এক্সেল এবং এক্সেসের মধ্যে ডেটা সুহৃদভাবে ট্রান্সফার করুন: কপি, ইম্পোর্ট, এক্সপোর্ট সহজে

এক্সেলের ব্যবহার ব্যাপক এবং ডেটা এন্ট্রি, অ্যানালাইসিস, ও ম্যানিপুলেশনের জন্য এক্সেল প্রায়শই 가고-টু অফিস অ্যাপ্লিকেশন। মাইক্রোসফট এক্সেস একটি কম্প্যাক্ট ডেস্কটপ এনভায়রনমেন্টে রিলেশনাল ডেটাবেস ক্যাপাবিলিটি প্রদান করে। কম লোকেই এক্সেস ব্যবহার করে, যদিও ডেটা হ্যান্ডলিং এর জন্য এর অনেক ফিচার আছে এবং ইন্টারফেস ইউজার-ফ্রেন্ডলি। এক্সেসে রিলেশনাল ডেটাবেস অ্যাপ্লিকেশনের সকল ফাংশনালিটি রয়েছে: টেবিল তৈরি, প্রতিটি টেবিলের জন্য ডেটা টাইপ নির্দিষ্ট ও সীমাবদ্ধ করা, সিম্পল ও অ্যাডভান্সড কুয়েরি তৈরি, SQL ম্যানিপুলেশন, এবং ইউজার ইনপুটের জন্য ফর্ম তৈরি। এক্সেলের পাশাপাশি, আরও পরিচিত ইন্টারফেস হওয়ার সাথে সাথে অ্যাডভান্সড চার্টিং ক্যাপাবিলিটি এবং এক্সটেন্ডেড পিভট টেবিল ফাংশনালিটি ও অপশন রয়েছে।

এক্সেল এবং এক্সেসের ইন্টিগ্রেশন, এক্সেলের সহজ ডেটা এন্ট্রি ও অ্যাডভান্সড চার্টিং ক্যাপাবিলিটিকে এক্সেসের রিলেশনাল ডেটাবেস ইন্টারফেস ও এনভায়রনমেন্টের সাথে একত্রিত করতে দেয়।

দুই অফিস অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে ডেটা এক্সচেঞ্জের জন্য কিছু হ্যান্ডি টিপস নিচে দেওয়া হল:

১) এক্সেস টেবিল স্ট্রাকচার এবং তৈরির লজিক বুঝুন

যেমন বলা হয়েছে, এক্সেস একটি রিলেশনাল ডেটাবেস। এর মানে এক্সেস ডেটাবেসের সকল টেবিল একে অপরের সাথে সম্পর্কিত। এক্সেস ডেটাবেসের প্রতিটি রেকর্ড অনন্যভাবে শনাক্ত করা যাবে এমন হতে হবে। এটি প্রাইমারি কী (Primary Key) ব্যবহার করে অর্জন করা হয়। এই প্রাইমারি কী সাধারণত একটি ফিল্ড নিয়ে গঠিত, তবে কিছু কেসে এটি একাধিক ফিল্ডের কম্বিনেশন হতে পারে। এই প্রাইমারি কী বাধ্যতামূলক এবং এক্সেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ID কলাম যোগ করে, যা টেবিলের জন্য প্রাইমারি কী হিসেবে কাজ করে। এক্সেলে টেবিল তৈরি করার সময় প্রাইমারি কী বাধ্যতামূলক নয়, তাই ব্যবহারকারীরা প্রায়শই এটা বাদ দেয়।

এই পরিস্থিতি নিচে দেখানো হয়েছে: প্রথম ছবিটি এক্সেস টেবিলকে Datasheet এবং Design View-এ দেখাচ্ছে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ করা প্রাইমারি কী। দ্বিতীয় ছবিটি এক্সেল টেবিল এবং এক্সেলে ডেটা যেভাবে প্রবেশ করানো হবে সেটি দেখাচ্ছে।

