To Do মাইক্রোসফটের প্রোডাক্টivitি টুলসের নতুন যোগদান। নতুন ফিচারগুলোর স্রোতের পর এটি একটি কম্প্রিহেনসিভ UI রিফ্রেশ পেয়েছে, তাই ২০১৯-এ এটি কী অফার করে সেটা আরেকবার দেখলাম।
To Do মাইক্রোসফটের Wunderlist অর্জন থেকে উদ্ভূত। Wunderlist এখনও অপারেশনাল, কিন্তু ইঞ্জিনিয়ারিং রিসোর্স To Do-তে ডাইভার্ট করা হয়েছে। মাইক্রোসফট অ্যাপটি Office 365 ইনফ্রাস্ট্রাকচারের ওপর রিবিল্ড করেছে, যাতে এন্টারপ্রাইজ কম্প্লায়েন্স মেট হয়। এই আর্কিটেকচার To Do-কে Outlook-এ ইমেইল ও টাস্কের সাথে সিঙ্ক করতে সক্ষম করে।
To Do-এর রিডিজাইন এটি Wunderlist-এর ডিজাইন ল্যাঙ্গুয়েজের কাছে নিয়ে এসেছে। কালার ব্যবহার বেড়েছে এবং ইন্টারফেস এলিমেন্টের মধ্যে প্যাডিং-এ বেশি মনোযোগ দেওয়া হয়েছে। নতুন লুক, নামে সূক্ষ্ম পরিবর্তন (To-Do থেকে To Do) সহ, মাইক্রোসফটের প্রোডাক্টে আত্মবিশ্বাস বেড়েছে বলে ইঙ্গিত দেয়।
শুরু করা
আজকের To Do প্রায় সব বড় প্ল্যাটফর্মে উপলব্ধ। Windows 10, macOS, iOS, Android এবং ওয়েব-এ অ্যাপ আছে। পাশাপাশি, To Do মাইক্রোসফট প্রোডাক্টের বেড়ते সিলেকশনের সাথে ইন্টিগ্রেটেড: Outlook, Cortana, Microsoft Planner—তাই অ্যাপটি আপনার সকল টাস্কের হাব হতে পারে।
এই গাইডে আমরা Windows 10 PC-এ To Do ব্যবহার করব। সব প্ল্যাটফর্মে স্ক্রিন খুব সাদৃশ্য, তাই আপনার ডিভাইসে ফলো করতে কোনো সমস্যা নেই।
To Do ডাউনলোড করার পর প্রথমে লগইন করতে হবে। পারসোনাল Microsoft একাউন্ট এবং এন্টারপ্রাইজ Office 365 একাউন্ট—দو Untuk পোর্ট করা হয়েছে। অ্যাপের সেটিংস স্ক্রিন থেকে পরবর্তীতে আরও একাউন্ট যোগ করা যায়।
সাইন-ইন করার পর আপনি To Do-এর "My Day" স্ক্রিনে ল্যান্ড করবেন। ইন্টারফেস নিরীক্ষা করতে এক মুহূর্ত নিন। ডেস্কটপ ডিভাইসে To Do টু-পেন ভিউ ব্যবহার করে। বামে টাস্ক লিস্ট, মাঝে সিলেক্টেড লিস্টের কন্টেন্ট। টাস্ক সিলেক্ট করলে ডানে প্রপার্টি এডিট করার জন্য একটি এক্সট্রা পেন আসবে। মোবাইল লেআউট খুব সাদৃশ্য, নেভিগেশন হ্যামবার্গার মেনুর পেছনে।
সেটিংস পেজে যেতে উপরে বামে প্রোফাইল পিকচারে ক্লিক করুন। ড্রপডাউন থেকে "Settings" বা "Manage accounts" বেছে নিন Office 365 একাউন্ট যোগ/মুছে ফেলতে।
এক্সিস্টিং টাস্ক ইম্পোর্ট করা
Settings স্ক্রিন থেকে Wunderlist থেকে এক্সিস্টিং টাস্ক ইম্পোর্ট করা যায়। পুরানো অ্যাপে আপনি যেখানে ছেড়ে দিয়েছিলেন সেখান থেকে চালু করুন। To Do অটোমেটিক্যালি Wunderlist লিস্টগুলো রিপ্লেস করে নতুন লিস্ট তৈরি করবে এবং টাস্কগুলো পপুলেট করবে।
Settings-এ কিছু ফান্ডামেন্টাল অপশনও আছে: লাইট বা ডার্ক থিম, ডিলিশন কনফার্মেশন এবং কমপ্লিশন সাউন্ড ডিজেবল করা।
