আপনার ইমেলগুলিতে একটি খোঁচা, স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত স্বাক্ষর থাকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একজন ফ্রিল্যান্স লেখক হিসেবে যিনি বেশিরভাগই অনলাইন জগতে কাজ করেন, আমি আমার ইমেল স্বাক্ষরটিকে 90-এর দশকে একটি ব্যবসায়িক কার্ডের মতোই ভূমিকা হিসাবে দেখছি।
Gmail-এ একটি স্বাক্ষর যোগ করা মোটামুটি সহজ:Gmail-এর সেটিংসে যান, স্বাক্ষরে নিচে স্ক্রোল করুন এবং একটি টাইপ করুন৷ কিন্তু এখানে বিকল্পগুলি সীমিত, কারণ এটি উদ্ধৃত পাঠের আগে বা পরে স্বাক্ষরের অবস্থানের ক্ষেত্রে বেশ সীমাবদ্ধ, এবং প্রতিবার আপনি এটি চালু বা বন্ধ করতে চাইলে সেটিংসে যেতে হবে।
এখানে, আমি আপনাকে দেখাব কিভাবে একাধিক স্বাক্ষর তৈরি করতে "ক্যানড রেসপন্স" টুলটি ব্যবহার করতে হয় এবং প্রতিবার ইমেল পাঠানোর সময় আপনি কোনটি ব্যবহার করতে চান (যদি থাকে) তা সহজেই চয়ন করতে সক্ষম হন৷
প্রথমে, আপনাকে Gmail ল্যাবগুলিতে ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি সক্ষম করতে হবে (যেখানে আপনি সমস্ত ধরণের দুর্দান্ত Gmail অ্যাড-অন পাবেন)।
1. আপনার Gmail ইনবক্সে, উপরের ডানদিকে কগ আইকনে ক্লিক করুন, সেটিংস, তারপরে ল্যাব ট্যাবে ক্লিক করুন৷
2. "একটি ল্যাবের জন্য অনুসন্ধান করুন" বাক্সে, canned responses টাইপ করুন তারপর এন্টার চাপুন। টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি "উপলব্ধ ল্যাবস" এর অধীনে উপস্থিত হওয়া উচিত। (যে অংশটিকে উপেক্ষা করুন যেখানে বলা হয়েছে যে এটি অলস লোকেদের জন্য – আমরা এটি স্বয়ংক্রিয়-উত্তরগুলির চেয়ে আরও বেশি উত্পাদনশীল কিছুর জন্য ব্যবহার করছি!) "সক্ষম করুন" ক্লিক করুন, তারপর "পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন।"
আপনি এখন ক্যানড প্রতিক্রিয়া সক্ষম করেছেন, তাই আপনার স্বাক্ষর(গুলি) তৈরি করার সময় এসেছে।
1. Gmail-এ "কম্পোজ" এ ক্লিক করুন যেন আপনি একটি নতুন ইমেল লিখছেন৷
৷2. এরপর, নতুন বার্তা উইন্ডোর নীচের ডানদিকের কোণায় ছোট তীরটিতে ক্লিক করুন -> টিনজাত প্রতিক্রিয়া -> নতুন টিনজাত প্রতিক্রিয়া৷
3. প্রদর্শিত টেক্সট বক্সে একটি নাম লিখুন যা আপনি আপনার স্বাক্ষরের জন্য মনে রাখবেন, তারপর ওকে ক্লিক করুন৷
4. এরপর, আবার আপনার নতুন বার্তা উইন্ডোতে ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলিতে যান এবং "সন্নিবেশ" সাবহেডারের অধীনে আপনার স্বাক্ষরের নামে ক্লিক করুন৷ আপনার স্বাক্ষরের জন্য আপনি যে নামটি বেছে নিয়েছেন সেটি আপনার ইমেলের "বিষয়" লাইনে প্রদর্শিত হবে।
5. এখন ইমেলের "বডি" অংশে আপনি যা চান তা টাইপ করুন (যে অংশে আপনি সাধারণত আপনার ইমেল বার্তা টাইপ করেন)।
আপনার স্বাক্ষরকে সুন্দর দেখান
আমি দুটি ড্যাশ দিয়ে আমার স্বাক্ষরের প্রস্তাবনা দিতে চাই, যা এটিকে বাকি ইমেল থেকে সুন্দরভাবে আলাদা করে। আমি তারপর প্রথম লাইনে আমার নাম লিখি, নিচের লাইনে আমার শিরোনাম, তারপরে আমি যে কোম্পানি বা কোম্পানির জন্য কাজ করি বা তৃতীয় লাইনে লিখি তার লোগো। স্পষ্টতই, আপনি যদি আপনার টুইটার হ্যান্ডেল, ফোন নম্বর, ইত্যাদি লিখতে চান, তাহলে আপনি সেটাও করতে পারেন – সব শেষে এটি আপনার স্বাক্ষর!