এক্সেল টেবিলে ডেটা এন্ট্রি ভুল নয়। তবে, আপনি যদি এক্সেলকে ডেটা এন্ট্রি সফ্টওয়্যার হিসেবে ব্যবহার করে পরে টেবিলগুলো এক্সেসে ইম্পোর্ট করার পরিকল্পনা করেন (এটি এক্সেলকে এক্সেসের জন্য ইউজার-ফ্রেন্ডলি ফর্ম হিসেবে ব্যবহার করার সমান্তরাল), তাহলে শুরু থেকেই এক্সেলে স্প্রেডশিট সেটআপ করার সময় প্রাইমারি কী যোগ করা সেরা। এটি ব্যবহারকারীদের প্রাইমারি কী কনসেপ্ট সাথে পরিচিত করাবে এবং ডেটা রিডান্ডেন্সি ও ডুপ্লিকেশন যथাসম্ভব দ্রুত দূর করবে। এক্সেলে টেবিল তৈরি করার সময় এটি সহজে করা যায়। আপনার যদি একটি তুলনামূলক ছোট টেবিল থাকে যাতে ইতিমধ্যে প্রাইমারি কী কলাম নেই, এবং এক্সেল টেবিলে কোন ডুপ্লিকেশন বা রিডান্ডেন্সি নেই, তবে আপনি সহজেই এই কলামটি যোগ করতে পারেন। সিম্পলি, টেবিলের প্রথম কলামের যেকোনো সেলে রাইট-ক্লিক করুন, Insert > Table Columns to the Left বেছে নিন। তারপর এই কলামটি রিনেম করে ID বলুন। এই কলাম পূরণ করতে, কলামের প্রথম সেলে ১ লিখুন, দ্বিতীয় সেলে ২ লিখুন, এবং উপরের দুটি সেল হাইলাইট করে অটোফিল ব্যবহার করে নিচে টানুন।

এছাড়া, একটি হ্যান্ডি টিপ মনে রাখুন: এক্সেস টেবিলের ফিল্ড নামগুলো এক্সেল টেবিলের কলাম হেডিংসের সমতুল্য।

আপনি এক্সেস থেকে টেবিলের ডেটা কপি করে এক্সেলের নতুন শিটে পেস্ট করতে পারেন। এটি ছোট পরিমাণ ডেটা वाले এক্সেস টেবিলের জন্য পরামর্শযোগ্য। এক্সেসে যেসব সারি কপি করতে চান সেগুলো নির্বাচন করুন, Home ট্যাবে যান, Clipboard গ্রুপে Copy বেছে নিন, বা কীবোর্ডে CTRL-C চাপুন। তারপর এক্সেল ওয়ার্কবুকের নতুন শিটে CTRL-V চাপুন এক্সেস টেবিল পেস্ট করতে। এক্সেস টেবিল হেডিংসহ একটি রেঞ্জ হিসেবে পেস্ট হবে এবং এক্সেল টেবিলে রূপান্তরিত করা যায়: রেঞ্জের যেকোনো সেল নির্বাচন করে CTRL-T চাপুন। চেকবক্স "My table has headers" টিক করা আছে কিনা চেক করুন এবং OK চাপুন রেঞ্জকে এক্সেল টেবিলে রূপান্তরিত করতে।

উপরোক্ত পয়েন্টগুলোর পরিপ্রেক্ষিতে: এক্সেসে, তথ্য প্রধান এনটিটি বা বিষয় অনুযায়ী বিভক্ত থাকে। উদাহরণস্বরূপ, একটি ছোট দোকানের জন্য ডিজাইন করা এক্সেস ডেটাবেসে সম্ভবত Products, Orders, Customers, এবং Employees নামে আলাদা আলাদা টেবিল থাকবে (রিলেশনশিপস নির্ধারিত থাকবে)। এক্সেলে, এক্সেসে আলাদা টেবিলে সংরক্ষিত থাকা তথ্যগুলো একসাথে এক এক্সেল টেবিলে জমা থাকা অস্বাভাবিক নয়।

