খুব বড় এক্সেল স্প্রেডশিট নিয়ে কাজ করা সবসময় সহজ নয়। এটি বিশেষ করে সত্য যখন আপনার पास প্রচুর এম্বেডেড ক্যালকুলেশন থাকে যেখানে একটি সারির ফলাফল অন্য সারির ডেটার ওপর নির্ভরশীল। এক্সেলে সারি ফিক্স করার পদ্ধতি জানতে হলে শীটটিকে এমনভাবে ম্যানিপুলেট করতে হয় যাতে সেসব ক্যালকুলেশন ভাঙে না।
অন্য সমস্যাগুলো যা সেল ডেটা পরিবর্তন করার সময় সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে তা হলো উপরের সারি বা বাম কলামের লেবেলগুলো দেখতে কঠিন হওয়া।
বড় স্প্রেডশিট ম্যানিপুলেট করতে কিছু ট্রিক ব্যবহার করা যায় যা এক্সেলে একটি সারি ফিক্স করে দেয় যাতে আপনি অন্য ডেটা মডিফাই করতে পারেন কোনো সমস্যা সৃষ্টি ছাড়া।
ফ্রিজ করে এক্সেলে সারি ফিক্স করার পদ্ধতি
একটি সারি জায়গায় ফিক্স করতে চান যাতে আপনি হেডার বা অন্যান্য কলাম দেখতে পান অন্য এলাকা এডিট করার সময়?
এটি খুব সহজ। ভিউ মেনু সিলেক্ট করুন। তারপর রিবনে উইন্ডো গ্রুপ থেকে ফ্রিজ পেনস সিলেক্ট করুন। ড্রপ ডাউন মেনু থেকে ফ্রিজ পেনস সিলেক্ট করুন।
এই অপশনটি আপনার কার্সর থাকা জায়গার উপরের সারি এবং বাম পাশের কলাম দুটোই ফিক্স করে দেয়।
আপনি যদি শুধু উপরের সারি বা বাম কলাম ফিক্স করতে চান, তবে আপনি অন্যান্য অপশনগুলো ব্যবহার করতে পারেন।
- ফ্রিজ টপ রো: শুধু শীটের উপরের সারিটি জায়গায় ফিক্স করে।
- ফ্রিজ ফার্স্ট কলাম: শুধু শীটের বাম সারিটি জায়গায় ফিক্স করে।
এক্সেলের "ফ্রিজিং" ফিচারটি খুব উপকারী, বিশেষ করে খুব বড় শীটের জন্য যেখানে আপনাকে এত ডান বা নিচে স্ক্রল করতে হয় যে লেবেল সারি বা কলাম শীট থেকে অফ হয়ে যায়।
যেকোনো সারি বা কলাম ফ্রিজ করলে সেটি জায়গায় ফিক্স হয়ে যায় যাতে আপনি স্প্রেডশিটে যেকোনো জায়গায় কার্সর সরালেও সেটি দেখতে পান।
ফিক্সড ক্যালকুলেশন সহ নতুন সারি যোগ করুন
এই বড় শীটে, একটি সারি যোগ বা ডিলিট করে কলামের নিচে বা সারির শেষে ক্যালকুলেশনের ফলাফল আপডেট হওয়া দেখতে কঠিন হয়। এবং যেহেতু ক্যালকুলেশনগুলো সাধারণত খুব নিচে বা ডানদিকে থাকে, আপনি যখন সারি যোগ বা ডিলিট করার চেষ্টা করেন তখন ফলাফল শীটে লিস্টেড থাকে না।
আপনি যদি সেই নিচে বা ডানের সেল ফিক্স করতে ফ্রিজ অপশন ব্যবহার করার চেষ্টা করেন, তবে এটি কাজ করবে না। কারণ ফ্রিজ ফিচারটি শুধু কার্সরের উপরের সারি বা ডানদিকে কলাম ফ্রিজ করে।
ক্যালকুলেশন সারি বা কলাম জায়গায় ফিক্স করার ট্রিক হলো এক্সেলের স্প্লিট ফিচার ব্যবহার করা।
এটি করতে, আপনি যে ক্যালকুলেশনটি জায়গায় ফিক্স করতে চান সেটির ওপর কার্সর রাখুন। মেনু থেকে ভিউ সিলেক্ট করুন, এবং তারপর রিবনে উইন্ডোজ গ্রুপ থেকে স্প্লিট সিলেক্ট করুন।
এটি কলামের নিচে ক্যালকুলেশনটি জায়গায় ফিক্স করে দেবে। এখন আপনি যেকোনো সারির বাম পাশের স্লেটি নাম্বারে ডান-ক্লিক করুন এবং ডিলিট সিলেক্ট করুন।
