আউটলুকে ডেলিভারি বা রিড রিসিপ্ট সক্রিয় ও অনুরোধ করার পদ্ধতি

মাইক্রোসফট একটি ব্যক্তিগত মেসেজিং সার্ভিস অফার করে যা বিশ্বব্যাপি ব্যবসা এবং ব্যক্তিগত যোগাযোগ ও তথ্য আদান-প্রদানের জন্য ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। ইমেইল যোগাযোগ একপক্ষীয় হয়ে যায় যদি রিসিভারের পক্ষ থেকে প্রতিক্রিয়া না আসে। সেন্ডারের পক্ষেও, তথ্য রিসিভারের কাছে পৌঁছে গেছে কিনা তা নিশ্চিত করা জরুরি হয়ে ওঠে।

আউটলুকে ডেলিভারি বা রিড রিসিপ্ট সক্রিয় ও অনুরোধ করার পদ্ধতি

ইমেইল ডেলিভারি এবং রিসিপ্ট নিশ্চিত করতে মাইক্রোসফট আউটলук ডেলিভারি এবং রিড রিসিপ্টের বidase দেয়। সেন্ডার এই রিসিপ্টগুলো ডেস্কটপ এবং ওয়েবসাইটে উভয়ে সক্রিয় করতে পারেন। এটি মাইক্রোসফট আউটলুকে রিড রিসিপ্ট এবং ডেলিভারি রিসিপ্ট সক্রিয় করার সম্পূর্ণ গাইড।

সকল আউটগোইং মেইলের জন্য রিসিপ্ট অনুরোধ করার ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো:

1. File ট্যাবে ক্লিক করুন।
2. ব্যাকস্টেজ ভিউ-এ Options-এ ক্লিক করুন।
3. একটি Outlook Options ডায়লগ বক্স ظاهر হবে।
4. বাম প্যানে Mail-এ ক্লিক করুন।
5. Tracking বিভাগের অধীনে, Delivery receipt confirming the message was delivered to the recipient’s email server অথবা Read receipt confirming the recipient viewed the message চেকবক্স বা দুটোই চেক করুন।
6. 'For any message received that includes a read-receipt request' এর অধীনে আপনার পছন্দের অপশন বেছে নিন।
7. OK ক্লিক করুন।
8. একটা ইমেইল পাঠিয়ে দেখুন ইনবক্সে রিসিপ্ট আসে কিনা।

এখন বিস্তারিত জানি।

আউটলুকে ডেলিভারি বা রিড রিসিপ্ট সেট আপ করার পদ্ধতি

ডেলিভারি রিসিপ্ট নিশ্চিত করে যে ইমেইলটি রিসিভারের কাছে সফলভাবে ডেলিভার হয়েছে। এই ধরনের রিসিপ্ট রিসিভারের নিয়ন্ত্রণে নয়, মেসেজ গন্তব্যে পৌঁছালে স্বয়ংক্রিয়ভাবে জেনারেট হয়। এটি নিশ্চিত করে যে ইমেইলটি রিসিভারের ইনবক্সে পৌঁছেছে।

অন্যদিকে, রিড রিসিপ্ট নিশ্চিত করে যে মেসেজটি রিসিভারের দ্বারা পড়া হয়েছে, রিপ্লাই দিয়ে বা না দিয়ে। যদিও রিসিভারের पास রিড রিসিপ্ট সেন্ডারকে পাঠানো না করার অপশন থাকে। রিড রিসিপ্ট তখনো জেনারেট হয় না যতক্ষণ না রিসিভার ইমেইলটি খোলে। রিড রিসিপ্ট নিজে মেসেজ ডেলিভারির নিশ্চিততা দেয়, ডেলিভারি রিসিপ্টের মত না, যা মেসেজ পড়া হয়েছে কিনা সেটি নিশ্চিত করে না।

1. একটি ইমেইলের জন্য আউটলুকে ডেলিভারি এবং রিড রিসিপ্ট সেট আপ
2. সকল পাঠানো ইমেইলের জন্য আউটলুকে ডেলিভারি এবং রিড রিসিপ্ট সেট আপ
3. আউটলুকে রিড রিসিপ্ট ম্যানেজ করুন

এখন বিস্তারিত দেখি কীভাবে একটি ইমেইলের জন্য এবং সকল পাঠানো ইমেইলের জন্য ডেলিভারি এবং রিড রিসিপ্ট সেট আপ করবেন।

১] একটি ইমেইলের জন্য আউটলুকে ডেলিভারি এবং রিড রিসিপ্ট অনুরোধ

ব্যবহারকারী আউটলুকে সকল ইমেইলের ডেলিভারি বা রিড রিসিপ্ট দরকার নাও করতে পারে। রিসিপ্টগুলো কম্পোজিশন সময় শুধু একটি ইমেইলের জন্য সেট আপ করা যায়। এখানে কীভাবে আউটলুকে একটি ইমেইলের জন্য ডেলিভারি রিসিপ্ট এবং রিড রিসিপ্ট সেট আপ করবেন:

1. মাইক্রোসফট আউটলুক অ্যাকাউন্ট খুলুন।
2. New Mail > Options-এ ক্লিক করুন।
3. Tracking সেকশনে যান।
4. Request a Delivery Receipt এবং Request a Read Receipt চেকবক্স চেক করুন।