আবার বলছি, এক্সেল টেবিলে ডেটা এন্ট্রি করার পদ্ধতি ভুল নয়। কিন্তু এক্সেল এবং এক্সেস ইন্টিগ্রেট করা হয়, যাতে এক্সেল ডেটা এন্ট্রি সফ্টওয়্যার এবং এক্সেস কুয়েরি ও ডেটাবেস ফাংশনালিটি প্রদান করে। তখন ভালো হবে এক্সেলে এক বড় টেবিলে সংরক্ষিত তথ্যগুলো চারটি ছোট টেবিলে ভাগ করে প্রতিটিকে আলাদা শিটে রাখা। এছাড়া, এক্সেসের টেবিলের ফিল্ড নামগুলো এক্সেল টেবিলের কলাম হেডিংসের সাথে মিলিয়ে রাখা উচিত যাতে বিভ্রান্তি না হয় এবং কনসিস্টেন্সি বজায় থাকে।

২) এক্সেলে ডুপ্লিকেট রিমুভ করুন, পরবর্তী টেবিল ডিজাইন বা সোর্স ডেটা এক্সেসে ইন্টিগ্রেশনের সুবিধার্থে

বহু সারি ডেটা সম্বলিত এক্সেল টেবিলে এক নজরে ইউনিক ভ্যালু দেখা প্রায়শই কঠিন। ধরুন, ১০০ সারি ডেটা সম্বলিত একটি এক্সেল টেবিল থেকে ইউনিক প্রোডাক্টের সংখ্যা জানতে চান যাতে সেই তথ্য দিয়ে একটি অনলাইন রিটেইলারের জন্য এক্সেসে একটি দক্ষ টেবিল ডিজাইন করা যায়। এই উদাহরণের এক্সেল ওয়ার্কবুক একটি হיפותেটিক্যাল অনলাইন রিটেইলারের ডেটা ভিত্তিক। এক্সেল টেবিলে প্রোডাক্ট বিক্রির তারিখ, প্রোডাক্টের নাম, এবং বিক্রিত পরিমাণ রয়েছে।

প্রথমে, ওয়ার্কবুকে টেবিল ধারণকারী স্প্রেডশিটের একটি কপি বানান মূল ডেটা অক্ষত রাখতে এবং কপিতে কাজ করুন। এক্সেল টেবিলের যেকোনো সেল নির্বাচন করে Context-Sensitive Table Tools অপশনস aktive করুন, Design ট্যাব নির্বাচন করুন, Tools গ্রুপে Remove Duplicates অপশন বেছে নিন।

Remove Duplicates ডায়ালগ বক্স আসবে, Date_Of_Sale এবং Quantity আনচেক করুন এবং OK ক্লিক করুন। একটি মেসেজ বক্স পপ আপ হবে কতগুলো ডুপ্লিকেট ভ্যালু রিমুভ হয়েছে সেটি বলবে। OK ক্লিক করুন।

এক্সেলে ফলাফলস্বরূপ টেবিলটি অনলাইন রিটেইলারের প্রস্তাবিত এক্সেস ডেটাবেসের জন্য এক্সেস টেবিল ডিজাইন করার তথ্য বের করতে সাহায্য করবে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ইউনিক ভ্যালু অন্য শিটে কপি করার উপায় (৫ পদ্ধতি)

৩) TRIM ফাংশন() ব্যবহার করে অপ্রয়োজনীয় স্পেস রিমুভ করুন এবং আন্ডারস্কোর ব্যবহার করে এক্সেসের ফিল্ড নাম ও এক্সেলের কলাম হেডিং-এর মধ্যে কনসিস্টেন্সি বজায় রাখুন

এکسেস ফিল্ড নাম লিডিং স্পেস দিয়ে শুরু হতে পারে না, তাই এক্সেল টেবিলের কলাম হেডিং-এর নামগুলোর উপর TRIM ফাংশন() ব্যবহার করে স্পেসগুলো রিমুভ করা যায়।

