একজন IT অ্যাডমিন বা একটি ছোট বізনেস বা প্রতিষ্ঠানের মালিক হিসেবে, আপনি যদি Microsoft Teams-এ নতুন জড়িত হন, তবে আপনি আশ্চর্য করতে পারেন সার্ভিসটি কীভাবে কাজ করে। আমরা আগে জেনারেল Teams ট্রিকস ও টিপস কভার করেছি, এবং ইউজার ইন্টারফেসও দেখেছি, কিন্তু কি হয় যদি আপনি এখন সেটআপ শুরু করছেন?
ইউজার যোগ করার পাশাপাশি, এক IT Admin Teams সেটআপ করার সময় অনেক কিছু করতে পারেন। এই ধাপগুলো আপনার সকল কর্মচারী এবং ব্যবহারকারীর জন্য একটি কোয়ালিটি Teams অভিজ্ঞতা নিশ্চিত করার জন্য অপরিহার্য। এখানে আমাদের টপ পিক্সের একটি নজর দেওয়া হলো।
Tip 1: টিম মেম্বার vs টিম ওনার রোল চেক করুন
আপনি Microsoft Teams-এ আপনার কর্মচারী বা ব্যবহারকারীদের চ্যাট ও ইন্টারঅ্যাক্ট করার জন্য একটি টিম তৈরি করলে, আপনি নিশ্চিত করতে চাবেন যে টিম মেম্বার বা টিম ওনার রোল চেক করা হয়েছে। আপনি নিশ্চিত করতে চাবেন যে আপনার বাদে সবাই (টিম ওনার হিসেবে) একটি নির্দিষ্ট চ্যানেলের জন্য টিম মেম্বার হিসেবে সেট আছে।
টিম মেম্বাররা টিমের নাম বা ডেসক্রিপশন এডিট করতে পারে না, টিম ডিলিট করতে পারে না, প্রাইভেট চ্যানেল ডিলিট করতে পারে না, বা মেম্বার যোগ করতে পারে না। টিম ওনাররা, অন্যদিকে, টিমের জন্য আইটেম ম্যানেজ করে। সেগুলো মুক্তভাবে গেস্ট যোগ ও রিমুভ করতে পারেন, সেটিংস পরিবর্তন করতে পারেন, এবং আমরা যেসব অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ টাস্ক আলোচনা করেছি সেগুলো হ্যান্ডেল করতে পারেন। এতে আর্কাইভ করা টিম, রিনিউ করা টিম, GIFS ব্যবহারের অনুমতি, গেস্ট যোগ করা, টিম পিকচার সেট করা, চ্যানেল, ট্যাব, এবং কনেক্টরের জন্য টিম পারমিশন সেট করা, এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত।
আপনি এই সেটিংসগুলো নিজের জন্য দেখতে পারেন Microsoft Teams Admin Center-এ যেতে, Teams, Manage Teams-এ ক্লিক করে, এবং তারপর টিমের নামে ক্লিক করে। আপনি Role কলামের রোল নামে ক্লিক করে এবং প্রতি-ইউজার বেসিসে এডজাস্ট করে রোল পরিবর্তন করতে পারেন।
Tip 2: Teams-এ একটি কাস্টম পলিসি তৈরি করুন
একবার একটি টিম তৈরি হলে, এবং ব্যবহারকারীরা Microsoft Teams-এ যোগ হলে, আপনি নিশ্চিত করতে চাবেন যে আপনি আপনার Teams পলিসি কাস্টমাইজ করেছেন। এটি আপনাকে কন্ট্রোল দেয় আপনার Teams ব্যবহারকারীরা নির্দিষ্ট টাস্কে কী করতে পারে এবং কী করতে পারে না সেটার ওপর, যেমন প্রাইভেট চ্যানেল তৈরি করা। আপনি Microsoft Teams Admin Center-এ যেতে, টপ থেকে دوم্বার আইকন Teams-এ ক্লিক করে, এবং তারপর Teams Policies-এ ক্লিক করে পলিসি পরিবর্তন করতে পারেন।
ডিফল্টভাবে, আপনি একটি পলিসি দেখবেন যেটি Global (Org-wide default) নামে পরিচিত। এই পলিসি সব ইউজারের ওপর প্রযোজ্য। যাইহোক, আপনি টপে Add-এ ক্লিক করে একটি ইউজার-স্পেসিফিক নতুন পলিসি তৈরি করতে পারেন এবং একটি পলিসি নাম এন্টার করতে পারেন। আপনি তারপর কিছু সেটিংস বেছে নিতে পারেন, যা ইউজারদের সার্চ রেজাল্টে প্রাইভেট টিম ডিসকভার করতে দেবে, বা প্রাইভেট চ্যানেল তৈরি করতে দেবে। হলে, Save-এ ক্লিক করুন। আপনি তারপর ইউজারদের কাস্টম পলিসিতে যোগ করতে পারেন পলিসিটি হাইলাইট করে, Manage Users-এ ক্লিক করে। পরিবর্তনটি প্রয়োগ হওয়ার জন্য ২৪ ঘণ্টা লাগতে পারে।
Tip 3: মেসেজিং সেটিংস কন্ট্রোল করুন