নিচে "Smart Lists" এর টগল বাটন আছে। পরে Smart Lists নিয়ে আলোচনা করব, ফিলহাল জানুন অপ্রयुक्त Smart Lists অ্যাপে দেখানোর বন্ধ করা যায়। শেষ টগল: ফ্ল্যাগ করা Outlook ইমেইল To Do-তে দেখাবে কিনা—অফ করলে নেভিগেশন বার থেকে "Flagged Email" সেকশন চলে যাবে।
লিস্ট তৈরি করা
নেভিগেশন মেনুর নিচে "New list" বাটনে ক্লিক করুন। লিস্টের নাম টাইপ করে এন্টার চাপুন। অপশনালি, কাস্টম ইমোজি যোগ করুন লিস্টের নেভিগেশন আইকন হিসেবে। সেন্ট্রাল পেনে লিস্টের নামে ক্লিক করুন, তারপর স্মাইলি বাটনে ক্লিক করুন ইমোজি বেছে নিতে।
কয়েকটি সম্পর্কিত লিস্ট আছে? গ্রুপ তৈরি করুন। "New list" বাটনের ডানে বাটনে ক্লিক করুন গ্রুপ তৈরি ও নাম দিতে। পৃথক লিস্টগুলো গ্রুপে ড্র্যাগ করুন, সেগুলো গ্রুপের চাইল্ড হবে। এটি কম ব্যবহৃত লিস্ট হাইড করে নেভিগেশন মেনু সাজাতে সাহায্য করে।
লিস্ট অপশন
অ্যাপের উপরে ডানে তিন বিন্দু আইকনে ক্লিক করুন লিস্টের অপশন মেনু পেতে। প্রতিটি লিস্টের জন্য আলাদা থিম, টাস্ক সর্ট অর্ডার বদলান বা লিস্ট রিনেম করুন।
এই মেনুতে কমপ্লিটেড টাস্ক শো/হাইড করার অপশনও আছে। এছাড়া Start মেনুতে শর্টকাট পিন করা বা লিস্ট ডিলিট করা—যে লিস্টের সব টাস্ক ও লিস্টই মুছে দেবে।
লিস্ট শেয়ার করা
অন্য ইউজারদের সাথে লিস্ট শেয়ার করুন কলাবোরেশনের জন্য। লিস্ট অপশন বাটনের পাশে পারসোন আইকনে ক্লিক করুন।
"Create invitation link" ক্লিক করুন শেয়ারেবল লিংক পেতে। লিংক দিন যাদের এক্সেস দরকার। সেটি ভিউ, অ্যাড, এডিট করতে পারবে। ভবিষ্যতে শেয়ারিং ম্যানেজ করতে আবার শেয়ারিং বাটনে ক্লিক করুন—কলাবোরেটর লিস্ট এবং এক্সেস রিভোক করার অপশন দেখবেন।
টাস্কের সাথে কাজ করা
টাস্ক To Do-র সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অবজেক্ট। টাস্ক তৈরি করা সহজ: একটি লিস্ট সিলেক্ট করুন, স্ক্রিনের নিচে "Add task" ক্লিক করুন। টাস্কের নাম টাইপ করে এন্টার চাপুন।
এই বেসিক ফর্মেই সব। বর্ণনা টাইপ করে এন্টার চাপিয়ে টাস্ক যোগ করতে থাকুন। কিন্তু টাস্কের আরও অনেক অপশন আছে—টাস্কে ক্লিক করুন ডিটেইলস পেন পেতে।
এখানে রিমাইন্ডার, ডিউ ডেট, রিকারেন্স শিডিউল সেট করুন। অতিরিক্ত নোটের জন্য টেক্সট ফিল্ড (ওয়েবসাইট ঠিকানার জন্য উপযোগী) এবং ফাইল পিকার আছে আট্যাচমেন্টের জন্য।
পেনের উপরে "Add step" লিংক দিয়ে সাব-টাস্ক সেট তৈরি করুন। বড় প্রসেসের ভিতরে সিম্পল চেকলিস্ট বানাতে উপযোগী। যেমন, "Clean the house" টাস্কে "Carpets", "Floors", "Surfaces" যোগ করুন।
শেষে, ছোট তারকা আইকনে ক্লিক করুন টাস্ককে Important মার্ক করতে। এটি To Do-এর নেভিগেশন মেনুতে "Important" লিস্টে দেখাবে। "Add to My Day" ক্লিক করলে "My Day" লিস্টে দেখাবে—এরপরนี้...