এছাড়া, ভবিষ্যতে যদি ডেটা SQL Server বা অন্য ডেটাবেস যেমন Oracle-এ ইম্পোর্ট করতে হয়। তাহলে ইন্টিগ্রেটেড সলিউশনের ফ্লো হবে: এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি, তারপর এই ডেটা এক্সেসে এক্সপোর্ট, এবং তারপর এক্সেস টেবিলগুলো এন্টারপ্রাইজ-লেভেল ডেটাবেস যেমন SQL Server বা Oracle-এ ইম্পোর্ট। অন্যান্য ডেটাবেস ফিল্ড নামের মাঝপথের স্পেসগুলো ভালোভাবে পড়ে না। তাই এক্সেল টেবিলের কলাম হেডিংকে "Name of Product" না বলেই "Name_of_Product" বলুন, আন্ডারস্কোর ব্যবহার করে পরবর্তী ডেটাবেস ইন্টিগ্রেশনের সুবিধার্থে। SQL ও এই নেমিং স্টাইলকে স্পেসযুক্ত নামের চেয়ে ভালো হ্যান্ডেল করে।

এক্সেসে ক্যাপশন প্রপার্টি ব্যবহার করা যায়, তাই আপনার টেবিলের ফিল্ড নাম যদি Name_of_Product হয়, ডিজাইন ভিউতে ক্যাপশন বা লেবেল হিসেবে "Name of Product" দিন। তাহলে ডেটাশিট ভিউ বা ফর্মে "Name of Product" দেখাবে, কিন্তু আন্ডারলাইং ফিল্ড নাম আন্ডারস্কোরসহ থাকবে। এটি মূলত এক্সেসে ডেটাবেসের ফ্রন্ট-এন্ড ভিউয়ারদের জন্য এইস্টেটিক উদ্দেশ্যে।

সদৃশ পাঠনীয়:

Run Time Error 1004: PasteSpecial Method of Range Class Failed
এক্সেলে মান কপি ও পেস্ট করার ফর্মুলা (৫ উদাহরণ)
এক্সেলে Paste Link এবং Transpose করার উপায় (৮ দ্রুত পদ্ধতি)
মার্জড সেলসহ এক্সেলে কপি ও পেস্ট (২ পদ্ধতি)
VBA ব্যবহার করে শুধু দৃশ্যমান সেল কপি করা হেডার ছাড়া

৪) এক্সেল থেকে এক্সেসে ডেটা ইম্পোর্ট করা - দুটি প্রধান পরিস্থিতি হ্যান্ডল করা

পরিস্থিতি ১: আপনার একটি সম্পূর্ণ খালি এক্সেস ডেটাবেস আছে, এবং আপনি এক্সেল থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করতে চান (এক্সেলের টেবিলগুলো ID-সহ সেটআপ করা এবং রিডান্ডেন্সি/ডুপ্লিকেশন যতটা সম্ভব কম করা) এবং এক্সেলকে ডেটা এন্ট্রি প্রোগ্রাম বা ফর্ম হিসেবে ব্যবহার করতে চান। এক্সেস ডেটাবেস খোলা থাকলে, External Data ট্যাবে যান, Import & Link গ্রুপে Excel বেছে নিন।

Get External Data – Excel Spreadsheet Wizard পপ আপ হবে। এক্সেল ওয়ার্কবুক যেটিতে ডেটা আছে সেটি নেভিগেট করুন। "Link to the data source by creating a linked table" অপশন বেছে নিন। এটি এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অনুমতি দেয় যেহেতু আমরা ব্যবহারকারীদের এক্সেলে ডেটা দিতে চাই। এক্সেলে এই ডেটায় যেকোনো পরিবর্তন এক্সেসে প্রতিফলিত হবে, কিন্তু এক্সেসে কিছু এডিট করা যাবে না। এটি এক্সেসে প্রায় রিড-অনলি, ডেটাশিট ভিউতে ডেটা এন্ট্রির দিক থেকে। OK ক্লিক করুন।

