আপনার Gmail ইনবক্সে কি প্রতিদিন প্রচুর ইমেইল আসে? যদি হয়, তবে একটি ইমেইল খুঁজে বের করার চেষ্টা অসম্ভব মিশনের মতো মনে হতে পারে।
পেজ বাই পেজ ইমেইল স্কিম করা শুধু সময় নষ্ট করে না, বরং ক্লান্তিকরও। خوشকত, আমাদের কিছু টিপস আছে যা আপনি ট্রাই করে আপনার ইমেইল সংগঠিত করতে এবং কোনো সময়ে খুঁজে বের করতে পারেন।
ইমেইল ইনবক্স এড়িয়ে যেতে দিন
যদি এমন ইমেইল থাকে যা আপনাকে দেখতে হবে না এবং যেগুলো আর্কাইভ করা যায়, তবে এই টিপস কাজে আসবে। আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল ফাইল করতে পারেন “Settings -> Create a new filter”-এ যেতে। আর্কাইভ করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করুন।
তথ্য পূরণ করার পর, “Create a filter with this search”-এ ক্লিক করুন এবং ফিল্টারটি কী করবে সেটি ডिसাইড করুন। “Skip the Inbox (Archive it)”-লিখিত বক্সটি চেক করুন। এছাড়া সেই ইমেইলগুলকে রিড হিসেবে মার্ক করার অপশনও আছে যদি সেগুলো দেখতে হয় না।
একই সেন্ডারের সকল ইমেইল দেখুন
আপনি মনে করেন Марк ही আপনাকে ইমেইল পাঠিয়েছিল কিন্তু কখন পাঠিয়েছিল সেটা জানেন না। কোনো নির্দিষ্ট সেন্ডারের ইমেইল খুঁজে বের করতে, সেই কন্ট্যাক্টের সর্বশেষ ইমেইলটি খুঁজে বের করুন।
একটি নতুন উইন্ডো প্রদর্শিত হবে, এবং যখন এটি হবে, নিচে Emails অপশনে ক্লিক করুন। আপনাকে আপনার ইনবক্সের সেই অংশে নেওয়া হবে যেখানে শুধু এই ব্যক্তির ইমেইল দেখাবে।
সাবজেক্ট অনুযায়ী ইমেইল সংগঠিত করুন
আপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ ওয়ার্ক প্রেজেন্টেশন আসছে, এবং আপনাকে সকল প্রেজেন্টেশন-রিলেটেড ইমেইল খুঁজে বের করতে হবে। সেগুলো দেখতে, গুগলের সার্চ বারের ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন। “Subject” এবং “Has the words” এরিয়ায় যে কিওয়ার্ডগুলো ইমেইলে থাকতে হবে সেগুলো পূরণ করুন।
আপনি যদি সার্চটি শুধু আপনার স্টার্ড ইমেইল বা চ্যাটগুলোর মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখতে চান, তবে এই নতুন উইন্ডোর ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং প্রয়োজনীয় অপশন বেছে নিন।
ব্যাকেশন বা আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই পাঠান
সবকে জানাতে আপনি অফিসে নেই একটি অটো-রিপ্লাই দিয়ে সহজ কাজ। Settings-এ যান এবং সম্পূর্ণ নিচে স্ক্রোল করুন “Vacation Responder” সেকশন পাওয়া পর্যন্ত। মেসেজ, রেঞ্জ, এবং সাবজেক্ট পূরণ করুন।
আপনি যদি শুধু আপনার কন্ট্যাক্টরা আপনার ভ্যাকেশন রিপ্লাই দেখে তা চান, তবে সেই বক্সটিও চেক করুন। একবার হলে, Save Changes-এ ক্লিক করুন, এবং আপনার মেসেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হবে।
নির্দিষ্ট তারিখের আগে বা পরে ইমেইল বাল্কে ডিলিট করুন
নির্দিষ্ট তারিখের আগের ইমেইল ডিলিট করতে, আপনাকে সার্চ বক্সে before:2017/5/18 ফ্রেজটি টাইপ করতে হবে। আপনি očitভাবে আপনার পছন্দের তারিখে পরিবর্তন করতে পারেন।
সার্চ আইকনে ক্লিক করার পর, আপনি সেই তারিখের আগে পাঠানো/প্রাপ্ত সকল ইমেইলের তালিকা দেখবেন। সিলেকশন ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং all বেছে নিন। Trash আইকনে ক্লিক করুন, এবং সকল ইমেইল মুছে যাবে।
নির্দিষ্ট তারিখের পরের ইমেইল ডিলিট করতে, আপনাকে শুধু সার্চ ফ্রেজে “before” শব্দটি “after”-তে পরিবর্তন করতে হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনি সঠিক তারিখও দিয়েছেন, কিন্তু সেগুলো স্কিম করে নিন যাতে আপনি কোনো গুরুত্বপূর্ণ জিনিস মুছে ফেলছেন না।
ইমেইলে লেবেল (ফোল্ডার) কীভাবে যোগ করবেন
লেবেল আপনার ইমেইল সংগঠিত করার একটি চমৎকার উপায়। সেগুলো ফোল্ডারের মতো চিন্তা করুন যা আপনার সকল প্রেজেন্টেশন ইমেইল একসাথে রাখবে এবং সকল ওইকেন্ড পার্টি ইমেইলও।
প্রথমে, আপনি যে ইমেইলটি সংগঠিত করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন এবং উপরে Tag আইকনে ক্লিক করুন। আপনি বিভিন্ন ইমেইল বেছে নিতে পারেন এবং তাদের একই লেবেল দিতে পারেন। আপনার প্রয়োজনীয় লেবেলটি না দেখলে, “Create new” অপশনে ক্লিক করুন।
এডভান্সড Gmail সার্চ অপারেটর
আপনি যে ইমেইল খুঁজছেন সেটিতে কিওয়ার্ড না থাকলে যা আপনাকে খুঁজে বের করতে সাহায্য করবে, নিচে কিছু সার্চ অপারেটর দেওয়া হলো যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন:
- আপনি যদি আপনার চ্যাটগুলো সার্চ থেকে বাদ দিতে চান, তবে
-label:chatsটাইপ করুন। - নির্দিষ্ট লেবেল খুঁজতে,
+label:Label nameটাইপ করুন। - নির্দিষ্ট টাইমফ্রেমের মধ্যে ইমেইল খুঁজতে,
before:yyyy/mm/ddএবংafter:yyyy/mm/ddটাইপ করুন। - অ্যাট্যাচমেন্ট খুঁজতে,
filename:PDFটাইপ করুন যদি অ্যাট্যাচমেন্টটি PDF ফাইল হয়। - আপনার প্রয়োজনীয় ইমেইল যদি ট্র্যাশ বা স্প্যামে থাকে, তবে
trash (keyword here)বাin:spam (keyword here)টাইপ করুন।
উপসংহার
উপরোক্ত টিপসগুলো দিয়ে আপনি Gmail-এ আপনার ইমেইল ভালোভাবে সংগঠিত করতে পারবেন। আপনার প্রিয় টিপস কি আমরা মিস করেছি? কমেন্টে জানান।
