এক্সেলে Flash Fill ব্যবহার করার পদ্ধতি

এক্সেলে সেলগুলো পূরণ করার চেষ্টা করা যা একটি শীটের একাধিক অন্যান্য সেল থেকে টেক্সট বা ডেটা অন্তর্ভুক্ত করে, এটি একটি খুব টাইম-কনসামিং প্রক্রিয়া হতে পারে। এটি বিশেষ করে সত্য যখন স্প্রেডশিটে সैंकড় বা হাজার হাজার সারি থাকে।

এক্সেলে Flash Fill সঠিকভাবে কীভাবে ব্যবহার করবেন তা একবার জানলে, আপনি এক্সেলকে সকল কঠিন কাজ করার দায় দিতে পারেন। আপনি শুধু কয়েকটি ম্যানুয়াল সেল এন্ট্রি দিয়ে এক্সেলকে বুঝিয়ে দেন আপনি কী করতে চাচ্ছেন। তারপর, এক্সেল বাকি স্প্রেডশিটের জন্য বাকি কাজটি করে দেয়।

এটি আপনার প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে চাওয়া একটি টাইম-সেভিং টিপ মনে হলে, চলুন দেখি কীভাবে আপনি এই ফিচারটি ব্যবহার করতে পারেন।

নোট: এক্সেলে Flash Fill ফিচার শুধু Excel 2013 এবং পরবর্তী ভার্সনে উপলব্ধ।

এক্সেলে Flash Fill ব্যবহার করার পদ্ধতি

এক্সেলে Flash Fill-এর সবচেয়ে সহজ অ্যাপ্লিকেশন হলো দুটি শব্দ একসাথে जोড়া। নিচের উদাহরণে, আমরা আপনাকে দেখাবো কীভাবে Flash Fill ব্যবহার করে দ্রুত একটি ফার্স্ট নেম এবং একটি লাস্ট নেমকে থার্ড সেলে ফুল নেম হিসেবে কম্বাইন করতে হয়।

এই উদাহরণে, কলাম C-এ ফার্স্ট নেম, কলাম D-এ লাস্ট নেম, এবং কলাম E হলো ফুল নেমের জন্য কোলাম।

1. প্রথমে, ফার্স্ট সেলে ফুল নেম টাইপ করুন যেভাবে আপনি চান সেটি দেখাবে (ফার্স্ট নেম সেল এবং লাস্ট নেম সেলের কন্টেন্ট কম্বাইন করে)।

2. এবারের পর, নেক্সট সেলে একই জিনিস টাইপ করা শুরু করুন (বাম পাশের সেলগুলো থেকে ফার্স্ট নেম এবং লাস্ট নেম)। আপনি লক্ষ্য করবেন এক্সেলের Flash Fill ফিচার আপনার ম্যানুয়ালি টাইপ করা উপরের সেলের কন্টেন্ট থেকে প্যাটার্ন অটোমেটিক্যালি ডিটেক্ট করবে।
   
   এই "লার্নিং" ব্যবহার করে, এক্সেল আপনি কী টাইপ করতে চান তার একটি প্রিভিউ দেখাবে। এটিও দেখাবে বাকি সেলগুলো পুরো কলামের জন্য কীভাবে পূরণ হবে।

3. শুধু Enter চাপুন এই প্রিভিউ এক্সেপ্ট করতে। আপনি এক্সেল Flash Fill ফিচারটির জাদু দেখবেন যাতে সেটি কলামের বাকি সকল সেল আপনার জন্য পূরণ করে দিবে।

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, Flash Fill ফিচারটি অত্যántico সময় বাঁচাতে পারে যদি আপনি ম্যানুয়ালি এক সেল টাইপ করে Enter চাপার সাথে কলামের সকল সেলে ম্যানুয়ালি নাম টাইপ করার তুলনা করুন।

আপনি যদি লক্ষ্য করেন Flash Fill ফিচার কাজ করছে না, তবে আপনাকে এক্সেলে Flash Fill ফিচার অন করতে হবে। সেটি কীভাবে করবেন তা আর্টিকেলের শেষ সেকশনে দেখানো হয়েছে।

এক্সেল Flash Fill অপশনগুলো

যখন আপনি উপরের Flash Fill ধাপগুলো করবেন, আপনি লক্ষ্য করবেন পূরণ করা সেলগুলোর পাশে একটি ছোট আইকন দেখায়। এই আইকনের ডান পাশের ড্রপডাউন অ্যারোতে ক্লিক করলে Flash Fill ফিচারের সাথে ব্যবহার করার জন্য কিছু অতিরিক্ত অপশন দেখতে পাবেন। 

এই ড্রপডাউন বক্সের Flash Fill অপশনগুলো ব্যবহার করে আপনি:

