মাইক্রোসফট অ্যাকসেস ব্যবহার করে রিপোর্ট তৈরি করার উপায়

A Report হল ডেটাকে একটি সংগঠিত ফর্ম্যাটে সারসংক্ষেপ ও উপস্থাপন করার একটি টুল, সাধারণত প্রিন্ট করার জন্য। Reports এবং Forms একই নয়, Forms ডেটা ভিউ, ইনপুট এবং এডিট করার জন্য ব্যবহৃত হয় এবং রেকর্ডের বিস্তারিত লুক দেয়, সাধারণত স্ক্রিনে দেখানো হয়। Reports তথ্য দেখতে, সারসংক্ষেপ ও গ্রুপ করতে এবং স্ক্রিনে ভিউ করার জন্য ব্যবহৃত হয় কিন্তু সাধারণত প্রিন্ট করা হয়।

Access-এ রিপোর্ট ডিজাইন টুলস

• Report: বর্তমান Query বা Table-এর ডেটার একটি বেসিক Report তৈরি করে যা Groups বা Total যোগ করতে পারে
• Report Design: Design View-এ একটি নতুন Blank Report তৈরি করে। আপনি রিপোর্টে উন্নত ডিজাইন পরিবর্তন করতে পারেন, যেমন কাস্টম কন্ট্রোল টাইপ যোগ করা এবং কোড যোগ করা।
• Blank Report: একটি নতুন Blank Report তৈরি করে যাতে আপনি Fields ইনসার্ট করে রিপোর্ট ডিজাইন করতে পারেন।
• Report Wizard: একটি সিম্পল কাস্টমাইজড Report তৈরি করতে সাহায্য করার জন্য Report Wizard প্রদর্শন করে।
• Labels: স্ট্যান্ডার্ড বা কাস্টম লেবেল তৈরি করতে Label Wizard প্রদর্শন করে।

মাইক্রোসফট অ্যাকসেস ব্যবহার করে রিপোর্ট কীভাবে তৈরি করবেন

১] Report Tool ব্যবহার করে রিপোর্ট তৈরি করুন

Create ট্যাবে Report Group-এ যান, Report Group-এ ক্লিক করুন। একটি Report দ্রুত তৈরি হবে। Form-এর বিপরীতে, Reports এডিট করা যায় না, কিন্তু আপনি কলাম এডজাস্ট করে আপনার Report মডিফাই করতে পারেন; কলামে ক্লিক করলে একটি হলদে বর্ডার আসবে, এবং আপনি কলামের প্রান্ত টেনে আপনার পছন্দের দৈর্ঘ্যে আনে পারেন।

আপনি যে কলাম বা রো চান না সেটি ডিলিট করতে। Right Click করুন রো বা কলামে এবং Delete ক্লিক করুন। Report কে Layout View-এ মডিফাই করা উচিত।

২] Report Design ব্যবহার করে রিপোর্ট তৈরি করুন

Report Group-এ Report Design নির্বাচন করুন; এটি আপনাকে Design View ডিসপ্লে-এ নিয়ে যাবে। Design View সেকশনে লেয়ার করা থাকে যেমন Page Header, Details, এবং Page Footer।

ব্লাঙ্ক লেআউটে ডেটা যোগ করতে, Property ক্লিক করুন, তারপর Property Sheet-এর উপরের ড্রপ-ডাউন মেনুর অ্যারোতে ক্লিক করুন, এখন Report নির্বাচন করুন। Data ক্লিক করুন। Record Source ড্রপ-ডাউন মেনুতে, আপনার Query বা Table নির্বাচন করুন যা আপনি আপনার Report-এ ব্যবহার করতে চান।

Add Existing Fields ক্লিক করুন। আপনি যে Fields রিপোর্টে যোগ করতে চান সেগুলো ক্লিক করুন এবং সেগুলো Detail Section-এ টেনে আনুন।

Print Preview-এ যান। আপনি আপনার রিপোর্ট প্রিন্টেড ভিউতে দেখতে পাবেন। Print View-এর নিচে বাম পাশে Navigation Buttons আছে যা আপনাকে Report-এর মাধ্যমে নেভিগেট করতে দেয়।

Design View-এ ফিরে যেতে, উইন্ডোর উপরের ডান পাশে Close the Print View button-এ ক্লিক করে Print Preview বন্ধ করুন।

৩] Blank Report ব্যবহার করে রিপোর্ট তৈরি করুন

Create ট্যাবে Reports Group-এ Blank Report Tool নির্বাচন করুন।

Report Layout Tools Window-এর ডান পাশে, Add Existing Fields নির্বাচন করুন। একটি Field List আছে; ফিল্ডে ক্লিক করুন এবং ফিল্ডটি ব্লাঙ্ক স্পেসে টেনে আনুন। তারপর Print Preview-এ যান; আপনি আপনার Report-এর প্রিন্টআউট দেখতে পাবেন।

৪] Report Wizard ব্যবহার করে রিপোর্ট তৈরি করুন

Report Group-এ Report Wizard নির্বাচন করুন, একটি Report Wizard Dialog Box আসবে।

Dialog Box-এ, আপনি আপনার Report-এ যে টেবিল এবং Fields চান সেগুলো নির্বাচন করুন। এই বাটনগুলো চাপে (>, >>, <, <<)। তারপর Next ক্লিক করুন।

Wizard-এ একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হবে 'do you want to add any Grouping Levels? আপনার যেটি দরকার সেটি Grouping Level নির্বাচন করুন, তারপর Next।

ড্রপ-ডাউন মেনু এবং ড্রপ-ডাউন মেনুর পাশের বাটন ব্যবহার করে আপনি আপনার Report-কে কোন Sort Order-এ রাখতে চান সেটি বেছে নিন, যেখানে থেকে Ascending বা Descending অর্ডার বেছে নেওয়া যায়। তারপর Next।

আপনি কীভাবে আপনার Report লেআউট করতে চান সেটি বেছে নিন। আপনি অপশনগুলো বেছে নিতে পারেন; Columnar, Tabular, এবং Justified, এবং আপনি লেআউটের Orientation বেছে নিতে পারেন, হয় Portrait বা Landscape। তারপর Next

আপনি Title নির্বাচন করতে পারেন এবং Preview the Report বা Modify the Report Design করতে পারেন। তারপর Finish।

৫] লেবেল তৈরি করুন

1. Report Group-এ Labels ক্লিক করুন। একটি Dialog box পপ-আপ হবে।
2. আপনি যে সাইজ চান সেটি বেছে নিন। Unit of Measure, Label Type, এবং Filter of the Manufacturer তারপর Next.
3. Font Name, Font Size, Font Weight, এবং Text Color বেছে নিন। তারপর Next।
4. আপনার Mailing Label-এ যে Fields চান সেগুলো নির্বাচন করুন।
5. আপনার Fields Sort করুন। Next.
6. আপনি Title বেছে নিতে পারেন এবং Preview the Label বা Modify the Label Design করতে পারেন।
7. তারপর Finish ক্লিক করুন। একটি Label তৈরি হবে।
8. আপনি Print View-এ আপনার Labels দেখতে পারেন।

এতটুকুই।

পরবর্তীতে পড়ুন: মাইক্রোসফট অ্যাকসেসে ডেটাবেস তৈরি করার উপায়।