এক্সেলে মেইলিং লিস্ট তৈরি করুন – দুইটি প্রমাণিত পদ্ধতি

ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানগুলোতে হাজার হাজার কাস্টমার থাকে এবং তাদের সার্ভিস আপডেট বা পরিবর্তন সম্পর্কে জানাতে হয়। এক্সেলে মেইলিং লিস্ট তৈরি করলে এই কঠিন কাজটি মিনিটের মধ্যে করা যায়। অধিকাংশ ক্ষেত্রে কাস্টমারদের মেইলিং অ্যাড্রেস এক্সেল ফাইলে থাকে, এবং সেই অ্যাড্রেসগুলো ব্যবহার করে কোম্পানির অ্যাড্রেস পরিবর্তন সম্পর্কে তাদের জানাতে চায়।

মান लीজिए আমাদের কোম্পানির নাম Marigold Sales, এবং অ্যাড্রেস পরিবর্তন হয়েছে 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 থেকে Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428। এখন আমরা আমাদের কাস্টমারদের এই ঘটনা সম্পর্কে জানাতে চাই।

আমরা এই ঘটনা সম্পর্কে তাদেরকে মেইলিং লিস্ট ব্যবহার করে জানাতে চাই।

এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

এক্সেলে মেইলিং লিস্ট তৈরির ২টি সহজ পদ্ধতি

পদ্ধতি ১: মাইক্রোসফট ওয়ার্ড মেইল মার্জ ব্যবহার করে এক্সেলে মেইলিং লিস্ট তৈরি

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এ মেইল মার্জ নামক একটি ফিচার রয়েছে। এক্সেল থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করে এই ফিচার ব্যবহার করে মেইলিং লিস্টের একটি টেমপ্লেট তৈরি করা যায়। ডেটাতে সকল কাস্টমারদের নাম, কোম্পানির নাম, কোম্পানির অ্যাড্রেস, এবং ইমেইল অ্যাড্রেস থাকে। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করলে মেইল মার্জ স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেইলিং লিস্ট তৈরি করবে।

স্টেপ ১: আপনি যেহেতু মেইলিং লিস্ট তৈরি করতে চান, তাই মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এ একটি লেখিত বার্তা তৈরি করতে হবে। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড খুলুন, মেইলিংস ট্যাবে যান > লেটার্স বেছে নিন ( স্টার্ট মেইল মার্জ সেকশন থেকে)।

স্টেপ ২: আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী বার্তা লিখুন (যেমন: কাস্টমারকে অ্যাড্রেস পরিবর্তন সম্পর্কে জানানো)। নীল রঙের লেখাগুলো আপনি তৈরি করতে যাচ্ছেন মেইলিং লিস্টের সাথে মিলবে।

স্টেপ ৩: সিলেক্ট রিসিপিয়েন্টস বেছে নিন ( স্টার্ট মেইল মার্জ সেকশন থেকে) > অপশন থেকে ইউজ एন এক্সিস্টিং লিস্ট বেছে নিন।

স্টেপ ৪: ইউজ এন এক্সিস্টিং লিস্ট বেছে নেওয়ায় আপনাকে কম্পিউটারের ফোল্ডারগুলোতে নিয়ে যাবে। প্রয়োজনীয় ফাইলটি বেছে নিন (যেমন: Creating a Mailing List in Excel)।

ওপেন-এ ক্লিক করুন।

স্টেপ ৫: সিলেক্ট টেবিল উইন্ডো খুলবে। নিশ্চিত করুন যে First row of data contains column headers টগলটি চেক করা আছে।

ওকে-এ ক্লিক করুন।

স্টেপ ৬: মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডেটা লোড করবে। কার্সরটি রিসিপিয়েন্ট নেম-এর পাশে রাখুন তারপর মেইলিংস ট্যাবের অধীনে রাইট & ইনসার্ট ফিল্ডস সেকশন থেকে ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ যান।

স্টেপ ৭: ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড ডায়ালগ বক্স খুলবে। ইনসার্ট সেকশনের অধীনে ডাটাবেস ফিল্ডস বেছে নিন। তারপর যেকোনো ফিল্ড বেছে নিন (যেমন: ফার্স্ট নেম), তারপর ছবির মতো ইনসার্ট-এ ক্লিক করুন।

এবং, স্টেপ ৭ প্রায় ৩ বা ৪ বার পুনরাবৃত্তি করে ফার্স্ট নেম, লাস্ট নেম, কোম্পানি নেম, সিটি, স্টেট, এবং জিপ কোড ইনসার্ট করুন। আপনি আপনার বার্তায় যেকোনো ফিল্ড ইনসার্ট করতে পারেন।

