরি করা (৩ পদ্ধতি)
- এক্সেলে অটো আপডেট ড্রপ-ডাউন লিস্ট (৩ উপায়)
