আপনার জিমেইল ইনবক্সে কি প্রতিদিন প্রচুর ইমেল আসে? যদি এটি হয়ে থাকে, একটি ইমেল খুঁজে বের করার চেষ্টা করার ধারণাটি একটি মিশন অসম্ভব বলে মনে হতে পারে৷
৷পৃষ্ঠা অনুসারে আপনার ইমেল পৃষ্ঠা স্কিম করা শুধুমাত্র সময় সাপেক্ষ নয় বরং ক্লান্তিকরও। সৌভাগ্যবশত, আমাদের কাছে এমন টিপস আছে যেগুলো আপনি সংগঠিত করার চেষ্টা করতে পারেন এবং অল্প সময়ের মধ্যেই আপনার ইমেল খুঁজে পেতে পারেন।
ইমেল স্কিপ ইনবক্স আছে
যদি এমন ইমেল থাকে যা আপনার দেখার দরকার নেই এবং সেগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা যেতে পারে, তাহলে এই টিপটি কাজে আসবে। আপনি "সেটিংস -> একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন" এ গিয়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল ফাইল করতে পারেন। ইমেল আর্কাইভ করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করুন।
একবার আপনি তথ্যটি পূরণ করার পরে, "এই অনুসন্ধানের সাথে একটি ফিল্টার তৈরি করুন" এ ক্লিক করুন এবং আপনি ফিল্টারটি কী করতে চান তা স্থির করুন৷ "ইনবক্স এড়িয়ে যান (আর্কাইভ করুন)" লেখা বাক্সটি চেক করুন। সেই ইমেলগুলিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করার একটি বিকল্পও রয়েছে যদি সেগুলি দেখার দরকার না থাকে৷
৷এক প্রেরকের সমস্ত ইমেল দেখুন
আপনি মনে রাখবেন যে মার্ক আপনাকে সেই ইমেলটি পাঠিয়েছিলেন কিন্তু তিনি কখন এটি পাঠিয়েছিলেন তা আপনি জানেন না। একটি নির্দিষ্ট প্রেরকের কাছ থেকে ইমেলগুলি খুঁজে পেতে, পরিচিতিটি পাঠানো সর্বশেষ ইমেলটি খুঁজুন৷
৷
একটি নতুন উইন্ডো প্রদর্শিত হবে, এবং এটি হয়ে গেলে, নীচে ইমেল বিকল্পে ক্লিক করুন। আপনাকে আপনার ইনবক্সের একটি অংশে নিয়ে যাওয়া হবে যেখানে আপনি শুধুমাত্র এই ব্যক্তির ইমেলগুলি দেখতে পাবেন৷
৷বিষয় অনুসারে আপনার ইমেল সংগঠিত করুন
আপনার কাছে সেই অত্যাবশ্যক কাজের উপস্থাপনা আসছে, এবং আপনাকে সমস্ত উপস্থাপনা-সম্পর্কিত ইমেলগুলি খুঁজে বের করতে হবে। সেগুলি দেখতে, Google এর অনুসন্ধান বারে ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন। "বিষয়" এবং "শব্দ আছে" ক্ষেত্রগুলি ইমেলগুলিতে থাকা প্রয়োজনীয় কীওয়ার্ডগুলি দিয়ে পূরণ করুন৷
আপনি যদি অনুসন্ধানটি শুধুমাত্র আপনার তারকাচিহ্নিত ইমেল বা চ্যাটগুলিতে সীমাবদ্ধ করতে চান তবে এই নতুন উইন্ডোর ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং আপনার প্রয়োজনীয় বিকল্পটি চয়ন করুন৷
ছুটি বা অফিসের বাইরের উত্তর পাঠান
একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর দিয়ে আপনি অফিসের বাইরে আছেন তা সবাইকে জানানোও একটি সহজ কাজ। সেটিংসে যান এবং "অবকাশ প্রতিক্রিয়া" বিভাগটি দেখতে না পাওয়া পর্যন্ত নীচে স্ক্রোল করুন। বার্তা, পরিসর এবং বিষয় পূরণ করুন।
