কিভাবে মাইক্রোসফটের নতুন ডিজাইন করা (এবং নাম পরিবর্তন করা হয়েছে) থেকে সবচেয়ে বেশি সুবিধা পেতে হয়

টু ডু হল মাইক্রোসফটের উৎপাদনশীলতা সরঞ্জামের পরিসরে একটি নতুন সংযোজন। এটি সম্প্রতি বেশ কয়েকটি নতুন বৈশিষ্ট্যের পরে একটি ব্যাপক UI রিফ্রেশ অর্জন করেছে, তাই আমরা 2019 সালে এটি কী অফার করতে পারে তা আবার দেখার সিদ্ধান্ত নিয়েছি।

মাইক্রোসফটের ওয়ান্ডারলিস্টের অধিগ্রহণ থেকে টু ডু তৈরি হয়েছিল। যদিও ওয়ান্ডারলিস্ট আজও চালু আছে, ইঞ্জিনিয়ারিং রিসোর্সগুলিকে টু ডুতে সরিয়ে দেওয়া হয়েছে। মাইক্রোসফ্ট অ্যাপটিকে তার অফিস 365 অবকাঠামোর উপরে পুনর্নির্মাণ করেছে, এটি নিশ্চিত করে যে এটি এন্টারপ্রাইজ ব্যবহারের জন্য সম্মতির প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে। এই আর্কিটেকচারটি আউটলুকে ইমেল এবং কাজের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করতে করণীয়কে সক্ষম করে।

এই মাসের শুরুতে টু ডু'স রিডিজাইন অ্যাপটিকে ওয়ান্ডারলিস্টের ডিজাইন ভাষার কাছাকাছি নিয়ে গেছে। রঙের বৃহত্তর ব্যবহার এবং ইন্টারফেস উপাদানগুলির মধ্যে প্যাডিংয়ের জন্য আরও সতর্ক মনোযোগ রয়েছে। নতুন চেহারা, নামের একটি সূক্ষ্ম পরিবর্তনের সাথে আসছে (টু-ডু থেকে টু ডু), পণ্যটির প্রতি মাইক্রোসফটের ক্রমবর্ধমান আস্থা নির্দেশ করে৷

শুরু করা

আজকের করণীয় প্রায় সমস্ত প্রধান প্ল্যাটফর্ম জুড়ে উপলব্ধ। Windows 10, macOS, iOS, Android এবং ওয়েবে অ্যাপগুলি অফার করা হয়। এছাড়াও, টু ডু মাইক্রোসফ্ট পণ্যগুলির একটি ক্রমবর্ধমান নির্বাচনের সাথে সংহত করে৷ এর মধ্যে রয়েছে Outlook, Cortana এবং Microsoft Planner, তাই অ্যাপটি আপনার সমস্ত কাজের জন্য একটি হাব হয়ে উঠতে সক্ষম।

এই গাইডের উদ্দেশ্যে, আমরা Windows 10 পিসিতে করণীয় ব্যবহার করব। বেশিরভাগ স্ক্রীন সমস্ত প্ল্যাটফর্ম জুড়ে একই রকম, তাই আপনার নিজের ডিভাইসে অনুসরণ করার জন্য আপনার কোনো সমস্যার সম্মুখীন হওয়া উচিত নয়।

টু ডু ডাউনলোড করার পরে, আপনাকে প্রথমে লগইন করতে হবে। ব্যক্তিগত Microsoft অ্যাকাউন্ট এবং এন্টারপ্রাইজ Office 365 অ্যাকাউন্ট উভয়ই সমর্থিত। অ্যাপের সেটিংস স্ক্রীন ব্যবহার করে, আপনি পরে অতিরিক্ত অ্যাকাউন্ট যোগ করতে পারেন।

একবার আপনি সাইন ইন করলে, আপনি টু ডু-এর "মাই ডে" স্ক্রিনে অবতরণ করবেন৷ ইন্টারফেসটি মূল্যায়ন করার জন্য এটি একটি মুহূর্ত নেওয়ার মতো। ডেস্কটপ ডিভাইসে, টু ডু একটি টু-প্যান ভিউ ব্যবহার করে। আপনার টাস্ক তালিকা বাম দিকে প্রদর্শিত হয়, যখন কেন্দ্র বিভাগ তালিকার বিষয়বস্তু প্রদর্শন করতে আপডেট হয়। আপনি যখন একটি টাস্ক নির্বাচন করেন, তখন এর বৈশিষ্ট্যগুলি সম্পাদনা করার জন্য ডানদিকে একটি অতিরিক্ত ফলক উপস্থিত হবে। হ্যামবার্গার মেনুর পিছনে নেভিগেশন লুকানো সহ মোবাইল লেআউটটি খুব একই রকম৷