সারিটি ডিলিট হলে, আপনি ক্যালকুলেশনটি অটোমেটিক্যালি আপডেট होते দেখতে পাবেন যাতে আপনি জানতে পারেন সেটি পরিবর্তনটি অন্তর্ভুক্ত করেছে।
এই একই পদ্ধতিটি কাজ করে যদি ক্যালকুলেশনটি সারির শেষে থাকে। শুধু ক্যালকুলেশনের ওপর কার্সর রাখুন, শীটটি স্প্লিট করুন, এবং কলামটি ডিলিট করুন। আপনি ক্যালকুলেশনটি অটোমেটিক্যালি আপডেট होते দেখবেন।
এক্সেলে সব সারির উচ্চতা ফিক্স করার পদ্ধতি
যদিও এই ট্রিকটি টেকনিক্যালি সারি জায়গায় ফিক্স করা নয়, কিন্তু এটি একসাথে এক্সেলে সব সারি ফরম্যাট করার একটি উপায়। এটি আলাদা আলাদা সারি ঠিক করার চেয়ে অনেক সময় বাঁচায়। এটি বিশেষভাবে বড় স্প্রেডশিটে খুব উপকারী।
শীটের সব সারির উচ্চতা ঠিক করতে, সব সারি সিলেক্ট করুন। তারপর, সারির বাম পাশের যেকোনো স্লেটি নাম্বারে ডান-ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে রো হাইট সিলেক্ট করুন।
এটি একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি সারির উচ্চতা টাইপ করতে পারেন। সারির উচ্চতা পয়েন্টে পরিমাপ করা হয়, এবং একটি ইঞ্চিতে ৭২ পয়েন্ট থাকে। ডিফল্ট সারির উচ্চতা ১২.৭৫, যা ১০ বা ১২ পয়েন্ট ফন্ট সাইজের জন্য ফিট করে। বড় ফন্ট বা ছবির জন্য, আপনি যেকোনো বড় উচ্চতা দিতে পারেন যা কাজ করে।
আপনি ওকে সিলেক্ট করলে, আপনি যেসব সারি সিলেক্ট করেছেন সেসব সারির উচ্চতা ঠিক হয়ে যাবে।
এক সারিতে শুধু একটি সেল এডিট করুন
অনেক সারি সহ বড় একটি শীটে অন্য একটি সমস্যা হলো একটি সারিতে শুধু একটি সেল এডিট বা ইনসার্ট করা, বাকি শীটকে কোনো নেতিবাচক প্রভাব ফেলা ছাড়া।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি শীটে একটি নতুন ডেটা সারি ইনসার্ট করেছেন, কিন্তু সেটি বাকি শীটের সাথে অ্যালাইন করতে একটি অতিরিক্ত ডেটা পয়েন্ট রিমুভ করতে চান, তবে আপনাকে সেই সারির একক সেলটি ডিলিট করতে হবে।
এটি করতে, সেই একক সেলটি সিলেক্ট ও ডান-ক্লিক করুন। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Delete সিলেক্ট করুন। যেহেতু একক সেলটি স্প্রেডশিটের মাঝপথে থাকে এবং ডেটা দিয়ে ঘেরা থাকে, এক্সেল একটি স্পেশাল ডিলিট উইন্ডো দেখাবে।
এই উইন্ডো আপনাকে বাকি সব ডেটা সেলগুলো সঠিক স্পটে শিফট করে বাকি শীটের সাথে অ্যালাইন করতে দেয়।
- শিফট সেলস লেফট: ডিলিট করা সেলের ডানদিকের সব সেল বামে শিফট হবে।
- শিফট সেলস আপ: ডিলিট করা সেলের নিচের সব সেল উপরে শিফট হবে।
- এন্টায়ার রো: এটি নির্বাচিত সেল ধারণকারী পুরো সারিটি ডিলিট করবে।
- এন্টায়ার কলাম: এটি নির্বাচিত সেল ধারণকারী পুরো কলামটি ডিলিট করবে।
এই সব এক্সেল ট্রিক আপনাকে এক্সেলে একটি সারি (বা কলাম) ফিক্স করতে দেয় ক্যালকুলেশন বা বাকি ডেটার পজিশন মেইনটেইন করে।
