কিভাবে এক্সেলে VLOOKUP ব্যবহার করবেন

এই চারটি প্যারামিটার আপনাকে অনেক বড় ডেটাসেটের ভিতরে ডেটার জন্য অনেক ভিন্ন, দরকারী অনুসন্ধান করতে দেয়৷

একটি সাধারণ VLOOKUP এক্সেল উদাহরণ

VLOOKUP মৌলিক এক্সেল ফাংশনগুলির মধ্যে একটি নয় যা আপনি শিখেছেন, তাই আসুন শুরু করার জন্য একটি সাধারণ উদাহরণ দেখি৷

নিম্নলিখিত উদাহরণের জন্য, আমরা মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের স্কুলগুলির জন্য SAT স্কোরের একটি বড় স্প্রেডশীট ব্যবহার করব। এই স্প্রেডশীটে পড়া, গণিত এবং লেখার জন্য পৃথক SAT স্কোর সহ 450 টিরও বেশি স্কুল রয়েছে। অনুসরণ করতে নির্দ্বিধায় ডাউনলোড করুন। একটি বাহ্যিক সংযোগ রয়েছে যা ডেটা টানে, তাই ফাইলটি খোলার সময় আপনি একটি সতর্কতা পাবেন, তবে এটি নিরাপদ।

আপনার আগ্রহের স্কুল খুঁজে পেতে এত বড় ডেটাসেটের মাধ্যমে অনুসন্ধান করা খুবই সময়সাপেক্ষ হবে৷

পরিবর্তে, আপনি টেবিলের পাশে ফাঁকা ঘরে একটি সাধারণ ফর্ম তৈরি করতে পারেন। এই অনুসন্ধানটি পরিচালনা করতে, স্কুলের জন্য শুধুমাত্র একটি ক্ষেত্র তৈরি করুন এবং পড়ার, গণিত এবং লেখার স্কোরের জন্য তিনটি অতিরিক্ত ক্ষেত্র তৈরি করুন৷

এরপরে, এই তিনটি ক্ষেত্রে কাজ করার জন্য আপনাকে Excel-এ VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করতে হবে। পড়াতে ক্ষেত্র, নিম্নরূপ VLOOKUP ফাংশন তৈরি করুন:

1. টাইপ করুন =VLOOKUP(
2. স্কুল ক্ষেত্রটি নির্বাচন করুন, যা এই উদাহরণে I2 . একটি কমা টাইপ করুন।
3. কোষের সম্পূর্ণ পরিসর নির্বাচন করুন যেখানে আপনি যে ডেটা দেখতে চান তা ধারণ করে। একটি কমা টাইপ করুন।

আপনি যখন পরিসরটি নির্বাচন করেন, আপনি যে কলামটি সন্ধান করতে ব্যবহার করছেন তা থেকে শুরু করতে পারেন (এই ক্ষেত্রে স্কুলের নাম কলাম), এবং তারপরে ডেটা রয়েছে এমন অন্যান্য সমস্ত কলাম এবং সারি নির্বাচন করুন৷

দ্রষ্টব্য :এক্সেলের VLOOKUP ফাংশন শুধুমাত্র অনুসন্ধান কলামের ডানদিকে কোষের মাধ্যমে অনুসন্ধান করতে পারে। এই উদাহরণে, আপনি যে ডেটা খুঁজছেন তার বাম দিকে স্কুলের নাম কলাম হওয়া দরকার।

4. এরপর, রিডিং স্কোর পুনরুদ্ধার করতে, আপনাকে বাঁদিকের নির্বাচিত কলাম থেকে ৩য় কলামটি নির্বাচন করতে হবে। সুতরাং, একটি 3 টাইপ করুন এবং তারপর অন্য কমা টাইপ করুন।
5. অবশেষে, FALSE টাইপ করুন একটি সঠিক মিলের জন্য, এবং একটি ) দিয়ে ফাংশন বন্ধ করুন .

আপনার চূড়ান্ত VLOOKUP ফাংশন এইরকম দেখতে হবে:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

আপনি যখন প্রথম এন্টার টিপুন এবং ফাংশনটি শেষ করবেন, তখন আপনি লক্ষ্য করবেন রিডিং ফিল্ডে একটি #N/A থাকবে .

