যেকোনো ছোট ব্যবসার অপারেশনের অংশ হিসেবে, আপনাকে সম্ভবত আপনার গ্রাহকদের ট্র্যাক রাখতে হবে। সাধারণত, এর অর্থ হল স্ট্রিক সিআরএম বা Monday.com এর মতো গ্রাহক পরিষেবা ক্লায়েন্ট ডাটাবেস সিস্টেমের জন্য অর্থ প্রদান করা। এই পরিষেবাগুলি সত্যিই দুর্দান্ত কারণ তারা প্রায়শই ব্যবহারকারী বান্ধব এবং একটি চমৎকার গ্রাফিকাল ইউজার ইন্টারফেস বৈশিষ্ট্যযুক্ত। যাইহোক, আপনি কি জানেন যে আপনি Microsoft Access দিয়ে আপনার নিজস্ব ডাটাবেস তৈরি করতে পারেন? আজকের Microsoft 365 গাইডে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে।
কেন অ্যাক্সেস দিয়ে একটি ডাটাবেস তৈরি করুন?
শুরু করার আগে, আমরা ব্যাখ্যা করব কেন আপনি অ্যাক্সেস সহ একটি গ্রাহক পরিষেবা ডেটাবেস তৈরি করতে চান৷ উত্তরটা বেশ সাধারন. এটি শুধুমাত্র কয়েকটি ধাপে করা সহজ, এবং সবকিছু আপনার সাথে প্রাক-ফরম্যাট করা হবে। ছোট ব্যবসার জন্য যেগুলি জিনিসগুলিকে সহজ রাখে, আপনি অ্যাসাইনমেন্ট, অগ্রাধিকার, স্থিতি, গ্রাহক এবং রেজোলিউশনগুলি ট্র্যাক করতে এটি ব্যবহার করতে পারেন৷ যদি আপনার প্রয়োজনগুলি আরও জটিল হয়, তবে অ্যাক্সেস আপনার জন্য কাজ নাও করতে পারে, তবে আরও মৌলিক প্রয়োজনের জন্য, এটি দুর্দান্ত কাজ করবে কারণ এটি ইতিমধ্যেই আপনার Microsoft 365 সদস্যতার অংশ হিসাবে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে৷
গ্রাহক পরিষেবা ডেটাবেস তৈরি করা
গ্রাহক পরিষেবা ডেটাবেস তৈরি করা শুরু করতে, আপনাকে অ্যাক্সেস খুলতে হবে এবং তারপরে নতুন-এ ক্লিক করতে হবে . আপনি বিভিন্ন ধরনের টেমপ্লেট দেখতে পাবেন, কিন্তু আমরা একটি গ্রাহক পরিষেবা ডাটাবেস খুঁজছি। এটি খুঁজে পেতে নিচে স্ক্রোল করুন, এবং তারপরে ক্লিক করুন। অ্যাক্সেস ডাটাবেস তৈরি করবে।
একবার তৈরি হয়ে গেলে, আপনি সামগ্রী সক্ষম করুন এ ক্লিক করতে চাইবেন পর্দার শীর্ষে। তারপরে, আপনি কেস এবং আপনার গ্রাহকদের জন্য আপনার ডেটা প্রবেশ করা শুরু করতে পারেন। আপনি New Case এ ক্লিক করে একটি নতুন কেস যোগ করতে পারেন৷ , এবং তারপর ফলাফল ফর্ম পূরণ করুন. কেস শিরোনাম, অ্যাসাইনি, গ্রাহক, অগ্রাধিকার, বিভাগ, স্থিতি এবং আরও অনেক কিছুর জন্য দাগ রয়েছে। আপনি ফর্মগুলি পূরণ করার সাথে সাথে আপনি গ্রাহকের তথ্য এবং কর্মচারীর তথ্যও পূরণ করার জন্য পপ-আপ প্রম্পট পাবেন। জিনিসগুলিকে সহজ করতে এইগুলি পূরণ করুন৷
আপনি যদি এই ডাটাবেসের সাথে গ্রাহক বা কর্মচারীদের একটি তালিকা পরিচালনা করতে চান তবে আপনি গ্রাহকের তালিকা এ ক্লিক করতে চাইবেন অথবা কর্মচারী তালিকা বোতাম এটি একটি নতুন ট্যাবে তাদের খুলবে৷
৷প্রতিবেদন কেন্দ্র
আপনি গ্রাহক পরিষেবা ডাটাবেসে আরও বেশি ডেটা পূরণ করার সাথে সাথে, আপনাকে ফিল্টার করতে বা প্রতিবেদন তৈরি করতে হতে পারে। আপনি সত্যিই সহজে এই কাজ করতে পারেন. বিভাগ, বরাদ্দ করা এবং স্থিতির জন্য ফিল্টার বোতাম রয়েছে। আপনি যদি এই ক্ষেত্রগুলি বেছে নেন, তাহলে তারা আপনাকে সঠিক ডেটা ফিল্টার করার সুযোগ দেবে যা আপনি খুঁজছেন। এছাড়াও আপনি ওপেন চার্ট ফাংশন ব্যবহার করে দরকারী রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন যেমন ওপেন কেস বাই অ্যাসাইনড টু এবং ওভারডি কেস।
অ্যাক্সেসের আরও অনেক কিছু আছে!
যদিও আমরা কেবলমাত্র অ্যাক্সেসে গ্রাহক পরিষেবা ডাটাবেস স্পর্শ করেছি, সেখানে আরও অনেক কিছু ব্যবহার করা এবং তৈরি করা যেতে পারে। আপনি একটি কল ট্র্যাকার, বাগ ট্র্যাকার, ইনভেন্টরি ট্র্যাকার, ইভেন্ট ম্যানেজার এবং আরও অনেক কিছু তৈরি করতে সক্ষম হবেন৷ অ্যাক্সেসে অন্বেষণ করার জন্য প্রচুর টেমপ্লেট রয়েছে, তাই এখনই এটি পরীক্ষা করে দেখুন এবং মন্তব্যে আপনার চিন্তাভাবনা আমাদের জানান৷