এই ধাপগুলো সম্পর্কে আরও জানতে চাইলে পড়তে থাকুন:

মাইক্রোসফট আউটলুক অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং উপরে বামে New Mail অপশনে ক্লিক করুন। Options ট্যাবে ক্লিক করুন।

Options ট্যাবের নিচে Tracking-এর বidase, Request a Delivery Receipt চেকবক্স বা Request a Read Receipt চেকবক্স চেক করুন।

আপনি দুটি রিসিপ্টই বা যেকোনো একটি অপারেশনালাইজ করতে পারেন।

২] সকল পাঠানো ইমেইলের জন্য আউটলুকে ডেলিভারি এবং রিড রিসিপ্ট সক্রিয় করুন

উপরের মত একক ইমেইলে রিড এবং ডেলিভারি রিসিপ্ট সেট আপ করার মতোই, সকল পাঠানো ইমেইলের জন্য একই কাজ করা যায়।

মাইক্রোসফট আউটলুকে সাইন-ইন করুন এবং উপরে দেওয়া File অপশনে ক্লিক করুন, তারপর স্ক্রিনে আসা মেনুবার থেকে Options-এ ক্লিক করুন।

Options ট্যাবের অধীনে Mail উইন্ডোতে যান এবং Tracking-এ স্ক্রোল ডাউন করুন। Tracking হেডিং-এর নিচে ডেলিভারি এবং রিড রিসিপ্ট অপশনগুলো আছে: Delivery receipt confirming the message was delivered to the recipient’s email server এবং Read receipt confirming the recipient viewed the message-এ مار্ক করুন।

উপরোক্ত অপশনগুলো ছবিতে ইলাস্ট্রেট করা হলো, যা আপনার আউটলুকের সকল পাঠানো ইমেইলে ডেলিভারি এবং রিড রিসিপ্ট অ্যাসাইন করবে।

৩] আউটলুকে রিড রিসিপ্ট ম্যানেজ করুন

আগে আলোচনা করা হয়েছে, রিসিভার বেছে নিতে পারেন সেন্ডারকে রিড রিসিপ্ট পাঠাবে কিনা। রিড রিসিপ্ট আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন এবং ওয়েব ভার্সন দুটোতেই ম্যানেজ করা যায়।

ডেস্কটপের জন্য আউটলুকে রিড রিসিপ্ট ম্যানেজ করুন

ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনের জন্য রিড রিসিপ্ট ম্যানেজ করতে, আপনার আউটলুক অ্যাকাউন্ট ডেস্কটপে Open করুন এবং উপরে বামে File অপশনে ক্লিক করুন। Option > Mail-এ যান।

Mail উইন্ডোর ভিতরে ট্র্যাকিং অপশনগুলো খুঁজুন এবং রিড রিসিপ্টের তিনটি অপশন থেকে একটি বেছে নিন: Always send a read receipt, Never send a read receipt, বা Ask each time whether to send a read receipt।

ওয়েব অ্যাপের জন্য আউটলুকে রিড রিসিপ্ট ম্যানেজ করুন

উপরের ফাংশনগুলোর মতই রিড রিসিপ্ট আউটলুক ওয়েবসাইটে হ্যান্ডেল করা যায়। Outlook.com-এ যান এবং আপনার প্রোফাইল খুলুন।

ডান প্রান্তে Settings অপশনে ক্লিক করুন এবং মেনুবার থেকে View all Outlook Settings নির্বাচন করুন।

সেটিংস উইন্ডোর ভিতরে Mail অপশনটি পাবেন। Mail-এ ক্লিক করুন এবং তারপর Message handling ট্যাব সিলেক্ট করুন। ইমেইল ট্র্যাকিং অপশন এই সেকশনে উপলব্ধ। তাই Read receipts সেকশনে যান, রিড রিসিপ্টের অনুরোধের প্রতিক্রিয়া দেওয়ার জন্য নিচের অপশনগুলো থেকে একটি বেছে নিন।

1. Ask each time whether to send a response
2. Always send a read response
3. Never send a response.

এটাই ছিল। আশা করি আপনি এই আর্টিকেলটি উপকারী পাবেন।

পাঠানো ইমেইলের জন্য রিসিপ্ট কীভাবে পাবো?

প্রাপকদের কাছে পাঠানো ইমেইলের জন্য রিসিপ্ট পেতে হলে, 'Delivery receipt confirming the message was delivered to the recipient’s email server' অথবা 'Read receipt confirming the recipient viewed the message' চেকবক্স বা দুটোই সক্রিয় করতে হবে; চেকবক্সগুলো সক্রিয় থাকলে রিসিপ্টগুলো আপনার ইনবক্সে পাঠানো হবে।

আউটলুকে রিড রিসিপ্ট কেন পাচ্ছি না?

রিড রিসিপ্ট সক্রিয় করতে হলে মেসেজটি রিড হিসেবে মার্ক করা উচিত, যা ঘটে যখন রিসিভার অন্য মেসেজে সুইচ করে বা মেসেজটি খোলে। আপনি যদি রিড রিসিপ্ট না পান, তবে এর মানে আউটলুক আপনার রিড রিসিপ্টগুলো ব্লক করছে।