মাইক্রোসফট টিমস একটি গ্রুপ কোলাবরেশন সফটওয়্যার যা টিমগুলোকে দূর থেকে একসাথে কাজ করতে সাহায্য করতে পারে। অ্যাপ্লিকেশনের ভিতরে চ্যাট, ভিডিও কল, এবং অন্যান্য কোলাবরেশন টুল পাবেন। আমরা সব বড় ফিচারগুলো ব্যাখ্যা করব যাতে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন এটি ব্যবহার করার উপযোগী কিনা।
আপনি মাইক্রোসফট টিমস বিনামূল্যে ব্যবহার করতে পারেন, যদিও বড় টিমগুলো মাইক্রোসফট ৩৬৫ বিজনেসে প্রতি ইউজার অর্থ দিয়ে টিমসের পাশাপাশি সকল অফিস ৩৬৫ অ্যাপ্স অ্যাক্সেস পেতে পারে।
মাইক্রোসফট টিমস কী এবং এর ফিচারগুলো কী কী?
মূলত মাইক্রোসফট টিমস আপনাকে মাইক্রোসফট অফিস বা যেকোনো অন্যান্য ইন্টিগ্রেটেড অ্যাপসের পাশাপাশি অনলাইনে অন্যদের সাথে কার্যকরভাবে কাজ করতে দেয়। আপনি টিম মিটিং, প্রাইভেট কল, এবং আরও অনেক ফিচারের সুবিধা নেওয়া যাবে যা আমরা নিচে বিস্তারিত ব্যাখ্যা করব।
মিটিংস অ্যান্ড কলিং
মাইক্রোসফট টিমস মিটিংসের মাধ্যমে, আপনি সহজে অনলাইন মিটিং হোস্ট বা জয়েন করতে পারেন, এবং মিটিংটি কীভাবে উপস্থাপন করা হবে সেটির গতি নির্ধারণ করতে পারেন। এর মানে, আপনি চাইলে এক-কে-এক চ্যাট, অথবা ১০,০০০ পর্যন্ত পার্টিসিপেন্ট সহ একটি কনফারেন্স চালাতে পারেন, সব কিছু মাইক্রোসফট টিমস মিটিংস ফিচারের ভিতর থেকেই সম্ভব।
আপনি একটি মিটিং সেট আপ করে শুরু করুন এবং একটি সময় ও তারিখ শিডিউল করুন। আপনি তারপর যাদের আপনি অংশগ্রহণ করাতে চান তাদের আগে থেকেই আমন্ত্রণ পাঠাতে পারেন। একবার মিটিংয়ের সময় হলে, আপনি তাৎক্ষণিক স্টার্ট আপ করতে ক্লিক করতে পারেন এবং আমন্ত্রণ পেলে সবাই জয়েন করতে পারবে।
আপনি আপনার টিমের অংশ নন দেরকেও মিটিংতে আমন্ত্রণ পাঠাতে পারেন। মিটিংে থাকা লোকেরা ভয়েস, ভিডিও, বা টেক্সটের মাধ্যমে চ্যাট করতে পারেন এবং একে অপরের সাথে ফাইল শেয়ার করতে পারেন। স্ক্রিন শেয়ারিংও উপলব্ধ।
একবার মিটিং শেষ হলে, আপনি রেকর্ডিং এবং মিটিং নোটস একে অপরের সাথে শেয়ার করতে পারবেন এবং মিটিং চ্যাটে ফলো আপ করতে পারবেন অতিরিক্ত তথ্যের জন্য।
চ্যাট, ওয়ার্ক কোলাবরেশন, অ্যান্ড ফাইল শেয়ারিং
যদিও মিটিংগুলো ভবিষ্যতের পরিকল্পনা বা সবাইকে আপ টু ডেট রাখার জন্য চমৎকার জায়গা, আপনার অধিকাংশ কোলাবরেটিভ ওয়ার্কফ্লো আপনার টিম চ্যাট চ্যানেলগুলোর ভিতরেই ঘটবে। টিম ওনার সহজে আলাদা চ্যাট চ্যানেল তৈরি করতে পারেন, যা ব্যবহারকারীদের জন্য প্রাসঙ্গিক এলাকায় কথোপকথন রাখতে সহজ করে দেয়।
প্রতিটি চ্যাট চ্যানেলে, টিম সদস্যদের @মেনশন কমান্ড ব্যবহার করে অন্য ব্যবহারকারীদের মেনশন করতে, মাইক্রোসফট অফিস ডকুমেন্টের লিংক শেয়ার করে কোলাবরেটিভলি কাজ করতে, বা ছবি, ভিডিও, বা অ্যাটাচমেন্টের মতো অন্যান্য কন্টেন্ট শেয়ার করতে পারে। সকল চ্যাট মেসেজ অনলাইনে সংরক্ষিত থাকে এবং আপনি দ্রুত পূর্বের কথোপকথন সার্চ করতে পারেন বা গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ বুকমার্ক করতে পারেন।
এছাড়া, প্রতিটি মাইক্রোসফট টিম সদস্য মাইক্রোসফট টিমসে অন্যান্য সদস্যদের সাথে ব্যক্তিগত প্রাইভেট চ্যাট এবং কল করতে পারেন। এইভাবে, আপনি আপনার টিমের জন্য মূল চ্যাট চ্যানেলগুলোতে টাস্কগুলোর ওপর একসাথে কাজ করতে পারেন এবং আরও নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে ব্যক্তিগতভাবে অন্যদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।
ইন্টিগ্রেটেড অ্যাপস অ্যান্ড থার্ড পার্টি ফাংশন্যালিটি
