গুগল ডক্স ইমেইল দিয়ে শেয়ার বা পাঠানোর কার্যকর পদ্ধতি

পেশাগত জগতে আজকাল লোকজন একে অপরের সাথে যোগাযোগের অনেক উপায় আছে, যেমন LinkedIn বা Slack। যাইহোক, ইন্টারনেটের সেবা যুগের পুরনো যোগাযোগ মাধ্যম হওয়া সত্ত্বেও, বিশ্বস্ত ইমেইল এখনও পেশাদাররা ব্যাপার আলোচনার জন্য শীর্ষ পদ্ধতির একটি।

আপনি যদি একজন নিয়মিত গুগল ডক্স ইউজার হন, তবে আপনি কখনো কখনো একটি গুগল ডক্স ডকুমেন্ট ইমেইল দিয়ে পাঠাতে চাইতে পারেন। কিন্তু সেটি কীভাবে করবেন?

সত্যিই, আপনার ডকুমেন্ট অন্যদের সাথে শেয়ার করার অনেক পদ্ধতি আছে। আপনি কোনটিই বেছে নেন সেটি τελিকভাবে নির্ভর করে আপনি কীভাবে আপনার ডকুমেন্ট অন্যদের সাথে শেয়ার করতে চান।

আমন্ত্রণ হিসেবে

আপনি যদি শুধু গুগল ডক্স দেখার জন্য একটি আমন্ত্রণ পাঠাতে চান, তবে ডান পাশের উপরে নীল "Share" বাটনে ক্লিক করুন।

"Share with Others" ডায়লগে, আপনি যাদের সাথে শেয়ার করতে চান তাদের ইমেইল লিখুন। আপনার কন্ট্যাক্টে থাকলে নাম দিয়েও করতে পারেন।

ডান পাশের পেন্সিল আইকনে ক্লিক করে আপনার অডিয়েন্সের অ্যাক্সেস লেভেল সিলেক্ট করতে পারেন। ডিফল্টভাবে এটি "Can edit"-এ সেট থাকবে।

যাইহোক, এটি সব পরিস্থিতির জন্য আদর্শ নয়। কারণ আপনি শুধু একটি আমন্ত্রণ ইমেইল পাঠাচ্ছেন রেসিপিয়েন্টদের ডকুমেন্ট দেখার জন্য। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি রেজিউম বা ডকুমেন্ট সাবমিট করেন, তবে আপনি কভার লেটারের পাশে ডকুমেন্টের লিংক চাইবেন। শুধু আমন্ত্রণ পাঠালে লোকজন বিভ্রান্ত হতে পারে!

লিংক হিসেবে

আপনি যদি ইমেইলের ভিতরে একটি লিংক রাখতে চান, তবে সরাসরি গুগল ডক্সের লিংক দিয়ে লোকজন পড়তে পারেন। লিংক পেতে, উপরের মতো নীল "Share" বাটনে ক্লিক করুন, কিন্তু এইবার উপরের ডান কোণে "Get shareable link"-এ ক্লিক করুন।

ডিফল্টভাবে গুগল ডক্স আপনাকে একটি লিংক দেবে যা লোকজনকে ডকুমেন্ট দেখার অনুমতি দেবে। আপনি যদি এটিই চান, তবে "Copy link" বাটনে ক্লিক করুন এবং ইমেইলের ভিতরে পেস্ট করুন। যাইহোক, এই সেটিং থেকে আপনি এটিও করতে পারেন যে লিংক দিয়ে যারা আপনার ডকুমেন্টে ক্লিক করবে তারা কমেন্ট বা এডিটও করতে পারবে। এটি খুব উপকারী যদি আপনি কাউকে সাথে সহযোগিতা করতে চান।

ইমেইলে আপনার লিংক প্রফেশনাল দেখানোর জন্য, চেষ্টা করুন টেক্সটের ভিতরে এম্বেড করুন যাতে এটি স্বাভাবিকভাবে প্রবাহিত হয়।

অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে

আপনি যদি ইমেইলে ডকুমেন্টের একটি কপি অ্যাটাচ করতে পছন্দ করেন, তবে আপনি সেটি সরাসরি গুগল ডক্স থেকে করতে পারেন। আপনি যদি একই একাউন্ট থেকে গুগল ডক্সে লগ-ইন থাকেন जिससे ইমেইল পাঠাতে চান, তবে কিছু ডাউনলোড করার প্রয়োজন নেই—সরাসরি পাঠিয়ে দিন!

এটি করতে, "File"-এ ক্লিক করুন এবং তারপর "Email as attachment"-এ।

একটি উইন্ডো আসবে যা ইমেইল, সাবজেক্ট, এবং বডি চাইবে। লক্ষ্য করুন যে আপনি এখান থেকে পাঠানোর ইমেইল যোগ করতে পারবেন না; কারণ গুগল ডক্স অনুমান করছে আপনি যে গুগল একাউন্টে লগ-ইন করেছেন সেটি থেকে পাঠাতে চান।

এছাড়া, আপনি এই উইন্ডো থেকে ডকুমেন্টের ফরম্যাট বেছে নিতে পারেন।

একবার হলে "Send"-এ ক্লিক করুন এবং গুগল ডক্স স্বয়ংক্রিয়ভাবেই আপনার ডকুমেন্টকে অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে আপনার দেওয়া ইমেইলগুলোর কাছে পাঠিয়ে দেবে।

ইমেইল বডির ভিতরে

একই রকম পদ্ধতিতে, আপনি যদি পুরো আর্টিকেলটি ইমেইল বডির ভিতরে পাঠাতে চান, তবে আপনি সেটিও গুগল ডক্স থেকে করতে পারেন। উপরের মতো "Email Attachment" স্ক্রিনে যান, কিন্তু ফাইল টাইপ সিলেক্ট করার সময় "Paste the item itself into the email"-এ ক্লিক করুন। আবার, উপরের মতো, এটি অনুমান করছে আপনি যে একাউন্টে লগ-ইন করেছেন সেটি থেকে পাঠাতে চান।

ডক্স করা সহজ

আপনি যখন অন্যদের সাথে একটি গুগল ডক শেয়ার করার চেষ্টা করেন, কখনো কখনো আপনি ইমেইল ব্যবহার করতে চান। যাইহোক, একটি গুগল ডক ইমেইলে অ্যাটাচ করা আপনার ভাবনার চেয়ে সহজ! এখন আপনি ইমেইল ব্যবহার করে ডকুমেন্ট শেয়ার করার সব পদ্ধতি জানেন।

আপনি অনলাইনে ডকুমেন্ট পাঠাতে ইমেইল কতটুকু ব্যবহার করেন? নিচে জানান।