কারণ স্কুল ক্ষেত্রটি ফাঁকা এবং VLOOKUP ফাংশন খুঁজে পাওয়ার জন্য কিছুই নেই৷ যাইহোক, আপনি যদি খুঁজতে চান এমন কোনো উচ্চ বিদ্যালয়ের নাম লিখলে, আপনি পড়ার স্কোরের জন্য সেই সারি থেকে সঠিক ফলাফল দেখতে পাবেন।

কেস-সংবেদনশীল হওয়া VLOOKUP কে কীভাবে মোকাবেলা করবেন

আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে আপনি যদি ডেটাসেটে তালিকাভুক্ত স্কুলের নামটি একই ক্ষেত্রে টাইপ না করেন তবে আপনি কোনো ফলাফল দেখতে পাবেন না।

এর কারণ হল VLOOKUP ফাংশন কেস সংবেদনশীল। এটি বিরক্তিকর হতে পারে, বিশেষ করে একটি খুব বড় ডেটাসেটের জন্য যেখানে আপনি যে কলামটি অনুসন্ধান করছেন সেটি কীভাবে জিনিসগুলিকে বড় করা হয় তার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়৷

এটির কাছাকাছি পেতে, ফলাফলগুলি দেখার আগে আপনি যা খুঁজছেন তা ছোট হাতের অক্ষরে স্যুইচ করতে বাধ্য করতে পারেন৷ এটি করার জন্য, আপনি যে কলামটি অনুসন্ধান করছেন তার পাশে একটি নতুন কলাম তৈরি করুন। ফাংশন টাইপ করুন:

=TRIM(LOWER(B2))

এটি স্কুলের নাম ছোট করবে এবং নামের বাম বা ডান পাশে থাকা যেকোন বহিরাগত অক্ষর (স্পেস) সরিয়ে ফেলবে।

Shift কীটি ধরে রাখুন এবং মাউস কার্সারটিকে প্রথম ঘরের নীচের ডানদিকের কোণে রাখুন যতক্ষণ না এটি দুটি অনুভূমিক রেখায় পরিবর্তিত হয়। সম্পূর্ণ কলামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করতে মাউসে ডাবল ক্লিক করুন।

অবশেষে, যেহেতু VLOOKUP এই ঘরগুলিতে পাঠ্যের পরিবর্তে সূত্র ব্যবহার করার চেষ্টা করবে, তাই আপনাকে সেগুলিকে কেবলমাত্র মানগুলিতে রূপান্তর করতে হবে। এটি করার জন্য, সম্পূর্ণ কলামটি অনুলিপি করুন, প্রথম ঘরে ডান ক্লিক করুন এবং শুধুমাত্র মানগুলি পেস্ট করুন৷

এখন যেহেতু আপনার সমস্ত ডেটা এই নতুন কলামে পরিষ্কার করা হয়েছে, আপনার VLOOKUP ফাংশনটি এক্সেলের মধ্যে সামান্য পরিবর্তন করুন যাতে B2-এর পরিবর্তে C2-তে লুকআপ পরিসীমা শুরু করে আগেরটির পরিবর্তে এই নতুন কলামটি ব্যবহার করুন।

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

এখন আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনি যদি সর্বদা আপনার অনুসন্ধানটি ছোট হাতের অক্ষরে টাইপ করেন তবে আপনি সর্বদা একটি ভাল অনুসন্ধান ফলাফল পাবেন৷

VLOOKUP কেস সংবেদনশীল এই সত্যটি কাটিয়ে উঠতে এটি একটি কার্যকর এক্সেল টিপ৷

VLOOKUP আনুমানিক মিল

যদিও এই নিবন্ধের প্রথম বিভাগে বর্ণিত সঠিক মিল লুকআপ উদাহরণটি বেশ সহজবোধ্য, আনুমানিক মিলটি একটু বেশি জটিল৷