Smart Lists ব্যবহার করা
Smart Lists হল To Do-র পদ্ধতি যেখানে লিস্টগুলো অন্য লিস্ট থেকে টাস্ক অটোমেটিক্যালি অ্যাগ্রিগেট করে। আপনি Smart Lists তৈরি করতে পারবেন না কিন্তু কোনগুলো দেখাবে সেটি বেছে নিতে পারেন (Settings পেজে যা দেখিয়েছিলাম)।
আমরা ইতিমধ্যে দুটি Smart List দেখেছি: Important এবং My Day। My Day আরও ব্যাখ্যা দরকার, কারণ এটি To Do-কে প্রতিযোগীদের থেকে আলাদা করে।
শুধু ডিউ ডেটের উপর নির্ভর না করে, To Do আপনাকে প্রতিদিন কাজ করার টাস্ক সিলেক্ট করতে দেয়। আইডিয়া: সকালে পেন্ডিং টাস্ক রিভিউ করুন, কয়েকটি "My Day"-এ যোগ করুন, সেটি থেকে কাজ শুরু করুন। এটি আপনাকে লিস্টের অন্যাকশনেবল টাস্ক থেকে ডিস্ট্র্যাক্টেড হতে বাধা দেয়।
To Do cukup স্মার্ট My Day-এ টাস্ক সাজেস্ট করতে। সকালে My Day ভিজিট করলে সাজেশন দেখতে পাবেন। সাধারণত নিকটবর্তী ডিউ ডেটের টাস্ক সাজেস্ট করে। গতকাল My Day-এ যোগ করা কিন্তু কমপ্লিট না হওয়া টাস্কও থাকবে। এটি আপনাকে দ্রুত কাজে ফিরতে এবং দৈনিক ওয়ার্কলোড ম্যানেজ করতে সাহায্য করে।
এখন To Do-তে আরও তিনটি Smart List আছে: Planned, Flagged Email এবং Assigned to Me। Planned-এ সব ডিউ ডেট والي টাস্ক থাকবে। Flagged Email-এ Outlook-এ ফ্ল্যাগ করা ইমেইল থাকবে, প্রতিটি রেগুলার To Do টাস্কে কনভার্ট হবে।
Assigned to Me শুধু Office 365 একাউন্টের জন্য, যেখানে Microsoft Planner-এ আপনি যে টাস্কগুলো করছেন সেগুলো থাকবে। অর্থাৎ টিম Planner ব্যবহার করতেও আপনার পারসোনাল টাস্ক লিস্ট মেইনটেইন করতে পারবেন। Outlook এবং Planner সাইড-বাই-সাইড ব্যবহার করার সময় অ্যাপ সوییচ করার দরকার নেই।
Microsoft To Do
To Do-র কুইক টুর এখানেই শেষ। আশা করি আপনি দেখতে পाये To Do কতটুকু কম্প্রিহেনসিভ টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সমাধানে পরিণত হয়েছে। ফিচার-রিচ এবং মাইক্রোসফট ইকোসিস্টেমের সাথে ইন্টিগ্রেটেড।
সেরা আউটপুট পেতে Smart Lists-এর মত ফিচার ব্যবহার করুন। এই টাচগুলো To Do-কে ভিড় থেকে আলাদা করে। কিন্তু সিম্পল পারসোনাল টাস্ক অ্যাপ হিসেবে এটি সমানভাবে উপযোগী—নতুন আইটেম যোগ করা sekond-এ হয়।
To Do-র সবচেয়ে বড় প্রোডাক্টিভিটি গেইন হয় অন্যান্য মাইক্রোসফট প্রোডাক্টের সাথে কম্বাইন করলে। মাইক্রোসফট অ্যাপটি ব্যবহার করে নিজের বিচ্ছিন্ন সার্ভিসগুলো কম্বাইন করছে। To Do একটি প্রোডাক্টivitি হাব বানতে যাচ্ছে যা Outlook, Cortana, Planner থেকে ডেটা অ্যাগ্রিগেট করে। সব প্ল্যাটফর্মে সাপোর্ট থাকায় আপনি যেকোনো জায়গা থেকে সব টাস্ক এক্সেস করতে পারবেন।
কলাবোরেটিভ ওয়ার্ক, টাস্কের রবাস্ট অপশন এবং ডেইলি প্ল্যানার ফাংশন্যালিটির সাথে To Do একটি সুবিন্যাস টাস্ক ম্যানেজমেন্ট প্ল্যাটফর্মে বড় হয়েছে। এটি খুব সহজে শুরু করা যায়, তাই আপনার যেকোনো প্রয়োজন হোক, To Do সম্ভবত পূরণ করবে।