অ্যাপের সেটিংস পৃষ্ঠায় যেতে, উপরের-বাম কোণায় আপনার প্রোফাইল ছবিতে ক্লিক করুন। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে "সেটিংস" নির্বাচন করুন, অথবা Office 365 অ্যাকাউন্ট যোগ করতে এবং সরাতে "অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করুন"।

বিদ্যমান কাজগুলি আমদানি করা

সেটিংস স্ক্রীন আপনাকে Wunderlist থেকে আপনার বিদ্যমান কাজগুলি আমদানি করতে দেয়। এর মানে আপনি পুরানো অ্যাপে যেখানে ছেড়েছিলেন সেখান থেকে শুরু করতে পারবেন। টু ডু স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার Wunderlist গুলিকে প্রতিস্থাপন করার জন্য তালিকা তৈরি করবে, সেগুলিকে Wunderlist-এ আপনার কাজগুলির সাথে পূরণ করবে৷

সেটিংস আপনাকে অ্যাপের মধ্যে কয়েকটি মৌলিক বিকল্প পরিবর্তন করতে দেয়। এখানে হালকা বা গাঢ় থিম সমর্থন এবং মুছে ফেলার নিশ্চিতকরণ এবং সমাপ্তির শব্দ অক্ষম করার ক্ষমতা রয়েছে।

আরও নীচে, আপনি "স্মার্ট তালিকা" এর জন্য টগল বোতামগুলির একটি সেট পাবেন। আমরা পরে স্মার্ট তালিকাগুলি পর্যালোচনা করব কিন্তু আপাতত জানি অব্যবহৃত স্মার্ট তালিকাগুলিকে অ্যাপে দেখানো থেকে আটকানো সম্ভব৷ চূড়ান্ত টগল বোতামটি আপনাকে ফ্ল্যাগ করা Outlook ইমেলগুলি টু ডুতে প্রদর্শিত হবে কিনা তা নিয়ন্ত্রণ করতে দেয় – এটি নিষ্ক্রিয় করা হলে নেভিগেশন বার থেকে "ফ্ল্যাগ করা ইমেল" বিভাগটি সরানো হবে৷

তালিকা তৈরি করা হচ্ছে

একটি তালিকা তৈরি করতে, নেভিগেশন মেনুর নীচে "নতুন তালিকা" বোতামে ক্লিক করুন৷ আপনার তালিকার জন্য একটি নাম টাইপ করুন এবং এন্টার টিপুন। ঐচ্ছিকভাবে, আপনি তালিকার নেভিগেশন আইকন হিসাবে ব্যবহার করার জন্য একটি কাস্টম ইমোজি যোগ করতে পারেন। একটি ইমোজি নির্বাচন করতে কেন্দ্রীয় ফলকে তালিকার নাম এবং তারপর স্মাইলি বোতামে ক্লিক করুন৷

বিভিন্ন সম্পর্কিত তালিকা পেয়েছেন? একটি গ্রুপ তৈরি করার চেষ্টা করুন। আপনার গ্রুপ তৈরি করতে এবং নাম দিতে "নতুন তালিকা" বোতামের ডানদিকে বোতামে ক্লিক করুন। তারপরে আপনি স্বতন্ত্র তালিকাগুলিকে গোষ্ঠীতে টেনে আনতে পারেন, তাদের এটির মধ্যে শিশু তৈরি করে৷ এটি কদাচিৎ ব্যবহৃত তালিকা লুকিয়ে আপনার নেভিগেশন মেনু পরিষ্কার করতে সাহায্য করতে পারে।

তালিকা বিকল্প

আপনি অ্যাপের উপরের ডানদিকে তিনটি বিন্দু আইকনে ক্লিক করে একটি তালিকার বিকল্প মেনু অ্যাক্সেস করতে পারেন। আপনি প্রতিটি তালিকার জন্য পৃথকভাবে অ্যাপের থিম সামঞ্জস্য করতে পারেন, টাস্ক সাজানোর ক্রম পরিবর্তন করতে পারেন বা তালিকার নাম পরিবর্তন করতে পারেন৷

এই মেনু আপনাকে আপনার তালিকার মধ্যে সম্পন্ন কাজগুলি দেখানোর (বা লুকানোর) একটি উপায়ও দেয়। অবশেষে, আপনার স্টার্ট মেনুতে একটি শর্টকাট পিন করতে বা তালিকাটি মুছে ফেলার জন্য মেনু আইটেম রয়েছে। এটি তালিকার মধ্যে থাকা সমস্ত কাজগুলিকে সরিয়ে দেবে, সেইসাথে তালিকা নিজেই।