আনুমানিক মিলটি সংখ্যা ব্যাপ্তির মাধ্যমে অনুসন্ধান করার জন্য সর্বোত্তম ব্যবহার করা হয়। এটি সঠিকভাবে করার জন্য অনুসন্ধান পরিসরটি সঠিকভাবে সাজানো প্রয়োজন। এটির সর্বোত্তম উদাহরণ হল একটি VLOOKUP ফাংশন একটি অক্ষর গ্রেড অনুসন্ধান করার জন্য যা একটি নম্বর গ্রেডের সাথে মিলে যায়৷

যদি একজন শিক্ষকের কাছে একটি চূড়ান্ত গড় কলাম সহ সারা বছর ধরে ছাত্রদের হোমওয়ার্ক গ্রেডের একটি দীর্ঘ তালিকা থাকে, তাহলে সেই চূড়ান্ত গ্রেডের সাথে সংশ্লিষ্ট লেটার গ্রেড স্বয়ংক্রিয়ভাবে উঠে আসা ভালো হবে।

VLOOKUP ফাংশন দিয়ে এটি সম্ভব। যা প্রয়োজন তা হল ডানদিকে একটি লুকআপ টেবিল যাতে প্রতিটি সংখ্যাসূচক স্কোর পরিসরের জন্য উপযুক্ত লেটার গ্রেড থাকে।

এখন, VLOOKUP ফাংশন এবং একটি আনুমানিক মিল ব্যবহার করে, আপনি সঠিক সাংখ্যিক পরিসরের সাথে সম্পর্কিত সঠিক অক্ষর গ্রেড খুঁজে পেতে পারেন৷

এই VLOOKUP ফাংশনে:

• lookup_value :F2, চূড়ান্ত গড় গ্রেড
• টেবিল_অ্যারে :I2:J8, লেটার গ্রেড লুকআপ রেঞ্জ
• index_column :2, লুকআপ টেবিলের দ্বিতীয় কলাম
• :সত্য, আনুমানিক মিল

একবার আপনি G2 এ VLOOKUP ফাংশনটি শেষ করে এন্টার টিপুন, আপনি শেষ বিভাগে বর্ণিত একই পদ্ধতি ব্যবহার করে বাকি ঘরগুলি পূরণ করতে পারেন। আপনি দেখতে পাবেন সমস্ত লেটার গ্রেড সঠিকভাবে পূরণ করা হয়েছে।

মনে রাখবেন যে Excel-এ VLOOKUP ফাংশন গ্রেড রেঞ্জের নীচের প্রান্ত থেকে পরবর্তী লেটার স্কোরের রেঞ্জের শীর্ষে নির্ধারিত অক্ষর স্কোর সহ অনুসন্ধান করে৷

সুতরাং, "C" কে নিম্ন পরিসরে (75) বরাদ্দ করা অক্ষর হতে হবে এবং B কে তার নিজস্ব অক্ষর পরিসরের নীচে (ন্যূনতম) বরাদ্দ করা হয়েছে৷ VLOOKUP 60 থেকে 75-এর মধ্যে যেকোনো কিছুর জন্য সবচেয়ে কাছাকাছি আনুমানিক মান হিসাবে 60 (D) এর ফলাফল "খুঁজে বের করবে"৷

এক্সেলের VLOOKUP একটি অত্যন্ত শক্তিশালী ফাংশন যা দীর্ঘদিন ধরে উপলব্ধ। এটি একটি এক্সেল ওয়ার্কবুকের যেকোনো জায়গায় মিলে যাওয়া মানগুলি খুঁজে বের করার জন্যও দরকারী৷

তবে মনে রাখবেন যে Microsoft ব্যবহারকারীদের যাদের কাছে মাসিক অফিস 365 সাবস্ক্রিপশন রয়েছে এখন একটি নতুন XLOOKUP ফাংশনে অ্যাক্সেস রয়েছে। এই ফাংশনে আরও পরামিতি এবং অতিরিক্ত নমনীয়তা রয়েছে। অর্ধ-বার্ষিক সাবস্ক্রিপশন সহ ব্যবহারকারীদের 2020 সালের জুলাই মাসে আপডেটটি চালু হওয়ার জন্য অপেক্ষা করতে হবে।