যেকোনো ছোট ব্যবসার অপারেশনের অংশ হিসেবে, আপনার গ্রাহকদের ট্র্যাক রাখতে হবে। সাধারণত এর মানে হলো Streak CRM বা Monday.com-এর মতো কাস্টমার সার্ভিস ক্লায়েন্ট ডাটাবেস সিস্টেমের জন্য টাকা দেওয়া। এই সার্ভিসগুলো নিঃসন্দেহে দুর্দান্ত কারণ তারা ইউজার-ফ্রেন্ডলি এবং সুন্দর গ্রাফিক্যাল ইউজার ইন্টারফেস থাকে। কিন্তু কি আপনি জানেন আপনি Microsoft Access-এ আপনার নিজস্ব ডাটাবেস তৈরি করতে পারেন? আজকের Microsoft 365 গাইডে, আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে।
কেন Access-এ ডাটাবেস তৈরি করবেন?
শুরু করার আগে, আমরা ব্যাখ্যা করব কেন আপনি Access-এ কাস্টমার সার্ভিস ডাটাবেস তৈরি করতে চাইতে পারেন। উত্তর খুব সহজ। এটি কয়েক ধাপে সহজে করা যায়, এবং সব কিছু আপনার জন্য প্রি-ফরম্যাটেড থাকবে। যেসব ছোট ব্যবসা জিনিসগুলো সিম্পল রাখতে চায়, তারা এটিকে অ্যাসাইনমেন্ট, প্রায়োরিটি, স্ট্যাটাস, কাস্টমার এবং রেজোলিউশন ট্র্যাক করতে ব্যবহার করতে পারে। আপনার প্রয়োজন জটিল হলে Access কাজ করে নাও পারে, কিন্তু বেসিক প্রয়োজনের জন্য এটি চমৎকার কাজ করবে কারণ এটি ইতিমধ্যে আপনার Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশনের অংশ হিসেবে অন্তর্ভুক্ত।
কাস্টমার সার্ভিস ডাটাবেস তৈরি করা
কাস্টমার সার্ভিস ডাটাবেস তৈরি শুরু করতে, আপনাকে Access খুলতে হবে, এবং তারপর New এ ক্লিক করুন। আপনি 다양한 টেমপ্লেট দেখবেন, কিন্তু আমরা কাস্টমার সার্ভিস ডাটাবেস খুঁজছি। নিচে স্ক্রোল করুন, সেটি খুঁজে পাওয়ার পর ক্লিক করুন। Access ডাটাবেসটি তৈরি করবে।
একবার তৈরি হলে, আপনি স্ক্রিনের উপরে Enable Content এ ক্লিক করুন। তারপর আপনি কেস এবং আপনার কাস্টমারদের জন্য ডেটা এন্ট্রি শুরু করতে পারেন। আপনি New Case এ ক্লিক করে একটি নতুন কেস যোগ করতে পারেন, এবং ফলস্বরূপ ফর্মটি পূরণ করুন। কেস টাইটেল, অ্যাসাইনি, কাস্টমার, প্রায়োরিটি, ক্যাটাগরি, স্ট্যাটাস, এবং আরও অনেক কিছুর জায়গা আছে। ফর্মগুলো পূরণ করার সাথে সাথে, আপনি কাস্টমার ইনফরমেশন এবং এমপ্লয়ি ইনফরমেশন পূরণ করার জন্য পপ-আপ প্রম্পট পাবেন। এগুলো পূরণ করুন জিনিসগুলো সিম্পল রাখতে।
আপনি যদি শুধু এই ডাটাবেস দিয়ে কাস্টমার বা এমপ্লয়ির তালিকা ম্যানেজ করতে চান, তবে Customer List বা Employee List বাটনে ক্লিক করুন। এগুলো একটি নতুন ট্যাবে খুলবে।
রিপোর্ট সেন্টার
আপনি কাস্টমার সার্ভিস ডাটাবেসে আরও বেশি ডেটা পূরণ করলে, আপনি ফিল্টার বা রিপোর্ট জেনারেট করতে চাইতে পারেন। আপনি এটি খুব সহজে করতে পারেন। ক্যাটাগরি, অ্যাসাইন টু, এবং স্ট্যাটাসের জন্য ফিল্টার বাটন আছে। আপনি এই ফিল্ডগুলো বেছে নিলে, আপনি যে সঠিক ডেটা খুঁজছেন সেটি ফিল্টার করার সুযোগ দেবে। আপনি Open Charts ফাংশনও ব্যবহার করতে পারেন যাতে উপযোগী রিপোর্ট তৈরি হয় যেমন Open Cases by Assigned To এবং Overdue Cases।
Access-এ আরও অনেক কিছু আছে!
যদিও আমরা শুধু Access-এ কাস্টমার সার্ভিস ডাটাবেসকে ছুঁয়েছি, আরও অনেক কিছু তৈরি ও ব্যবহার করা যায়। আপনি কল ট্র্যাকার, বাগ ট্র্যাকার, ইনভেন্টরি ট্র্যাকার, ইভেন্ট ম্যানেজার, এবং আরও অনেক কিছু তৈরি করতে পারবেন। Access-এ এক্সপ্লোর করার জন্য অনেক টেমপ্লেট আছে, তাই এখনই চেক আউট করুন এবং কমেন্টে আপনার মতামত জানান।