শেয়ারিং তালিকা

আপনি সহযোগিতার সুবিধার্থে অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সাথে তালিকা ভাগ করতে পারেন৷ তালিকা বিকল্প বোতামের পাশে ব্যক্তি আইকনে ক্লিক করে শুরু করুন৷

আপনার শেয়ারযোগ্য লিঙ্ক পেতে "আমন্ত্রণ লিঙ্ক তৈরি করুন" এ ক্লিক করুন। যাদের তালিকায় অ্যাক্সেস প্রয়োজন তাদের লিঙ্কটি দিন। তারা তালিকার মধ্যে কাজগুলি দেখতে, যোগ করতে এবং সম্পাদনা করতে সক্ষম হবে। ভবিষ্যতে ভাগ করার বিকল্পগুলি পরিচালনা করতে, ভাগ করে নেওয়ার বোতামে আবার ক্লিক করুন৷ আপনি তালিকায় যোগ করা সহযোগীদের এবং শেয়ার করা অ্যাক্সেস প্রত্যাহার করার বিকল্প দেখতে পাবেন।

কাজের সাথে কাজ করা

করণীয়গুলির মধ্যে কার্যগুলি হল সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বস্তু। একটি টাস্ক তৈরি করা সহজ:একটি তালিকা নির্বাচন করুন এবং তারপরে স্ক্রিনের নীচে "কাজ যোগ করুন" এ ক্লিক করুন৷ একটি টাস্ক নাম টাইপ করুন এবং এন্টার টিপুন।

এর সবচেয়ে মৌলিক আকারে, এটির জন্য এটিই রয়েছে। আপনি বর্ণনা টাইপ করে এবং এন্টার টিপে কাজ যোগ করা চালিয়ে যেতে পারেন। যদিও টাস্কগুলিতে আরও অনেক বিকল্প উপলব্ধ রয়েছে, তাই এটির বিশদ ফলকটি আনতে একটিতে ক্লিক করার চেষ্টা করুন৷

এখানে, আপনি টাস্কের জন্য একটি অনুস্মারক, নির্ধারিত তারিখ এবং পুনরাবৃত্তির সময়সূচী সেট করতে পারেন। অতিরিক্ত নোটের জন্য একটি পাঠ্য ক্ষেত্র রয়েছে (ওয়েবসাইট ঠিকানাগুলির জন্য সহজ) এবং সংযুক্তিগুলি যোগ করার জন্য একটি ফাইল পিকার রয়েছে৷

ফলকের শীর্ষে, "পদক্ষেপ যোগ করুন" লিঙ্কটি আপনাকে সাব-টাস্কগুলির একটি সেট তৈরি করতে দেয়। এটি একটি বড় প্রক্রিয়ার মধ্যে সহজ চেকলিস্ট তৈরি করতে দরকারী। উদাহরণ স্বরূপ, আপনি "ঘর পরিষ্কার" টাস্কে "কার্পেট", "ফ্লোর" এবং "সারফেস" যোগ করতে পারেন।

অবশেষে, ছোট তারকা আইকন আপনাকে একটি কাজকে গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করতে দেয়। এর ফলে এটি করণীয়-এর নেভিগেশন মেনুতে দৃশ্যমান "গুরুত্বপূর্ণ" তালিকায় প্রদর্শিত হবে। একইভাবে, "আমার দিনে যোগ করুন" "আমার দিন" তালিকায় টাস্কটি প্রদর্শন করবে – পরবর্তী বিভাগে এই বিষয়ে আরও...

স্মার্ট তালিকা ব্যবহার করা

স্মার্ট তালিকাগুলি হল তালিকাগুলি বর্ণনা করার উপায় যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্যান্য তালিকা থেকে কাজগুলিকে একত্রিত করে৷ আপনি স্মার্ট তালিকা তৈরি করতে পারবেন না তবে কোনটি প্রদর্শিত হবে তা বেছে নিতে পারেন, যেমনটি আমরা সেটিংস পৃষ্ঠায় দেখেছি।

আমরা ইতিমধ্যে দুটি স্মার্ট তালিকা দেখেছি:গুরুত্বপূর্ণ এবং আমার দিন৷ মাই ডে আরও ব্যাখ্যা দেয়, কারণ এটি এমন একটি উপায় যেখানে টু ডু প্রতিযোগিতা থেকে নিজেকে আলাদা করে।

সম্পূর্ণরূপে নির্ধারিত তারিখের উপর নির্ভর করার পরিবর্তে, টু ডু আপনাকে প্রতিদিন কাজ করার জন্য কাজগুলি নির্বাচন করার ক্ষমতা দেয়। ধারণাটি হল আপনি সকালে আপনার মুলতুবি থাকা কাজগুলি পর্যালোচনা করবেন, "মাই ডে" এ কয়েকটি যোগ করবেন এবং তারপর সেই তালিকা থেকে কাজ করবেন। এটি আপনাকে আপনার তালিকার অকার্যকর কাজগুলির দ্বারা বিভ্রান্ত হওয়া এড়াতে সহায়তা করে৷