আপনি যদি শুধুমাত্র আপনার পরিচিতিদের আপনার অবকাশকালীন উত্তর দেখতে চান তবে সেই বাক্সটিও চেক করতে ভুলবেন না। একবার আপনি সম্পন্ন হলে, পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন এবং আপনার বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হবে৷
৷একটি নির্দিষ্ট তারিখের আগে বা পরে প্রচুর পরিমাণে ইমেলগুলি মুছুন
একটি নির্দিষ্ট তারিখের আগে ইমেল মুছে ফেলতে, আপনাকে before:2017/5/18 বাক্যাংশটি টাইপ করতে হবে অনুসন্ধান বাক্সে। আপনি স্পষ্টতই আপনার পছন্দের জন্য সেই তারিখটি পরিবর্তন করতে পারেন।
অনুসন্ধান আইকনে ক্লিক করার পরে, আপনি সেই তারিখের আগে পাঠানো/প্রাপ্ত সমস্ত ইমেলের একটি তালিকা দেখতে পাবেন। নির্বাচন ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং সব নির্বাচন করুন। ট্র্যাশ আইকনে ক্লিক করুন, এবং সেই সমস্ত ইমেল চলে যাবে।
একটি নির্দিষ্ট তারিখের পরে ইমেলগুলি মুছে ফেলার জন্য, আপনাকে কেবল অনুসন্ধান বাক্যাংশে "আগে" শব্দটিকে "পরে" তে পরিবর্তন করতে হবে৷ নিশ্চিত করুন যে আপনি সঠিক তারিখটিও লিখছেন, তবে আপনি উল্লেখযোগ্য কিছু মুছে ফেলছেন না তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি সেগুলির মাধ্যমে স্কিম করেছেন তাও নিশ্চিত করুন৷
আপনার ইমেলে কিভাবে লেবেল (ফোল্ডার) যোগ করবেন
লেবেলগুলি আপনার ইমেলগুলিকে সংগঠিত করার একটি দুর্দান্ত উপায়৷ এগুলিকে ফোল্ডার হিসাবে ভাবুন যা আপনার সমস্ত উপস্থাপনা ইমেলগুলি পাশাপাশি আপনার সমস্ত উইকএন্ড পার্টি ইমেলগুলিকে একত্রে রাখবে৷
প্রথমে, আপনি যে ইমেলটি সাজাতে চান তাতে ক্লিক করুন এবং উপরের ট্যাগ আইকনে ক্লিক করুন। আপনি বিভিন্ন ইমেল চয়ন করতে পারেন এবং তাদের একই লেবেল দিতে পারেন। আপনি যদি আপনার প্রয়োজনীয় লেবেলটি দেখতে না পান তবে "নতুন তৈরি করুন" বিকল্পে ক্লিক করুন৷
৷উন্নত Gmail অনুসন্ধান অপারেটর
আপনি যে ইমেলটি খুঁজছেন তাতে যদি এমন কোন কীওয়ার্ড না থাকে যা আপনাকে এটি খুঁজে পেতে সাহায্য করবে, তাহলে নিচের কিছু সার্চ অপারেটর আপনি ব্যবহার করতে পারেন:
- আপনি যদি আপনার অনুসন্ধান থেকে আপনার চ্যাটগুলি বাদ দিতে চান, টাইপ করুন
-label:chats.
- নির্দিষ্ট লেবেল অনুসন্ধান করতে, আপনাকে
+label:Label nameটাইপ করতে হবে . - একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে ইমেলগুলি দেখতে, টাইপ করুন
before:yyyy/mm/ddএবংafter:yyyy/mm/dd. - অ্যাটাচমেন্ট খুঁজতে,
filename:PDFটাইপ করুন যদি আপনি যে সংযুক্তিটি খুঁজছেন সেটি একটি PDF ফাইল। - যদি আপনার প্রয়োজনীয় ইমেলটি কোনো কারণে ট্র্যাশে বা স্প্যামে থাকে, তাহলে
trash (keyword here)টাইপ করুন অথবাin:spam (keyword here).
উপসংহার
উপরের টিপসগুলির সাহায্যে, আপনি Gmail এ আপনার ইমেলগুলিকে আরও ভালভাবে সংগঠিত করতে সক্ষম হবেন৷ আমরা কি আপনার প্রিয় টিপ মিস করছি? নীচের মন্তব্যে এটি কী তা আমাদের জানান৷
৷