আপনার ইমেইলে একটি পাঞ্চি, স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত সিগনেচার থাকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি ফ্রিল্যান্স রাই্টার হিসেবে যা প্রধানত অনলাইন রেল্মে কাজ করে, আমি আমার ইমেইল সিগনেচারকে ৯০-এর দশকের একটি বিজনেস কার্ডের মতো ভূমিকা পালন করতেছে বলে মনে করি।
Gmail-এ একটি সিগনেচার যোগ করা নিখুঁত সহজ: শুধু Gmail-এ Settings-এ যান, সিগনেচার পর্যন্ত স্ক্রোল ডাউন করুন, এবং একটি টাইপ করুন। কিন্তু এখানে অপশনগুলো সীমিত, কারণ এটি কোটি কোট কর্তব্য সীমাবদ্ধ সিগনেচারকে কোটেড টেক্সটের আগে বা পরে পজিশন করার ক্ষেত্রে, এবং আপনাকে প্রতিবার Settings-এ যেতে হয় এটি অন বা অফ টগল করার জন্য।
এখানে, আমি আপনাকে দেখাবো “Canned Responses” টুল ব্যবহার করে একাধিক সিগনেচার তৈরি করতে এবং সহজে বেছে নিতে যে কোনটি আপনি ব্যবহার করতে চান (যদি কোনটিই) প্রতিবার ইমেইল পাঠানোর সময়।
প্রথমে, আপনাকে Gmail Labs-এ Canned Responses ইnebল করতে হবে (যেখানে আপনি সব ধরনের চমৎকার Gmail অ্যাড-অন পাবেন)।
১. আপনার Gmail ইনবক্সে, উপরের ডান পাশে কগ আইকনে ক্লিক করুন, Settings, তারপর Labs ট্যাবে ক্লিক করুন।
২. “Search for a lab” বক্সে, canned responses টাইপ করুন তারপর Enter চাপুন। Canned Responses “Available Labs”-এর নিচে প্রদর্শিত হবে। (সেখানে লিখা আছে এটি লেজি লোকদের জন্য – আমরা এটি ব্যবহার করছি কিছু çok زیادہ উৎপাদনশীল কাজের জন্য অটো-রিপ্লাইর চেয়ে!) “Enable”-এ ক্লিক করুন, তারপর “Save Changes”।
এখন আপনার Canned Responses ইnebলড আছে, তাই আপনার সিগনেচার(গুলো) তৈরি করার সময়।
১. Gmail-এ “Compose”-এ ক্লিক করুন যেন আপনি একটি নতুন ইমেইল লিখছেন।
২. এরপর, New Message উইন্ডোর নিচের ডান কোণে ছোট তীর চিহ্নে ক্লিক করুন -> Canned Responses -> New canned response।
৩. আপনার সিগনেচারের জন্য একটি নাম টাইপ করুন যা আপনি মনে রাখবেন টেক্সট বক্সে যা প্রদর্শিত হবে, তারপর OK ক্লিক করুন।
৪. এরপর, আপনার New Message উইন্ডোতে Canned responses-এ যান, এবং আপনার সিগনেচারের নামটি ক্লিক করুন “Insert” সাবহেডারের নিচে। আপনার সিগনেচারের জন্য আপনি যে নাম বেছে নিয়েছেন সেটি আপনার ইমেইলের “Subject” লাইনে প্রদর্শিত হবে।
৫. এখন শুধু আপনি আপনার সিগনেচার কী চান সেটি ইমেইলের “body” অংশে টাইপ করুন (যে এলিয়ায় আপনি সাধারণত আপনার ইমেইল মেসেজ টাইপ করবেন)।
আপনার সিগনেচারকে চমৎকার বানান
আমি আমার সিগনেচারকে দুটি ড্যাশ দিয়ে প্রিফেস করি পছন্দ করি, যা এটাকে বাকি ইমেইল থেকে সুন্দরভাবে আলাদা করে। তারপর আমি প্রথম লাইনে আমার নাম লিখি, পরের লাইনে আমার টাইটল, তারপর তৃতীয় লাইনে আমি যে কোম্পানি বা কোম্পানিগুলোর জন্য কাজ করি বা লিখি তাদের লোগো। জाहির, আপনি যদি আপনার টوییটার হ্যান্ডেল, ফোন নম্বর, ইত্যাদি যোগ করতে চান, তবে আপনি সেটিও করতে পারেন – আপনার সিগনেচার, আপনার বাবস্তা!