আমার দিনে যোগ করার জন্য কাজগুলি সুপারিশ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য করণীয় যথেষ্ট স্মার্ট। সকালে আমার দিন পরিদর্শন করার সময় আপনি পরামর্শগুলি দেখতে পাবেন। সাধারণত, করণীয় একটি বন্ধ নির্ধারিত তারিখের সাথে কাজগুলি সুপারিশ করবে। আপনি গতকাল মাই ডে-তে যোগ করা কিন্তু সম্পূর্ণ করতে পারেননি এমন কোনো কাজও এতে অন্তর্ভুক্ত থাকবে। এটি আপনাকে দিনের জন্য আপনার কাজের চাপ পরিচালনা করার সময় আপনি যেখানে ছিলেন সেখানে দ্রুত ফিরে যেতে সহায়তা করে৷

করণীয়-এর মধ্যে বর্তমানে আরও তিনটি স্মার্ট তালিকা রয়েছে:পরিকল্পিত, ফ্ল্যাগ করা ইমেল এবং আমাকে অ্যাসাইনড। পরিকল্পিত একটি নির্দিষ্ট তারিখ সহ প্রতিটি কাজ পৃষ্ঠ. পতাকাঙ্কিত ইমেল আপনি Outlook ব্যবহার করে কর্মের জন্য পতাকাঙ্কিত যে কোনো ইমেল প্রদর্শন করে। প্রতিটি ইমেল একটি নিয়মিত টু ডু টাস্কে রূপান্তরিত হয়৷

অ্যাসাইনড টু মি, যা অফিস 365 অ্যাকাউন্টের জন্য নির্দিষ্ট, এতে Microsoft প্ল্যানার টাস্ক রয়েছে যা আপনি বর্তমানে কাজ করছেন। এর মানে হল আপনি আপনার ব্যক্তিগত টাস্ক লিস্ট বজায় রেখে একটি টিম প্ল্যানার ব্যবহার করতে পারেন। আউটলুক এবং প্ল্যানার উভয়ই পাশাপাশি ব্যবহার করার সময় অ্যাপ্লিকেশনগুলির মধ্যে পাল্টানোর দরকার নেই৷

Microsoft to do

এখানেই আমাদের টু ডু-এর দ্রুত সফরের সমাপ্তি। আপনি যেমন আশা করে দেখেছেন, টু ডু একটি ক্রমবর্ধমান ব্যাপক টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সমাধানে পরিণত হয়েছে। এটি বৈশিষ্ট্য-পূর্ণ এবং মাইক্রোসফ্ট ইকোসিস্টেমের সাথে একীভূত হতে সক্ষম৷

এটি থেকে সর্বাধিক পেতে, আপনাকে স্মার্ট তালিকার মতো বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে হবে৷ এটি এই স্পর্শ যা ভিড়ের উপরে কি করতে উন্নীত করে। যাইহোক, এটি ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য একটি সাধারণ টাস্ক অ্যাপ হিসাবে সমানভাবে কার্যকর – নতুন আইটেম যোগ করতে কয়েক সেকেন্ড সময় লাগে।

অন্যান্য মাইক্রোসফ্ট পণ্যগুলির সাথে মিলিত হলে করণীয়-এর সবচেয়ে বড় উত্পাদনশীলতা লাভ তর্কাতীতভাবে আসে। মাইক্রোসফ্ট তার পৃথক পরিষেবাগুলিকে একত্রিত করতে অ্যাপটি ব্যবহার করছে। টু ডু একটি উৎপাদনশীলতা হাব হয়ে উঠছে যা Outlook, Cortana এবং Planner থেকে ডেটা একত্রিত করে। প্রতিটি প্ল্যাটফর্মে অ্যাপটি ব্যবহার করার ক্ষমতা নিশ্চিত করে যে আপনি যেখানেই থাকুন না কেন আপনি সবসময় আপনার সমস্ত কাজ অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

সহযোগিতামূলক কাজের জন্য সমর্থন, স্বতন্ত্র কাজগুলিতে শক্তিশালী বিকল্প এবং দৈনিক পরিকল্পনাকারী কার্যকারিতা সহ, টু ডু একটি সুসংহত টাস্ক ম্যানেজমেন্ট প্ল্যাটফর্মে পরিণত হয়েছে। এটি শুরু করার জন্য অত্যন্ত সহজ থাকা অবস্থায় এটি করতে সক্ষম হয়েছে, তাই আপনার প্রয়োজনীয়তা যাই হোক না কেন, করণীয় সম্ভবত সেগুলি পূরণ করতে পারে৷