আপনি যদি কোনো সাইট বা কোম্পানির লোগো ব্যবহার করতে চান, তাহলে আপনি সাধারণত ওয়েবসাইটের লোগোটিতে ডান-ক্লিক করে, তারপর "ছবিটি এই রূপে সংরক্ষণ করুন..." ক্লিক করে এটি পেতে পারেন, এটি ব্যর্থ হলে, আপনি উইন্ডোজ স্নিপিং টুল ব্যবহার করতে পারেন (এর জন্য অনুসন্ধান করুন এটি স্টার্ট মেনুতে।) লোগোটি কেটে একটি ছবি হিসেবে সংরক্ষণ করতে।
একবার আপনি লোগোটি সেভ করে নিলে, আপনি যেখানে আপনার স্বাক্ষর তৈরি করছেন সেই Gmail উইন্ডোতে সেটিকে যেখানে সংরক্ষিত করা হয়েছে সেখান থেকে এটিকে টেনে আনুন। লোগোটি আপনার স্বাক্ষরে ডিফল্টরূপে "সেরা ফিট" আকারে উপস্থিত হওয়া উচিত, তবে আপনি লোগোর কোণে টেনে এর আকার পরিবর্তন করতে পারেন৷
একবার আপনি আপনার স্বাক্ষর প্রবেশ করান, এটি ভবিষ্যতে ব্যবহারের জন্য সংরক্ষণ করার সময়। নীচে ডানদিকে বিন আইকনের পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন -> ক্যানড প্রতিক্রিয়া, তারপর "সংরক্ষণ" উপশিরোনামের অধীনে আপনার স্বাক্ষরের জন্য নাম নির্বাচন করুন৷
আপনি এখন আপনার প্রথম স্বাক্ষর তৈরি করেছেন! প্রতিবার আপনি এটি একটি ইমেলে ব্যবহার করতে চান, শুধুমাত্র একটি ইমেল রচনা করুন, তারপর যখন আপনি আপনার স্বাক্ষর সন্নিবেশ করতে চান, নীচের ডানদিকে কোণায় তীরটিতে ক্লিক করুন -> টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি৷ তারপর "ঢোকান" উপশিরোনামের অধীনে আপনার স্বাক্ষর নির্বাচন করুন৷
৷
আপনি উপরের পদ্ধতিটি ব্যবহার করে স্বাক্ষরের একটি সম্পূর্ণ তালিকা তৈরি করতে পারেন, যা আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেলের জন্য আলাদাভাবে বাছাই করার জন্য প্রস্তুত। আপনি যদি আপনার স্বাক্ষরগুলির মধ্যে একটি সম্পাদনা করতে চান, তাহলে Gmail-এ "রচনা করুন" এ ক্লিক করুন, শেষ অনুচ্ছেদে পদ্ধতিটি ব্যবহার করে এটি সন্নিবেশ করুন, তারপর আপনার ইচ্ছামতো সম্পাদনা করুন৷
আপনার সম্পাদনা শেষ হলে, নীচে ডানদিকে বিন আইকনের পাশের তীরটিতে ক্লিক করে আপনার স্বাক্ষর সংরক্ষণ করুন -> ক্যানড প্রতিক্রিয়া, তারপর "সংরক্ষণ করুন" উপশিরোনামের অধীনে এটি নির্বাচন করুন৷
এই ক্যানড রেসপন্স সিগনেচার পদ্ধতির একমাত্র সমস্যা হল এটি মূলত ডেস্কটপের জন্য প্রযোজ্য। আপনি যদি Gmail মোবাইল অ্যাপ ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার ক্যানড রেসপন্সে দ্রুত অ্যাক্সেস থাকবে না, যা এই পদ্ধতিটিকে অকেজো করে তোলে৷
উপসংহার
আমি সর্বদা Gmail এর ডিফল্ট স্বাক্ষর বিকল্পগুলির সাথে লড়াই করেছি এবং অবাক হয়েছি যে এই লুকানো বৈশিষ্ট্যটি, যা সাধারণত স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াগুলির জন্য ব্যবহৃত হয়, আমার নিজের স্বাক্ষরের সংগ্রহ তৈরি এবং পরিচালনা করার জন্য এত নিখুঁত হবে৷ এটি দেখায় যে কখনও কখনও একটি বৈশিষ্ট্য বা অ্যাপ একটি সম্পূর্ণ ভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে যা আপাতদৃষ্টিতে বোঝানো হয়।