স্টেপ ৮: আবার কার্সরটি গ্রিটিং লাইনের সামনে রাখুন (যেমন: Dear Recipient Name)। তারপর রাইট & ইনসার্ট ফিল্ডস সেকশনে যান > গ্রিটিং লাইন বেছে নিন।

স্টেপ ৯: ইনসার্ট গ্রিটিং লাইন ডায়ালগ বক্স পপ-আপ হবে। ইনসার্ট গ্রিটিং লাইন ডায়ালগ বক্স থেকে,

কাস্টমার নেম-এর যেকোনো ফরম্যাট বেছে নিন। রিসিপিয়েন্ট নেম-এর পরে কমা (,) বা অন্য ডিলিমিটার দিতে পারেন। আপনার অ্যাকশনের প্রিভিউ ডায়ালগ বক্সের প্রিভিউ সেকশনে দেখাবে।

ওকে-এ ক্লিক করুন।

স্টেপ ১ থেকে ৯ আঞ্চলিক করার ফলে ডেটা ফাইলের প্রতিটি কাস্টমারের জন্য মেইল লিস্টের একটি টেমপ্লেট তৈরি হবে। টেমপ্লেটটি নিচের ছবির মতো হবে।

স্টেপ ১০: আপনি যদি যেকোনো কাস্টমারের জন্য প্রিভিউ দেখতে চান। শুধু প্রিভিউ রেজাল্টস অপশনটি বেছে নিন ( প্রিভিউ রেজাল্টস সেকশন থেকে)।

ক্ষণিক সময়ে টেমপ্লেটটি ১^st কাস্টমারের মেইলিং লেটারে রূপান্তরিত হবে যেমন নিচের ছবিতে দেখানো হয়েছে।

কাস্টমারের ফার্স্ট এবং লাস্ট নেম-এর মাঝে কোনো স্পেস নেই। সহজেই ফার্স্ট নেম-এর পরে একটি স্পেস দিন নিচের ছবির মতো।

সকল কাস্টমারের নামের মাঝে একইভাবে স্পেস থাকবে। ডিরেকশন অ্যারোতে ক্লিক করে ডেটার মধ্যে ফরোয়ার্ড এবং ব্যাকওয়ার্ড যাওয়া যাবে।

স্টেপ ১১: আপনি চাতুরে এডিট, প্রिंট, অথবা ইমেইল করতে পারেন নির্দিষ্ট অপশনে ক্লিক করে (যেমন: সেন্ড ইমেইল মেসেজ)।

স্টেপ ১২: মার্জ টু ই-মেইল ডায়ালগ বক্স দেখাবে। To কমান্ড বক্সে ইমেইল অ্যাড্রেস বেছে নিন। সাবজেক্ট লাইন কমান্ড বক্সে উপযুক্ত সাবজেক্ট লিখুন (যেমন: Address Change)।

ওকে ক্লিক করুন।

আপনি কাস্টমার নম্বরের একটি রেঞ্জ বেছে নিতে পারেন যাদের ইমেইল পাঠাতে চান।

আরও পড়ুন: এক্সেলে কমা সেপারেটেড লিস্ট তৈরি করা (৫ পদ্ধতি)

সাদৃশ্য পাঠ্য:

• এক্সেলে কাঙ্ক্ষিত মানদণ্ড অনুযায়ী লিস্ট জেনারেট করা (৪ পদ্ধতি)
• এক্সেলে কাঙ্ক্ষিত মানদণ্ড অনুযায়ী ইউনিক লিস্ট তৈরি (৯ পদ্ধতি)
• এক্সেলে নম্বরড লিস্ট তৈরি (৮ পদ্ধতি)

পদ্ধতি ২: মাইক্রোসফট আউटलুক ইম্পোর্ট ফিচার ব্যবহার করে মেইলিং লিস্ট তৈরি

পূর্বের পদ্ধতিতে আমরা মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ব্যবহার করেছি মেইলিং লিস্ট তৈরি করতে। যাইহোক, মাইক্রোসফট আউटलুক-ও একটি অপশন দেয় নির্দিষ্ট ডেটা টাইপের ফাইল (যেমন: CSV ফাইল টাইপ) ইম্পোর্ট করে মেইলিং বক্স তৈরি করতে।

যেহেতু আমাদের কাস্টমার কন্টাক্টের ডেটা ফাইল এক্সেলে রয়েছে, আমরা এক্সেলের সেভ এজ ফিচার ব্যবহার করে ফাইলটিকে CSV ফরম্যাটে কনভার্ট করব। ফাইল কনভার্সন নিচের ছবিতে দেখানো হয়েছে ( ফাইল > সেভ এজ > অফার করা ফরম্যাট থেকে CSV বেছে নিন > সেভ ক্লিক করুন)।

এক্সেল ফাইলকে CSV ফরম্যাটে কনভার্ট করার পর নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে মাইক্রোসফট আউटलুক ব্যবহার করে মেইলিং লিস্ট তৈরি করুন।

