আপনি কি Microsoft Outlook এ আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করার একটি সহজ উপায় খুঁজছেন? আপনি একটি টিম প্রোজেক্টে কাজ করছেন বা অন্য কারো সাথে সমন্বয় করতে হবে, এই নির্দেশিকা আপনাকে দেখাবে কিভাবে এটি করতে হয়। আউটলুকের ডেস্কটপ এবং ওয়েব সংস্করণগুলি ব্যবহার করে আমরা আপনাকে কীভাবে আউটলুকে একটি ক্যালেন্ডার ভাগ করতে হয় তা শিখিয়ে দেব। এবং বোনাস হিসাবে, আপনি আপনার ক্যালেন্ডার অনুমতিগুলি পরিচালনা করার টিপস পাবেন।
উইন্ডোজ অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে কিভাবে আউটলুক ক্যালেন্ডার শেয়ার করবেন
আপনি যদি উইন্ডোজের জন্য মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ব্যবহার করেন তবে ক্যালেন্ডার ভাগ করা খুব সহজ হবে। এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
1. আপনার উইন্ডোজ পিসিতে Outlook খুলুন৷
৷2. নীচের বাম কোণে ক্যালেন্ডার আইকন খুঁজুন৷
৷
3. হোম ট্যাবে টুলবারের উপরের ডানদিকে শেয়ার ক্যালেন্ডার নির্বাচন করুন।
4. আউটলুক আপনাকে শেয়ারযোগ্য ক্যালেন্ডারের একটি তালিকা উপস্থাপন করবে। মনে রাখবেন যে আপনি Outlook-এ কনফিগার করা সমস্ত ক্যালেন্ডার শেয়ার করা যাবে না৷
৷5. আপনি যে ক্যালেন্ডারটি ভাগ করতে চান সেটি নির্বাচন করতে ক্লিক করুন৷
৷6. ক্যালেন্ডার বৈশিষ্ট্য সহ একটি নতুন ডায়ালগ বক্স খুলবে৷ ব্যবহারকারীদের যোগ করতে যোগ নির্বাচন করুন৷
৷
7. পরিচিতিগুলির একটি তালিকা থেকে (সাধারণত আপনার ঠিকানা বই) আপনি কার সাথে ক্যালেন্ডার ভাগ করবেন তা চয়ন করুন৷ ব্যক্তির নাম টাইপ করা শুরু করুন, এবং Outlook তাদের ইমেল ঠিকানাটি পূরণ করবে৷
৷8. যোগ করা ব্যক্তিদের ডিফল্ট শেয়ারিং পারমিশন লেভেল থাকবে। আপনি এখন সেগুলিকে পৃথকভাবে নির্বাচন করতে পারেন এবং আপনার উপযুক্ত মনে হলে তাদের অ্যাক্সেসের স্তর পরিবর্তন করতে পারেন৷
ওয়েবসাইটে আউটলুক ক্যালেন্ডার কিভাবে শেয়ার করবেন
আপনি যদি Microsoft Outlook অ্যাপ ছাড়া কোনো ডিভাইস ব্যবহার করেন তাহলে আপনি এখনও Outlook ওয়েবসাইট ব্যবহার করে আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে পারেন। এখানে কিভাবে:
1. আপনার পছন্দের ওয়েব ব্রাউজার খুলুন এবং ঠিকানা বারে Outlook.live.com টাইপ করুন। আপনার শংসাপত্র দিয়ে সাইন ইন করুন৷
৷2. বাম পাশের মেনুতে ক্যালেন্ডার আইকনটি নির্বাচন করুন৷
3. আপনি যে ক্যালেন্ডারটি ভাগ করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং এটিতে ডান ক্লিক করুন৷
৷4. যদি এই বিশেষ ক্যালেন্ডার শেয়ার করা যায়, তাহলে আপনার কাছে শেয়ারিং এবং পারমিশন অপশন থাকবে। এটিতে ক্লিক করুন৷
৷