• Undo Flash Fill: Enter চাপার পর পুরো কলাম পূরণ করার অ্যাকশন анডু করুন
• Accept suggestions: এই কলামের জন্য এক্সেলের Flash Fill ফিচারকে বলুন যে আপনি কলামে হয়ে যাওয়া পরিবর্তনগুলো থেকে খুশি এবং সেগুলো রাখতে চান
• Select xx blank cells: যেসব সেল পূরণ হয়নি এবং খালি রয়েছে সেগুলো আইডেন্টিফাই করতে দেয় যাতে আপনি সেগুলো ফিক্স করতে পারেন যদি দরকার হয়
• Select xx changed cells: Flash Fill ফিচার আপডেট করার পর যেসব সেল অটোমেটিক্যালি পরিবর্তিত হয়েছে সেগুলো সিলেক্ট করতে দেয়

একবার Accept suggestions বেছে নিলে, আপনি দেখবেন "changed cells"-এর জন্য "select" নম্বর শূন্যে নামবে। এর কারণ হলো একবার আপনি পরিবর্তনগুলো এক্সেপ্ট করলে, সেই সেল কন্টেন্টগুলো Flash Fill ফিচারের জন্য আর "changed" বিবেচিত হয় না।

এক্সেলে Flash Fill ইনএবল করার পদ্ধতি

আপনি যদি লক্ষ্য করেন দ্বিতীয় সেলে টাইপ করা শুরু করলে এক্সেল Flash Fill প্রিভিউ দেয় না, তবে আপনাকে ফিচারটি অন করতে হতে পারে।

এটি করতে:

File > Options > Advanced বেছে নিন। Editing options সেকশন পর্যন্ত স্ক্রোল ডাউন করুন এবং নিশ্চিত করুন Enable AutoComplete for cell values এবং Automatically Flash Fill উভয়ই সিলেক্টেড।

OK চাপুন ফিনিশ করতে। এখন, পরের বার আপনি প্রথম সেল পূরণ করার পর দ্বিতীয় সেলে টাইপ করা শুরু করলে, এক্সেল প্যাটার্ন ডিটেক্ট করে বাকি সেলগুলো কীভাবে পূরণ করতে চান সেটির প্রিভিউ দেবে।

আপনি হাইলাইট করা সেলের জন্য Flash Fill ফিচার এক্টিভেট করতে পারেন রিবনে Data মেনুর Data Tools গ্রুপে Flash Fill আইকনে ক্লিক করে। 

আপনি কীবোর্ডে Ctrl + E চাপিয়েও এটি ব্যবহার করতে পারেন।

এক্সেলে Flash Fill কখন ব্যবহার করবেন

দুই কলাম থেকে ফুল নেম কম্বাইন করা Flash Fill-এর একটি সহজ উদাহরণ, কিন্তু এই পাওয়ারফুল ফিচারের আরও অনেক উন্নত ব্যবহার রয়েছে।

• বড় স্ট্রিং থেকে সাবস্ট্রিং বের করা (যেমন পূর্ণ ঠিকানা থেকে জিপ কোড) অন্য কলামে
• আলফানিউমেরিক স্ট্রিং থেকে নাম্বর বের করা
• স্ট্রিংয়ের আগে বা পরে স্পেস মুছে ফেলা
• বিদ্যমান স্ট্রিং-এ সাবস্ট্রিং যোগ করা (যেমন কমা বা ড্যাশ)
• তারিখ রি-ফরম্যাট করা
• স্ট্রিং-এর একটি অংশ নতুন টেক্সট দিয়ে রিপ্লেস করা

মনে রাখবেন, Flash Fill ফিচার কতটুকু উপকারী হলেও, এটি আপনি মূল সেলগুলো পরিবর্তন করলে অটোমেটিক্যালি আপডেট হবে না।

উদাহরণস্বরূপ, আর্টিকেলের প্রথম সেকশনের ফার্স্ট এবং লাস্ট নেম উদাহরণে, আপনি একই আউটপুট পেতে পারেন CONCATENATE ফাংশন ব্যবহার করে এবং সেটি কলামের বাকি অংশে ফিল করে।

=CONCATENATE(C2," ",D2)

আপনি এটি করলে, যদি প্রথম দুটি সেলের যেকোনো একটি পরিবর্তন হয়, তবে Full Name আপডেট হবে। এর একটি ড্রব্যাক হলো আপনি যদি প্রথম দুটি কলামের যেকোনো একটি ডিলিট করেন, তবে Full Name কলাম ক্লিয়ার হয়ে যাবে বা এরর দেখাবে।

এই কারণেই এক্সেলে Flash Fill ফাংশন সবচেয়ে ভালো কাজ করে যখন আপনি মূল কলামগুলোকে পূর্ণরূপে এবং স্থায়ীভাবে একটি নতুন ফরম্যাটকৃত স্ট্রিং বা নাম্বারে রূপান্তর করতে চান।