মাইক্রোসফট টিমস ব্যবহারকারীদের তাদের টিমে বট বা অ্যাপ ইন্টিগ্রেশন যোগ করতে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, মাইক্রোসফট টিমস ট্রেলো অ্যাপ আপনার টিমের ভিতর একটি নতুন ট্যাব যোগ করবে যা আপনি ট্রেলোর মধ্যে हुई প্রগতি ট্র্যাক করতে ব্যবহার করতে পারেন।
মাইক্রোসফট টিমস নিজে ভিডিও কল হ্যান্ডেল করতে পারে, কিন্তু আপনি যদি জুমের মাধ্যমে কাউকে যোগাযোগ করতে চান, তবে জুম ইন্টিগ্রেশন এটি মাইক্রোসফট টিমস ছাড়াই না করেই খুব সহজ করে দেয়।
অথবা ফ্রিহ্যান্ড সম্পর্কে কী মনে করেন? এর মাধ্যমে, আপনার টিমের ব্যবহারকারীরা চ্যাট বা মিটিংসের সময় একটি ভার্চুয়াল হোয়াইটবোর্ড অ্যাক্সেস করতে পারেন যেটিতে লেখা যাবে। এটি ছবি অ্যানোটেট করার বা বড় কনফারেন্সের জন্য ডিটেইলস ব্যাখ্যা করার জন্য उत्तম।
অনেক মাইক্রোসফট টিমস ইন্টিগ্রেশন উপলব্ধ এবং সেগুলো আপনার কোলাবরেটিভ জীবন সহজ করতে পারফেক্ট। আপনি মাইক্রোসফট টিমসের জন্য নিজস্ব কাস্টম অ্যাপস তৈরি করতে পারেন। এইভাবে, আপনার যদি একটি বড় টিম থাকে কিন্তু একটি নির্দিষ্ট ফাংশনের দরকার হয়, তবে আপনি একটি ডেভেলপার নিয়োগ করে আপনার জন্য সেই ফিচারটি তৈরি করাতে পারেন।
মাইক্রোসফট টিমস দিয়ে কীভাবে শুরু করবেন?
মাইক্রোসফট টিমস দিয়ে শুরু করা খুব সহজ। দেখি কীভাবে আপনার নিজের টিম তৈরি করবেন। তারপর ব্যাখ্যা করব কীভাবে আপনি একটি টিমে জয়েন করতে পারেন।
- প্রথমে, আপনাকে মাইক্রোসফট টিমস সাইন-আপ ওয়েবসাইটে যেতে হবে এবং বিনামূল্যে সাইন আপ করতে হবে। আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট থাকে তবে আপনি লগ-ইন করতে পারেন।
- আপনার টিম সেট আপ করার জন্য ধাপগুলো পূরণ করুন।
- এরপর, প্রম্পট হওয়ার সময় ডাউনলোড দ্য উইন্ডোজ অ্যাপ বাটনে ক্লিক করুন। অথবা, ডাউনলোড পেজে যান।
- মাইক্রোসফট টিমসের ইনস্টলার রান করুন এবং তারপর এটি খুললে, আপনার পূর্বে তৈরি করা মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন। ভ্যালকাম টু টিমস মেসেজে প্রম্পট হলে কন্টিনিউ ক্লিক করুন।
- আপনাকে একটি লিংক দেওয়া হবে যা আপনি অন্যদের সাথে শেয়ার করে তাদের আপনার টিমে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন। এটি আপনাকে ইমেইলেও পাঠানো হবে যাতে আপনি যেকোনো সময় পরে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
- গট ইট ক্লিক করুন এবং তারপর অনবোর্ডিং প্রসেস पूरा করুন। আপনার কাছে nhiều টুলটিপস পপ আপ হবে যা চ্যানেল, চ্যাট, এবং মিটিং কীভাবে কাজ করে সেটি ব্যাখ্যা করবে। বাম পাশের ট্যাবে নোট করুন – এটি আপনার টিম, নোটিফিকেশন, ফাইলস, এবং প্রাইভেট কথোপকথনের মধ্যে দ্রুত স্যুইচ করতে ব্যবহৃত হয়।
- আপনার যদি একটি টিমে জয়েন করতে হয়, তবে আপনার টিম সদস্যের কাছ থেকে একটি আমন্ত্রণ চান এবং আপনার ব্রাউজারে লিংকটি ভিজিট করুন। প্রয়োজনে আপনার ডিটেইলস দিন, এবং তারপর সেন্ড রিকোয়েস্ট-এ ক্লিক করুন। একবার রিকোয়েস্ট অনুমোদিত হলে, আপনি মাইক্রোসফট টিমসে লগ-ইন করতে পারবেন এবং ড্রপডাউন বক্সে ক্লিক করে আপনি যে টিমে আমন্ত্রিত हुएছেন সেটি সিলেক্ট করতে পারবেন।
কি মাইক্রোসফট টিমস একমাত্র ভালো টিম কোলাবরেশন সফটওয়্যার?
বেশ অসংখ্য টিম কোলাবরেশন অ্যাপ বাজারে আছে, কিন্তু মাইক্রোসফট টিমসের প্রতিযোগী হিসেবে শুধু কিছু সিলেক্টেড টিকে বিবেচনা করা হয়।
বেশির ভাগ ব্যবহারকারীর জন্য, মাইক্রোসফট টিমস কার্যকরভাবে কোলাবরেট করার জন্য পর্যাপ্ত হবেন, কিন্তু আপনি যদি সম্ভাব্য বিকল্পগুলো সম্পর্কে জানতে আগ্রহী হন, তবে মাইক্রোসফট টিমসের সবচেয়ে বড় প্রতিযোগীদের একটি হলো স্ল্যাক। এই দুটির বাইরে আরও কিছু চমৎকার টিম কোলাবরেশন অ্যাপ আছে যদি এই দুটো আপনার মানদণ্ড পূরণ না করে।