5. একটি নতুন ডায়ালগ বক্স পপ আপ হবে। আপনি যার সাথে ক্যালেন্ডার ভাগ করতে চান তার ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন৷ প্রাপক আপনার পরিচিতিতে থাকলে, Outlook ওয়েব অ্যাপ একটি তালিকা অফার করবে যেখান থেকে আপনি ইমেলগুলি বেছে নিতে পারেন৷
6. একবার আপনি ব্যবহারকারীদের যোগ করলে, আপনি তাদের অনুমতির স্তর সেট করতে পারেন। একটি ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে সমস্ত বিবরণ দেখতে পারে এবং সম্পাদনা করতে পারে এর মধ্যে নির্বাচন করুন৷
৷
7. শেয়ার নির্বাচন করুন৷
৷
অনুমতির স্তর বোঝা
আপনার আউটলুক ক্যালেন্ডার কারও সাথে ভাগ করার সময় আপনাকে উপরে বর্ণিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে অনুমতি স্তর সেট করতে হবে। আপনি এটিকে ডিফল্ট হিসাবে রেখে দিতে পারেন বা প্রস্তাবিত বিকল্পগুলির একটিতে এটি পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি যদি ডেস্কটপ আউটলুক অ্যাপ ব্যবহার করেন তবে পাঁচটি বিকল্প রয়েছে এবং আপনি যদি ওয়েবসাইটের মাধ্যমে আপনার ক্যালেন্ডার ভাগ করেন তবে শুধুমাত্র দুটি বিকল্প রয়েছে। ঠিক কোন স্তরের অনুমতি বেছে নিতে হবে তা জানতে, আপনাকে সেগুলি বুঝতে হবে৷
মনে রাখবেন যে আপনি যদি আরও বিস্তারিত অনুমতির স্তর চান তবে আপনাকে Outlook ডেস্কটপ অ্যাপ ব্যবহার করে সেগুলি সেট করতে হবে। ওয়েব সংস্করণে সীমিত বিকল্প রয়েছে; আপনি সেট করতে পারেন শুধুমাত্র সমস্ত বিবরণ দেখতে পারেন বা সম্পাদনা করতে পারেন। এর মানে হল আপনার সহকর্মীরা তাদের সম্পূর্ণ বিবরণে সমস্ত ক্যালেন্ডার আইটেম দেখতে সক্ষম হবেন বা সেগুলি দেখতে এবং সম্পাদনা করতে সক্ষম হবেন৷
যখন আমি ব্যস্ত থাকি তখন দেখতে পারি
এটি হল ডিফল্ট অনুমতি স্তর, এবং আপনি যদি এটি পরিবর্তন করতে না চান তবে প্রাপকের কাছে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে থাকবে৷ আপনার সহকর্মীরা যাদের সাথে আপনি আপনার ক্যালেন্ডার ভাগ করেছেন তারা এটি খুলতে সক্ষম হবেন এবং আপনি উপলব্ধ, ব্যস্ত, অফিসের বাইরে আছেন কিনা বা আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট আছে কিনা তা দেখতে পারবেন।
শিরোনাম এবং অবস্থান দেখতে পারেন
আপনি যদি ক্যালেন্ডার প্রাপকদের আরও বিশদ বিবরণ দেখাতে চান তবে "শিরোনাম এবং অবস্থানগুলি দেখতে পারেন" বিকল্পটি বেছে নিন। যদিও এটি সীমিত বিবরণে কিছু অ্যাক্সেস দেয়, আপনার সহকর্মীরা এখন আপনার মিটিংগুলির অবস্থান এবং শিরোনাম (বা বিষয়) দেখতে পাবেন। আপনি আপনার কিছু মিটিংকে ব্যক্তিগত অ্যাপয়েন্টমেন্ট হিসাবে লেবেল করতে পারেন এবং তারা অবস্থান এবং শিরোনাম দেখাবে না। পরিবর্তে, এই অনুমতি স্তর ব্যবহার করার সময়ও তাদের ব্যক্তিগত মনোনীত করা হবে৷
সমস্ত বিবরণ দেখতে পারেন