স্টেপ ১: মাইক্রোসফট আউटलুক খুলুন। ফাইল বেছে নিন।

স্টেপ ২: ফাইল রিবন অপশন থেকে।

ওপেন & এক্সপোর্ট বেছে নিন > ইম্পোর্ট/এক্সপোর্ট-এ ক্লিক করুন।

স্টেপ ৩: ইম্পোর্ট অ্যান্ড এক্সপোর্ট উইজার্ড দেখাবে। উইজার্ডে ইম্পোর্ট फ्रম অনাদার প্রোগ্রাম অর ফাইল অপশন বেছে নিন।

নেক্সট চাপুন।

স্টেপ ৪: ইম্পোর্ট এ ফাইল কমান্ড বক্স খুলবে। Select the file type to import from হিসেবে কমা সেপারেটেড ভ্যালুস (CSV) বেছে নিন।

নেক্সট ক্লিক করুন।

স্টেপ ৫: এখন ইম্পোর্ট এ ফাইল কমান্ড বক্সে, পূর্বে সংরক্ষিত CSV ফাইলটি ইম্পোর্ট করার জন্য ব্রাউজ-এ ক্লিক করুন।

স্টেপ ৬: কম্পিউটার ডিরেক্টরি থেকে পূর্বে সংরক্ষিত CSV ফাইলটি বেছে নিয়ে ওকে ক্লিক করুন।

স্টেপ ৭: আউटलুক স্টেপ ৬-এ ইম্পোর্ট করা ফাইলটি লোড করবে এবং দেখাবে। Allow duplicate to be created অপশনটি চেক করুন এবং তারপর নেক্সট-এ যান।

স্টেপ ৮: আপনাকে লোকেশন বেছে নিতে হবে (যেমন: Contacts) যেখানে ইম্পোর্ট করা ফাইলটি এক্সট্র্যাক্ট হবে, তারপর নেক্সট-এ ক্লিক করুন।

স্টেপ ৯: ফিল্ডগুলো ম্যাচ করার জন্য আউटलুককে বলতে হবে কোন আইটেমগুলো সে নাম, কোম্পানি, বা ইমেইল অ্যাড্রেস হিসেবে বিবেচনা করবে। তাই ম্যাপ কাস্টম ফিল্ডস-এ ক্লিক করুন।

স্টেপ ১০: From (বাম পাশ) থেকে মান ড্র্যাগ করে To (ডান পাশ) আনে তাদের একই হিসেবে এসাইন করুন।

স্টেপ ১০টি কোম্পানি নেম এবং ইমেইল অ্যাড্রেস-এর জন্যও পুনরাবৃত্তি করুন তারপর নিচের ছবির মতো ওকে ক্লিক করুন।

স্টেপ ১১: আপনি ফাইল ডেস্টিনেশনও পরিবর্তন করতে পারেন। যদি এগুলো প্রয়োজন না হয়, ফিনিশ-এ ক্লিক করুন।

আউटलুক এক সেকেন্ড নেবে তারপর সকল কন্টাক্ট লোড করবে। আপনি যদি ইম্পোর্ট করা কন্টাক্টগুলো চেক করতে চান, Contacts-এ যান এবং সব ইম্পোর্ট করা কন্টাক্ট নিচের ছবির মতো দেখাবে।

আপনি সোর্স ডেটার সাথে ফার্স্ট নেম গুলো গণনা বা ক্রস-চেক করতে পারেন। এই আউटलুক একটি মেইলিং লিস্ট তৈরি করে যেটি থেকে আপনি उनमें से প্রত্যেককে অবিলম্বে মেইল করতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে অ্যালফাবেটিক্যাল লিস্ট তৈরি (৩ উপায়)

উপসংহার

এই আর্টিকেলে আমরা প্রদর্শন করেছি কীভাবে মাইক্রোসফট প্রোডাক্টস-এর পারস্পরিক লিঙ্কিং ক্ষমতা (যেমন: মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এবং মাইক্রোসফট আউटलুক) ব্যবহার করে এক্সেলে মেইলিং লিস্ট তৈরি করা যায়। আশা করি এই পদ্ধতিগুলো এক্সেলে মেইলিং লিস্ট তৈরিতে আপনার 탐구를 পূরণ করবে। আরও জিজ্ঞাসা থাকলে বা কিছু যোগ করতে চাইলে কমেন্ট করুন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে বুলেটেড লিস্ট তৈরি (৯ পদ্ধতি)
• এক্সেলে টু ডু লিস্ট তৈরি (৩ সহজ পদ্ধতি)
• এক্সেলে একটি সেলের মধ্যে লিস্ট তৈরি (৩ কুইক মেথড)
• এক্সেলে প্রাইস লিস্ট তৈরি (ধাপে ধাপে নির্দেশিকা)