যদি টেবিলটি এক্সেলে সঠিকভাবে সেটআপ করা থাকে, এক্সেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডিটেক্ট করে এবং চেক করে যে First Row Contains Column Headings।

Next ক্লিক করলে প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত ধাপে যাবে, যেখানে লিংকড টেবিলের নাম দিতে হবে এবং Finish ক্লিক করুন।

একটি মেসেজ পপ আপ হবে যে টেবিল লিংক করা হয়েছে। এটি এক্সেল ডেটাকে অতিরিক্ত SQL ফাংশনালিটি এবং কমপ্লেক্স কুয়েরি তৈরির জন্য এক্সপ্রেশন বিল্ডার্সের সাথে এক্সপোজ করে, যা এক্সেস এনভায়রনমেন্টে উপলব্ধ। কমপ্লেক্স কুয়েরির ফলাফলগুলো পরে এক্সেল ড্যাশবোর্ডে ব্যবহার করা যেতে পারে। এক্সেল ডেটা এন্ট্রি টেবিল এবং লিংকড টেবিলযুক্ত এক্সেস ডেটাবেস একই ফোল্ডার বা ডিরেক্টরিতে রাখা পরামর্শযোগ্য (স křিorganizational purposes-এর জন্য), যদিও বাধ্যতামূলক নয়।

পরিস্থিতি ২: আপনার একটি খালি বা পপুলেটেড এক্সেস ডেটাবেস আছে এবং আপনি এক্সেল টেবিল ইম্পোর্ট করতে চান, কিন্তু লিংকড নয়। আপনি এক্সেসে এডিট করতে চান। এর মানে পরে এক্সেল শিটে যেকোনো পরিবর্তন এক্সেসে প্রতিফলিত হবে না এবং ডেটা সম্পূর্ণ এক্সেসে থাকবে এডিটিং এবং কুয়েরির জন্য। এটি সাধারণত তখন বেছে নেওয়া হয় যখন টেবিলে প্রবেশ করা ডেটা টাইপের উপর কঠোর নিয়ন্ত্রণ রাখতে হয়।

আবার এক্সেস ডেটাবেস খোলা থাকলে, External Data ট্যাবে যান, Import & Link গ্রুপে Excel বেছে নিন।

এই কেসে, উইজার্ড পপ আপ হলে "Import the source data into a new table in the current database" বেছে নিন যাতে এক্সেসে টেবিলের একটি কপি তৈরি হয় যা মূল এক্সেল টেবিল থেকে আনলিংকড। OK ক্লিক করুন।

নেক্সট স্ক্রিনে Next ক্লিক করুন।

তারপর ইম্পোর্ট করা ফিল্ডগুলো সম্পর্কে তথ্য নির্দিষ্ট করতে পারবেন। উইজার্ডে কোন ফিল্ডগুলো স্কিপ করতে হবে সেটিও বেছে নেওয়া যায়। যেহেতু এক্সেল টেবিলে এমন ডেটা থাকতে পারে যেটি এক্সেসে অন্য টেবিলে থাকা উচিত, তাই বর্তমান টেবিলে সেই কলামগুলো ইম্পোর্ট না করার সুযোগ থাকে।

তারপর এক্সেসকে প্রাইমারি কী যোগ করতে দিন বা নিজে প্রাইমারি কী বেছে নিন। এই কেসে, যেহেতু টেবিলে ইতিমধ্যে এক্সেলে ID কলাম নির্ধারিত ছিল, দ্বিতীয় অপশন বেছে নেওয়া হয়েছিল।

Next ক্লিক করুন।

তারপর এক্সেসে টেবিলের জন্য একটি নাম বেছে নিন এবং Finish ক্লিক করুন।

ইম্পোর্ট স্টেপস সেভ করতে চান কিনা পূছবে, ফিলহাল Close ক্লিক করুন। টেবিল এখন এক্সেসে আছে আরও এডিটিং, এন্ট্রি, ও ম্যানিপুলেশনের জন্য এবং এক্সেল ওয়ার্কবুক থেকে আনলিংকড।

