ব্যবসায়, আমাদের হাজার হাজার গ্রাহক রয়েছে এবং আমাদের পরিষেবাগুলিতে যে কোনও আপডেট বা পরিবর্তনের বিষয়ে তাদের জানাতে হবে। Excel এ একটি মেইলিং তালিকা তৈরি করা আমাদেরকে কয়েক মিনিটের মধ্যে ক্লান্তিকর কাজ করতে সাহায্য করে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আমাদের কাছে এক্সেল ফাইলে গ্রাহকদের মেইলিং ঠিকানা থাকে এবং আমরা সেই গ্রাহকদের মেইলিং ঠিকানা ব্যবহার করে আমাদের কোম্পানির ঠিকানা পরিবর্তন সম্পর্কে তাদের জানাতে চাই।
ধরা যাক আমাদের কোম্পানির নাম হল Marigold Sales, এবং ঠিকানাটি 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 থেকে পরিবর্তিত হয়েছে থেকে মেরিগোল্ড সেলস, 71 গ্লেনডেল এভ. বোকা রাটন, ফ্লোরিডা 33428 . এখন, আমরা আমাদের গ্রাহকদের এই ঘটনা সম্পর্কে জানাতে চাই৷
আমরা একটি মেইলিং তালিকা ব্যবহার করে এই ঘটনা সম্পর্কে তাদের জানাতে চাই।
এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন
Excel এ একটি মেইলিং তালিকা তৈরি করার 2 সহজ উপায়
পদ্ধতি 1:মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড মেল মার্জ ব্যবহার করে এক্সেলে একটি মেইলিং তালিকা তৈরি করা
Microsoft Word মেল মার্জ নামে একটি বৈশিষ্ট্য অফার করে . আমরা এক্সেল থেকে ডেটা আমদানি করার পরে একটি মেইলিং তালিকার একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারি। ডেটাতে সমস্ত গ্রাহকের নাম থাকে , কোম্পানির নাম , কোম্পানির ঠিকানা , এবং ইমেল ঠিকানা . মেল মার্জ৷ আমরা নিম্নলিখিত ক্রমগুলি সম্পাদন করার পরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি মেইলিং তালিকা সন্নিবেশ করাবে৷
ধাপ 1: যেহেতু আপনি একটি মেলিং তালিকা তৈরি করতে চান, আপনাকে Microsoft Word ব্যবহার করে একটি লিখিত বার্তা প্রস্তুত করতে হবে . Microsoft Word খুলুন , মেইলিং-এ যান ট্যাব> অক্ষর নির্বাচন করুন (Sটার্ট মেল মার্জ থেকে বিভাগ)।
ধাপ 2: আপনার প্রয়োজনীয়তা অনুসারে বার্তাটি লিখুন (অর্থাৎ, ঠিকানা পরিবর্তন সম্পর্কে গ্রাহককে অবহিত করা ) নীল আপনি যে মেইলিং লিস্ট তৈরি করতে চলেছেন তার সাথে রঙ্গিন লেখা হবে।
ধাপ 3: প্রাপকদের নির্বাচন করুন নির্বাচন করুন৷ ( স্টার্ট মেল মার্জ থেকে বিভাগ)> একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন চয়ন করুন (বিকল্প থেকে)।
পদক্ষেপ 4: একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন নির্বাচন করা আপনাকে আপনার কম্পিউটার ফোল্ডারে নিয়ে যায়। প্রয়োজনীয় ফাইলটি নির্বাচন করুন (যেমন, Excel এ একটি মেইলিং তালিকা তৈরি করা )।
খুলুন-এ ক্লিক করুন .
ধাপ 5: টেবিল নির্বাচন করুন৷ জানালা খোলে। নিশ্চিত করুন যে আপনি ডেটার প্রথম সারিতে কলাম হেডার রয়েছে চেক করুন৷ টগল করুন।
ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
পদক্ষেপ 6: Microsoft Word ডেটা লোড করে। প্রাপকের নামের পাশে কার্সারটি রাখুন তারপর মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন এ যান (লেখা ও সন্নিবেশ ক্ষেত্রগুলিতে মেইলিং এর অধীনে ট্যাব)।
পদক্ষেপ 7: মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন৷ ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে। ডাটাবেস ক্ষেত্র নির্বাচন করুন সন্নিবেশ বিভাগ এর অধীনে . তারপর, যেকোনো ক্ষেত্র নির্বাচন করুন (যেমন, প্রথম নাম ) পরে, ঢোকান-এ ক্লিক করুন নীচের ছবিতে দেখানো হয়েছে৷
৷
পরে, ধাপ ৭ পুনরাবৃত্তি করুন প্রায় 3 অথবা 4 প্রথম নাম সন্নিবেশ করার সময় , শেষ নাম , কোম্পানির নাম , শহর , রাজ্য , এবং জিপ কোড . আপনি আপনার বার্তার যেকোনো ক্ষেত্র সন্নিবেশ করতে পারেন,
ধাপ 8: আবার, অভিবাদন লাইনের সামনে কার্সার রাখুন (যেমন, প্রিয় প্রাপকের নাম ) তারপরে লেখুন এবং ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন-এ হোভার করুন৷ বিভাগ> অভিবাদন লাইন নির্বাচন করুন .
