আপনার কোম্পানি কত বড় হোক না কেন, আপনি Microsoft 365-এ থাকলে Outlook on the web আপনার অপারেশনসের অংশ হিসেবে ব্যবহার করবেন। কিন্তু মহামারী এখনো চলছে, তাই বড় এবং ছোট অনেক কোম্পানি এখনো কর্মচারীদের বাড়ি থেকে কাজ করার পরামর্শ দিচ্ছে। এর মানে আপনি আপনার ইনবক্সে বেশি সময় কাটাচ্ছেন। তাই আজ আমরা Outlook.com-এ সর্বোচ্চ লাভ উঠানোর কিছু টিপস ও ট্রিক্স দেখব।
আপনার ইনবক্স সংগঠিত করুন
আমাদের তালিকার প্রথমে আছে ইনবক্স সংগঠিত করার কিছু উপায়। আমরা Focused Inbox অন করার পরামর্শ দিই। এটি সাধারণত ডিফল্টভাবে অন থাকে, কিন্তু আপনি এটিকে অন করতে পারেন স্ক্রিনের উপর বাম কোণে সেটিংস কগে ক্লিক করে এবং Focused inbox টগল সুইচে ক্লিক করে। Focused inbox-এর সাথে, Outlook যেসব মেসেজ সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করে সেগুলো ফিল্টার করে। আপনি যেকোনো সময় অ-গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো দেখতে পারেন Other সেকশনে ক্লিক করে।
আপনি এখানে থাকাকালীন আপনার ইনবক্স ফিল্টার ও করতে পারেন। Focused inbox অন থাকলেও, আপনি কিছু মেসেজ পাবেন যা আপনার সাথে সম্পর্কিত নয়, তাই ফিল্টার ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন। ইনবক্সের উপর ডান কোণে Filter বাটনে ক্লিক করুন মেসেজ ফিল্টার করতে। আপনি আনরিড, টু মি, ফ্ল্যাগড, মেনশন, অ্যাটাচমেন্ট, সর্ট, এবং আরও অনেক কিছু দিয়ে ফিল্টার করতে পারেন।
আপনার Focused Inbox ট্রেন করুন
যদি আপনার Focused inbox সঠিকভাবে ফোকাসড না হয় এবং মেসেজগুলো Other-এ দেখায়, তবে এটিকে পরিষ্কার করার উপায় আছে। আমাদের দ্বিতীয় টিপ হলো Focused inbox ট্রেন করা মেসেজগুলো হেফাজত করে। এটি করতে, Other-এ থেকে মেসেজটি ক্লিক করুন এবং স্ক্রিনের উপরে Move to বাটনে ক্লিক করুন। সেখান থেকে Always move to focused inbox বেছে নিন। এই অপশন সিলেক্ট থাকলে, এই সেন্ডারের মেসেজ সবসময় আপনার ফোকাসড ইনবক্সে যাবে, যাতে আপনার নজরে পড়ে।
কীবোর্ড শর্টকাট চেষ্টা করুন
| শর্টকাট | দবাতে হবে কীগুলো |
|---|---|
| নতুন মেসেজ | CRTL+N |
| রিপ্লাই | CTRL+R |
| রিপ্লাই অল | CRTL+SHIFT+R |
| ফরওয়ার্ড | CTRL+SHIFT+F |
| পূর্ববর্তী/পরবর্তী | আপ/ডাউন কী |
আপনার ব্যস্ত দিনে Outlook.com ব্যবহার করার সময় সময় বাঁচাতে চান? কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন মাউস টানা-তানি ছাড়া। Word, Excel, PowerPoint-এর মতোই Outlook on the web-এ কিছু কীবোর্ড শর্টকাট আছে সাধারণ ফাংশনালিটির জন্য। এই শর্টকাটগুলো দিয়ে আপনি কিছু সময় বাঁচাতে পারবেন এবং হয়তো আরও কাজ করতে পারবেন। উপরের টেবিলটি দেখুন, এবং মাইক্রোসফটের পূর্ণ তালিকা এখানে চেক করুন।
হেরে যাচ্ছেন? সেটিংস খুঁজুন সাহায্যের জন্য
আপনি যদি Outlook.com-এ নতুন হন, তবে সহজেই হেরে যেতে পারেন। আপনি বুঝতে পারেন না কীভাবে ইনবক্স, মেসেজ পড়া, মেসেজ পাঠানো, বা আরও কিছুর জন্য সেটিংস পরিবর্তন করবেন। মাইক্রোসফট আপনার পেছনে আছে। স্ক্রিনের উপর ডান কোণে সেটিংস কগ থেকে আপনি কমন সেটিংস সার্চ করতে পারেন। এতে شامل হয় থিম পরিবর্তন, শেয়ারিং, ফরওয়ার্ডিং, টাইম জোন, এবং আরও অনেক কিছু। আপনি নিচে থাকা লিঙ্কে ক্লিক করে সকল Outlook সেটিংস দেখতে পারেন।
সিগনেচার তৈরি করুন বা আউট অফ অফিস নোটিফিকেশন সেট করুন
আমাদের তালিকার শেষে দুটি জিনিস যা আপনার জন্য উপযোগী হবে। প্রথমটি হলো সিগনেচার তৈরি করা, এবং দ্বিতীয়টি হলো আউট অফ অফিস নোটিফিকেশন সেট করা। সিগনেচার তৈরি করলে আপনার ইমেলগুলো পেরসনাল টাচ পাবে, এবং আউট অফ অফিস নোটিফিকেশন আপনি কাজে উপলব্ধ না থাকলে অটো-রিপ্লাই পাঠাবে।
সিগনেচার সেট আপ করতে, settings মেনুতে যান, তারপর View all Outlook settings বেছে নিন। সেখান থেকে Mail এরপর Compose and reply এ ক্লিক করুন। সেটা পেজ থেকে আপনি একটি সিগনেচার তৈরি করতে পারবেন যা আপনার ইমেল মেসেজগুলোর সাথে অটোমেটিক্যালি যোগ হবে। আপনি বেছে নিতে পারেন নতুন রচনাকৃত মেসেজগুলোর সাথে, অথবা ফরওয়ার্ড বা রিপ্লাই করা মেসেজগুলোর সাথে এটিকে অন্তর্ভুক্ত করতে।
শেষে, আউট অফ অফিস নোটিফিকেশন সেট করতে আপনি আবার settings মেনুতে যান এবং view all outlook settings বেছে নিন। সেখান থেকে mail, এবং তারপর Automatic Replies এ ক্লিক করুন। অটো-রিপ্লাই অন করার জন্য চেকবক্সে ক্লিক করুন, এবং তারপর রিপ্লাই পাঠানোর সময় ও তারিখ দিন এবং আপনার মেসেজ লিখুন (বাড়ি থেকে বাইরে থাকা সম্পর্কে) এবং তারপর Save এ ক্লিক করুন।
আমাদের অন্যান্য গাইডগুলো দেখুন আরও জানতে!
গত বছরে, আমরা অনেক Microsoft 365 সংক্রান্ত টপিক কভার করেছি। আমাদের ডেডিকেটেড নিউজ হাব দেখুন। কিছু টপিক شامل হলো মিটিং ম্যানেজ কীভাবে করবেন, Microsoft To Do Outlook-এ কীভাবে ব্যবহার করবেন, এবং আরও অনেক কিছু। এছাড়া, আপনি Outlook কীভাবে ব্যবহার করছেন তা কমেন্টে জানান।
