আপনি যখন আপনার দৈনন্দিন রুটিনের অংশ হিসেবে সহকর্মীদের সাথে ফাইল শেয়ার করেন, তবে আপনি আপনার ফাইলগুলোর ওপর কে কী পরিবর্তন করছে সেটা নিয়ে আপডেট থাকতে চাইতে পারেন। এটি أولئك বিজনেসের জন্য বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যেখানে রিমোট কলাবোরেশন দৈনন্দিন অপারেশনের কী।
خوشকি, আপনার কোম্পানি যদি Office 365 সাবস্ক্রাইব্ড থাকে এবং ফাইল স্টোর করতে SharePoint ব্যবহার করে, তবে এটি করার একটি সহজ উপায় আছে। আপনার SharePoint ডকুমেন্ট বা সাইটের আইটেমগুলো পরিবর্তন হলে আপডেট থাকতে, আপনি এলার্ট তৈরি করতে পারেন। এই গাইডে, আমরা দেখব কিভাবে আপনি এটি করতে পারেন।
কিছু নোট
শুরু করার আগে, কিছু গুরুত্বপূর্ণ নোট আমরা упомина করতে চাই। প্রথমে, আপনি এলার্ট সেট আপ করার সময় ভিন্ন অপশন দেখতে পারেন। আপনি যদি একজন অ্যাডভান্সড ইউজার হন, তবে আপনি ম্যানুয়াল কাজ ছাড়াও Power Automate-এ SharePoint কনেক্টর দিয়ে আপনার এলার্ট অটোমেট করতে পারেন। এলার্ট ছাড়া ফাইল এক্টিভিটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে দেখার উপায়ও আছে। এই মেথডে, আপনি ফাইল বা ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক করে, ডিটেইলস পেন সিলেক্ট করে, এবং এক্টিভিটি সেকশন স্ক্যান করে পরিবর্তনগুলো দেখতে পারেন।
শুরু কীভাবে করবেন
SharePoint Online-এ এলার্টের সাথে শুরু করতে, আপনি প্রথমে ফাইল, লিংক, বা ফোল্ডার ভিজিট করুন। আপনি তারপর এর পাশে এলিপসিস মেনুতে ট্যাপ করুন, এবং নিচে Alert Me বেছে নিন। আপনার স্ক্রিনে একটি নতুন মেনু আসবে।
আপনি যদি একটি ফোল্ডার বা লাইব্রেরির জন্য এলার্ট সেট আপ করেন, তবে वहाँ বিভিন্ন অপশন থাকবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি টপে একটি কাস্টম Alert Title সেট করতে পারেন, বা আপনার ডেলিভারি মেথড ইমেইল থেকে SMS-এ পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি আপনার এলার্ট টাইপও পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি নিচের জন্য এলার্ট পেতে পারবেন: শুধু নতুন আইটেম যোগ হলে, এক্সিস্টিং আইটেম মডিফাই হলে, বা আইটেম ডিলিট হলে।
আপনি একটি স্পেসিফিক এলার্টও পেতে পারেন যদি ফোল্ডারে যেকোনো কিছু পরিবর্তন হয় নির্দিষ্ট ক্রাইটেরিয়ার উপর ভিত্তি করে। এগুলোতে অন্তর্ভুক্ত: কেউ অন্য ডকুমেন্ট পরিবর্তন করলে, কেউ অন্য আপনার তৈরি করা ডকুমেন্ট পরিবর্তন করলে, বা কেউ অন্য আপনার লাস্ট মডিফাইড করা ডকুমেন্ট পরিবর্তন করলে। এলার্ট পাঠানোর অপশনও আছে, হয় তাৎক্ষণিক, অথবা ডেইলি বা উইকলি সামারি।
আপনার এলার্ট কীভাবে ক্যানসেল করবেন
আপনি যদি এলার্ট সম্পর্কে আপনার মত পরিবর্তন করেন, তবে আপনি সহজে সেগুলো ক্যানসেল করতে পারেন। আপনার এলার্টগুলো দেখতে, আপনি SharePoint-এ যেকোনো ফোল্ডার বা লাইব্রেরিতে যেতে পারেন। তারপর, আপনি স্ক্রিনের টপ রাইট কোণে এলিপসিস মেনুতে ক্লিক করতে পারেন এবং Manage my alerts বেছে নিতে পারেন। আপনি তারপর যে এলার্টটি ডিলিট করতে চান সেটি সিলেক্ট করতে পারেন এবং Delete Selected Alerts সিলেক্ট করতে পারেন। আপনি তারপর OK-এ ক্লিক করুন এটি ডিলিট করতে।
Office 365-এ কলাবোরেশনর শুধু একটি উপায়
SharePoint শুধু একটি উপায় যাতে আপনি আপনার ফাইলগুলো ওপর নজর রাখতে পারেন এবং সহকর্মীদের সাথে কলাবোরেট করতে পারেন। আপনি Word এবং Excel-এও কলাবোরেট করতে পারেন, iOS এবং Android-এ নতুন Office অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন, بالإضافة OneNote 2016 with Outlook ট্রাই করতে পারেন। আপনার কলাবোরেশনের জন্য কোনো টিপস আছে? নিচে কমেন্টে জানান, এবং আমাদের Office 365 নিউজ হাব চেক আউট করুন আরও ফিচার ও স্টোরির জন্য।