ধাপ 9: অভিবাদন লাইন ঢোকান ডায়ালগ বক্স পপ আপ হয়। অভিবাদন লাইন সন্নিবেশ করান থেকে ডায়ালগ বক্স,
গ্রাহকের নামের যে কোনো বিন্যাস নির্বাচন করুন . আপনি কমা লাগাতে পারেন (, ) অথবা প্রাপকের নামের পরে অন্যান্য সীমাবদ্ধকারী . আপনার কর্মের পূর্বরূপ প্রিভিউ এর অধীনে প্রদর্শিত হয়৷ ডায়ালগ বক্সে বিভাগ।
ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
পদক্ষেপ 1 কার্যকর করা হচ্ছে থেকে9 ডেটা ফাইলে প্রতিটি গ্রাহকের জন্য মেল তালিকার একটি টেমপ্লেট প্রস্তুত করে। নিচের ছবিতে দেখানো টেমপ্লেটটি একই রকম হবে।
পদক্ষেপ 10: আপনি যদি কোন গ্রাহকের জন্য প্রিভিউ দেখতে চান। শুধু প্রিভিউ ফলাফল নির্বাচন করুন বিকল্প (প্রিভিউ ফলাফল থেকে বিভাগ)।
মুহূর্তের মধ্যে, টেমপ্লেটটি 1-এ রূপান্তরিত হয়৷ st নিম্নলিখিত ছবিতে দেখানো হিসাবে গ্রাহকের মেইলিং চিঠি।
আপনি প্রথম এর মধ্যে কোন স্থান দেখতে পাচ্ছেন না৷ এবং শেষ নাম গ্রাহকের সহজভাবে একটি স্পেস রাখুন প্রথম নামের পরে নিচের ছবিতে করা হয়েছে।
সমস্ত গ্রাহকদের নামের মধ্যে তাদের প্রথম এর মধ্যে একই স্থান থাকবে৷ এবং শেষ নাম . ডেটার মধ্যে এগিয়ে এবং পিছনে যেতে দিকনির্দেশের তীরগুলিতে ক্লিক করুন৷
ধাপ 11: আপনি সম্পাদনা করতে পারেন৷ , মুদ্রণ করুন , অথবা এমনকি ইমেল চিঠিটি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট বিকল্পগুলিতে ক্লিক করে (যেমন, ইমেল বার্তা পাঠান )।
ধাপ 12: ই-মেইলে মার্জ করুন ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে। ইমেল ঠিকানা নির্বাচন করুন প্রতি-এ কমান্ড বক্স। একটি উপযুক্ত বিষয় টাইপ করুন (যেমন, ঠিকানা পরিবর্তন ) সাবজেক্ট লাইনে কমান্ড বক্স।
ঠিক আছে ক্লিক করুন .
আপনি ইমেল পাঠাতে গ্রাহক সংখ্যার একটি পরিসীমা বাছাই করতে পারেন।
আরো পড়ুন:কিভাবে Excel এ একটি কমা বিভক্ত তালিকা তৈরি করবেন (5 পদ্ধতি)
একই রকম পড়া
- এক্সেলের মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে কীভাবে তালিকা তৈরি করবেন (৪টি পদ্ধতি)
- মাপদণ্ডের (9 পদ্ধতি) উপর ভিত্তি করে Excel এ একটি অনন্য তালিকা তৈরি করুন
- এক্সেলে একটি সংখ্যাযুক্ত তালিকা কীভাবে তৈরি করবেন (8 পদ্ধতি)
পদ্ধতি 2: একটি মেইলিং তালিকা তৈরি করা হচ্ছে Microsoft ব্যবহার করে আউটলুক আমদানি বৈশিষ্ট্য৷
আগের পদ্ধতিতে, আমরা Microsoft Word ব্যবহার করেছি একটি মেইলিং তালিকা তৈরি করতে। যাইহোক, Microsoft Outlook শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট ডেটা টাইপ ফাইল (যেমন, CSV) আমদানি করে একটি মেলিং বক্স তৈরি করার বিকল্পও অফার করে ফাইলের ধরন)।
যেহেতু আমাদের কাছে এক্সেলে গ্রাহকদের পরিচিতির একটি ডেটা ফাইল আছে, আমরা শুধু ফাইলটিকে CSV-এ রূপান্তর করি এক্সেলের এভাবে সংরক্ষণ করুন ব্যবহার করে বিন্যাস বৈশিষ্ট্য ফাইল রূপান্তরটি নীচের ছবিতে চিত্রিত করা হয়েছে (ফাইল-এ যান৷> এই রূপে সংরক্ষণ করুন৷> CSV নির্বাচন করুন প্রস্তাবিত ফর্ম্যাটগুলি থেকে> সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন৷ )।
এক্সেল ফাইলটিকে CSV-এ রূপান্তর করার পর ফাইল ফরম্যাট, Microsoft Outlook ব্যবহার করে একটি মেলিং তালিকা তৈরি করতে নিচের ধাপগুলি অনুসরণ করুন .