৫) টেবিল এনালাইজার ব্যবহার করে ইম্পোর্ট করা ডেটা নরমালাইজ করুন এবং এক্সেসে আলাদা টেবিলে বিভক্ত করুন

বादের এক্সেস ভার্সনে Table Analyzer টুল আছে, যা ব্যবহারকারীদের একটি টেবিলকে অনেক টেবিলে আলাদা করতে সাহায্য করে। এটি বিশেষত উপকারী যদি কেউ একটি বড় এক্সেল টেবিল থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করে এবং টেবিলগুলো আলাদা করতে পারেন না। এই উইজার্ড লঞ্চ করা যায় ইম্পোর্ট প্রসেসের অংশ হিসেবে "I would like a wizard to analyze my table after importing the data" বক্স চেক করে।

অথবা যদি টেবিলগুলো ইতিমধ্যে স্বতন্ত্র এক্সেস টেবিল হিসেবে ইম্পোর্ট করা থাকে, তবে Database Tools-এ যান, Analyze গ্রুপে Analyze Table বেছে নিন।

Table Analyzer উইজার্ড লঞ্চ হবে, যা আলাদা টেবিল তৈরির ধাপগুলো গাইড করবে।

Table Analyzer, য যেসব সময় সঠিক অনুমান করতে পারে না, তাই সতর্কতার সাথে ব্যবহার করুন।

৬) এক্সেস থেকে এক্সেলে ডেটা ইম্পোর্ট করুন এবং VLOOKUP ব্যবহার করে ডেটা লিংক করুন ও কলাম পূরণ করুন

এکسেস টেবিলগুলো এক্সেল ওয়ার্কশিটে ইম্পোর্ট করা যায়। একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক খোলা থাকলে, Data ট্যাবে যান, Get External Data গ্রুপে From Access বেছে নিন।

এক্সেস ডেটাবেস যেটিতে টেবিলগুলো আছে সেটি নেভিগেট করুন যেগুলো আপনি আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটে ইম্পোর্ট করতে চান।

ইম্পোর্ট করতে চাওয়া টেবিলটি নির্বাচন করুন, এই কেসে ProductT।

OK ক্লিক করুন।

Existing worksheet-এ Table হিসেবে ইম্পোর্ট করা বেছে নিন, cell A1 বেছে নিন, এবং OK ক্লিক করুন।

টেবিলটি এক্সেল টেবিল হিসেবে ইম্পোর্ট হয়েছে।

ডেটাবেসের বাকি তিনটি টেবিল (Orders, Employees, Customers)-এর জন্যও একই প্রক্রিয়া করা হয়েছে।

এখন একটি Orders টেবিল আছে যা নিচের ছবির মতো দেখায়। এই টেবিলে Customer_ID, Product_ID, Employee_ID নম্বর থাকা রিলেশনাল ডেটাবেস থিওরি ও টেবিলের অভ্যাস না থাকা এক্সেল ব্যবহারকারীদের জন্য কাউন্টার-ইন্টুইটিভ এবং বিভ্রান্তিকর হতে পারে। তাই টেবিলে তিনটি হেল্পার কলাম যোগ করা যায়: Actual_Customer, Actual_Product, এবং Actual_Employee।

F2 সেলে নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করা হয়েছিল:

=VLOOKUP([@[Customer_ID]],Table_TablesToBeImportedIntoExcel.accdb5,2,FALSE)

যেখানে, [@[Customer_ID]] হল C2 সেল যেটিতে লুকআপ ভ্যালু আছে, Table_TablesToBeImportedIntoExcel.accdb5 হল Customers শিটে ইম্পোর্ট করা Customers টেবিল (এক্সেল এই টেবিলকে একটি ডিফল্ট নাম দেয়), ডেটা হাইলাইট করুন কিন্তু কলাম হেডিংস না, নরমাল VLOOKUP-এর মতো, কাস্টমার নাম ২ নম্বর কলামে, এবং লুকআপ টাইপ একজ্যাক্ট ম্যাচ।