Microsoft Teams-এ GIFS এবং কাস্টম স্টিকার তৈরি করার মতো অনেক মজার জিনিস আছে। যাইহোক, আপনি उनमें से কিছু অফ করতে চাইতে পারেন। একজন অ্যাডমিন হিসেবে, আপনার এতে পুরো অধিকার আছে Microsoft Teams Admin Center-এ যেতে এবং Messaging Policies ট্যাবে ক্লিক করে। এটি সাইডবার থেকে উপরে সপ্তম হবে এবং এর চেহারা একটি চ্যাট বাবলের মতো।
একবার সেখানে, আপনি মেসেজিং পলিসি তৈরি বা এডিট করতে পারেন। মনে রাখবেন Global (Org-wide default) ডিফল্ট সেটিং এবং Teams-এ সব ইউজারের ওপর প্রযোজ্য। এখানে আপনি অনেক কিছু পরিবর্তন করতে পারেন, যেসব আমরা নিচে লিস্ট করেছি।
আপনি যদি অ্যাডভেঞ্চারাস হন, তবে আপনি একটি কাস্টম মেসেজিং পলিসি তৈরি করতে পারেন এবং এই ফিচারগুলো অন বা অফ করে ব্যবহারকারীর বা ব্যবহারকারী গ্রুপের 베이সিসে রোল আউট করতে পারেন। শুধু + Add-এ ক্লিক করে একটি নতুন মেসেজিং পলিসি তৈরি করুন এবং ইউজার বা ইউজার গ্রুপের জন্য আপনার সেটিংস টвиক করুন। হলে, আপনি পলিসির নামে ক্লিক করতে পারেন, এবং Manage users-এ ক্লিক করে ইউজারদের অ্যাসাইন করতে পারেন। আপনি ইউজার নাম সার্চ করতে পারেন এবং Add-এ ক্লিক করতে পারেন। হলে, আপনি Save-এ ক্লিক করতে পারেন।
Tip 4: আপনার ব্যবহারকারীদের ম্যানেজ করুন এবং অন্যান্য পলিসি টвиক করুন
Teams Admin Dashboard-এ, আপনি টিউক করতে পারেন বিভিন্ন সেটিংস ও পলিসি। এগুলো রেঞ্জ করে মিটিং পলিসি, লাইভ ইভেন্ট সেটিংস, কলিং সেটিংস, এবং আরও অনেক কিছু। আপনি আপনার ইচ্ছামতো এগুলো নিয়ে খেলতে পারেন এবং এগুলো পরিবর্তন করতে পারেন। মিটিং পলিসি অ্যাক্সেস করা যাবে সাইডবারের ক্যালেন্ডার সেকশনে ক্লিক করে। Apps settings অ্যাক্সেস করা যাবে চ্যাট আইকনের নিচে চারটি বর্গের আইকনে ক্লিক করে। কলিং পলিসি অ্যাক্সেস করা যাবে ফোন আইকনে ক্লিক করে। আমরা এই পলিসিগুলোর লিংক উপরে এমবেড করেছি।
আপনি যদি উপরে লিস্ট করা সেটিংসগুলো টুইক করে থাকেন, তবে আপনি ব্যবহারকারীদের পলিসিগুলোতে কনফিগার এবং পরিবর্তন করতে পারেন আপনার ইচ্ছামতো। আপনি এটি করতে পারেন Microsoft Teams admin center-এ Users ট্যাবে ক্লিক করে। এটি টপ থেকে পঞ্চম আইকন, Teams লোগোর আকারে। আপনি তালিকায় ইউজার নামের পাশে চেকমার্কে ক্লিক করতে পারেন, তারপর Edit Settings-এ ক্লিক করতে পারেন। আপনি ইচ্ছামতো গ্লোবাল সেটিং থেকে ইউজারকে অফ করে আপনার তৈরি করা কাস্টম পলিসিতে পরিবর্তন করতে পারেন।
Tip 5: আপনার গেস্ট অ্যাক্সেস ফিচার পরিবর্তন করুন
Teams-এ গেস্ট অ্যাক্সেস নামে একটি ফিচার আছে, যা আপনার আর্গানাইজেশনের বাইরের লোকেদের আপনার টিমস এবং চ্যানেল এক্সেস করতে দেয় আপনি তাদের ইনভাইট করলে। এই ফিচারটি আপনার ইচ্ছামতো অন বা অফ করা যায়। আপনি কনফিগারও করতে পারেন গেস্টদের কোন ফিচারগুলোতে অ্যাক্সেস থাকবে। প্রাইভেট কল, মিটিং, মেসেজ, GIFS ব্যবহার, এবং আরও অনেক কিছুর জন্য টগল সুইচ আছে। আপনি এগুলো খুঁজে পাবেন Microsoft Teams Admin Center-এ যেতে, আপনার স্ক্রিনের নিচে সেটিংস কগ-এ ক্লিক করে, এবং তারপর Guest Access-এ ক্লিক করে।
আমাদের Teams hub চেক আউট করুন আরও জানতে
এই আমাদের টপ ফাইভ পিক্স ম্যানেজিং এবং Microsoft Teams সেটআপ করার জন্য। আপনি যদি আপনার Teams ব্যবহারকারীদের সাথে আর্টিকেল শেয়ার করতে চান, তবে আমরা আপনাকে কভার করেছি। আমরা বিস্তৃত বিষয় কভার করেছি, ভিডিও কনফারেন্সিং টিপস, চ্যাট কমান্ড, মিটিং জয়েন করা, এবং আরও অনেক কিছু থেকে। আমাদের Teams hub-এ যান আপনার প্রয়োজনীয় সব জিনিস পাওয়ার জন্য এবং OnMSFT-এ টিউনড থাকুন কারণ আমরা Microsoft Teams-এ আরও গভীরে ডাইভ করতেছি।
