মাইক্রোসফ্ট টিমসে একটি মিটিং চলাকালীন, আপনি নোট নিতে চাইতে পারেন। কিছু মানুষের জন্য, সেটি মানে অন্য প্রোগ্রাম খোলা যেমন মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড বা উইন্ডোজ ১০-এ স্টिकी নোটস অ্যাপ। কিন্তু কি আপনি জানেন যে টিমসে একটি মিটিং নোটস ফিচার আছে যা আপনাকে আপনার গুরুত্বপূর্ণ কলগুলোর সময় চিন্তা ক্যাপচার ও শেয়ার করতে সাহায্য করে? আমাদের লেটেস্ট মাইক্রোসফ্ট টিমস গাইডে, আমরা দেখাব কীভাবে আপনি এই ফিচারটি আপনার সুবিধার্থে ব্যবহার করতে পারেন এবং হয়তো মাল্টিটাস্কিংও করতে পারেন।
নোটস সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ নোট
টিমসে নোট নেওয়ার অভিজ্ঞতায় যাওয়ার আগে, কিছু গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট নোট করি। বর্তমানে, শুধু আপনার প্রতিষ্ঠান ভিতরের মানুষই মিটিং নোট শুরু বা অ্যাক্সেস করতে পারবে। অর্থাৎ গেস্টদের এই ফিচার থাকবে না। এছাড়া জানতে হবে যে নোটস অ্যাক্সেসের জন্য ২০ জনের লিমিট রয়েছে। আপনার মিটিং-এ ২০ জনের বেশি হলে, শুধু প্রথম ২০ জন আপনার নোটস অ্যাক্সেস করতে পারবে। আপনাকে জানা দরকার যে শুধু যেসব লোককে নোটস তৈরি হওয়ার আগে মিটিং-এ জয়েন করার জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয়েছিল, তারা নোটস অ্যাক্সেস করতে পারবে। আপনি যদি পরে জয়েন করেন, তবে আপনাকে অ্যাক্সেস নেই।
মিটিং-এর আগে নোট নেওয়া
টিমসে, আপনি মিটিং-এর আগে, চলাকালীন, এবং পরে—সব সময় নোট নিতে পারেন। এই ধাপে, আমরা ব্যাখ্যা করব কীভাবে আপনি মিটিং-এর আগে নোট নিতে পারেন।
আপনাকে টিমসে Calendar সেকশনে যেতে হবে, এবং তালিকা থেকে আপনার মিটিং সিলেক্ট করতে হবে। তারপর Chat with participants-এ ক্লিক করুন, এবং Meeting Notes ট্যাব সিলেক্ট করুন। আপনি তারপর Start taking meeting notes সিলেক্ট করতে পারেন। আপনি চাইলে এজেন্ডায় @mention করে লোকজন যোগ করতে পারেন, অথবা অ্যাকশন আইটেম অ্যাসাইন করতে পারেন। তবে সচেতন থাকুন, আপনি প্রি-মিটিং নোটস শুধু তখন দেখতে পাবেন যখন আপনি একটি চ্যানেলে না হওয়া মিটিং-এ থাকবেন।
মিটিং চলাকালীন নোট নেওয়া
একবার আপনি একটি মিটিং-এ প্রবেশ করলে, আপনি আপনার নোটস পেতে পারেন More Options সিলেক্ট করে স্ক্রিনের নিচে এবং Show meeting notes বেছে নিয়ে মিটিং কন্ট্রোল থেকে। আপনি Start taking meeting notes অপশনও দেখতে পেতে পারেন যদি আপনি ইতিমধ্যে শুরু না করে থাকেন।
এই অপশনটি সিলেক্ট করলে, আপনি নোট টাইপ করা শুরু করতে পারবেন। প্যানেলের শীর্ষে কন্ট্রোলগুলো ব্যবহার করে আপনি আপনার টেক্সট ফরম্যাট এবং লে আউট করতে পারেন। আপনি Add a new section here বেছে নিয়ে নতুন নোটও যোগ করতে পারেন। আপনি চাইলে কারো দৃষ্টি আকর্ষণ করতে পারেন একটি অ্যাকশন আইটেম অ্যাসাইন করে।
মিটিং-এর পর নোট দেখা
একবার মিটিং সম্পূর্ণ হলে, আপনি নোটস কিছু পদ্ধতিতে অ্যাক্সেস করতে পারেন। চ্যানেল মিটিং-এ থেকে নোটস অ্যাক্সেস করতে চাইলে, আপনাকে শুধু সেখানে যেতে হবে যেখান মিটিংটি হয়েছিল এবং সেটি খুঁজে বের করতে হবে। আপনি তারপর show notes in fullscreen সিলেক্ট করতে পারেন। প্রাইভেট মিটিং-এ নোটস খুঁজতে, আপনি Chat-এ যেতে পারেন এবং মিটিংটি খুঁজে Show notes in fullscreen সিলেক্ট করতে পারেন। নোটস একটি Wiki ট্যাবে দেখাবে, এবং আপনি সেটি পড়তে, এডিট করতে, বা আরও নোট যোগ করতে পারবেন।
মিটিং নোটস শুধু শুরু
মিটিং চলাকালীন নোট নেওয়া শুধু শুরু যা আপনি অর্জন করতে পারেন। আপনি মিটিং শিডিউল করতে পারেন, কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করতে পারেন, ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার করতে পারেন, এবং আরও অনেক কিছু। আমাদের একটি গাইড আছে যা ব্যাখ্যা করে কীভাবে মিটিং-এ থেকে সবচেয়ে বেশি লাভ করা যায়। আমরা আগে টিমস কোথায় যাচ্ছে সেটি দেখিয়েছি এবং কিছু আগামী ফিচার ব্যাখ্যা করেছি যা আপনার অভিজ্ঞতা বাড়াবে।
আপনি কি টিমস ব্যবহার করেন? নিচে কমেন্টে আপনার টিপস অ্যান্ড ট্রিকস বা হতাশা শেয়ার করুন।