আপনি যদি কোনো সাইট বা কোম্পানির লোগো ব্যবহার করতে চান, তবে আপনি সাধারণত এটিকে ওয়েবসাইটে লোগোতে রাইট-ক্লিক করে, তারপর “Save image as...”-এ ক্লিক করে পেতে পারেন। সেটি না হলে, আপনি Windows Snipping Tool ব্যবহার করতে পারেন (Start মেনুতে সার্চ করুন।) লোগো কাটা করে এবং ইমেজ হিসেবে সেভ করতে।
একবার লোগো সেভ হলে, সেটিকে সেই লোকেশন থেকে ドラッグ করে Gmail উইন্ডোতে আনুন যেখানে আপনি আপনার সিগনেচার তৈরি করছেন। লোগোটি আপনার সিগনেচারে “Best fit” সাইজে ডিফল্টরূপে প্রদর্শিত হবে, কিন্তু আপনি এর সাইজ পরিবর্তন করতে পারেন লোগোর কোণগুলো ড্র্যাগ করে।
একবার আপনার সিগনেচার এন্টার করলে, এটি ভবিষ্যতে ব্যবহার করার জন্য সেভ করার সময়। বিন আইকনের পাশে তীর চিহ্নে ক্লিক করুন -> Canned responses, তারপর আপনার সিগনেচারের নামটি সিলেক্ট করুন “Save” সাবহেডারের অধীনে।
আপনি এখন আপনার প্রথম সিগনেচার তৈরি করেছেন! প্রতিবার আপনি এটি একটি ইমেইলে ব্যবহার করতে চান, শুধু একটি ইমেইল কমপোজ করুন, তারপর আপনি আপনার সিগনেচার ইনসার্ট করতে চান যখন, নিচের ডান কোণে তীর চিহ্নে ক্লিক করুন -> Canned responses। তারপর “Insert” সাবহেডারের অধীনে আপনার সিগনেচার সিলেক্ট করুন।
আপনি উপরের পদ্ধতি ব্যবহার করে সিগনেচারের একটি পুরো লিস্ট তৈরি করতে পারেন, প্রতিটি ইমেইল পাঠানোর সময় আলাদা আলাদা বেছে নেওয়ার জন্য রেডি। আপনি যদি আপনার সিগনেচারগুলোর যেকোনো একটি এডিট করতে চান, Gmail-এ “Compose”-এ ক্লিক করুন, পिछলে প্যারাগ্রাফে উল্লিখিত পদ্ধতিতে ইনসার্ট করুন, তারপর আপনার ইচ্ছামতো এডিট করুন।
আপনি সম্পাদনা শেষ করলে, আপনার সিগনেচার সেভ করুন বিন আইকনের পাশে তীর চিহ্নে ক্লিক করে -> Canned responses, তারপর “Save” সাবহেডারের অধীনে সেটি সিলেক্ট করে।
এই Canned Response Signature পদ্ধতির একমাত্র সমস্যা হলো এটি প্রধানত ডেস্কটপের জন্য প্রযোজ্য। আপনি যদি Gmail মোবাইল অ্যাপ ব্যবহার করেন, তবে আপনার ক্যান্ড রেসপন্সে কুইক অ্যাক্সেস থাকবে না, যা এই পদ্ধতিকে বেকার করে দেয়।
উপসংহার
আমি সবসময় Gmail-এর ডিফল্ট সিগনেচার অপশনlarla লড়াই করেছি এবং চকিত হয়েছিলাম এই লুকানো ফিচারটি পেয়ে, যা সাধারণত অটোমেটেড রেসপন্সের জন্য ব্যবহার হয়, আমার নিজস্ব সিগনেচার কালেকশন তৈরি এবং ম্যানেজ করার জন্য কতটুকু পারফেক্ট হবে। এটি দেখিয়ে দেয় যে কখনও কখনও একটি ফিচার বা অ্যাপ একটি সম্পূর্ণ ভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যায় সেটি যেটার জন্য এটি করা হয়েছে বলে মনে হয়।