ধাপ 1: Microsoft Outlook খুলুন . ফাইল নির্বাচন করুন .
ধাপ 2: ফাইল থেকে রিবন বিকল্প।
খুলুন এবং রপ্তানি করুন চয়ন করুন৷> আমদানি/রপ্তানি-এ ক্লিক করুন .
ধাপ 3: আমদানি এবং রপ্তানি উইজার্ড৷ প্রদর্শিত উইজার্ডে, অন্য প্রোগ্রাম বা ফাইল থেকে আমদানি করুন চয়ন করুন৷ বিকল্প।
পরবর্তী টিপুন .
পদক্ষেপ 4: একটি ফাইল আমদানি করুন৷ কমান্ড বক্স খোলে। কমা বিভক্ত মান নির্বাচন করুন (CSV ) হিসাবে যে ফাইলটি থেকে আমদানি করতে হবে তা নির্বাচন করুন৷ .
পরবর্তী ক্লিক করুন .
ধাপ 5: এখন, একটি ফাইল আমদানি করুন-এ৷ কমান্ড বক্স, ব্রাউজ করুন এ ক্লিক করুন একটি ফাইল আমদানি করতে (আগে সংরক্ষিত CSV ফাইল)।
পদক্ষেপ 6: পূর্বে সংরক্ষিত CSV বেছে নিন কম্পিউটার ডিরেক্টরি থেকে ফাইল এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন .
পদক্ষেপ 7: Outlook ধাপ 6-এ আমদানি করা ফাইল লোড করে এবং প্রদর্শন। ডুপ্লিকেট তৈরি করার অনুমতি দিন চেক করুন বিকল্প এবং তারপর পরবর্তী যান .
ধাপ 8: আপনাকে অবস্থান নির্বাচন করতে হবে (যেমন, পরিচিতি ) যেখানে আমদানি করা ফাইলটি বের করতে হবে তারপর পরবর্তী-এ ক্লিক করুন .
ধাপ 9: ক্ষেত্রগুলিকে মেলানোর জন্য, আপনাকে আউটলুকে বলতে হবে যে কোন আইটেমগুলি নাম হিসাবে গ্রহণ করবে৷ , কোম্পানি , অথবাইমেল ঠিকানা . ফলস্বরূপ, মানচিত্র কাস্টম ক্ষেত্রগুলিতে ক্লিক করুন৷ .
পদক্ষেপ 10: থেকে মানটি টেনে আনুন (বাম পাশ) থেকে প্রতি (ডান সাইড) তাদের একই হিসাবে বরাদ্দ করতে।
ধাপ 10 পুনরাবৃত্তি করুন কোম্পানির নাম এর জন্য এবং ইমেল ঠিকানা তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন নিচের ছবির মত।
ধাপ 11: আপনি ফাইল গন্তব্য পরিবর্তন করতে পারেন. যদি এই ধরনের ক্রিয়াকলাপের কোন প্রয়োজন না থাকে, তাহলে সমাপ্তি এ ক্লিক করুন .
আউটলুক এক সেকেন্ড সময় নেয় তারপর সমস্ত পরিচিতি লোড করে। আপনি যদি আমদানি করা পরিচিতিগুলি পরীক্ষা করতে চান তবে পরিচিতিগুলি -এ যান৷ এবং সমস্ত আমদানি করা পরিচিতিগুলি নিম্নলিখিত ছবিতে দেখাবে।
আপনি প্রথম নাম গণনা বা ক্রস-চেক করতে পারেন সোর্স ডেটা সহ। এই আউটলুক একটি মেলিং তালিকা তৈরি করে যেখান থেকে আপনি সহজেই তাদের প্রত্যেককে তাত্ক্ষণিকভাবে মেল করতে পারেন৷
৷আরো পড়ুন:কিভাবে Excel এ বর্ণানুক্রমিক তালিকা তৈরি করবেন (3 উপায়)
উপসংহার
এই প্রবন্ধে, আমরা দেখাই কিভাবে Microsoft Products-এর ইন্টারলিঙ্ক ক্ষমতা ব্যবহার করে Excel এ একটি মেলিং তালিকা তৈরি করতে হয়। (যেমন, Microsoft Word এবং Microsoft Outlook ) আশা করি এই পদ্ধতিগুলি এক্সেলে একটি মেইলিং তালিকা তৈরিতে আপনার অনুসন্ধান পূরণ করবে। মন্তব্য করুন, যদি আপনার আরও জিজ্ঞাসা থাকে বা যোগ করার কিছু থাকে।
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- এক্সেলে কিভাবে বুলেটেড তালিকা তৈরি করবেন (9 পদ্ধতি)
- এক্সেলে একটি করণীয় তালিকা তৈরি করুন (3টি সহজ পদ্ধতি)
- এক্সেলের একটি কক্ষের মধ্যে কীভাবে একটি তালিকা তৈরি করবেন (3টি দ্রুত পদ্ধতি)
- এক্সেলে একটি মূল্য তালিকা তৈরি করুন (ধাপে ধাপে নির্দেশিকা)