ডাবল ক্লিক করে ফর্মুলাটি নিচে টানুন Actual_Customer কলাম পূরণ করতে।

Actual_Product এবং Actual_Employee কলাম পূরণ করতে একই কাজ করুন। এইভাবে VLOOKUP ফাংশনালিটি ব্যবহার করে এক্সেল টেবিলগুলো আসল টেক্সট ভ্যালু দ্রুত রিপপুলেট করা যায় এক্সেল ব্যবহারকারীদের ওরিয়েন্ট করতে।

৭) ইতিমধ্যে রিলেশনাল এক্সেস ডেটাবেসে সেটআপ করা ডেটা ব্যবহার করুন পাওয়ার পিভট ম্যানিপুলেশনের জন্য

Power Pivot এক্সেল ২০১৩ এবং পরবর্তী ভার্সনে উপলব্ধ একটি Business Intelligence টুল। এটিও রিলেশনাল ম্যানারে ডেটা ইনপুটের প্রয়োজন। তাই, এক্সেস টেবিলগুলো এক্সেলে ইম্পোর্ট করার সময় (যা ইতিমধ্যে নরমালাইজড এবং রিলেশনাল ডেটা লজিক ব্যবহার করে ডিজাইন করা), ইম্পোর্ট করা টেবিলগুলো ডেটা মডেলে যোগ করা যায়।

একটি খালি ওয়ার্কবুকে, Data > Get External Data > From Access-এ যান উপরের কেসের মতো। কিন্তু এইবার টেবিল নির্বাচন করার সময় "Enable selection of multiple tables" অপশন চেক করুন Select Table ডায়ালগ বক্সে এবং সকল টেবিল নির্বাচন করুন।

OK ক্লিক করুন।

PivotTable Report অপশন সিলেক্টেড আছে কিনা চেক করুন, "Add this data to the Data Model" চেক করা থাকা উচিত কারণ আমরা একাধিক টেবিল ইম্পোর্ট করেছি। আপনি যদি একবারে একটি টেবিল ইম্পোর্ট করেন, তবে এই অপশন আপনাকে নিজে চেক করতে হবে। Properties-এর ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করলে দেখবেন টেবিলগুলোর মধ্যে রিলেশনশিপও ইম্পোর্ট হবে।

OK ক্লিক করুন Pivot Table Report তৈরি করতে, টেবিলগুলো ইতিমধ্যে Data Model-এ যোগ হয়ে গেছে। রিলেশনশিপগুলো PowerPivot for Excel Window, Diagram View-এ দৃশ্যমান থাকবে। এখন ডেটা Power Pivot ফাংশনালিটি ব্যবহার করে আরও ম্যানিপুলেশনের জন্য প্রস্তুত।

ফাইল ডাউনলোড

Exchange-Data-Between-Access-and-Excel

উপসংহার

এক্সেল এবং এক্সেস ইন্টিগ্রেশন এক্সেল এবং এক্সেসের ফিচার কম্বিনেশনের সুবিধা নেওয়া দেয়। এক্সেল এবং এক্সেস সফলভাবে ইন্টিগ্রেট করার চাবিকাঠি হল রিলেশনাল ডেটাবেস ডিজাইন বেসিক্স সম্পর্কে কিছুটা জানা।

রিলেশনাল ডিজাইন ও টেবিল স্ট্রাকচার সম্পর্কে কিছুটা জানা পাওয়ার পিভট এবং এক্সেল এনভায়রনমেন্টে সম্পর্কিত Business Intelligence টুলগুলো সুবিধাজনকভাবে ব্যবহার করার জন্যও সহায়ক হবে।

অনুগ্রহ করে কমেন্ট করে জানান আপনি কি এক্সেল এবং এক্সেস ইন্টিগ্রেট করেন, পাওয়ার পিভট ব্যবহার করেন কিনা, এবং এক্সেল ও এক্সেস ইন্টিগ্রেশনের অন্য কোনো টিপস থাকলে শেয়ার করুন।