আপনি যখন আপনার দৈনন্দিন রুটিনের অংশ হিসাবে সহকর্মীদের সাথে ফাইলগুলি ভাগ করছেন, তখন আপনি আপনার ফাইলগুলিতে কে পরিবর্তন করছেন তার উপরে থাকতে চাইতে পারেন। এটি ব্যবসার ক্ষেত্রে বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে যেখানে দূরবর্তী সহযোগিতা প্রতিদিনের ক্রিয়াকলাপের চাবিকাঠি।
সৌভাগ্যবশত, যদি আপনার কোম্পানি অফিস 365-এ সাবস্ক্রাইব করে থাকে এবং ফাইল সংরক্ষণ করতে SharePoint ব্যবহার করে, তাহলে এটি করার একটি সহজ উপায় রয়েছে। আপনার সাইটের শেয়ারপয়েন্ট ডকুমেন্ট বা আইটেম পরিবর্তন হলে আপডেট থাকার জন্য, আপনি সতর্কতা তৈরি করতে পারেন। এই নির্দেশিকাতে, আপনি কীভাবে এটি করতে পারেন তা আমরা দেখব৷
৷কিছু নোট
শুরু করার আগে, আমরা উল্লেখ করতে চাই কিছু গুরুত্বপূর্ণ নোট। প্রথমত, আপনি যখনই একটি সতর্কতা সেট আপ করবেন তখন আপনি বিভিন্ন বিকল্প দেখতে পাবেন। আপনি যদি আরও উন্নত ব্যবহারকারী হন তবে আপনি ম্যানুয়াল কাজ এড়িয়ে যেতে পারেন এবং শেয়ারপয়েন্ট সংযোগকারীর সাথে পাওয়ার অটোমেট দিয়ে আপনার সতর্কতাগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন৷ সতর্কতা তৈরি না করে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে আপনার ফাইলের কার্যকলাপ দেখার উপায়ও রয়েছে৷ এই পদ্ধতির সাহায্যে, আপনি ফাইল বা ফোল্ডারে ডান-ক্লিক করে, বিস্তারিত ফলকটি নির্বাচন করে এবং কার্যকলাপ বিভাগটি স্ক্যান করার মাধ্যমে করা পরিবর্তনগুলি দেখতে পারেন।
কিভাবে শুরু করবেন
SharePoint Online এ সতর্কতা শুরু করতে, আপনি প্রথমে ফাইল, লিঙ্ক বা ফোল্ডারে যেতে চাইবেন। তারপরে আপনি এটির পাশে উপবৃত্ত মেনুতে ট্যাপ করতে পারেন এবং আমাকে সতর্ক করুন বেছে নিতে পারেন নিচে. তারপরে আপনি আপনার স্ক্রিনে একটি নতুন মেনু পাবেন৷
৷আপনি যদি একটি ফোল্ডার বা লাইব্রেরির জন্য একটি সতর্কতা সেট আপ করছেন, সেগুলি বিভিন্ন বিকল্প হবে৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনি উপরে একটি কাস্টম সতর্কতা শিরোনাম সেট করতে পারেন, অথবা আপনার ডেলিভারি পদ্ধতি ইমেল থেকে এসএমএসে পরিবর্তন করতে পারেন। এছাড়াও আপনি আপনার সতর্কতার ধরন পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি নিম্নলিখিতগুলির জন্য সতর্কতাগুলি পেতে সক্ষম হবেন:শুধুমাত্র যখন বিদ্যমান আইটেমগুলি পরিবর্তন করা হয় বা যখন আইটেমগুলি মুছে ফেলা হয় তখনই নতুন আইটেম যোগ করা হয়৷
নির্দিষ্ট মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে ফোল্ডারে কিছু পরিবর্তন হলে আপনি একটি নির্দিষ্ট সতর্কতাও পেতে পারেন। এর মধ্যে রয়েছে:যদি অন্য কেউ একটি নথি পরিবর্তন করে, যদি অন্য কেউ আপনার দ্বারা তৈরি একটি নথি পরিবর্তন করে, অথবা যদি অন্য কেউ আপনার দ্বারা সর্বশেষ সংশোধিত একটি নথি পরিবর্তন করে। এমনকি অবিলম্বে, অথবা দৈনিক বা সাপ্তাহিক সারাংশ, সতর্কতা পাঠানোর বিকল্পও রয়েছে৷
কিভাবে আপনার সতর্কতা বাতিল করবেন
আপনি যদি সতর্কতা সম্পর্কে আপনার মন পরিবর্তন করেন তবে আপনি সহজেই সেগুলি বাতিল করতে পারেন৷ আপনার সতর্কতাগুলি দেখতে, আপনি SharePoint-এর যেকোনো ফোল্ডার বা লাইব্রেরিতে যেতে পারেন। তারপরে, আপনি স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে উপবৃত্তাকার মেনুতে ক্লিক করতে পারেন এবং আমার সতর্কতাগুলি পরিচালনা করতে পারেন। তারপর আপনি যে সতর্কতাটি মুছতে চান সেটি নির্বাচন করতে পারেন এবং নির্বাচিত সতর্কতা মুছুন নির্বাচন করতে পারেন। তারপর আপনি ঠিক আছে ক্লিক করতে পারেন এটি মুছে ফেলার জন্য।
Office 365-এর সাথে সহযোগিতা করার একমাত্র উপায়
SharePoint হল একটি উপায় যা আপনি আপনার ফাইলের উপরে থাকতে পারেন এবং সহকর্মীদের সাথে সহযোগিতা করতে পারেন৷ এছাড়াও আপনি Word এবং Excel-এ সহযোগিতা করতে পারেন, iOS এবং Android-এ নতুন Office অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন, পাশাপাশি Outlook-এর সাথে OneNote 2016 ব্যবহার করে দেখতে পারেন৷ আপনার কি সহযোগিতার জন্য পিঁপড়ার টিপস আছে? নীচের মন্তব্যে আমাদের জানান, এবং আরও বৈশিষ্ট্য এবং গল্পের জন্য আমাদের Office 365 নিউজ হাব দেখুন৷