এই অনুমতি স্তরের সেটিং প্রাপকদের সম্পূর্ণ বিবরণ এবং সমস্ত ক্যালেন্ডার আইটেম দেখতে দেবে। মিটিং এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়াও, তারা অংশগ্রহণকারীদের, মিটিং নোট এবং সংযুক্তিগুলিও দেখতে পাবে৷
সম্পাদনা করতে পারেন
এই অনুমতি স্তর আপনার সহকর্মীদের আপনার Outlook ক্যালেন্ডার পরিবর্তন করার অনুমতি দেবে। তারা আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট যোগ করতে বা সরাতে সক্ষম হবে। কিন্তু তারা আপনার জন্য মিটিং অনুরোধ পেতে সক্ষম হবে না, বা তারা মিটিংয়ের আমন্ত্রণগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে সক্ষম হবে না।
প্রতিনিধি
আপনি সম্ভবত এই অনুমতির স্তরটি বিশ্বস্ত কাউকে দিতে চাইবেন। এটি তাদের সমস্ত মিটিং, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং আমন্ত্রণগুলি সম্পূর্ণরূপে পরিচালনা করার অনুমতি দেবে। আপনি যখন কাউকে ডেলিগেট অনুমতি দেন, তখন আপনি তাদের আপনার ব্যক্তিগত অ্যাপয়েন্টমেন্ট পরিচালনা করার ক্ষমতা দেবেন কিনা তা চয়ন করতে পারেন। কিন্তু এই আউটলুক ক্যালেন্ডার বিকল্পগুলিকে সুন্দর করতে, আপনাকে অ্যাকাউন্ট সেটিংসে যেতে হবে৷
এটি করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
1. Outlook অ্যাপের উপরের বাম কোণে ফাইলে যান৷
৷2. তথ্য ট্যাবে অ্যাকাউন্ট সেটিংস নির্বাচন করুন৷
৷3. প্রতিনিধি অ্যাক্সেস বিকল্পটি খুঁজুন
4. প্রতিনিধি বিকল্পগুলি কনফিগার করুন। আপনি আপনার মিটিং অনুরোধগুলি শুধুমাত্র আপনার প্রতিনিধিদের কাছে পৌঁছে দেওয়ার জন্য বেছে নিতে পারেন, তবে আপনি তাদের কপি পাবেন। দ্বিতীয় বিকল্পে শুধুমাত্র আপনার প্রতিনিধিরা মিটিংয়ের অনুরোধ পাবেন। তৃতীয় বিকল্পটি আপনাকে এবং আপনার প্রতিনিধি উভয়কেই মিটিংয়ের অনুরোধ পাঠাবে৷
৷
এটা জানা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি একটি সম্পূর্ণ সংস্থা বা বহিরাগত ব্যবহারকারীদের প্রতিনিধি হিসাবে সেট করতে পারবেন না। এই অনুমতি স্তর শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী বা দলের জন্য সংরক্ষিত. প্রতিনিধিদের সমস্ত ক্যালেন্ডার আইটেমগুলিতে সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস থাকবে, তাই আপনি কাকে এই অনুমতি স্তরটি বরাদ্দ করতে চান তা সাবধানে চয়ন করুন৷
Outlook-এ আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করা হল সবাইকে একই পৃষ্ঠায় রাখার একটি দুর্দান্ত উপায়। এই সহজ পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, আপনি সহজেই আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে পারেন এবং মনের শান্তি পেতে পারেন যে সবাই একই সময়সূচীতে রয়েছে। আউটলুকে ক্যালেন্ডার ভাগ করার জন্য আপনার কি অন্য কোনো টিপস আছে? কমেন্টে আমাদের জানান!
